5. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Quản lý điều kiện hưởng và mức hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội
BHXH thị xã Phổ Yên thực hiện quản lý điều kiện hưởng và mức hưởng chế độ BHXH cho các đối tượng hưởng chế độ theo quy định tại Luật BHXH hiện hành
số 58/2014/QHK13; Quyết định số 828/QĐ-BHXH ngày27/05/2016 và Quy trình
tiếp nhận hồ sơ và giải quyết chế độ tại Quyết định số 636/QĐ-BHXH ngày 22/4/2016 của BHXH Việt Nam.
3.2.2.1. Quản lý điều kiện hưởng, mức hưởng BHXH
Tại BHXH thị xã Phổ Yên phân công 02 cán bộ thực hiện giải quyết chế độ chính sách gồm các chế độ thuộc thẩm quyền xét duyệt là: trợ cấp ốm đau; thai sản; dưỡng sức thuộc các đơn vị do BHXH Phổ Yên quản lý và các đối tượng đã nghỉ việc tại đơn vị SDLĐ trên địa bàn thị xã; trợ cấp BHXH một lần nộp hồ sơ tại BHXH Phổ Yên. Hàng ngày, bộ phận một cửa thực hiện tiếp nhận hồ sơ do đơn vị SDLĐ và đối tượng đề nghị. Các chế độ như hưu trí, TNLĐ-BNN, tử tuất, mai táng phí đều do BHXH tỉnh xét duyệt. BHXH thị xã Phổ Yên chỉ thực hiện tiếp nhận đối tượng đã được xét duyệt theo danh sách để quản lý đối tượng theo quy định.
Công tác xét duyệt cho đối tượng hưởng tại BHXH thị xã Phổ Yên được quản lý cụ thể như sau:
* Chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức:
+ Căn cứ để xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức gồm có:
(-) Chế độ ốm đau: căn cứ giấy ra viện (điều trị nội trú) hoặc giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH (mẫu C65 đối với điều trị ngoại trú) của từng đối tượng. Mẫu C70a- HĐ đơn vị lập.
(-) Chế độ thai sản: căn cứ sổ BHXH, Giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh, giấy xác nhận nuôi con nuôi, giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH. Tùy từng chế độ tương ứng với các loại giấy tờ theo quy định tại quy trình số 636/QĐ. Mẫu C70a- HĐ đơn vị lập.
(-) Chế độ dưỡng sức: căn cứ mẫu C70a có xác nhận của tổ chức công đoàn. + Quy trình xét duyệt hồ sơ hưởng:
Căn cứ vào các chứng từ gốc của từng chế độ, căn cứ C70a- HD do bộ phận một cửa bàn giao; căn cứ thời hạn giải quyết; căn cứ điều kiện hưởng, mức hưởng của từng chế độ, từng đối tượng cụ thể được quy định tại Luật BHXH, hướng dẫn của Bộ Lao động TBXH để thực hiện xét duyệt trên phần mềm quản lý TCS. Sau khi xét duyệt các đối tượng đủ điều kiện hưởng hoặc không đủ điều kiện hưởng đều
được lập vào mẫu C70b- HD, gửi cho đơn vị 01 bản để biết, gửi bộ phận kế toán để thực hiện chi tiền sau 01 ngày bàn giao [2].
* Xét duyệt chế độ BHXH một lần:
+ Căn cứ xét duyệt BHXH một lần gồm Sổ BHXH, Đơn theo mẫu số 14- HSB (bản chính). Đối với người ra nước ngoài để định cư có thêm một trong các giấy tờ, gồm: Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam; Bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng của một trong các giấy tờ: Hộ chiếu do nước ngoài cấp; Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép nhập cảnh với lý do định cư ở nước ngoài; Giấy tờ xác nhận về việc đang làm thủ tục nhập quốc tịch nước ngoài; giấy tờ xác nhận hoặc thẻ thường trú, cư trú có thời hạn từ 05 năm trở lên của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp; Trích sao hồ sơ bệnh án thể hiện NLĐ đang bị mắc một trong những bệnh nguy hiểm đến tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS và những bệnh khác theo quy định của Bộ Y tế.
+ Quy trình xét duyệt hồ sơ: Sau khi nhận đầy đủ các thủ tục của chế độ BHXH một lần từ bộ phận một cửa, bộ phận chính sách thực hiện căn cứ điều kiện hưởng, mức hưởng quy định tại Luật BHXH và hướng dẫn của Bộ Lao động - TB&XH để thực hiện xét duyệt chế độ BHXH một lần trên phần mềm quản lý TCS. Sau khi xét duyệt bộ phận chính sách bàn giao danh sách mẫu 19G, Quyết định hưởng đã duyệt sang Bưu điện để thực hiện chi trả ngay cho đối tượng theo giấy hẹn đồng thời gửi BHXH tỉnh danh sách 19G để chuyển tạm ứng kinh phí cho Bưu điện. Sau kỳ chi trả cơ quan Bưu điện có trách nhiệm quyết toán chi BHXH một lần với BHXH thị xã Phổ Yên[2]..
3.2.2.2. Quản lý đối tượng hưởng
Công tác quản lý đối tượng hưởng BHXH thực hiện tuân thủ theo quy trình chi trả tại Quyết định 828/QĐ-BHXH và thông qua việc hợp đồng với Bưu điện, cơ quan BHXH thị xã Phổ Yên thực hiện vừa quản lý trực tiếp vừa gián tiếp.
BHXH thị xã Phổ Yên có trách nhiệm phối hợp với cơ quan Bưu điện thường xuyên nắm thông tin người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng trên địa bàn theo hướng dẫn của BHXH tỉnh. Phối hợp với Bưu điện xác minh đối tượng hưởng khi có hồ sơ cần xác minh. Thu hồi kịp thời các khoản tiền chi sai, chi vượt cho người hưởng theo quyết định. Đôn đốc thu hồi các khoản chi sai đối với trường hợp số tiền chi sai, chi vượt thuộc trách nhiệm của Bưu điện thị xã. Theo dõi báo giảm các trường hợp chết,di chuyển nội, ngoại tỉnh để cáo cáo BHXH tỉnh.
Quản lý đối tượng hưởng BHXH tại cơ quan BHXH thị xã Phổ Yên đang thực hiện như sau:
a, Đối với quản lý dữ liệu người hưởng:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quản lý dữ liệu người hưởng chế độ BHXH
(Nguồn dữ liệu: BHXH thị xã Phổ Yên)
(1). Cơ quan Bưu điện gửi chứng từ báo giảm; tiếp nhận thay đổi thông tin người hưởng (mẫu số 18-CBH)
(2) Cán bộ chính sách BHXH thị xã cập nhật thông tin của các đối tượng (tăng, giảm) từ đơn vị SDLĐ và cơ quan bưu điện
(3) BHXH thị xã chuyển thông tin từ phần mềm TST để xeté duyệt trên TSC và lưu trữ thông tin. TCS là phần mềm quản lý dữ liệu tập trung.
(4) BHXH thị xã khai thác dữ liệu người hưởng từ các địa bàn khác để quản lý khi báo tăng ở thị xã Phổ Yên
b. Quy trình quản lý đối tượng hưởng:
- Quy trình quản lý đối tượng hưởng chế độ BHXH ngắn hạn.
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ quy trình quản lý đối tượng hưởng chế độ BHXH
(Nguồn dữ liệu: BHXH thị xã Phổ Yên)
(1) (2) Phần mềm TCS Phần mềm TST BHXH thị xã Bưu điện thị xã (3) (4) (5) (4) (3) LĐ hoặc người SDLĐ Bộ phận kế tóan Bộ phận CĐ-CS Lưu trữ BP một cửa (1) (2) (6)
(1) Lập theo quy định với từng chế độ hưởng
(2) Chuyển hồ sơ đầy đủ cho bộ phận chính sách vào cuối ngày làm việc. (3) Kiểm tra và xét duyệt hồ sơ hưởng sau đó chuyển bộ phận kế toán chi trả (4) Tiếp nhận dữ liệu, chi trả theo quy định
(5) Chuyển toàn bộ hồ sơ lại cho CĐ-CS (6) Lưu trữ theo quy định
- Quy trình quản lý đối tượng hưởng hàng tháng.
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ quy trình quản lý đối tượng hưởng chế độ BHXH hàng tháng
(Nguồn dữ liệu: BHXH thị xã Phổ Yên)
(1) Tiếp nhận người hưởng mới trên cơ sở căn cứ mẫu số 11-CBH do BHXH tỉnh in và gửi, BHXH thị xã nhận để theo dõi, quản lý người hưởng.
Tiếp nhận Danh sách xác nhận báo giảm (mẫu số 13-CBH) do BHXH tỉnh chuyển đến bằng bản in dấu đỏ để theo dõi và quản lý hoặc thu hồi (nếu có)
(2) Tiếp nhận mẫu số 11- CBH, niêm yết công khai tại các điểm chi trả nơi có người tăng mới trong tháng. BHXH Phổ Yên giám sát việc niêm yết danh sách tăng giảm tại điểm chi trả. Đồng thời, căn cứ vào Danh sách báo giảm người hưởng chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 9a-CBH); tiếp nhận thay đổi thông tin người hưởng (mẫu số 18-CBH) do Bưu điện thị xã gửi.
(3) Lập “Danh sách báo tiếp tục in danh sách chi trả (mẫu số 10-CBH) đối với người hưởng có đơn đề nghị tiếp tục nhận lại chế độ BHXH sau 6 tháng không đến nhận tiền, gửi BHXH tỉnh để in danh sách vào tháng sau.
Lập Danh sách báo giảm người hưởng chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 9b- CBH); Danh sách chi trả đối với những trường hợp quá 6 tháng liên tục người hưởng không đến nhận tiền (nếu có); Danh sách đối tượng chậm lĩnh (mẫu số 7-CBH)
(5) (2) (3) (1) (4) BHXH tỉnh Thái Nguyên Bưu điện thị xã BHXH thị xã Phổ Yên Người hưởng
(4) Căn cứ vào Thông báo của người hưởng đề nghị thay đổi nơi nhận, hình thức nhận chế độ trong địa bàn tỉnh để lập Danh sách người hưởng chế độ BHXH hàng tháng thay đổi nơi nhận, hình thức nhận (mẫu số 9c-CBH) gửi BHXH tỉnh. Đối với người hưởng chuyển từ huyện này sang huyện khác trong địa bàn tỉnh, BHXH thị xã viết Giấy giới thiệu mẫu 77-HD chuyển cho người hưởng đến nộp cho BHXH huyện nơi chuyển đến để quản lý chi trả.
(5) Trường hợp tạm dừng in do quá 6 tháng không nhận tiền không in danh sách, BHXH Phổ Yên lập thông báo (mẫu số 14-CBH) chuyển Bưu điện thị xã để chuyển cho người hưởng biết.
* Đánh giá công tác quản lý đối tượng hưởng BHXH tại thị xã Phổ Yên:
Để đảm bảo nguyên tắc chi đúng, chi đủ trong quản lý chi BHXH thì việc quản lý đối tượng hưởng BHXH, điều kiện hưởng và mức hưởng là điều cần thiết trước tiên, có vai trò quan trọng. Đối tượng hưởng chế độ BHXH tại thị xã Phổ Yên rất đa dạng, biến động thường xuyên do nhiều nguyên nhân. Vì vậy, BHXH thị xã luôn thực hiện việc phân loại đối tượng, thường xuyên kiểm tra đối chiếu giữa danh sách chi trả và hồ sơ hưởng BHXH được lưu về các chỉ tiêu: họ tên, địa chỉ, mức trợ cấp của đối tượng. Đặc biệt là quản lý đối tượng giảm do các nguyên nhân chết nhưng đại diện chi trả không thông báo, vẫn thực hiện chi trả bình thường; đối tượng hưởng tuất tháng chết không thông báo……
Bảng 3.1: Đánh giá công tác quản lý đối tượng hưởng BHXH tại thị xã Phổ Yên giai đoạn 2015 - 2017
STT Tiêu chí đánh giá Mức đánh giá (ng) Trung
bình
5 4 3 2 1
1
Công tác quản lý đối tượng hưởng được thực hiện chính xác, công khai, không bỏ sót đối tượng
21 51 65 28 12 3,23
2 Công tác quản lý đối tượng hưởng
BHXH được thực hiện đúng quy trình 19 54 62 31 11 3,22 3 Cơ quan BHXH đã chỉnh sửa sai sót
về đối tượng hưởng nhanh chóng 35 48 60 21 13 3,40
(Nguồn số liệu: Số liệu điều tra và tổng hợp, tính toán của tác giả)
Từ kết quả đánh giá các tiêu chí đều thu được kết quả điểm trung bình đạt mức trung bình - khá chứng tỏ hoạt động quản lý đối tượng hưởng BHXH tại thị xã được đa số mọi người đánh giá bình thường, tiêu chí về việc cơ quan BHXH đã chỉnh sửa những sai sót về đối tượng nhanh chóng được đánh giá cao nhất. Cụ thể, về tiêu chí đánh giá “công tác quản lý đối tượng hưởng được thực hiện chính xác,
công khai, không bỏ sót đối tượng” thu được kết quả đánh giá hài lòng cao nhất. Trong đó, có 21 người đánh giá rất tốt (đạt tỷ lệ 11,86%), 51 người đánh giá tốt (chiếm tỷ lệ 28,81%), 65 người đánh giá trung bình (tương ứng tỷ lệ 36,72%) còn lại 28 người đánh giá kém và 12 người đánh giá rất kém (chiếm tỷ trọng 11,3%).
Đánh giá về công tác quản lý đối tượng hưởng BHXH được thực hiện đúng quy trình nhận được 19 phiếu đánh giá rất tốt (đạt tỷ lệ 10,73%), 54 người đánh giá tốt (chiếm tỷ lệ 30,51%), 62 người đánh giá trung bình (tương ứng tỷ lệ 35,03%) còn lại 31 người đánh giá kém và 11 người đánh giá rất kém (chiếm tỷ trọng 23,73%). Về hoạt động sửa chữa sai sót về đối tượng hưởng nhanh chóng có 35 người đánh giá công tác này đã thực hiện rất tốt, 48 người đánh giá việc thực hiện tốt, 60 người đánh giá ở mức trung bình, còn lại 34 người đánh giá vẫn thực hiện còn kém và rất kém.
Nhìn chung, công tác quản lý đối tượng hưởng trong các năm tại BHXH Phổ Yên cơ bản đã thực hiện đúng theo quy định, với số lượng đối tượng hưởng chế độ BHXH tương đối đông nhưng trong các năm qua không xảy ra trường hợp nào phải thu hồi do chi quá tháng với số tháng nhiều. Cơ bản phát sinh thu hồi các đợi tượng do chết trong vòng 1 đến 2 tháng nhưng chưa kịp phát hiện do đối tượng hưởng quá đông. Cũng chưa có trường hợp nào đã phát hiện thu hồi mà không thu được do việc thường xuyên phối hợp quản lý đối tượng giữa cơ quan BHXH và chính quyền địa phương. Việc thẩm định xét duyệt các hồ sơ hưởng luôn chú ý phát hiện các chứng từ giả như giấy ra viện giả, giấy C65 giả. Trong quá trình xét duyệt đã phát hiện tương đối nhiều hồ sơ giả do NLĐ mua ở các dịch vụ cung cấp để trục lợi quỹ BHXH.
Mặc dù công tác quản lý đối tượng nói chung ở Việt Nam, ở thị xã Phổ Yên nói riêng cũng luôn được đánh giá là phức tạp do đối tượng hưởng BHXH khá đông, lại thường xuyên biến động, thường xuyên di chuyển đến các địa phương khác nhưng không chủ động thông báo cho cơ quan BHXH nên gây khó khăn cho công tác quản lý.
3.2.3. Quản lý lập dự toán chi BHXH
- Hàng năm, trước ngày 20 tháng 8, trên cơ sở văn bản hướng dẫn và thông báo số kiểm tra dự toán thu, chi năm kế hoạch của BHXH tỉnh Thái Nguyên, BHXH thị xã Phổ Yên tổng hợp kế hoạch chi của các đơn vị SDLĐ và dự kiến điều chỉnh tăng, giảm các đối tượng hưởng BHXH thường xuyên trên địa bàn, lập dự toán thu - chi năm kế hoạch của đơn vị theo mẫu biểu tại phụ lục quyết định Số: 3588/QĐ-BHXH để gửi BHXH tỉnh.
- BHXH thị xã Phổ Yên không có chức năng phân bổ dự toán mà có nhiệm vụ lập và tiếp nhận dự toán từ BHXH tỉnh Thái Nguyên để thực hiện quản lý chi BHXH theo dự toán được duyệt, đồng thời có nhiệm vụ bảo vệ dự toán và báo cáo giải trình nếu vượt dự toán chi.
Bảng 3.2: Bảng tổng hợp chênh lệch dự toán chi BHXH tại thị xã Phổ Yên giai đoạn 2015 – 2017
Năm STT Nguồn chi Dự toán
(tr.đ) Thực hiện (tr.đ) Chênh lệch (tr.đ) Tỷ lệ chênh lệch (%) 2,015 1 NSNN 107,799 110,019 2,220 2.06 2 Quỹ BHXH 231,479 239,605 8,126 3.51 Cộng 339,278 349,624 10,346 3.05 2,016 1 NSNN 111,350 109,237 -2,113 -1.90 2 Quỹ BHXH 264,186 383,354 119,168 45.11 Cộng 375,536 492,591 117,055 31.17 2,017 1 NSNN 115,821 110,214 -5,607 -4.84 2 Quỹ BHXH 504,337 500,935 -3,402 -0.67 Cộng 620,158 611,149 -9,009 -1.45
(Nguồn dữ liệu: BHXH thị xã Phổ Yên và tổng hợp của tác giả)
Từ kết quả tổng hợp trên có thể thấy, công tác lập dự toán chi các chế độ BHXH tại thị xã Phổ Yên luôn có sự chênh lệch với thực tế phát sinh chi trả cả từ nguồn Ngân sách nhà nước và từ quỹ BHXH. Thực tế, mục đích của việc lập dự toán chi nhằm đảm bảo dự trù được một số tiền nhất định nhằm phân bổ để đảm bảo cân đối giữa các hoạt động của Nhà nước để đạt được mục đích luôn đảm bảo nguồn tài chính phục vụ cho công tác chi trả các chế độ BHXH kịp thời, đạt được mục tiêu nhằm đảm bảo an sinh xã hội cho đất nước. Tuy nhiên, với mức chênh lệch giữa con số thực tế chi trả và con số dự toán các năm như bảng tổng hợp trên còn cao, đặt ra đòi hỏi cho công tác lập dự toán cần tính toán được chính xác hơn nữa phạm vi điều chỉnh và lường trước các vấn đề xảy ra để đảm bảo tỷ lệ sai lệch giữa dự toán và thực tế càng nhỏ càng hiệu quả.
3.2.4. Quản lý quy trình tổ chức thực hiện chi trả BHXH tại thị xã
3.2.4.1. Chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng
Cơ quan BHXH thị xã Phổ Yên thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho người hưởng thông qua ký hợp đồng với dịch vụ Bưu điện. Cơ quan BHXH thị xã chỉ trực tiếp chi trả đối với các trường hợp chậm lĩnh tại các điểm của cơ quan Bưu điện nhưng có nhu cầu; các trường hợp quá 6 tháng chưa đến nhận có
đề nghị nhận lại tiền lương; các trường hợp ngoài danh sách chi hàng tháng (chi chế độ BHXH hàng tháng của người hưởng mới hoặc tỉnh khác chuyển đến có những tháng chưa nhận, đã được cơ quan BHXH tỉnh Thái Nguyên xét duyệt và lập Phiếu truy lĩnh số tiền chưa nhận chế độ BHXH hàng tháng (mẫu số 17-CBH) chuyển đến