8. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.1.2. Mục tiêu và vai trò của nguyên tắc kiểm soát nội bộ trong ngân hàng
Báo cáo của Basel về khuôn mẫu cho hệ thống KSNB trong các ngân hàng mô tả những yếu tố cơ bản của một hệ thống KSNB lành mạnh, nêu ra những kinh nghiệm của các quốc gia thành viên và những nguyên tắc đã được trình bày trong các tài liệu trước đây của Ủy ban. Mục tiêu của báo cáo Basel là nêu ra một số nguyên tắc mà cơ quan thanh tra sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB tại ngân hàng. Một hệ thống KSNB hiệu quả là một phần không thể thiếu trong quản trị ngân hàng và là nền tảng để các hoạt động của ngân hàng phát triển lạnh mạnh và an toàn.
Vai trò của hệ thống KSNB ngân hàng theo báo cáo Basel được xem như là một quá trình được thực hiện bởi Hội đồng quản trị, Ban điều hành và toàn thể cán bộ nhân viên. Đó không phải là một thủ tục hoặc chính sách được thực hiện tại một thời điểm nào đó, mà còn tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng.
Mục tiêu chính của KSNB thể hiện sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động ngân hàng. Ngân hàng phải sử dụng hiệu quả và đảm bảo an toàn cho nguồn lực không bị hao hụt. Hệ thống KSNB thể hiện sự đáng tin cậy, cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho những hoạt động của ngân hàng. Bên cạnh đó các nguyên tắc KSNB phải tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành, nó phải đảm bảo chắc chắn hoạt động kinh doanh của ngân hàng phải tuân thủ đúng luật pháp đề ra để đảm bảo mục đích về quyền lợi và hình ảnh của ngân hàng.
2.1.3. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ trong ngân hàng
Nguyên tắc cơ bản hệ thống KSNB trong ngân hàng theo Basel: gồm 13 nguyên tắcvà chia thành các nhóm yếu tố có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
[1] Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát
- Nguyên tắc 1
Hội đồng quản trị có trách nhiệm phê duyệt và định kỳ kiểm tra toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân hàng, hiểu rõ những rủi ro trọng yếu của ngân hàng, xây dựng những mức độ có thể chấp nhận đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng: Ban điều hành đã thực hiện các bước cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi và kiểm tra những rủi ro, xét duyệt cơ cấu tổ chức, đảm bảo rằng ban điều hành đang giám sát hiệu quả hệ thống KSNB. Hội
đồng quản trị chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập duy trì một hệ thống KSNB đầy đủ và hiệu quả.
- Nguyên tắc 2
Ban điều hành chịu trách nhiệm thực hiện những chiến lược và chính sách đã được Hội đồng quản trị phê duyệt, phát triển các quá trình nhằm xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát những rủi ro của ngân hàng, duy trì một cơ cấu tổ chức trong đó có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ giữa các bộ phận, đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ được giao phó một cách hiệu quả, thiết lập những chính sách kiểm soát nội bộ thích hợp, kiểm tra đầy đủ và hiệu quả của hệ thống KSNB.
- Nguyên tắc 3
Hội đồng quản trị và Ban điều hành chịu trách nhiệm và nâng cao các tiêu chuẩn về tính thống nhất và đạo đức nghề nghiệp, thiết lập nền tảng văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong ngân hàng. Mọi nhân viên cần nhận thức rõ vai trò của mình trong hệ thống KSNB và tham gia đầy đủ vào hoạt động của hệ thống.
[2] Xác định và đánh giá rủi ro
- Nguyên tắc 4
Hệ thống KSNB hiệu quả cần phải nhận biết và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng không tốt đến hoạt động và tiêu chí đề ra của ngân hàng. Sự đánh giá này cần bao quát bao gồm tất cả rủi ro đối với ngân hàng và tổ hợp ngân hàng đó là rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành, rủi ro pháp lý và rủi ro thương hiệu. KSNB cần được điều chỉnh để giải quyết thỏa đáng, triệt để các rủi ro phát sinh cũng như rủi ro đã xảy ra trước đây.
[3] Các hoạt động kiểm soát và phân công nhiệm vụ
- Nguyên tắc 5
Các hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Một hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả yêu cầu thiết lập một cơ cấu kiểm soát phù hợp với các hoạt động kiểm soát được quy định tại ngân
hàng. Các hoạt động này bao gồm: đánh giá ở cấp độ cao nhất; các hoạt động kiểm soát thích hợp cho các phòng ban khác nhau; kiểm soát thực tế; kiểm tra tuân thủ đối với các hạn mức rủi ro và theo dõi xử lý sai phạm; có hệ thống phê duyệt và ủy quyền; hệ thống xác minh và đối chiếu.
Ban lãnh đạo ngân hàng và toàn bộ nhân viên phải xem hệ thống KSNB như một phần không thể tách rời với các phòng ban khác, chứ không là một bộ phận bổ sung cho hoạt động của ngân hàng.
- Nguyên tắc 6
Một hệ thống KSNB hiệu quả yêu cầu phải có sự phân công nhiệm vụ phù hợp và đảm bảo nhân sự không được giao trách nhiệm mâu thuẫn nhau. Các bộ phận có tiềm năng xung đột lợi ích cần được xác định, tối thiểu hóa và được theo dõi độc lập, cẩn thận.
Cần thiết có sự giám sát của bên thứ 3 độc lập. Định kỳ rà soát lại trách nhiệm và chức năng của cá nhân chủ chốt để đảm bảo rằng không có rủi ro nào bất hợp pháp xảy ra.
[4] Thông tin và trao đổi thông tin
- Nguyên tắc 7
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi có dữ kiện đầy đủ và tổng thể về sự tuân thủ, về tình hình hoạt động và tình hình tài chính cũng như những thông tin thị trường bên ngoài về các sự kiện và điều kiện có liên quan đến việc ra quyết định. Thông tin cần đáng tin cậy, kịp thời, dễ tiếp cận để sử dụng và được trình bày rõ ràng theo mẫu biểu quy định.
- Nguyên tắc 8
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi có hệ thống thông tin đáng tin cậy đối với tất cả hoạt động của ngân hàng. Các hệ thống này bao gồm cả hệ thống lưu trữ và sử dụng số liệu ở dạng điện tử, phải an toàn, được giám sát chặt chẽ, độc lập và được hỗ trợ bởi các phương án dự phòng.
- Nguyên tắc 9
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi kênh thông tin liên lạc hiệu quả để đảm bảo tất cả nhân viên hiểu đầy đủ và tuân thủ các chính sách, quy định đối với các
nhiệm vụ và trách nhiệm của họ; đảm bảo rằng những thông tin cần thiết khác cũng được phổ biến đến các nhân viên có liên quan.
[5] Giám sát và các hoạt động chỉnh sửa
- Nguyên tắc 10
Hiệu quả toàn diện của hệ thống KSNB là việc theo dõi, kiểm tra phải liên tục. Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải là công việc hàng ngày của ngân hàng, cũng như là việc đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm toán nội bộ.
- Nguyên tắc 11
Cần phải có công tác kiểm toán hiệu quả và toàn diện đối với hệ thống KSNB; việc này cần được thực hiện bởi cán bộ có trình độ, được đào tạo bài bản và hoạt động độc lập. Bộ phận kiểm toán nội bộ với tư cách là một phần của việc giám sát hoạt động của hệ thống KSNB, phải báo cáo trực tiếp lên Hội đồng quản trị hoặc Bộ phận kiểm toán trực thuộc HĐQT và tới Ban điều hành.
- Nguyên tắc 12
Những sai sót của hệ thống KSNB được phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, kiểm toán nội bộ, hoặc các nhân viên khác thì phải báo cáo kịp thời cho ban lãnh đạo cấp trên để kịp xử lý ngay. Các sai sót KSNB có ảnh hưởng lớn phải báo cáo tới Ban Điều Hành và HĐQT ngân hàng.
[6] Đánh giá hệ thống KSNB thông qua cơ quan thanh tra ngân hàng
- Nguyên tắc 13
Các cơ quan giám sát cần yêu cầu tất cả ngân hàng, bất kể quy mô lớn nhỏ, đều phải có một hệ thống KSNB hiệu quả phù hợp với bản chất, sự phức tạp, rủi ro vốn có của hoạt động và đáp ứng những thay đổi trong môi trường và điều kiện của ngân hàng. Các thanh tra sẽ xác định hệ thống KSNB của ngân hàng có hiệu quả và đầy đủ cho danh mục rủi ro riêng của ngân hàng đó hay không.