5. Kết cấu của đề tài
4.3.1. Hoàn thiện công tác quản lý đối tượng hưởng, điều kiện hưởng và mức
hưởng BHXH.
Mục đích của giải pháp này nhằm đảm bảo công tác quản lý đối tượng hưởng BHXH đúng đối tượng, không bỏ sót đối tượng, đảm bảo các đối tượng hưởng BHXH đúng mức hưởng, đủ điều kiện được hưởng, đảm bảo tính công bằng, công khai và minh bạch giữa tất cả các đối tượng hưởng BHXH, góp phần thực hiện mục tiêu cuối cùng của BHXH là đảm bảo an sinh xã hội.
Cơ quan BHXH thị xã nên thực hiện kiểm tra, rà soát toàn bộ hồ sơ đối với những đối tượng hưởng BHXH một cách thường xuyên, liên tục. Đối với đối tượng thiếu hồ sơ phải tiến hành bổ sung, hoàn chỉnh, kiểm tra lại. Đối với những hồ sơ có sai sót cần kiên quyết xử lý ngay theo đúng quy định của Nhà nước. Trong quá trình kiểm tra, rà soát phát hiện những hành vi gian lận, sai phạm nghiêm trọng cần chuyển sang cơ quan chức năng để xử lý, giải quyết. Ban lãnh đạo cơ quan BHXH thị xã cần phải xử lý nghiêm khắc những trường hợp gian lận để làm gương tránh những trường hợp trục lợi BHXH.
Đối với những đối tượng mới phát sinh quyền lợi hưởng BHXH thì cán bộ phụ trách cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ, đúng quy trình và phải đảm bảo đã qua kiểm tra và qua thẩm định của cơ quan BHXH và các ngành liên quan.
BHXH thị xã Phổ Yên cần phối hợp chặt chẽ với mạng lưới cộng tác viên và chính quyền địa phương của các xã, thị trấn trong việc quản lý các đối tượng giảm (như chết, hết tuổi hưởng) bằng việc tích cực liên hệ với Ban liên lạc hưu trí tại mỗi điểm chi trả thông qua cơ quan Bưu điện để nắm thông tin về các đối tượng hưởng lương hưu khi bị chết, thay đổi nơi ở hoặc khi cần thực hiện công tác thu hồi tiền chế độ BHXH cũng sẽ thực hiện dễ dàng hơn.
Để làm được những điều trên đòi hỏi BHXH Việt Nam phải ban hành hệ thống văn bản pháp luật rõ ràng, cụ thể quy định về đối tượng hưởng, điều kiện hưởng và mức hưởng các chế độ BHXH làm căn cứ để cơ quan BHXH tỉnh Thái Nguyên có các văn bản hướng dẫn thực hiện phù hợp với điều kiện của địa phương. Với sự ra đời của “Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14-4-2017 về quy trình thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, BH tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và có hiệu lực từ ngày 1-7-2017” cần sự phối hợp vào cuộc của tất cả các cơ quan, ban ngành và tổ chức có liên quan trong việc hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong phạm vi toàn quốc. Thực hiện tốt việc này mới đáp ứng yêu cầu quản lý, vừa bảo đảm kết nối liên thông bộ công cụ quản lý thu, cấp sổ BHXH và giải quyết các chế độ BHXH thông qua mã số BHXH được cấp duy nhất cho từng người tham gia. Điều đó sẽ nâng cao sự tiện lợi, nhanh chóng, chính xác về quản lý thông tin về đối tượng hưởng cũng như giải quyết chế độ, chính sách trên phạm vi toàn quốc.
Cơ quan BHXH thị xã phải tăng cường công tác kiểm tra, rà soát các đối tượng hưởng tại các đơn vị sử dụng lao động, đặc biệt là các hộ kinh hoanh cá thể, cac doanh nghiệp tư nhân để tránh tình trạng gửi đóng, lạm dụng quỹ ốn đau, thai sản và kiểm tra đơn vị để tránh tình trạng đơn vị lạm dụng kinh phí của BHXH không chi trả kịp thời cho người lao động. Có thể tiến hành định kỳ hàng tháng, quý và tiến hành đột xuất, tăng cường việc kiểm tra đột xuất công tác chi trả tại các điểm chi trả để đảm bảo đối tượng nhận chi BHXH đúng quy định, thực tế chi cho đối tượng hưởng. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương và cán bộ chi BHXH tại các điểm chi trả để nắm bắt sự biến động của đối tượng hưởng chế độ BHXH trên địa bàn đặc biệt là các đối tượng hưởng ATM ; đối tượng vắng mặt tại địa phương. Với các đối tượng hưởng ATM, vắng mặt tại địa phương định kỳ 6 tháng phải xác minh trực tiếp hoặc qua điện thoại để nắm bắt được thông tin đối tượng, tránh tình trạng có đối tượng hưởng ATM hoặc vắng tại địa phương đã chết nhiều tháng nhưng vẫn được nhận lương hàng tháng. Lập báo cáo tăng, giảm hàng tháng để có cơ sở in danh sách chi trả và cắt giảm đối tượng kịp thời, chính xác.
4.3.2. Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện chi trả BHXH phù hợp với tình hình thực tế tại địa bàn thị xã
Hoàn thiện quy trình tổ chức chi trả BHXH và phương thức chi trả BHXH nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý chi BHXH được đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật và phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương.
Cơ quan BHXH tiếp tục phối hợp với cơ quan Bưu điện để thực hiện tốt hơn nữa quy trình chi trả lương hưu và các khoản trợ cấp BHXH hàng tháng tại các
điểm chi trả. Thực hiện chi trả và các buổi chiều hàng ngày từ ngày 06 đến ngày 09 hàng tháng. Vào ngày chi trả, nhân viên chi trả có mặt tại các điểm chi từ 12h30 và thực hiện chi trả ngay cho đối tượng, công tác chi đảm bảo nhanh chóng, chính xác không để người nhân tiền phải đợi lâu. Các yêu cầu, quy định về quy trình, nghiệp vụ chi trả chế độ phải được cán bộ thực hiện đảm bảo tuân thủ. Tuyệt đối tuân thủ quy định về nhận thay/nhận hộ phải có giấy ủy quyền còn hiệu lực, ký tên chính xác. Cuối ngày, số tiền chi trả chưa trả hết phải được kiểm đếm, ghi chép chính xác. Hết thời gian chi trả, số đối tượng hưởng BHXH chưa đến lấy phải được thống kê, báo cáo đầy đủ trong báo cáo quyết toán chi BHXH và hoàn trả tiền về cơ quan BHXH. Tại địa bàn thị xã Phổ Yên, hàng tháng có khoảng trên 100 người chậm lĩnh, số tiền chậm lĩnh khoảng hơn 300 triệu đồng.
Thời gian tới, BHXH thị xã Phổ Yên cần ứng dụng CNTT trong việc chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng thông qua phát hành Thẻ chi trả. Cơ quan BHXH cung cấp thông tin cho cơ quan bưu điện để cập nhật phát hành thẻ và quản lý người hưởng. Trong đó, cơ quan Bưu điện được giao nhiệm vụ tiến hành chụp ảnh người hưởng, bổ sung thông tin để hoàn thiện dữ liệu người hưởng, đảm bảo khi người hưởng làm thủ tục nhận lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng chỉ cần sử dụng Thẻ chi trả, tiết kiệm thời gian và chi phí chi trả.
4.3.3. Tăng cường hoạt động hậu kiểm của BHXH thị xã, phối hợp với các ngành thực hiện kiểm tra, thanh tra trong công tác chi BHXH tại đơn vị SDLĐ
Công tác thanh tra, kiểm tra đối với công tác quản lý chi BHXH phải được tiến hành thường xuyên, nhằm tránh tình trạng cán bộ chuyên chi của ngành BHXH từ cấp thị xã cho đến cấp địa phương, cơ sở “lơ là” trong công việc, coi công việc chi BHXH và trách nhiệm trong công tác kiểm tra việc chi đúng, chi đủ là công việc chung của mọi đồng nghiệp trong cơ quan sẽ làm giảm hiệu quả trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chi BHXH và quản lý chi BHXH. Đặc biệt tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra để tiến hành truy thu số tiền BHXH chi sai đối tượng hưởng, chi sai số tiền được hưởng. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc lập hồ sơ hưởng BHXH của các đơn vị, đoàn thể, các doanh nghiệp nhằm phát hiện ra những đối tượng gian lận hay trục lợi từ BHXH cho NLĐ. Để từ đó đưa ra hình thức xử phạt thích đáng đối với hành vi vi phạm pháp luật về BHXH nhằm đem lại nguồn tài chính của quỹ BHXH được ổn định và đảm bảo công bằng trong việc thực hiện chính sách BHXH.
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra liên ngành kết hợp với các cơ quan quản lý nhà nước trên danh nghĩa quyết định của UBND thị xã, UBND tỉnh như:
thanh tra lao động, kiểm tra của tổ chức công đoàn, thanh tra nhà nước kiểm tra tại các đơn vị SDLĐ để đôn đốc, nhắc nhở đơn vị phải thực hiện tốt chính sách BHXH cho NLĐ nói chung, đặc biệt là việc chi trả các chế độ ngắn hạn mà cơ quan BHXH thị xã chi trả qua doanh nghiệp cho người hưởng chế độ BHXH. Hiện nay, theo quy định, khi đơn vị SDLĐ nhận được tiền chi trả các chế độ BHXH ngắn hạn vào tài khoản của doanh nghiệp để chi trả cho NLĐ thuộc đối tượng hưởng trong thời hạn không quá 03 ngày kể từ khi nhận được tiền vào tài khoản. Việc kiểm tra nhằm đảm bảo các đơn vị SDLĐ tuân thủ đúng quy định, tránh việc lợi dụng nguồn tiền chi BHXH này vào các mục đích thanh toán khác của doanh nghiệp, tồn đọng, kéo dài thời hạn chi trả cho NLĐ.
4.3.4. Tiếp tục đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức BHXH; bố trí cán bộ kiêm nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hợp lý; thực hiện chức BHXH; bố trí cán bộ kiêm nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hợp lý; thực hiện tốt quy định về cải cách thủ tục hành chính
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả quản lý của mọi tổ chức. Vì vậy, muốn tăng cường hiệu quả của công tác quản lý chi BHXH thì cơ quan BHXH cần phải chú trọng hơn nữa đến đội ngũ nhân lực, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý chi BHXH tại các đơn vị.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ, công chức tại cơ quan BHXH nhìn chung đã đạt yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ. Có thái độ đúng mực, nhã nhặn khi làm việc với người dân, có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên tại đơn vị. Đồng thời, cán bộ, công chức BHXH thị xã thường xuyên cập nhật những thay đổi trong chế độ, chính sách của Nhà nước và các quy định về luật BHXH và pháp luật có liên quan để hiểu đúng, nắm chắc từ đó là cơ sở cho việc thực hiện chi BHXH và quản lý chi BHXH cho các đối tượng đảm bảo chính xác. Tuy nhiên, đa số cán bộ chi trả BHXH ở cơ quan bưu điện thị xã, các xã không có nhiều chuyên môn về BHXH nên chưa nắm chắc các quy định về các chế độ BHXH để giải thích cho đối tượng hưởng, gia tăng áp lực tiếp dân tại cơ quan BHXH thị xã Phổ Yên. Vì vậy, cơ quan BHXH thị xã cần có kế hoạch thực hiện đào tạo, bồi dưỡng hơn nữa cho đối tượng cán bộ, công chức BHXH để họ nâng cao kiến thức chuyên môn, theo kịp với sự thay đổi trong chính sách để làm cơ sở cho việc thực thi đúng tại đơn vị, nâng cao năng lực xử lý nghiệp vụ và giải quyết thủ tục về chế độ BHXH cho người hưởng tại cơ quan BHXH. Thường xuyên tổ chức giao lưu, gặp mặt giữa cơ quan BHXH thị xã và cán bộ Bưu điện làm công tác chi trả để trao đổi kinh nghiệm và kiến thức liên quan đến công tác chi trả, giải đáp thắc mắc của cán bộ bưu điện và giúp cán bộ bưu điện trả lời những thắc mắc hay được hỏi của người hưởng BHXH. Đây là phương pháp đào
tạo theo hướng truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức trực tiếp từ những người làm công tác với nhau.
Với số lượng biên chế hiện nay tại BHXH thị xã so với khối lượng công việc là có sự chênh lệch quá lớn, vì vậy việc bố trí cán bộ phù hợp với năng lực sở trưởng và phù hợp với từng thời điểm là điều đặc biệt phải trú trọng .
Ngành BHXH đã thiết lập bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ (1 cửa) tại tất cả các đơn vị BHXH trong cả nước từ cấp tỉnh đến cấp huyện đã phần nào giúp người dân rút ngắn thời gian giải quyết chế độ BHXH. Song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số vướng mắc đó là cán bộ 1 cửa vẫn còn một số chuyên môn nghiệp vụ không vững chắc nên để cho người dân khi đến làm việc với cơ quan BHXH vẫn phải đi lại nhiều lần.
Các mẫu biểu sử dụng để giải quyết các chế độ BHXH vẫn còn khó hiểu, thủ tục hồ sơ còn nhiều và các mẫu biểu nhanh bị thay thế. Để đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong công tác chi trả trước hết cần tuân thủ nghiêm túc các qui định về hồ sơ và quy trình giải quyết các chế độ BHXH ban hành. Để thực hiện giải quyết đúng đủ - kịp thời các chế độ BHXH đối với NLĐ đồng thời xây dựng hoàn thiện quy chế làm việc có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng chức năng của cơ quan BHXH, quy định rõ việc tiếp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết các chế độ BHXH (chế độ ngắn hạn không quá 7 ngày, chế độ dài hạn không quá 15 ngày).
Thực hiện tốt quy chế “1 cửa” để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đã giải quyết, quá trình tiếp nhận hồ sơ có ghi rõ bằng biên bản hoặc phiếu giao nhận hồ sơ có ghi rõ thời hạn nhận kết quả giải quyết xong các chế độ mà NLĐ được thụ hưởng, trong quá trình giải quyết các chế độ trong thời hạn ghi trên phiếu bộ phận 1cửa có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận chức năng để tổ chức luân chuyển chứng từ theo đúng quy định giữa các bộ phận chức năng để khi bộ phận tiếp nhận và giải quyết theo quy chế 1cửa trả kết quả, bộ phận chức năng thuộc BHXH huyện chuẩn bị các điều kiện cần thiết để chi trả hồ sơ và tiền mặt. Cải cách này góp phần rút ngắn thời gian giải quyết chế độ để tổ chức chi trả ngay, kịp thời đến tận tay đối tuợng góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả giải quyết công việc của cấp huyện, rút ngắn quy trình và đề cao trách nhiệm vật chất ở mỗi khâu công việc, giảm thời gian chờ đợi của người được hưởng chế độ BHXH.
Một trong những giải pháp thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong chi trả chế độ BHXH đó là ứng dụng công nghệ tin học trong quản lý chi trả, công tác này đã có chương trình phần mềm nhằm quản lý hồ sơ và lập danh sách chi trả và
chương trình phần mềm xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng. Mọi dữ liệu về hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng của đối tượng được quản lý trên chương trình phầm mềm do BHXH Việt Nam xây dựng và thống nhất quản lý trong toàn ngành. Căn cứ các dữ liệu về hồ sơ đã được đối chiếu và quản lý chặt chẽ, hàng tháng được cập nhật bổ sung các dữ liệu tăng, giảm để kịp thời in danh sách chi trả gửi cho BHXH các huyện, thị xã và phòng Kế hoạch tài chính của BHXH tỉnh kịp thời chi trả cho đối tượng danh sách chi trả thủ công trước đây. Nội dung này thay cho việc lập giảm được lao động sống trong việc lập thủ tục chi trả, với chương trình phần mềm quản lý hồ sơ và lập danh sách chi trả, thực hiện đảm bảo cho việc quản lý đối tượng được chặt chẽ hơn.
Thông qua các chương trình phần mềm xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH các dữ liệu được chuyển sang chương trình phần mềm quản lý hồ sơ và lập danh sách chi trả giúp cho chất lượng công tác chi trả được nâng cao: Từ khâu xét duyệt hồ sơ đến khâu chi trả được nhanh hơn, chính xác hơn.
4.3.5. Đầu tư hơn nữa hệ thống cơ sở vật chất phục vụ hoạt động
Hiện nay, hệ thống BHXH Việt Nam tổ chức chi trả các chế độ BHXH cho đối tượng vẫn chủ yếu bằng tiền mặt. Vì vậy, để đảm bảo an toàn về tiền mặt trong chi trả cần phải trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan BHXH, đảm bảo an toàn tiền mặt khi chi trả.