môi trường đô thị Hà Nội - Chi nhánh Hoàn Kiếm
Qua phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại đơn vị trong các năm qua, chúng tôi nhận thấy vẫn còn một số vấn đề hạn chế làm ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân lực cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị nhân lực trong môi trường kinh doanh hiện nay và nhu cầu hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại đơn vị là rất cần thiết. Với mong muốn ít nhiều hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Chi nhánh Hoàn Kiếm nhằm mục đích ổn định và phát triển lực lượng lao động, đồng thời đưa đơn vị ngày càng phát triển lớn mạnh và bền vững, tác giả xin được đưa ra một số giải pháp như sau:
4.4.3.1. Hoàn thiện công tác hoạch định
Theo định hướng và mục tiêu phát triển của đơn vị, trong thời gian tới mở rộng thị phần ở các tỉnh miền Trung lên 30%. Đây là mục tiêu đầy tham vọng doanh thu. Hiện tại kinh doanh của đơn vị tại các khu vực này hoạt động còn rất hạn chế, chỉ phân phối hệ thống bán lẻ với số lượng nhỏ. Do đó trong thời gian tới đơn vị cần có kế hoạch bổ sung nhân lực về chuyên môn như: Kinh tế (Marketing, quản trị…), Kỹ thuật (điện, cơ khí, tự động).
Cụ thể trong năm 2017 bổ sung thêm 1-2 nhân viên kinh doanh, lựa chọn 1 nhân viên làm quản lý và đại diện cho đơn vị (nhân viên này được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, có kinh nghiệm, phù hợp với khả năng quản lý và có khả năng đấu thầu). Có trách nhiệm báo cáo, chiu trách nhiệm đối với đơn vị.
Năm 2017-2020 bổ sung thêm 4-5 nhân viên kinh doanh. Theo tác giả những nhân viên kinh doanh nên tuyển chọn tại Hà Nội, nếu có thể thì nhân viên quản lý đó là nhân viên tại đơn vị. Còn tại đơn vị thì căn cứ vào số nhân viên đến tuổi nghĩ hưu mà có kế hoạch nhân sự cho hợp lý. Do trong bộ phận sản xuất thường nghỉ đột xuất do đó công tác hoạch định phải đi trước một bước nghĩa là phải có kế hoạch bổ sung nhân sự trước, để có thể chủ động trong các tình huống.
4.4.3.2. Công tác phân tích công việc
Hiện nay hầu hết các phòng ban của đơn vị thuộc Chi nhánh Hoàn Kiếm chưa có hệ thống phân tích công việc, chỉ thực hiện theo tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ và hệ thống cấp bậc kỹ thuật chức danh một cách chung chung, không chi tiết và cụ thể. Sau đây tác giả xin đề xuất giải pháp trong việc phân tích công việc tại đơn vị như sau:
Công việc trước mắt và cần phải làm ngay là phải xây dựng bảng mô tả công việc, và bảng tiêu chuẩn công việc tại những vị trí công nhân sản xuất, công nhân sửa chữa … (các vị trí này rất quan trọng cho sự phát triển của đơn vị trong mọi tình huống do đó Lãnh đạo đơn vị phải thực sự quan tâm) tại các vị trí này thì số lượng nhân viên thường hay biến động do nhiều yếu tố, và khi xây dựng được hai 2 bảng trên sẽ giúp cho Lãnh đạo đơn vị có cách nhìn khách quan về công việc tại các vị trí này, và từ đó đơn vị có thể linh động bằng cách bố trí công việc phù hợp với từng lao động, nếu cần thì phải đào tạo và phương pháp đào tạo như thế nào đồng thời cải thiện điều kiên làm việc, tăng lương, phụ cấp, thưởng và có các chính sách động viên hợp lý giúp cho họ gắn bó lâu dài hơn với đơn vị. Tuy nhiên quá trình xây dựng bảng phải thực hiện nghiêm túc và có sự chỉ đạo của Ban giám đốc đơn vị, cũng như phối hợp giữa các phòng ban để có được các thông tin chính xác, đầy đủ… Sau đó tiếp tục lập bảng cho các vị trí còn lại của đơn vị đây là sơ sở cho việc tuyển dụng của đơn vị trong thời gian sắp tới
Tên cá nhân: Nguyễn Văn A
Chức danh công việc: Trưởng phòng
Bảng 4.14. Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc
STT CHỈ TIÊU
A Phần mô tả công việc I Trách nhiệm:
- Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực tổ chức bộ máy nhân sự của đơn vị.
II
Các nhiệm vụ chính:
- Theo dõi và triển khai thực hiện các mặt về tuyển dụng, đào tạo, thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động. Đồng thời tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản trị, đảm bảo điều kiện làm việc và phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Yêu cầu tiêu chuẩn:
- Hoàn thành nhiệm vụ mà Ban giám đốc giao.
- Đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước và nội quy của đơn vị.
III
Các nhiệm vụ phụ:
Thực hiện và tham gia các công tác phong trào thuộc Đoàn thể do đơn vị tổ chức.
IV Các mối quan hệ: - Lãnh đạo đơn vị
- Các Bộ bộ phận trực thuộc đơn vị.
V Quyền hạn: Theo dõi và triển khai thực hiện các mặt về tổ chức hành chính, tuyển dụng, đào tạo, chính sách đối người lao động.
VI Các điều kiện làm việc:
- Thiết bị làm việc: máy vi tính. - Môi trường làm việc: Bình thường. - Giờ làm việc: Hành chính.
VII Quyền lợi: - Được hưởng các quyền lợi theo luật lao động.
B Mô tả tiêu chuẩn công việc (Yêu cầu về chuyên môn và các kỹ năng) VIII Yêu cầu trình độ học vấn: - Cử nhân kinh tế
IX
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng:
- Sử dụng được máy vi tính văn phòng (Word, Excel, Access..) - Ngoại ngữ: trình độ B Anh văn
- Am hiểu chuyên môn và có kỹ năng trong quản lý nhân sự. - Am hiểu các quy định, chính sách, chế độ do Nhà Nước ban hành.
X Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc: Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn.
XI Yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc: Đảm bảo sức khỏe. C Đánh giá mức hoàn thành công việc
Mức 1 Hoàn thành xuất sắc các công việc được giao. Mức 2 Hoàn thành các công việc được giao.
Mức 3 Không hoàn thành một trong các công việc được giao.
Mức 4 Không hoàn thành các công việc được giao làm ảnh hưởng đến đơn vị.
Nguồn: tác giả đề xuất
4.4.3.3. Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực
- Đơn vị mở rộng chính sách tuyển dụng rộng rãi sẽ thu hút được nhiều tri thức, việc thu hút và sử dụng có hiệu quả cả hai nguồn nhân lực được đào tạo bên trong và bên ngoài có ý nghĩa lớn lao trong việc bổ sung tri thức, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ nhau trong công việc phát triển hoạt động kinh doanh.
- Thu hút và khai thác hợp lý nguồn nhân lực bên ngoài và điều kiện thuận lợi của đơn vị có đặc điểm là một trong những đơn vị đứng hàng đầu về vệ sinh môi trường, cung cấp các thiết bị môi trường ở toàn quận Hoàn Kiếm và các vùng phụ cận. Vị trí nằm ở gần các trường Đại học, Cao đẳng, trung cấp nghề và gần các khu Công nghiệp do đó tập trung nhiều tri thức, đây là nguồn chất xám rất đáng trân trọng.
- Trong thời gian tới tạo mối liên kết giữa đơn vị và các trường đào tạo nghề, Cao đẳng, Đại học, giới thiệu cho sinh viên thực tập, nghiên cứu, đây là một cơ hội giúp cho đơn vị tìm được ứng viên phù hợp cho đơn vị. Tận dụng nguồn ứng viên này đơn vị sẽ đỡ mất thời gian, và chi phí đào tạo, việc bố trí lao động cũng dễ dàng hơn, hiệu quả công việc cao hơn.
- Tăng cường quảng cáo trên báo, đài, ti vi và trang web…
- Đưa ra những chính sách đãi ngộ: mức lương phù hợp, thưởng theo năng lực làm việc, phụ cấp cho những công nhân xa nhà (có xe đưa rước, hỗ trợ tiền xe…), tổ chức ngày hội cho cán bộ công nhân viên vui chơi giải trí các khu du lịch vào những ngày lễ. Để đảm bảo hiệu quả trong công tác tuyển dụng, tránh sai sót trong việc bố trí công việc sau này, tác giả đề xuất quy trình tuyển dụng theo các bước sau:
Sơ đồ 4.2. Quy trình tuyển dụng
Nguồn: tác giả đề xuất Kiểm tra duyệt
Kế hoạch tuyển dụng
Loại
Thông báo tuyển dụng
Nhận hồ sơ
Phỏng vấn
Tuyển dụng Nhu cầu tuyển dụng
Thử việc
Ký hợp đồng
Loại
Loại
Sơ đồ 4.2 cho thấy:
- Sơ tuyển hồ sơ: Sau khi đã thông báo nhu cầu tuyển nhân sự, phòng tổ chức hành chính tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ chủ yếu là kiểm tra tính đầy đủ, tính sát thực của hồ sơ dựa vào các yêu cầu cụ thể trong thông báo tuyển dụng để lựa chọn hồ sơ phù hợp. Phòng tổ chức lên danh sách các ứng viên đạt tiêu chuẩn sơ tuyển trình chủ tịch hội đồng tuyển dụng để lên lịch phỏng vấn trực tiếp, sau đó cán bộ phụ trách tuyển dụng liên hệ với các ứng viên để đặt lịch phỏng vấn trực tiếp.
- Xét tuyển: Hội đồng tuyển dụng tiến hành xét tuyển, phỏng vấn về chuyên môn, các kỹ năng mềm (nếu cần). Kết thúc phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ họp thống nhất các ứng viên trúng tuyển và lập danh sách trình Giám đốc phê duyệt.
- Ký kết hợp đồng: Phòng tổ chức hành chính căn cứ danh sách ứng viên trúng tuyển đã được phê duyệt để liên hệ thông báo trúng tuyển và mời các ứng viên tới thỏa thuận ký hợp đồng. Khi người lao động ký hợp đồng, phòng tổ chức hành chính hướng dẫn người được tuyển dụng học tập quy chế, điều lệ và các nội quy, quy định của công ty và được sắp xếp vào vị trí làm việc theo yêu cầu của đơn vị cần tuyển để thử việc. Thời gian thử việc công ty sẽ bố trí người hướng dẫn, đào tạo hay đào tạo lại theo kiểu chỉ dẫn, kèm cặp
- Đối với các lao động phổ thông, công nhân nghề công ty quy định thử việc từ 1 tuần đến 1 tháng tùy từng vị trí công việc.
- Đối với các lao động cần trình độ chuyên môn từ cao đẳng trở lên công ty thử việc tối đa 2 tháng. Các trường hợp có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên công ty thử việc 1 tháng.
- Đối với các trường hợp được lãnh đạo công ty trực tiếp mời về làm việc thì không phải thử việc mà công ty sẽ ký hợp đồng dài hạn ngay.
- Khi người lao động làm việc hết thời gian thử việc, phải làm báo cáo thử việc, có đánh giá nhận xét của người trực tiếp hướng dẫn và người phụ trách. Phòng tổ chức hành chính xem xét cụ thể từng trường hợp, rồi báo cáo lên Giám đốc công ty quyết định tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động hay chấm dứt hợp đồng lao động.
Bảng 4.15. Nội dung thủ tục của quy trình tuyển dụng
TT TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG
1 Trưởng các bộ phận
* Căn cứ yêu cầu, mục tiêu, định hướng sản xuất kinh doanh của các đơn vị như:
- Tăng thị phần, mở rộng thị trường - Thay đổi cơ cấu tổ chức
- Thay thế lao động nghỉ việc Trưởng các bộ phận phải: - Lập phiếu đề xuất tuyển dụng * Xác định đối tượng tuyển dụng Trình Giám đốc phê duyệt.
2 Giám đốc
- Đồng ý: Chuyển Phòng Tổ chức – Hành chính lập kế hoạch tuyển dụng
- Không đồng ý: Do yêu cầu chưa hợp lý, trả lại các bộ phận, đơn vị
3 Phòng Tổ chức – Hành chính
- Tổng hợp các phiếu đề xuất tuyển dụng của các đơn vị đã được Giám đốc phê duyệt và lên kế hoạch tuyển dụng - Làm văn bản thông báo tuyển dụng trình Giám đốc phê duyệt (chức danh công việc, tiêu chuẩn cụ thể sẽ được ghi trong thông báo tuyển dụng).
- Thông báo nội bộ để tiếp nhận các đối tượng ưu tiên như: vợ, chồng, con, em cán bộ công nhân viên … - Đăng báo tuyển dụng các đối tượng khác mà ưu tiên nội bộ không có.
- Tiếp cận với các trường đào tạo để tuyển dụng. - Tiếp nhận xem xét hồ sơ
* Đạt: chuyển cho trưởng các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng phỏng vấn.
* Không đạt: trả lại hồ sơ cho người tham gia tuyển dụng. 4 Trưởng các bộ phận sử dụng lao động phòng Tổ chức – Hành chính
- Phỏng vấn, kiểm tra tay nghề (lý thuyết và thực hành) tuỳ trường hợp cụ thể:
- Đạt : lập danh sách đề nghị Giám đốc tuyển dụng thử việc (60 ngày đối với lao động kỹ thuật, 30 ngày đối với lao động phổ thông).
- Không đạt: Thông báo không tuyển dụng 5 Giám đốc - Gặp người được tuyển dụng - Quyết định tuyển dụng
6 Trưởng các bộ phận - Thử việc, đào tạo ban đầu - Đạt đề nghị làm hợp đồng lao động - Không đạt thông báo nghỉ việc
7 Giám đốc phòng Tổ chức – Hành chính
- Soạn thảo hợp đồng lao động
- Ký hợp đồng lao động tùy theo đối tượng để xác định thời gian 12 tháng, 36 tháng hoặc lao động không xác định thời hạn.
4.4.3.4. Công tác đào tạo – phát triển nhân lực
Trước tiên công ty phải rà soát tất cả các vị trí làm việc của nhân viên, xem cách bố trí công việc hợp lý chưa, chưa thì thuyên chuyển công tác, đào tạo hoặc đào tạo lại.
Đối với bộ phận phòng kinh doanh
- Rà soát lại trình độ chuyên môn của từng nhân viên trong phòng, kết quả công việc thực hiện của từng nhân viên đạt ở mức nào, vì hiện giờ ngoài trình độ chuyên môn là về kinh tế, marketing thì có nhiều nhân viên trong phòng chuyên môn là kỹ thuật như : điện, công nghệ tự động, cơ khí…
- Đào tạo và bồi dưỡng cho các nhân viên trong phòng các lớp đào tạo ngắn hạn về kỹ năng trình chiếu trên máy tính, kỹ năng tham gia đấu thầu. Đây là các kỹ năng cần phải có để giúp cho nhân viên phòng kinh doanh hoàn thiện mình hơn, đem lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn cho đơn vị.
Đối với bộ phận sản xuất
Thời gian qua Công tác đào tạo và phát triển nhân lực tương đối đáp ứng yêu cầu của đơn vị. Hàng năm đơn vị thực hiện việc đào tạo cho các nhân viên trực tiếp sản xuất bằng việc thi tay nghề, nâng bậc thợ, hiện nay đơn vị đang đào tạo tại nơi làm việc bằng chính các kỹ sư, chuyên viên có trình độ của đơn vị. Tuy nhiên theo tác giả đề xuất trong thời gian tới đơn vị nên thực hiện giải pháp như sau:
Phối hợp giữa đơn vị đào tạo nghề có uy tín (Trường đại học giao thông vận tải, đại học tài nguyên môi trường, Trường Cơ điện…). Cùng với đội ngũ cán bộ kỹ thuật tại đơn vị để lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên trong đơn vị mình. Việc phối hợp này sẽ có nhiều ưu điểm sau:
- Giáo trình sẽ đa dạng hơn, sinh động hơn.
- Học viên dễ dàng trao đổi thảo luận với giáo viên trung tâm hơn là các Cán bộ kỹ thuật trong đơn vị.
- Đánh giá kết quả học tập sẽ khách quan hơn.
Ngoài ra trong quá trình đào tạo các Cán bộ kỹ thuật và các giảng viên trung tâm sẽ có nhiều cơ hội giao lưu học hỏi. Đây là cơ hội để các cán bộ kỹ thuật trong đơn vị và các giảng viên có điều kiện trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau.
Mẫu bảng 4.1. Đánh giá hiệu quả đào tạo
HỌ TÊN NHÂN VIÊN :………..………
BỘ PHẬN:………...……
KHOÁ ĐÀO TẠO:………...
TÊN GIẢNG VIÊN:………...…
THỜI GIAN ĐÀO TẠO:……….…. 1. Lý do tham gia khoá đào tạo:
Yêu cầu công việc Được cử đi
Sở thích cá nhân Nguyên nhân khác
Hãy cho biết mức độ đồng ý của bạn với các nội dung sau đây về khóa đào tạo và giảng viên: (1: Hoàn toàn không đồng ý, 2: Không đồng ý, 3: Không ý kiến, 4: Đồng ý, 5: Hoàn toàn đồng ý)
Đánh dấu “X” vào câu trả lời 1 2 3 4 5