CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU
2.2. Các nhân tố cần xem xét trong lập DTN Sở các doanh nghiệp
DTNS là việc đánh giá việc thực hiện kế hoạch của mỗi doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển cụ thể. Nĩi cách khác là việc thực hiện các kế hoạch chiến lƣợc trên cơ sở đo lƣờng thành quả kinh doanh trong một thời gian nhất định thơng qua các bảng dự tốn ở từng bộ phận cụ thể. Thành quả phát triển của doanh nghiệp
là sự dung hịa giữa các nhân tố nguồn lực bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Vì vậy khi tiến hành lập DTNS thì doanh nghiệp cần phải xem xét các yếu tố này, nhƣ sau:
2.2.1. Kế hoạch chiến lƣợc.
Việc lập kế hoạch chiến lƣợc là rất quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Thơng thƣờng giám đốc tài chính hay các thành viên trong hội đồng quản trị sẽ là những ngƣời lập nên kế hoạch này, nhằm mục đích đƣa doanh nghiệp phát triển đúng hƣớng, đúng phƣơng châm mà doanh nghiệp đề ra. Lƣu ý, kế hoạch chiến lƣợc đƣợc lập dựa trên các nguồn lực sẵn sĩ tại doanh nghiệp và tập hợp các ngồn lực bên ngồi mà doanh nghiệp cĩ khả năng huy động. Tránh việc lập nên kế hoạch chiến lƣợc đƣa ra quá cao so với thực tế tại doanh nghiệp.
2.2.2. Ủy ban dự tốn.
Ủy ban dự tốn trong một doanh nghiệp thƣờng gồm những ngƣời đại diện từ tất cả các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhƣ bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất, bộ phận maketting…Và ủy ban dự tốn thƣờng cĩ các chức năng cơ bản nhƣ sau:
- Điều phối quá trình lập dự tốn
- Xây dựng thời gian biểu cho quá trình lập dự tốn. - Phân cơng nhiệm vụ xây dựng các bảng dự tốn.
- Cung cấp thơng tin hƣớng dẫn quá trình xây dựng dự tốn.
- Chuyển giao các bảng dự tốn hồn thành đến các cấp quản lý thich hợp. - So sánh dự tốn với kết quả thực tế và điểu tra những biến động.
- Giải quyết các xung đột trong quá trình lập dự tốn.
- Thƣờng xuyên đánh giá quá trình lập kế hoạch và dự tốn. [6]
Nhƣ vậy, ủy ban dự tốn là một tổ chức quản trị trong doanh nghiệp. Đƣợc thành lập ra nhằm mục đích đơn đốc, kiểm tra xuyên suốt quá trình từ khâu chuẩn bị lập kế hoạch cho đến khi dự tốn kết thúc.
2.2.3. Kỳ dự tốn.
DTNS của một doanh nghiệp thƣờng đƣợc xây dựng trong một thời gian cụ thể tùy theo kế hoạch chiến lƣợc mà cơng ty đặc ra. Thơng thƣờng, DTNS chia làm DTNS ngắn hạn và dài hạn. Dự tốn ngắn hạn thƣờng là dƣới một năm, dài hạn
thƣờng trên một năm.
Ngồi ra DTNS lập theo hình thức cuốn chiếu, gọi là dự tốn cuốn chiếu, đƣợc thƣờng xuyên cập nhật bằng cách định kỳ thêm vào các kỳ sắp đến và xĩa dần các kỳ vừa hồn thành. Cịn đƣợc gọi là dự tốn liên tục. [6]
Trong quá trình DTNS cần thiết phải lựa chọn kỳ dự tốn cho phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đánh giá mức độ ảnh hƣởng của kỳ dự tốn một cách chính xác nhất.
2.2.4. Nguyên tắc chỉ đạo dự tốn.
Việc xác định các nguyên tắc chỉ đạo dự tốn nhằm mục đích gắn kết các thơng tin dự tốn nhằm mang tính nhất quán trong việc quản lý dự tốn gồm những nội dung sau:
- Thơng tin cuối kỳ dự tốn trƣớc là cơ sở để lập dự tốn mới cho kỳ tiếp theo.
- Ủy ban dự tốn cĩ trách nhiệm đối với việc cung cấp những hƣớng dẫn ban đầu để đặt quan điểm chung cho dự tốn và quản lý soạn thảo nĩ.
2.2.5. Dự thảo dự tốn.
Việc dự thảo dự tốn là rất cần thiết và quan trong cho việc lập dự tốn cĩ thành cơng hay khơng. Dựa vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp và kế hoạch chiến lƣợc đƣa ra mà sẽ cĩ những bộ phận soạn thảo dự tốn khác nhau nhằm khai thác hết tiềm năng mỗi doanh nghiệp. Việc soạn thảo dự tốn do nhiều phịng ban khác nhau thực hiện.
Sau khi phát thảo xong dự thảo dự tốn sẽ đƣợc trình lên ủy ban dự tốn thƣơng lƣợng, xem xét và phê duyệt dự tốn.
2.2.6. Điều chỉnh dự tốn
Điều chỉnh dự tốn là một việc làm tƣơng đối thƣờng xuyên của doanh nghiệp. Thơng thƣờng xảy ra những tình huống sau đây cần phải điều chỉnh dự tốn:
Xảy ra những tình huống khẩn cấp khơng lƣờng trƣớc đƣợc.
Thay đổi các nhân tố nội bộ nhƣ dự báo sản xuất, dự báo tiêu thụ, mức độ sử dụng nguồn lực…
kinh tế, giá của nguồn lực đầu vào, thị hiếu khách hàng… Phát hiện các lỗi trong quá trình lập dự tốn.
2.3. Các phƣơng pháp lập DTNS và các mơ hình DTNS. 2.3.1. Các phƣơng pháp lập DTNS.
Cĩ nhiều phƣơng pháp lập DTNS trong các doanh nghiệp tuy nhiên nhìn chung cĩ các phƣơng pháp chủ yếu sau:
2.3.1.1. Phƣơng pháp dự tốn tổng thể.
Phƣơng pháp dự tốn tổng thể đƣợc xem là phƣơng pháp tối ƣu và đang đƣợc rất nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm. Trong phƣơng pháp dự tốn tổng thể bao gồm rất nhiều loại dự tốn tùy theo từng loại hình doanh nghiệp và nhu cầu quản lý của mình mà lập sao cho cĩ hiệu quả nhất. Phƣơng pháp dự tốn tổng thể thơng thƣờng gồm các bƣớc nhƣ sau:
- Truyền đạt chi tiết của chính sách dự tốn và các hƣớng dẫn. - Xác định các nhân tố giới hạn kết quả.
- Soạn thảo dự tốn doanh thu. - Phác thảo các bản dự tốn khác.
- Thảo luận các bản dự tốn với cấp trên. - Phối hợp và kiểm tra các bảng dự tốn. - Phê chuẩn cuối cùng các bảng dự tốn. - Kiểm tra dự tốn. [6]
Nhƣ vậy, thơng qua các bƣớc dự tốn tổng thể ta thấy rằng phƣơng pháp này mang tính khoa học cao, kiểm tra chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch đến khi kết thúc kỳ dự tốn. Vì vậy dự tốn tổng thể cũng đƣa ra những số liệu rất đáng tin cậy.