8. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.1.2. Giới thiệu tổng quát về hệ thống KSNB tại Ngân hàng TMCP XNK Việt
Nam - Khu vực Thành phố Hồ Chí Minh
4.1.2.1. Lịch sử hình thành hệ thống KSNB tại Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam
Căn cứ quyết định 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01/08/2006 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc Ban hành quy chế Kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng; Quyết định 37/2006/QĐ-NHNN ngày 01/08/2006 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc Kiểm toán nội bộ với tổ chức tín dụng , Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam đã thành lập “Phòng Kiểm tra, Kiểm soát nội bộ” thuộc Khối Giám sát hoạt động theo quyết định số 464/2008/EIB/QĐ-HĐQT vào ngày 31/12/2008
Phòng Kiểm tra, Kiểm soát nội bộ là đơn vị chuyên trách thực hiện hoạt dộng kiểm tra, kiểm soát nội bộ chịu sự chỉ đạo và điều hành của Tổng Giám đốc.
Ngày 31/12/2008, theo quyết định số 465/2008/EIB/QĐ-HĐQT Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam đã ban hành “ Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ”. Quy định đã tập hợp các cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của EIB được thiết lập trên cơ sở phù hợp với pháp luật hiện hành và được tổ chứa nhằm đảm bảo, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu mà EIB đề ra.
4.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của hệ thống KSNB tại NH TMCP XNK Việt Nam – Khu vực TP.HCM Khu vực TP.HCM
Cơ cấu tổ chức tại khu vực
Bộ phận KSNB khu vực gồm: Trưởng bộ phận , các Chuyên viên và Nhân viên
Quyền hạn và trách nhiệm
+ Chỉ đạo thực hiện công tác KSNB tại các chi nhánh trong khu vực theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quy định có liên quan.
+ Đề xuất Giám đốc khu vực về luân chuyển cán bộ KSNB giữa các Tổ KSNB của các chi nhánh trong khu vực.
+ Báo cáo lãnh đạo phòng QLRRHĐ, Giám đốc khu vực về việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát.
+ Thực hiện kiểm tra, giám sát hoạt động theo đúng nhiệm vụ và chức năng quy định.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo, Giám đốc khu vực, phòng QLRRHĐ.
Cơ cấu tổ chức tại chi nhánh
Bộ phận KSNB chi nhánh gồm: Tổ trưởng , Chuyên viên và Nhân viên
Quyền hạn và trách nhiệm
+ Chỉ đạo công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động hàng ngày tại chi nhánh theo đúng quy định.
+ Trực tiếp kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy trình, quy chế, quy định nghiệp vụ, quy định nội bộ của Eximbank
+ Rà soát những sai sót trong hoạt động hàng ngày của chi nhánh, nếu phát hiện sai sót lập biên bản và báo cáo kịp thời lên lãnh đạo cấp cao.
+ Tổng hợp dữ liệu trên hệ thống Korebank, đánh giá sơ bộ tình hình phát sinh nghiệp vụ tại chi nhánh ở tất cả các phòng ban.
+ Kiểm tra, đánh giá tài sản đảm bảo và các chứng từ liên quan đến hoạt động diễn ra hàng ngày.
+ Báo cáo công việc kiểm tra hàng ngày lên Trưởng bộ phận KSNB khu vực.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo, Giám đốc khu vực, phòng QLRRHĐ, Trưởng bộ phận KSNB.
4.1.2.3. Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống KSNB tại ngân hàng TMCP XNK Việt Nam hàng TMCP XNK Việt Nam
- Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của EIB đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Mỗi khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa chữa, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
- Mọi hoạt động kiểm tra, KSNB tại EIB là một phần không thể tách rời hoạt động hàng ngày tại EIB. Cơ chế KSNB được thiết kế, tổ chức trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của EIB.
- Quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, kiểm soát và duyệt cho phép thực hiện các giao dịch; đảm bảo một quy trình phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ.
- Cơ chế phân cấp, ủy quyền được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau.
- Đảm bảo chấp hành các chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong EIB. - Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên EIB đều phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, KSNB.
- Ban lãnh đạo và các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáp kịp thời với quản lý cấp cao.
- Tất cả nhân viên mọi cấp bậc của EIB phải thường xuyên kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định nội bộ có liên quan và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình trước EIB và pháp luật
4.1.3. Thực trạng về hệ thống KSNB tại NH TMCP XNK Việt Nam – Khu vực Thành phố Hồ Chí Minh
Thực trạng tình hình hệ thống KSNB được phân tích, đánh giá dựa trên 115 phiếu khảo sát thu về
4.1.3.1. Môi trường quản lý (Xem phụ lục 3: Bảng khảo sát về Môi trường quản
lý)
Qua kết quả điều tra thực tế tại các chi nhánh và phòng giao dịch tại Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam khu vực TP.HCM cho thấy tỷ lệ 28% chiếm số lượng cao nhất đồng ý rằng Ban lãnh đạo Ngân hàng hành động một cách thận trọng khi phân
tích và đánh giá rủi ro trong hoạt động tín dụng của ngân hàng. Ta thấy được ở Ban lãnh đạo phần lớn luôn cân nhắc, suy xét khi đưa ra các đánh giá về tình hình hoạt động tín dụng và những lợi ích thu được khi kinh doanh.
Bên cạnh việc thận trọng trong công tác đánh giá rủi ro, thì việc chấp nhận rủi ro của Ban lãnh đạo đạt được 26.96% đồng ý và 24% rất đồng ý, bên cạnh 24% câu trả lời là chưa thật sự tốt . Qua đó nhận thấy được rằng ý thức chấp nhận rủi ro còn nhiều tồn đọng và hạn chế.
Tuy nhiên Ban lãnh đạo luôn cân nhắc giữa lợi ích đạt được và những rủi ro gặp phải trong kinh doanh thông qua số lượng đồng ý 27% và rất đồng ý 25%. Nhưng khi có một sản phẩm mới đưa ra thì Ban lãnh đạo còn chưa phổ biến, chia sẻ và phân tích cho nhân viên thấy được những rủi ro mà sản phẩm đó đem lại. Bên cạnh việc đồng ý 38% thì còn một số câu trả lời lại không đưa ra ý kiến chiếm 21% và không đồng ý 19%. Hạn chế trong công tác giới thiệu và phổ biến sản phẩm tín dụng cần được cải thiện hơn để môi trường kiểm soát phát triển hoàn thiện.
Về cơ cấu hệ thống KSNB trong hoạt động của ngân hàng (36% trả lời đồng ý) và những chuẩn mực đạo đức mà ngân hàng (32% trả lời đồng ý) đưa ra qua cuộc khảo sát thấy được tình hình nội bộ ngân hàng ở 2 khía cạnh này đang ổn định và từng bước hoàn thiện trong tương lai.
4.1.3.2. Chính sách nhân sự được sử dụng trong Ngân hàng (Xem phụ lục 4:
Bảng khảo sát về Chính sách nhân sự được sử dụng trong Ngân hàng)
Qua bảng kết quả khảo sát thu được ta thấy đa phần ý kiến cho mục đích nghiên cứu về chính sách nhân sự được sử dụng trong ngân hàng đều đồng ý với chính sách NH đưa ra. Mối quan hệ giữa nhân viên với nhau và với Ban lãnh đạo Ngân hàng rất tốt ( 28% đồng ý và 28% rất đồng ý). Ngân hàng luôn theo dõi, quan tâm và có sự cảm thông sâu sắc đối với cán bộ công nhân viên của mình.
Điểm mạnh nhất trong công tác nhân sự tại ngân hàng và là yếu tố chiếm tỷ lệ cao nhất ( 31%) là yếu tố đào tạo kỹ năng nghiệp vụ mà ngân hàng tổ chức cho nhân viên của mình. Các lớp đào tạo kỹ năng và nghiệp vụ luôn tổ chức thường xuyên để củng cố và hoàn thiện kiến thức cho nhân viên. Các nhân viên khi nhận vào công tác trong ngân hàng luôn được đào tạo nghiệp vụ rõ ràng đúng chuyên
môn công tác ( 23 % rất đồng ý và 24% đồng ý). Công tác đào tạo nhân sự mới tại ngân hàng luôn được chú trọng và hoàn thiện để bổ sung thêm nguồn nhân lực vững mạnh cho ngân hàng sau này.
Việc tổ chức, phân công trong công tác luôn rõ ràng và có sự phân chia quyền hạn nhất định (30% đồng ý), cho thấy sự phân công hiệu quả tuy nhiên còn tồn đọng những tiêu cực nhỏ cần được khắc phục và hạn chế để hoàn thiện bộ máy nhân sự hoạt động tốt hơn. ( 23% không đồng ý)
Xét về khía cạnh Ban lãnh đạo cho thấy được, Ban lãnh đạo luôn thường xuyên
cập nhật thông tin về thay đổi của luật pháp, điều kiện kinh tế (24% đồng ý và 23% rất đồng ý) cho nhân viên của ngân hàng. Nhân viên ngân hàng luôn được cập nhật kịp thời thông tin từ phía nhà quản lý của mình. Để từ đó cho thấy rằng Ban lãnh đạo phần nào cũng có quan tâm và khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích những tác hại của rủi ro tín dụng diễn ra hàng ngày tại ngân hàng (28% đồng ý và 26% rất đồng ý). Nhưng ở đây Ban lãnh đạo cần quan tâm, khuyến khích hơn để nhân viên phát hiện những tiêu cực trong hoạt động vì qua bảng khảo sát thì mức độ đồng ý vẫn chưa thật sự vững mạnh bên cạnh đó vẫn còn số đông tỷ lệ không trả lời cho vấn đề này ( 18% không trả lời và 23% không đồng ý với quan điểm này).
4.1.3.3. Nhận dạng rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kiểm soát nội bộ (Xem phụ
lục 5: Bảng khảo sát về Nhận dạng rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kiểm soát nội bộ)
Về việc nhận dạng rủi ro tiềm tàng trong hoạt động kiểm soát nội bộ qua kết quả thu được thì nhận thấy rằng mục tiêu này của ngân hàng chưa thật sự hoàn thiện, tỷ lệ đồng ý của nhân viên khi được khảo sát chưa cao và còn tồn đọng nhiều hạn chế.
Những câu hỏi khảo sát cho cuộc điều tra cho thấy đa số câu trả lời luôn ở trạng thái né tránh không thật sự đưa ra ý kiến chính xác của bản thân người trả lời. Các câu trả lời chiếm tỷ lệ ngang nhau giữa mức trung lập không xác định và đồng ý với quan điểm nêu ra. Tuy nhiên, việc đồng ý cũng có nhưng chiếm tỷ lệ lớn hơn ở tất cả các yếu tố mà tác giả đưa ra để khảo sát.
Những rủi ro trong công tác tín dụng có sự phân phối đều rải rác từ việc không đồng ý ( 26%) đến việc rất đồng ý (22%), nhưng phần lớn nhân viên ngân hàng luôn nhận thức được rủi ro trong công tác tín dụng của ngân hàng ( 36%), những ý kiến trung lập thu được ở mức trung bình của câu trả lời ( 15%).
Ban lãnh đạo ngân hàng cần quan tâm, phổ biến những rủi ro tín dụng cho nhân viên biết để ngăn ngừa và hạn chế rủi ro. Khảo sát cho thấy việc không đồng ý ( 21%) và không ý kiến ( 20%) cho việc Ban lãnh đạo có phổ biến và đề cập rủi ro trong hoạt động tín dụng, tuy nhiên việc đồng ý (34%) và rất đồng ý ( 25%) chiếm tỷ lệ rất tốt thông qua cuộc khảo sát.
Điểm mạnh nhất trong mục tiêu nghiên cứu về nhận dạng rủi ro tiềm tàng thông qua các yếu tố đánh giá đưa ra trong bảng khảo sát, ta thấy được công tác hoạt động hàng ngày của nhân viên luôn được giám sát và kiểm tra liên tục từ Ban lãnh đạo ( 37%). Điều này cho thấy khả năng lãnh đạo và giám sát của Ban lãnh đạo ngân hàng rất tốt và hiệu quả. Để từ đó, Ban lãnh đạo có thể khuyến khích nhân viên của mình kịp thời báo cáo lên những rủi ro được phát hiện trong công việc hàng ngày (38% đồng ý với điều này).
Khi có phát hiện rủi ro trong hoạt động và những rủi ro đó có kịp thời báo cáo lên Ban lãnh đạo ngân hàng hay không thì đa phần các câu trả lời đưa ra ý kiến chính xác để thấy rõ thực trạng của ngân hàng ( 32% đồng ý và 23% rất đồng ý ), bên cạnh còn một số ý kiến không đồng ý điều này (28%) cần khắc phục và hoàn thiện để đưa hệ thống KSNB hoạt động một cách trung thực, chính xác và phát triển một cách khoa học.
4.1.3.4. Kiểm soát rủi ro tín dụng trong môi trường tin học (Xem phụ lục 6:
Bảng khảo sát về Kiểm soát rủi ro tín dụng trong môi trường tin học)
Hệ thống tin học ngân hàng sử dụng phải bảo mật tuyệt đối để đảm bảo thông tin khách hàng và cung cấp thông tin chính xác cho các báo cáo của ngân hàng. Hệ thống phần mềm của ngân hàng hoạt động chính xác, hiệu quả để kịp thời kết xuất dữ liệu theo yêu cầu công tác. Thông tin ngân hàng luôn bảo mật và người dùng luôn được đăng ký thông tin rõ ràng trước khi sử dụng. Định kỳ luôn có sự kiểm tra và thay đổi kịp thời.
Tuy nhiên, bên cạnh sự hiệu quả và hoàn thiện trong công tác kiểm soát rủi ro trong môi trường tin học thì việc xử ký lỗi thao tác trong quá trình hoạt động chưa thật sự tốt. Bên cạnh việc các câu trả lời đều đồng ý với điều này ( 29%) thì rải rác tỷ lệ không đồng ý và rất không đồng ý vẫn thể hiện được mặt hạn chế của công tác rủi ro trong môi trường tin học ( 8% rất không đồng ý và 23% không đồng ý). Ngân hàng cần củng cố và nghiên cứu để phát triển hoàn thiện hơn nữa để góp phần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học được tốt hơn.
4.1.3.5. Đánh giá rủi ro trong hoạt động tín dụng thông qua KSNB (Xem phụ
lục 7: Bảng khảo sát về Đánh giá rủi ro trong hoạt động tín dụng thông qua KSNB)
Bộ phận KSNB của Ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong công tác tín dụng của ngân hàng. Để hạn chế những rủi ro mà hoạt động tín dụng đem lại, đòi hỏi nhân viên KSNB phải có nghiệp vụ và chuyên môn cao, nắm vững quy trình, quy chế và các văn bản pháp luật của Việt Nam.
Bộ phận KSNB hoạt động rất tốt và tách biệt hoàn toàn các bộ phận khác trong
nội bộ ngân hàng ( 20% câu trả lời rất đồng ý và 37% đồng ý với yếu tố này). Việc phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên KSNB luôn tạo điều kiện cho các nhân viên theo dõi và giám sát lẫn nhau ( chiếm tỷ lệ đồng ý 23% và rất đồng ý 23%) để từ đó có thể phát hiện kịp thời những rủi ro mà hoạt động tín dụng xảy ra hàng ngày.
Hoạt động tín dụng của ngân hàng và công tác KSNB của nhân viên luôn có sự hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau thông qua tiêu chí hồ sơ chứng từ liên quan thông qua KSNB một cách chính xác, rõ ràng và kịp thời (29% rất đồng ý và 19% đồng ý với tiêu chí này). Hoạt động tín dụng của ngân hàng luôn được theo dõi kịp thời và chính xác (34% đồng ý và 33% rất đồng ý). Sự xác thực và hợp lệ của bộ hồ sơ tín dụng luôn được kiểm tra xác thực trước khi đưa cho lãnh đạo cấp cao xét duyệt ( 35% đồng ý cho tiêu chí này).
Hiệu quả hoạt động của bộ phận KSNB được đánh giá cao khi kiểm tra được mục đích và những vấn đề liên quan đến việc quản lý hồ sơ trước và sau khi việc cấp tín dụng hoàn thành. Những yếu tố về mặt hồ sơ pháp lý luôn được bộ phận
KSNB theo dõi và báo cáo kịp thời đúng tiến độ, nhằm ngăn ngừa và hạn chế rủi ro