5. Kết cấu của đề tài
4.3.4. Tiếp tục đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức BHXH; bố trí cán bộ kiêm nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hợp lý; thực hiện tốt quy định về cải cách thủ tục hành chính
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả quản lý của mọi tổ chức. Vì vậy, muốn tăng cường hiệu quả của công tác quản lý chi BHXH thì cơ quan BHXH cần phải chú trọng hơn nữa đến đội ngũ nhân lực, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý chi BHXH tại các đơn vị.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ, công chức tại cơ quan BHXH nhìn chung đã đạt yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ. Có thái độ đúng mực, nhã nhặn khi làm việc với người dân, có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên tại đơn vị. Đồng thời, cán bộ, công chức BHXH thị xã thường xuyên cập nhật những thay đổi trong chế độ, chính sách của Nhà nước và các quy định về luật BHXH và pháp luật có liên quan để hiểu đúng, nắm chắc từ đó là cơ sở cho việc thực hiện chi BHXH và quản lý chi BHXH cho các đối tượng đảm bảo chính xác. Tuy nhiên, đa số cán bộ chi trả BHXH ở cơ quan bưu điện thị xã, các xã không có nhiều chuyên môn về BHXH nên chưa nắm chắc các quy định về các chế độ BHXH để giải thích cho đối tượng hưởng, gia tăng áp lực tiếp dân tại cơ quan BHXH thị xã Phổ Yên. Vì vậy, cơ quan BHXH thị xã cần có kế hoạch thực hiện đào tạo, bồi dưỡng hơn nữa cho đối tượng cán bộ, công chức BHXH để họ nâng cao kiến thức chuyên môn, theo kịp với sự thay đổi trong chính sách để làm cơ sở cho việc thực thi đúng tại đơn vị, nâng cao năng lực xử lý nghiệp vụ và giải quyết thủ tục về chế độ BHXH cho người hưởng tại cơ quan BHXH. Thường xuyên tổ chức giao lưu, gặp mặt giữa cơ quan BHXH thị xã và cán bộ Bưu điện làm công tác chi trả để trao đổi kinh nghiệm và kiến thức liên quan đến công tác chi trả, giải đáp thắc mắc của cán bộ bưu điện và giúp cán bộ bưu điện trả lời những thắc mắc hay được hỏi của người hưởng BHXH. Đây là phương pháp đào
tạo theo hướng truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức trực tiếp từ những người làm công tác với nhau.
Với số lượng biên chế hiện nay tại BHXH thị xã so với khối lượng công việc là có sự chênh lệch quá lớn, vì vậy việc bố trí cán bộ phù hợp với năng lực sở trưởng và phù hợp với từng thời điểm là điều đặc biệt phải trú trọng .
Ngành BHXH đã thiết lập bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ (1 cửa) tại tất cả các đơn vị BHXH trong cả nước từ cấp tỉnh đến cấp huyện đã phần nào giúp người dân rút ngắn thời gian giải quyết chế độ BHXH. Song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số vướng mắc đó là cán bộ 1 cửa vẫn còn một số chuyên môn nghiệp vụ không vững chắc nên để cho người dân khi đến làm việc với cơ quan BHXH vẫn phải đi lại nhiều lần.
Các mẫu biểu sử dụng để giải quyết các chế độ BHXH vẫn còn khó hiểu, thủ tục hồ sơ còn nhiều và các mẫu biểu nhanh bị thay thế. Để đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong công tác chi trả trước hết cần tuân thủ nghiêm túc các qui định về hồ sơ và quy trình giải quyết các chế độ BHXH ban hành. Để thực hiện giải quyết đúng đủ - kịp thời các chế độ BHXH đối với NLĐ đồng thời xây dựng hoàn thiện quy chế làm việc có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng chức năng của cơ quan BHXH, quy định rõ việc tiếp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết các chế độ BHXH (chế độ ngắn hạn không quá 7 ngày, chế độ dài hạn không quá 15 ngày).
Thực hiện tốt quy chế “1 cửa” để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đã giải quyết, quá trình tiếp nhận hồ sơ có ghi rõ bằng biên bản hoặc phiếu giao nhận hồ sơ có ghi rõ thời hạn nhận kết quả giải quyết xong các chế độ mà NLĐ được thụ hưởng, trong quá trình giải quyết các chế độ trong thời hạn ghi trên phiếu bộ phận 1cửa có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận chức năng để tổ chức luân chuyển chứng từ theo đúng quy định giữa các bộ phận chức năng để khi bộ phận tiếp nhận và giải quyết theo quy chế 1cửa trả kết quả, bộ phận chức năng thuộc BHXH huyện chuẩn bị các điều kiện cần thiết để chi trả hồ sơ và tiền mặt. Cải cách này góp phần rút ngắn thời gian giải quyết chế độ để tổ chức chi trả ngay, kịp thời đến tận tay đối tuợng góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả giải quyết công việc của cấp huyện, rút ngắn quy trình và đề cao trách nhiệm vật chất ở mỗi khâu công việc, giảm thời gian chờ đợi của người được hưởng chế độ BHXH.
Một trong những giải pháp thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong chi trả chế độ BHXH đó là ứng dụng công nghệ tin học trong quản lý chi trả, công tác này đã có chương trình phần mềm nhằm quản lý hồ sơ và lập danh sách chi trả và
chương trình phần mềm xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng. Mọi dữ liệu về hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng của đối tượng được quản lý trên chương trình phầm mềm do BHXH Việt Nam xây dựng và thống nhất quản lý trong toàn ngành. Căn cứ các dữ liệu về hồ sơ đã được đối chiếu và quản lý chặt chẽ, hàng tháng được cập nhật bổ sung các dữ liệu tăng, giảm để kịp thời in danh sách chi trả gửi cho BHXH các huyện, thị xã và phòng Kế hoạch tài chính của BHXH tỉnh kịp thời chi trả cho đối tượng danh sách chi trả thủ công trước đây. Nội dung này thay cho việc lập giảm được lao động sống trong việc lập thủ tục chi trả, với chương trình phần mềm quản lý hồ sơ và lập danh sách chi trả, thực hiện đảm bảo cho việc quản lý đối tượng được chặt chẽ hơn.
Thông qua các chương trình phần mềm xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH các dữ liệu được chuyển sang chương trình phần mềm quản lý hồ sơ và lập danh sách chi trả giúp cho chất lượng công tác chi trả được nâng cao: Từ khâu xét duyệt hồ sơ đến khâu chi trả được nhanh hơn, chính xác hơn.