Quản lý chi NSNN phải theo một chu trình. Một chu trình ngân sách gồm ba khâu nối tiếp nhau: Lập dự toán chi ngân sách, chấp hành ngân sách, quyết toán ngân sách. Chu trình ngân sách thường bắt đầu từ trước năm ngân sách và kết thúc sau năm ngân sách. Trong một năm ngân sách đồng thời diễn ra cả ba khâu của chu trình ngân sách đó là: chấp hành ngân sách của chu trình ngân sách hiện tại; quyết toán ngân sách của chu trình ngân sách trước đó và lập ngân sách cho chu trình tiếp theo.
2.1.3.1. Công tác lập, duyệt và phân bổ dự toán
Lập dự toán căn cứ vào chủ trương đường lối, chính sách phát triển kinh tế của địa bàn; căn cứ vào các định mức chi NSNN; căn cứ vào việc đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ năm trước. Dự toán được lập dựa vào mục lục NSNN hiện hành.
Phòng kế toán giáo dục sau khi xem xét dự toán do các trường gửi lên sau đó tổng hợp lại. Sau khi tổng hợp dự toán gửi phòng Tài chính - Kế hoạch trình lên UBND huyện và Sở tài chính.
Dựa vào định mức chi đã được duyệt, dựa vào khả năng nguồn kinh phí có
thể dành cho sự nghiệp giáo dục, phòng Tài chính huyện có nhiệm vụ cấp phát NSNN cho các đợn vị giáo dục trong huyện theo đúng dự toán được duyệt (Vũ Thị Nhài, 2012).
2.1.3.2. Chấp hành chi ngân sách nhà nước
Chấp hành ngân sách là bước tiếp theo và quan trọng, có ý nghĩa quyết định tới quản lý ngân sách. Nếu khâu lập kế có thể triển khai và thực hiện hay không là tùy vào khâu chấp hành ngân sách. Việc chấp hành ngân sách đúng đắn là tiền đề quan trọng bảo đảm điều kiện để thực hiện các khoản thu, chi đã ghi trong kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, tránh mất cân đối ngân sách. Thực chất chấp hành dự toán ngân sách huyện là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính nhằm thực hiện các chỉ tiêu
thu, chi trong dự toán ngân sách đã được phê duyệt.
• Yêu cầu đặt ra đối với quá trình chấp hành dự toán NSNN
- Đảm bảo phân phối nguồn kinh phí một cách hợp lý tập trung có trọng điểm trên cơ sở dự toán chi đã được duyệt.
- Đảm bảo việc cấp phát kinh phí kịp thời, chặt chẽ, cấp phát theo đúng đinh mức được duyệt.
- Trong quá trình cấp phát NSNN đòi hỏi phải có sự giám sát, điều phối chặt chẽ giữa các cơ quan nhất là giữa phòng Tài chính - Kế hoạch với Kho bạc Nhà nước.
• Tổ chức chấp hành
- Việc cấp phát kinh phí: Dựa trên cơ sở dự toán được duyệt, Phòng tài chính gửi thông báo hạn mức kinh phí cho các trường học trên địa bàn huyện và thông báo với Kho bạc nhà nước. Bảng thông báo này ghi chi tiết hạn mức được phân bổ theo thời gian từng tháng, từng quý. Theo nhu cầu chi tiêu của đơn vị mình, các đơn vị rút hạn mức kinh phí từ Kho bạc về chi tiêu.
- Các đơn vị phải mở tài khoản hạn mức tại Kho bạc nhà nước. Ngoài ra còn phải mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc để thực hiện các khoản giao dịch cần thiết khác (tiền học phí). Các đơn vị thụ hưởng còn có nhiệm vụ báo cáo định kỳ tình hình thực hiện chi NSNN gửi lên cơ quan tài chính (Vũ Thị Nhài, 2012).
2.1.3.3. Quyết toán chi, kiểm tra và giám sát chi ngân sách nhà nước cho sự nghiệp giáo dục
Quyết toán chi ngân sách nhà nước là khâu cuối cùng của quản lý chi NSNN, từ việc tổng hợp, phân tích, đánh giá các khoản chi NSNN.
a. Nội dung công tác quyết toán chi ngân sách
+ Lập báo cáo quyết toán
+ Thẩm tra và phê duyệt quyết toán
+ Công khai tài chính
+ Kiểm tra, giám sát chi NSNN
b. Yêu cầu đối với công tác quyết toán
+ Các đơn vị dự toán phải lập đầy đủ các báo cáo quyết toán và gửi các báo cáo này kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng chếđộquy định.
+ Số liệu trong các báo cáo phải đảm bảo tính chính xác, số liệu trên sổ
sách kế toán của mỗi đơn vị phải đảm bảo cân đối, khớp với số liệu của phòng tài chính và của kho bạc. Nội dung các báo cáo phải đúng mục lục NSNN.
c. Quy trình lập gửi, xét duyệt báo cáo quyết toán
+ Đối với đơn vị thụhưởng: Sau khi thực hiện xong công tác khoá sổ vào
ngày 31/12, đơn vị mới được tiến hành lập báo cáo quyết toán năm để gửi lên phòng Tài chính - Kế hoạch.
+ Đối với Phòng Tài chính - Kế hoạch: Có trách nhiệm xét duyệt quyết
toán năm và thông báo kết quả quyết toán năm cho các đơn vị trường học. Trong quá trình quyết toán, cơ quan tài chính có quyền xuất toán thu hồi các khoản chi
không đúng chếđộ và không có trong dựtoán được duyệt. Đồng thời ra lệnh nộp các khoản không đúng chếđộ này vào kho bạc nhà nước.
+ Sau khi đã thẩm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán của các đơn vị dự
toán, phòng Tài chính- Kế hoạch tiến hành tổng hợp báo cáo quyết toán NSNN
trình lên cơ quan cấp trên có thẩm quyền (Vũ Thị Nhài, 2012).