Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.4.2.Các giải pháp tăng cường quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn
4.4. Giải pháp tăng cường quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn
4.4.2.Các giải pháp tăng cường quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn
nguồn vốn ngân sách nhà nước tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Thường Tín
4.4.2.1. Giải pháp thứ nhất: Giải pháp nâng cao nguồn nhân lực thực hiện dự án và hoàn thiện bộ máy quản lý dự án
Nâng cao nguồn nhân lực:
Ưu tiên phát triển nguồn nhân lực, coi trọng chính sách tuyển dụng, Đào tạo trong từng thời kỳ, thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ, các Hội nghị trao đổi kinh nghiệm chuyên môn đặc biệt ưu tiên đối với đội ngũ cán bộ bộ phận quản lý dự án để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thực hiện quản lý dự án tại Ban QLDA.
Mặt khác trong giai đoạn này cần bố trí hoặc xin chủ trương với UBND huyện Thường Tín ký thêm hợp đồng lao động với những cán bộ có năng lực, kinh nghiệm cho bộ phận quản lý dự án từ 3 đến 6 kỹ sư xây dựng các ngành: Kiến trúc, giao thông, thủy lợi, xây dựng để bổ sung nguồn nhân lực và chất lượng của đội ngũ quản lý dự án vì bộ phận quản lý dự án là hết sức quan trọng là những người trực tiếp quản lý dự án, chịu trách nhiệm trước ban QLDA về quá trình quản lý dự án mà hiện nay nhân lực cho bộ phận này đang thiếu.
Hoàn thiện mô hình quản lý dự án
Với các chế độ chính sách hiện nay, việc thực hiện mô hình quản lý dự án của Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín thực hiện là tương đối phù hợp. Tuy nhiên để mô hình trên vận hành một cách hoàn hảo tránh sự chồng chéo giữa các phòng ban với nhau, Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín cần phân rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận, giúp cho Ban QLDA vận hành trơn chu hơn. Cụ thể như sau:
Đối với Bộ phận Hành chính - Kế hoạch: - Công tác tổ chức:
Tham mưu cho lãnh đạo Ban về tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của cơ quan. Quyết định việc giao nhiệm vụ trong công tác GPMB, quyết định giao các tài sản trang thiết bị có giá trị lớn của cơ quan cho các cá nhân bộ phận chuyên môn của cơ quan quản lý dử dụng sử dụng để phục vụ cho công tác của cơ quan.
- Công tác lưu trữ :
Tiến hành lưu trữ công văn đi, công văn đến theo đúng quy định. Tiến hành lưu trữ 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo trình tự đầu tư xây dựng và GPMB; sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ lưu trữ đã được lãnh đạo Ban phê duyệt. Tiến hành hủy các loại hồ sơ không cần thiết theo đúng quy định.
Tổ chức lưu trữ hệ thống, khoa học để phục vụ kịp thời quá trình tìm kiếm hồ sơ liên quan. Thực hiện công tác lưu trữ, bảo mật theo đúng quy định. chỉ được giao hồ sơ lưu trữ khi được sự đồng ý của Giám đốc ban QLDA.
- Công tác kế hoạch:
Tham mưu cho lãnh đạo Ban xây dựng kế hoạch, triển khai điều hành kế hoạch chung của Ban QLDA, kế hoạch của từng dự án theo kế hoạch đã được UBND Thành phố và UBND huyện giao.
Báo các tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm của Ban quản lý. Làm báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư theo quy định. Xây dựng các biểu mẫu phục vụ công tác quản lý, điều hành kế hoạch, giúp lãnh đạo Ban kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch được giao.
Tổ chức lựa chọn nhà thầu, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu tham gia giai đoạn thực hiện dự án.
Chuẩn bị các hồ sơ pháp lý và nội dung các hợp đồng xây dựng với các đơn vị tư vấn có tư cách pháp nhân có đủ năng lực phù hợp công tác thực hiện dự án để trình ký.
Đối với Bộ phận quản lý dự án: Nhiệm vụ của bộ phận quản lý dự án.
Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình bằng vốn Ngân sách và các nguồn vốn khác theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước từ khâu chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc dự án bàn giao đưa vào khai thác sử dụng, quyết toán dự án và bảo hành theo quy định. Thực hiện giám sát thi công xây dựng các công trình khi được Giám đốc Ban QLDA giao theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước.
Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận quản lý dự án. - Công tác chuẩn bị đầu tư dự án
Tất cả mọi việc liên quan đến việc đề xuất chủ trương đầu tư dự án: Từ lập, thẩm định, trình phê duyệt các hạng mục khảo sát, thiết kế, các thỏa thuận tổng mặt bằng và các thỏa thuận chuyên ngành khác.
Hoàn chỉnh hồ sơ dự án đầu tư xây dựng hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình, trình cấp thẩm quyền thẩm định, phê duyệt.
Liên hệ với cơ quan đầu mối tổ chức thẩm định dự án để sớm có văn bản thẩm định. Phối hợp với đơn vị tư vấn hoản chỉnh dự án theo ý kiến của cơ quan thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định phê duyệt dự án.
Nghiệm thu và thanh toán các sản phẩm của hợp đồng trong công tác chuẩn bị đầu tư theo đúng tiến độ.
- Công tác thực hiện quản lý dự án
Giám sát chất lượng, tiến độ, nghiệm thu và thanh toán các hợp đồng liên quan đến công tác thực hiện dự án theo đúng tiến độ.
Tổ chức thẩm tra, thẩm định thiết kế bản vẽ thi công - dự toán. Yêu cầu đơn vị tư vấn hoàn chỉnh hồ sơ thiết kế - dự toán sau khi được thẩm định.
Hoàn chỉnh đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định để trình Chủ đầu tư phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công - dự toán công trình. (Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công - dự toán công trình khi trình Chủ đầu tư phê duyệt phải được chủ nhiệm công trình và cán bộ thẩm định ký xác nhận đóng dấu thẩm đinh theo quy định).
Phối hợp với bộ phận Kế hoạch hoàn chỉnh các thủ tục tổ chức lựa chọn nhà thầu thực hiện các gói thầu của dự án.
Hoàn chỉnh hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra thông báo khởi công xây dựng công trình.
Quản lý các đơn vị trong quá trình thực hiện dự án như: Đơn vị thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị công trình; các đơn vị Tư vấn giám sát; đơn vị thí nghiệm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức nghiệm thu công việc xây dựng: nghiệm thu bộ phận, giai đoạn thi công và nghiệm thu toàn bộ công trình đưa vào khai thác sử dụng theo đúng quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng hiện hành của Nhà nước, kiểm tra xác nhận khối lượng hoàn thành và hoàn chỉnh thủ tục thanh quyết toán kịp thời các đơn vị thực hiện.
Quản lý chặt chẽ kinh phí trong dự toán được duyệt theo đúng các quy đinh hiện hành của Nhà nước. Trong quá trình quản lý thực hiện; dự án có thay đổi, bổ sung thiết kế phải báo cáo kịp thời cho lãnh đạo xử lý, trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết định. Khi được phép điều chỉnh bổ sung thiết kế phải khẩn trương hoàn chỉnh đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định để trình Chủ đầu tư phê duyệt điều chỉnh bổ sung thiết kế bản vẽ thi công – dự toán công trình.
Kiểm tra, xác nhận hồ sơ hoàn công công trình, hoàn chỉnh các thủ tục đảm bảo đủ điều kiện để tổ chức nghiệm thu công trình, hạng mục công trình hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
- Bàn giao công trình và quyết toán dự án.
Tổ chức bàn giao cho đơn vị sử dụng và các cơ quan có liên quan để đưa công trình vào khai thác sử dụng sau khi dự án được nghiệm thu hoàn thành.
Tiến hành lập hồ sơ quyết toán, hồ sơ kiểm toán chuyển bộ phận kế toán tài vụ theo trình tự phục vụ quyết toán dự án hoàn thành.
Đối với Bộ phận Kế toán tài vụ:
* Nhiệm vụ của bộ phận Kế toán tài vụ.
Quản lý các nguồn vốn đầu tư: bao gồm vốn Ngân sách thành phố, Ngân sách huyện và nguồn vốn khác. Quản lý công tác thu chi thường xuyên của Ban QLDA. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành chế độ chính sách quản lý tài chính về đầu tư xây dựng và của đơn vị.
Tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu về quản lý tài chính của Ban. Thực hiện quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành. Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và các đơn vị có liên quan.
* Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận Kế toán tài vụ. Quyền hạn của bộ phận Kế toán tài vụ:
Từ chối việc thanh toán cho các đơn vị khi chưa hoàn chỉnh đủ thủ tục theo chế độ quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành.
Không thực hiện thanh toán cho đơn vị thi công khi chất lượng công trình không đảm bảo (có kết luận của các đoàn thanh tra, kiểm tra).
Kịp thời báo cáo lãnh đạo Ban những tồn tại vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ.
Trách nhiệm của bộ phận Kế toán tài vụ:
Quản lý các nguồn vốn đầu tư: bao gồm vốn ngân sách Thành phố, ngân sách huyện và nguồn vốn khác đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đúng mục đích, đúng quy định hiện hành. Quản lý tình hình chi phí, sử dụng và thanh toán vốn đầu tư theo đúng quy định hiện hành về công tác quản lý đầu tư và xây dựng. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành chế độ chính sách quản lý tài chính về đầu tư xậy dựng và của đơn vị. Thực hiện quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành theo quy định hiện hành về quyết toán vốn đầu tư.
Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và các đơn vị liên quan.
4.4.2.2. Giải pháp thứ 2: Giải pháp hoàn thiện quản lý tiến độ
Lập và quản lý kế hoạch chi tiết cho toàn bộ dự án từ bước chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc dự án:
Việc lập kế hoạch cho dự án của Ban QLDA nhiều khi còn rất thụ động, nặng cảm tính, thiếu cơ sở khoa học. Mặt khác, trong quá trình quản lý dự án đầu tư xây dựng, Ban QLDA nhìn chung chỉ chú trọng đến việc hoàn thành đúng tiến độ mà chưa thực sự quan tâm đến vấn đề đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án vượt kế hoạch. Hiện nay, các quy định của nhà nước về trình tự, thời gian đã tương đối rõ ràng, minh bạch do đó đã có đầy đủ cơ sở để lập kế hoạch thực hiện cho toàn bộ dự án.
Sau đó, để xác định được thời gian thực hiện một công tác cần phải căn cứ vào khối lượng và tính chất của công việc đó để biết được cần bao nhiêu thời gian. Đối với công tác có liên kết với công tác trước nó thì ta mặc định là kế tiếp nhau.
Trên cơ sở bảng tiến độ và tổng thời gian, ta có thể điều tiết tiến độ của từng công việc nhỏ trong toàn bộ quá trình quản lý dự án. Trong thực tế, giai đoạn chuẩn bị đầu tư của mỗi dự án đầu tư xây dựng thường rất dài, cá biệt có dự án lên tới hàng năm. Vì thế việc cân đối lại thời gian giữa các giai đoạn của dự án là rất cần thiết. Để làm được điều này, Ban QLDA cần:
Rút ngắn thời gian thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư bằng cách: Một mặt giám sát chặt chẽ công tác khảo sát xây dựng để sản phẩm báo cáo khảo sát được
lập đầy đủ và chính xác. Mặt khác, đẩy nhanh tiến độ công tác lập dự án. Đặc biệt đối với các dự án có quy mô nhỏ nên lựa chọn đơn vị tư vấn có đủ 2 chức năng khảo sát và thiết kế để thực hiện một cách đồng bộ.
Để đảm bảo công tác giám sát về tiến độ trước hết phải lập kế hoạch về tiến độ cho từng hạng mục cũng như trong toàn dự án đầu tư xây dựng. Kinh nghiệm quản lý dự án cho thấy việc tính toán thời gian cho từng hạng mục trong các dự án đầu tư xây dựng tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Thường Tín chỉ đơn giản là dự trù thời gian trên những công việc tương tự đã thực hiện từ các dự án đã thực hiện trước đó. Do vậy, việc áp dụng phương pháp hiện đại trong việc tính toán thời gian cho các dự án đầu tư xây dựng là cần thiết. Một trong những kỹ thuật cơ bản để lập kế hoạch quản lý dự án là kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM), bao gồm 6 bước cơ bản được áp dụng chung:
- Xác định tất cả các công việc cần thực hiện của dự án. - Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc. - Vẽ sơ đồ mạng các công việc.
-Tính toán thời gian và chi phí ước tính cho từng công việc dự án. - Tính thời gian dự trữ cho các công việc và sự kiện của dự án.
- Xác định đường găng (thời gian sớm nhất để hoàn thành dự án), tính thời gian thực hiện toàn bộ dự án.
Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp cho Ban QLDA không những quản lý được tiến độ thực hiện dự án mà còn có thể đẩy nhanh được tiến độ thực hiện dự án.
Khi đã có biểu đồ tiến độ công việc không có nghĩa là đảm bảo được dự án hoàn thành theo đúng tiến độ. Để biểu đồ tiến độ phát huy hết hiệu quả trong thực tế quản lý, Ban QLDA phải luôn xác định được vai trò quan trọng của giám sát. Để công tác giám sát được chặt chẽ và hiệu quả, Ban QLDA cần thực hiện các biện pháp sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối với các nhà thầu được lựa chọn cần phải thực hiện các cam kết quy định những mức phạt cụ thể đối với từng trường hợp làm chậm tiến độ công trình.
- Ban QLDA cần có trách nhiệm hỗ trợ cần thiết đối với các nhà thầu trong quá trình thực hiện công việc khi họ gặp phải những khó khăn do những nguyên nhân khách quan từ bên ngoài.
- Để phát huy hiệu quả của công tác quản lý tiến độ, trong hợp đồng phải quy định cụ thể việc xử phạt đối với việc vi phạm tiến độ để các bên liên quan nghiêm túc thực hiện.
- Trong quá trình triển khai thi công cần phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương tại vị trí thi công đề tháo ngỡ những vướng mắc về mặt bằng.
- Kịp thời gửi các kiến nghị lên cơ quan cấp trên khi có vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án.
- Đối với nhà thầu thi công yêu cầu phải lập bảng tiến độ thi công và phải có chế tài phạt hợp đồng nếu nhà thầu thi công làm chậm tiến độ thi công.
- Yêu cầu nhà thầu tư vấn giám giát phải thường xuyên đôn đốc tiến độ thi công và chất lượng công trình. Nếu nhà thầu tư vấn giám sát không hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà chủ đầu tư giao thì cũng cần có biện pháp phạt hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng.
4.4.2.3. Giải pháp thứ 3: tăng cường quản lý chất lượng công trình
Thực hiện quản lý chất lượng công trình toàn diện trong suốt quá trình quản lý dự án đầu tư xây dựng.
Quản lý chất lượng công trình là một việc rất phức tạp và cần được thực hiện từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi công trình đã được đưa vào sử dụng. Vì thế để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng các dự án đầu tư xây dựng, Ban QLDA cần:
- Lựa chọn nhà tư vấn trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tư vấn lập quy hoạch; tư vấn khảo sát xây dựng, Tư vấn lập dự án, Tư vấn thiết kế) có năng lực