DTNS là việc đánh giá việc thực hiện kế hoạch của mỗi doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển cụ thể. Nói cách khác là việc thực hiện các kế hoạch chiến lược trên cơ sở đo lường thành quả kinh doanh trong một thời gian nhất định thông qua các bảng dự toán ở từng bộ phận cụ thể. Thành quả phát triển của doanh nghiệp
là sự dung hòa giữa các nhân tố nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Vì vậy khi tiến hành lập DTNS thì doanh nghiệp cần phải xem xét các yếu tố này, nhƣ sau:
2.2.1. Kế hoạch chiến lƣợc.
Việc lập kế hoạch chiến lƣợc là rất quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Thông thường giám đốc tài chính hay các thành viên trong hội đồng quản trị sẽ là những người lập nên kế hoạch này, nhằm mục đích đưa doanh nghiệp phát triển đúng hướng, đúng phương châm mà doanh nghiệp đề ra. Lưu ý, kế hoạch chiến lƣợc đƣợc lập dựa trên các nguồn lực sẵn só tại doanh nghiệp và tập hợp các ngồn lực bên ngoài mà doanh nghiệp có khả năng huy động. Tránh việc lập nên kế hoạch chiến lƣợc đƣa ra quá cao so với thực tế tại doanh nghiệp.
2.2.2. Ủy ban dự toán.
Ủy ban dự toán trong một doanh nghiệp thường gồm những người đại diện từ tất cả các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhƣ bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất, bộ phận maketting…Và ủy ban dự toán thường có các chức năng cơ bản nhƣ sau:
- Điều phối quá trình lập dự toán
- Xây dựng thời gian biểu cho quá trình lập dự toán.
- Phân công nhiệm vụ xây dựng các bảng dự toán.
- Cung cấp thông tin hướng dẫn quá trình xây dựng dự toán.
- Chuyển giao các bảng dự toán hoàn thành đến các cấp quản lý thich hợp.
- So sánh dự toán với kết quả thực tế và điểu tra những biến động.
- Giải quyết các xung đột trong quá trình lập dự toán.
- Thường xuyên đánh giá quá trình lập kế hoạch và dự toán. [6]
Nhƣ vậy, ủy ban dự toán là một tổ chức quản trị trong doanh nghiệp. Đƣợc thành lập ra nhằm mục đích đôn đốc, kiểm tra xuyên suốt quá trình từ khâu chuẩn bị lập kế hoạch cho đến khi dự toán kết thúc.
2.2.3. Kỳ dự toán.
DTNS của một doanh nghiệp thường được xây dựng trong một thời gian cụ thể tùy theo kế hoạch chiến lược mà công ty đặc ra. Thông thường, DTNS chia làm DTNS ngắn hạn và dài hạn. Dự toán ngắn hạn thường là dưới một năm, dài hạn
thường trên một năm.
Ngoài ra DTNS lập theo hình thức cuốn chiếu, gọi là dự toán cuốn chiếu, được thường xuyên cập nhật bằng cách định kỳ thêm vào các kỳ sắp đến và xóa dần các kỳ vừa hoàn thành. Còn đƣợc gọi là dự toán liên tục. [6]
Trong quá trình DTNS cần thiết phải lựa chọn kỳ dự toán cho phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đánh giá mức độ ảnh hưởng của kỳ dự toán một cách chính xác nhất.
2.2.4. Nguyên tắc chỉ đạo dự toán.
Việc xác định các nguyên tắc chỉ đạo dự toán nhằm mục đích gắn kết các thông tin dự toán nhằm mang tính nhất quán trong việc quản lý dự toán gồm những nội dung sau:
- Thông tin cuối kỳ dự toán trước là cơ sở để lập dự toán mới cho kỳ tiếp theo.
- Ủy ban dự toán có trách nhiệm đối với việc cung cấp những hướng dẫn ban đầu để đặt quan điểm chung cho dự toán và quản lý soạn thảo nó.
2.2.5. Dự thảo dự toán.
Việc dự thảo dự toán là rất cần thiết và quan trong cho việc lập dự toán có thành công hay không. Dựa vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp và kế hoạch chiến lƣợc đƣa ra mà sẽ có những bộ phận soạn thảo dự toán khác nhau nhằm khai thác hết tiềm năng mỗi doanh nghiệp. Việc soạn thảo dự toán do nhiều phòng ban khác nhau thực hiện.
Sau khi phát thảo xong dự thảo dự toán sẽ đƣợc trình lên ủy ban dự toán thương lượng, xem xét và phê duyệt dự toán.
2.2.6. Điều chỉnh dự toán
Điều chỉnh dự toán là một việc làm tương đối thường xuyên của doanh nghiệp. Thông thường xảy ra những tình huống sau đây cần phải điều chỉnh dự toán:
Xảy ra những tình huống khẩn cấp không lường trước được.
Thay đổi các nhân tố nội bộ nhƣ dự báo sản xuất, dự báo tiêu thụ, mức độ sử dụng nguồn lực…
Thay đổi các nhân tố bên ngoài như xu hướng thị trường, bản chất của nền
kinh tế, giá của nguồn lực đầu vào, thị hiếu khách hàng…
Phát hiện các lỗi trong quá trình lập dự toán.