5.2.1. Mục tiêu vận dụng mơ hình DTNS.
Mơ hình DTNS phải cung cấp thơng tin thích hợp, hữu ích cho các đối tƣợng sử dụng và mang tính chất lƣợng cao để doanh nghiệp kiểm sốt và tiết kiệm nguồn lực tài chính. Từ đĩ, nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý của các
doanh nghiệp. Các báo cáo dự tốn đƣợc thiết kế một cách đơn giản, dễ hiểu, phản ánh đúng tiềm năng của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo phản ánh đầy đủ thơng tin, phù hợp với yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp. DTNS giúp truyền đạt thơng tin, mục tiêu và chiến lƣợc đến các bộ phận, nhằm tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Đồng thời, DTNS làm cơ sở cho việc đánh giá kết quả thực hiện cơng việc ở các bộ phận trong doanh nghiệp.
5.2.2. Nguyên tắc vận dụng mơ hình DTNS.
Mơ hình DTNS phải thu hút đƣợc mọi bộ phận trong doanh nghiệp tham gia. Các bộ phận cùng phối hợp để đƣa ra các chỉ tiêu phù hợp, thơng tin cung cấp mang tính thực tế và chính xác hơn. DTNS đƣợc lập trên cơ sở đảm bảo tính linh hoạt, phải đƣợc thực hiện liên tục, khơng chỉ tiến hành lập dự tốn cho năm kế hoạch mà phải thƣờng xuyên theo dõi ngân sách, so sánh với thực tế để điều chỉnh ngân sách kịp thời. Ngồi các số liệu trong quá khứ, doanh nghiệp dự báo dựa vào sự tác động của các yếu tố bên ngồi (tỷ giá, lạm phát) và đây là các yếu tố khơng chắc chắn nên báo cáo dự tốn phải đảm bảo tính linh hoạt là rất cần thiết để cĩ thể điều chỉnh khi cĩ sự thay đổi ngồi dự định.
Mơ hình DTNS xây dựng trên cơ sở hƣớng đến mục tiêu, chiến lƣợc của doanh nghiệp. Điều này giúp cho hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn.
5.3. Các giải pháp đề xuất vận dụng mơ hình DTNS. 5.3.1. Hồn thiện mơ hình dự tốn 5.3.1. Hồn thiện mơ hình dự tốn
Lựa chọn mơ hình lập dự tốn phù hợp cĩ ảnh hƣởng trực tiếp đến việc lập dự tốn và tác dụng của dự tốn trong hoạch định và kiểm sốt các hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, để báo cáo dự tốn trong doanh nghiệp hiệu quả thì trƣớc hết doanh nghiệp phải lựa chọn mơ hình dự tốn phù hợp với quy mơ hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm tổ chức quản lý của mình. Kết quả khảo sát chƣơng 4 cho thấy các DNSX đã lập DTNS nhƣng theo mơ hình từ trên xuống là chƣa phù hợp với thực tại. Đây cũng là một cản trở trong việc kiểm sốt chi phí của doanh nghiệp. Tác giả đề xuất mơ hình dự tốn thơng tin từ dƣới lên.
Lập dự tốn theo mơ hình này rất thống, hầu nhƣ mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Ngƣời trực tiếp tham gia trong cơng tác lập dự tốn của doanh nghiệp thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi ngƣời sẽ thích làm những gì do chính mình đặt ra, vì vậy dự tốn mang tính khả thi cao và kéo mọi ngƣời trong tổ chức cùng hƣớng đến mục tiêu chung của tổ chức. Việc để cho các bộ phận tự lập dự tốn của bộ phận mình sẽ phát huy tích cực vai trị kiểm tra của dự tốn, buộc mọi ngƣời trong tổ chức phấn đấu đạt đƣợc kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận khơng đạt đƣợc các chỉ tiêu nhƣ trong dự tốn thì họ chỉ cĩ thể trách mình chứ khơng đổ lỗi cho bất kỳ ai đƣợc.
Dự tốn theo mơ hình này rất phù hợp với các DTSX đang niêm yết trên Sở giao dịch Chứng Khốn Hồ Chí Minh, vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý. Tuy nhiên nhƣợc điểm lớn nhất của mơ hình này chính là việc để cho các bộ phận tự định dự tốn của mình nên cĩ thể xảy ra tình trạng lập dự tốn thấp hơn năng lực thật sự mà họ cĩ thể thực hiện đƣợc. Lúc này dự tốn khơng phát huy đƣợc tính tích cực của nĩ mà cịn làm trì truệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, khơng khai thác hết khả năng tiềm năng của doanh nghiệp.
Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lƣỡng trƣớc khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dƣới. Nếu cĩ những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dƣới cho đến khi đạt đƣợc sự chấp thuận.
5.3.2. Hồn thiện báo cáo DTNS trong các DNSX.
Theo kết quả khảo sát cho thấy các DNSX cĩ lập dự tốn nhƣng hệ thống báo cáo của họ chƣa đầy đủ để phản hết các nguồn lực cũng nhƣ dự báo đầy đủ các chỉ tiêu thực hiện trong năm kế hoạch. Do đĩ, tác giả đề xuất xây dựng các báo cáo dự tốn cho các doanh nghiệp nhƣ sau:
Cụ thể, dự tốn ngân sách thực hiện thơng qua 3 giai đoạn sau: - Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự tốn ngân sách
Trong giai đoạn này cần xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thơng qua cuộc hợp với cán bộ quản lý của từng phịng ban, mục tiêu phải mang tính phát triển và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn, phân cơng ai, bộ phận nào tham gia vào giai đoạn, cơng việc cụ thể. Tránh tình trạng lập dự tốn khi cơng việc quá tải, do hầu hết các nhân viên lập dự
tốn phải đảm nhiệm cơng việc khác.
- Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bộ phận chuyên trách dự tốn cung cấp các biểu mẫu về dự tốn cho các bộ phận liên quan đến việc lập dự tốn. Các bộ phận cĩ liên quan tiến hành soạn thảo ngân sách cho bộ phận mình và nộp báo cáo dự tốn đã soạn thảo về bộ phận chuyên trách, bộ phận chuyên trách kiểm tra, tổng hợp điều chỉnh để hồn thành dự tốn cho cả doanh nghiệp. Sau khi hồn thành các báo cáo dự tốn, bộ phận chuyên trách chuyển cho BLĐ DN xem xét tính hợp lý của dự tốn. DN tiến hành họp xét duyệt dự tốn với sự tham gia của trƣởng các bộ phận liên quan để hạn chế tính thiếu khả thi và khơng phản ánh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Sau cuộc họp này, báo cáo dự tốn đƣợc cơng bố chính thức cho các bộ phận để tổ chức thực hiện.
- Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động bộ phận chuyên trách về dự tốn theo dõi, so sánh và phân tích sự khác biệt giữa kết quả thực tế đạt đƣợc với dự tốn đã lập và kiểm tra những yếu tố bất thƣờng để tiến hành điều chỉnh phù hợp cho các dự tốn kỳ sau. Việc soạn thảo dự tốn hàng năm thƣờng đƣợc bắt đầu vài tháng trƣớc năm kế hoạch (kỳ kế hoạch). Quá trình dự tốn liên quan đến nhiều bƣớc kế tiếp nhau. Để giúp các bộ phận phụ trách cơng việc lập dự tốn ngân sách chủ động, nắm bắt đƣợc các bƣớc thực hiện cơng việc. Tác giả đề xuất các doanh nghiệp cần đƣa ra quy trình lập dự tốn cụ thể và phổ biến đến các bộ phận cĩ liên quan.
5.3.3. Quy trình lập dự tốn trong doanh nghiệp sản xuất
Dự tốn ngân sách ngắn hạn trong doanh nghiệp sản xuất là dự tốn tổng thể, liên kết nhiều dự tốn khác nhau. Quy trình dự tốn gồm nhiều bộ phận và nhiều bƣớc thực hiện kế tiếp nhau theo trình tự sau:
Dự tốn tiêu thụ sản phẩm. (Phụ lục 5.1)
Đây là dự tốn quan trọng nhất của hệ thống báo cáo dự tốn của DNSX. Vì dự tốn doanh thu là cơ sở cho hầu hết các dự tốn chức năng khác. Do đĩ, nếu dự tốn doanh thu khơng chính xác thì các dự tốn khác cũng khơng đáng tin cậy. Để lập đƣợc dự tốn doanh thu cần xác định 3 chỉ tiêu: sản lƣợng tiêu thụ, đơn giá, doanh thu dự kiến.
Số lƣợng sản phẩm dự kiến tiêu thụ phải xét đến thị hiếu của ngƣời tiêu dùng trên thị trƣờng (phân theo từng loại sản phẩm, khách hàng, phân khúc thị trƣờng). Khi xác định sản phẩm tiêu thụ, cần xét đến các yếu tố chính sau đây:
- Mức tiêu thụ sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp trong quá khứ và xu hƣớng vận động mức tiêu thụ theo thời gian.
- Xu hƣớng phát triển kinh tế ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động. - Các nhân tố tự nhiên, xã hội cĩ tác động đến ngành.
- Các sự kiện chính trị, pháp lý.
- Chƣơng trình khuyến mãi, chiêu thị sẽ thực hiện. - Tình hình đối thủ cạnh tranh.
- Tình hình thị trƣờng
Đơn giá bán: xác định dựa trên sự tham khảo ý kiến của phịng kế tốn tài chính về từng khách hàng.
Sau khi dự kiến số lƣợng tiêu thụ và đơn giá bán, doanh nghiệp xác định doanh thu tiêu thụ theo cơng thức:
Dự tốn doanh thu bán hàng = Số lƣợng dự kiến tiêu thụ x Đơn giá bán
Sau khi dự tốn doanh thu lập số tiền thu đƣợc theo từng quý. Dự tốn tiền thu đƣợc dựa vào chính sách bán hàng của cơng ty.
Dự tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đƣợc lập cho cả năm. Tùy theo đặc điểm, tổ chức kinh doanh và yêu cầu của quản lý, dự tốn năm đƣợc chi tiết cho từng tháng hoặc quý. Chi tiết dự tốn bán hàng cĩ thể lập theo từng đơn vị bán hàng hoặc phân khúc thị trƣờng.
Dự tốn sản xuất. (Phụ lục 5.2)
Dự tốn sản xuất dựa vào dự tốn tiêu thụ (số lƣợng tiêu thụ, số lƣợng dự trữ cho kỳ kế tiếp và tồn kho thành phẩm đầu kỳ). Mục đích của dự tốn này là phải tính đƣợc số lƣợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ nhằm đảm bảo kế hoạch bán ra của kỳ dự tốn và tuân thủ chính sách tồn kho của doanh nghiệp. Dự tốn sản xuất vừa phải đƣợc xác định cho từng loại sản phẩm trên phạm vi tồn doanh nghiệp, vừa chi tiết cho từng loại sản phẩm ở mỗi đơn vị sản xuất theo từng tháng, quý và năm. Theo cơng thức.
Khối lượng sản phẩm cần sản xuất = Khối lượng tiêu thụ kế hoạch + Tồn kho thành phẩm cuối kỳ - Tồn kho thành phẩm đầu kỳ
Dự tốn nguyên vật liệu trực tiếp. (Phụ lục 5.3)
Dự tốn NVL trực tiếp căn cứ vào dự tốn sản xuất và định mức NVL do bộ phận sản xuất lậ. Mục đích của dự tốn này là xác định từng loại nguyên vật liệu trực tiếp cần mua vào trong kỳ nhằm đảm bảo kế hoạch sản xuất diễn ra liên tục theo tiến độ đã định. Kế tốn phải căn cứ vào số lƣợng sản phẩm từng loại sản xuất trong kỳ, định mức tiêu hao từng loại nguyên vật liệu để sản xuất từng loại nguyên vật liệu cụ thể, định mức tồn kho nguyên vật liệu trực tiếp cuối kỳ, số lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp hiện cĩ đầu kỳ và định mức giá từng loại nguyên vật liệu trực tiếp. Dự tốn này sẽ đƣợc lập chi tiết cho từng bộ phận sản xuất và tổng hợp cho tồn doanh nghiệp. Cơng thức xác định một số chỉ tiêu chủ yếu nhƣ sau: Tổng mức tiêu hao lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp để sản xuất từng loại sản phẩm:
Nguyên vật liệu mua vào = Khối lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất + Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ - Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Trong đĩ: Khối lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất = Khối lượng sản phẩm sản xuất x Định mức tiêu hao nguyên vật liệu Đồng thời phải phản ảnh đƣợc lịch trình chi tiền để mua nguyên vật liệu.
Dự tốn nhân cơng trực tiếp. (Phụ lục 5.4)
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp căn cứ trên dự tốn sản xuất. Kế tốn dựa vào định mức nhân cơng trực tiếp từ bộ phận sả xuất, chi phí nhân cơng trực tiếp phải đƣợc tính sao cho đáp ứng đúng và đủ đối với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
Tổng chi phí giờ cơng phát
Trong đĩ:
Tổng giờ cơng = Khối lượng sản phẩm
sản xuất x Định mức giờ cơng Dự tốn chi phí sản xuất chung. (Phụ lục 5.5)
Dự tốn chi phí sản xuất chung do bộ phận kế tốn lập. Dự tốn sản xuất chung bao gồm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Biến phí sản xuất chung gồm: NVL phục vụ sản xuất, nhiên liệu, các chi phí khác.
Chi phí sản xuất chung
khả biến =
Tổng giờ cơng
(giờ máy…) x
Đơn giá phân bổ
của 1 giờ cơng Chi phí sản xuất chung bất biến phải dựa vào kinh nghiệm của kỳ trƣớc.
Đồng thời phản ánh chi tiền cho chi phí sản xuất chung: Chi phí tiền cho chi phí sản
xuất chung =
Tổng chi phí sản xuất
chung - Chi phí khấu hao Dự tốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ. (Phụ lục 5.6)
Phản ánh giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm. Giá thành đơn vị
sản phẩm =
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp +
Chi phí nhân cơng trực tiếp +
Chi phí sản xuất chung Phản ảnh giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
Giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ = Khối lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ X Giá thành sản xuất đơn vị
Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý. (Phụ lục 5.7)
Dự tốn chi phí bán hàng bao gồm dự tốn biến phí bán hàng và định tốn định phí bán hàng. Dự tốn chi phí bán hàng đƣợc lập cho từng tháng và từng loại sản phẩm. Biến phí bán hàng gồm: chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng loại sản phẩm, chi phí cơng cụ dụng cụ, chi phí bao bì, chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển…Dự tốn biến phí bán hàng đƣợc lập dựa vào dự tốn tiêu thụ và biến phí bán hàng.
Chi phí bán hàng và quản lý khả =
Khối lượng sản phẩm tiêu thụ x
Đơn giá phân bổ chi phí bán hàng và quản lý khả biến một sản
biến phẩm
Chi phí bán hàng và quản lý bất biến phải dựa vào kinh nghiệm kỳ trƣớc. Khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ là số lƣợng tiêu thụ trên dự tốn tiêu thụ. Định phí bán hàng gồm: khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng, chi phí nhân viên quản lý, chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí tiếp thị, khuyến mãi, chi phí cơng tác, chi phí đào tạo…Dự tốn định phí bán hàng chính là tổng dự tốn định phí bắt buộc định phí quản trị cần thiết cho kỳ bán hàng.
Phản ánh đƣợc chi tiền cho chi phí bán hàng và quản lý. Chi tiền cho chi phí
bán hàng và quản lý = Tổng chi phí bán hàng và quản lý - Chi phí khấu hao Dự tốn chi tiền. (Phụ lục 5.8)
Chi tiền cho hoạt động kinh doanh trong kỳ bao gồm: chi mua nguyên vật liệu, thanh tốn tiền cho ngƣời bán và các chi phí khác phát sinh. Dự tốn này đƣợc lập dựa vào dự tốn nguyên vật liệu và các dự tốn chi phí.
Tỷ lệ thanh tốn trực tiếp cĩ thể dựa vào chính sách mua hàng của doanh nghiệp và chính sách bán hàng của nhà cung cấp hoặc dựa vào kinh nghiệp kỳ trƣớc để tính.
Dự tốn kết quả kinh doanh. (Phụ lục 5.9)
Dự tốn kết quả kinh doanh là dự tốn xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong năm kế hoạch. Đây là một trong những dự tốn chủ yếu của hệ thống dự tốn ngân sách và đƣợc lập theo tháng, sau đĩ tổng hợp theo cả năm. Dự tốn này đƣợc lập căn cứ vào: Dự tốn doanh thu, Dự tốn chi phí giá vốn, Dự tốn chi phí bán hàng, Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự tốn chi phí lãi vay, Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp.
Dự tốn cân đối kế tốn. (Phụ lục 5.10)
Dự tốn bảng cân đối kế tốn ƣớc tính tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Dự tốn bảng cân đối kế tốn đƣợc lập căn cứ vào: dự tốn tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn