3.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty môi trường đô thị Hà Nội – Chi nhánh Hoàn Kiếm
Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC NỘI CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH VĂN PHÒNG ĐỘI XE 09 TỔ THU GOM PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG & ĐIỀU HÀNH SẢN XUẤT TỔ XE VẬN CHUYỂN VÀ SỬA CHỮA TỔ BẢO VỆ PHÓ GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG
Cơ cấu bộ máy của đơn vị được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng: tức là chia các hoạt động thành các bộ phận chức năng. Nó góp phần không nhỏ trong việc giúp đơn vị thích ứng được với tình hình biến đổi của thị trường, đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội hiện nay. Quản lý trong đơn vị được thực hiện theo nguyên tắc thủ trưởng. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của đơn vị. Các Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc giải quyết các vấn đề chủ yếu trong lĩnh vực chuyên môn và phụ trách các phòng ban, tổ sản xuất có liên quan.Các phòng nghiệp vụ được chuyên môn hóa theo chức năng quản lý và có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc đề ra các quyết định quản lý. Đồng thời thực hiện việc theo dõi, hướng dẫn các đơn vị sản xuất cấp dưới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ được phân công.
Giám đốc
Là người điều hành công việc kinh doanh - sản xuất hàng ngày của đơn vị, chịu sự giám sát của ban giám đốc Công ty, hội đồng quản trị công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phó giám đốc
Là người giúp giám đốc về từng mặt công tác do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những quyết định của mình. Phó giám đốc được quyền thay giám đốc giải quyết những công việc theo giấy ủy quyền của giám đốc và phải báo cáo lại những công việc đã giải quyết với giám đốc.
3.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
a. Phòng tổ chức - hành chính
- Chức năng
Là phòng quản lý chuyên môn nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, quản lý lao động, quản trị cơ sở vật chất, chăm lo sức khỏe đời sống cho các cán bộ công nhân viên và bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn trong đơn vị.
- Nhiệm vụ
+ Nghiên cứu tham mưu công tác tổ chức quản lý lao động, thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các chế độ theo đúng chính sách của nhà nước và quy định của công ty.
+ Tham mưu công tác nhân sự gồm: tuyển dụng, sắp xếp, điều động, huấn luyện, quản lý hồ sơ và công tác an toàn lao động theo quy định của công ty. + Tham mưu về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. Là thường trực hội đồng thi đua đơn vị.
+ Tiếp nhận công văn, đề xuất với Giám đốc về việc giải quyết công văn. In ấn tài liệu, quản lý con dấu, giao, nhận và lưu giữ công văn.
+ Giao dịch tiếp khách, giải quyết thắc mắc khiếu lại của mọi công dân. + Quản trị toàn bộ vật chất trong văn phòng đơn vị.
+ Giữ gìn an ninh trật tự, bảo vệ tài sản trụ sở điều hành sản xuất đơn vị và khu vực đội xe.
+ Phối hợp cùng chính quyền địa phương giữ gìn an ninh trật tự xung quanh khu vực quản lý của đơn vị.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi giám đốc giao.
b. Phòng tài chính kế toán
- Chức năng
Là phòng chuyên môn nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc xí nghiệp về công tác tài chính kế toán, đảm bảo cân đối nguồn tài chính đơn vị và thu, chi đúng nguyên tắc, đúng chế độ của nhà nước và Công ty, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của đơn vị.
- Nhiện vụ
+ Lập và thực hiện kế hoạch tài chính theo niên độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Nghiên cứu tham mưu, kiểm tra, đề xuất những vấn đề thuộc chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến: công tác tài chính, kế toán nhằm thực hiện đúng pháp lệnh kế toán của nhà nước và các quy định hiện hành của nhà nước và của Công ty. + Xây dựng quy chế thu, chi, quản lý tài chính, hệ thống tài chính, hệ thống tài khoản và bảo quản các hồ sơ tài liệu về tài chính, kế toán, thống kê theo quy định, tiến tới từng bước đưa công tác tài chính kế toán, thống kê của đơn vị bằng hệ thống máy vi tính đảm bảo tính khoa học trong quản lý. Thực hiện hạch toán đúng tiến độ, đúng quy định và quy chế của Nhà nước và Công ty.
công tác tài chính kế toán lien quan đến đơn giá phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vi.
+ Xây dựng đơn giá sản phẩm của đơn vị, kiểm tra đề xuất những vấn đề có liên quan đến đơn giá phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. + Quản lý kinh phí thu được của các dịch vụ vệ sinh theo quy định. Đôn đốc thực hiện thanh quyết toán công nợ với khách hang kịp thời, đầy đủ.
+ Thanh quyết toán theo kế hoạch sản xuất với Công ty và các bộ phận của Chi nhánh.
+ Tham mưu về công tác tổ chức quản lý và sắp xếp, bổ nhiệm, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ nhân viên kế toán, thống kê trong đơn vị.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi giám đốc giao.
c. Phòng kinh doanh
- Chức năng
Là phòng chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu cho Giám đốc đơn vị về lĩnh vực kế hoạch sản xuất, lĩnh vực kinh doanh và lĩnh vực quản lý vật tư của đơn vị theo đúng pháp luật và các quy định hiện hành.
- Nhiệm vụ
+ Làm tham mưu, lập kế hoạch kinh tế - xã hội, kế hoạch sản xuất dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của đơn vị theo đúng chủ trương đường lối pháp luật của Nhà nước, đơn vị.
+ Tham mưu cho Giám đốc đơn vị các biện pháp tổ chức, điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở phát huy khai thác mọi tiềm năng của đơn vị nhằm mục tiêu đảm bảo vệ sinh môi trường trên địa bàn đơn vị quản lý.
+ Tham mưu cho Giám đốc đơn vị trong lĩnh vực ký kết hợp đồng kinh tế với Công ty và thực hiện nhiệm vụ ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị nội bộ. Tổng hợp hồ sơ nghiệm thu A-B với các phòng nghiệp vụ Công ty làm cơ sở thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế và nghiệm thu nội bộ.
+ Tham gia tư vấn và xây dựng một số dự án đàu tư, phát triển thuộc các nguồn vốn của đơn vị, tham gia xây dựng các đinh mức, đơn giá, quy trình công nghệ thuộc lĩnh vực thuộc lĩnh vực sản xuất của đơn vị.
+ Thống kê, tổng hợp báo cáo thường xuyên, định kỳ về công tác kế hoạch sản xuất, các hoạt động điều phối sản xuất nội bộ của đơn vị.
+ Phối kết hợp với các phòng, ban nghiệp vụ của đơn vị để thực hiện các chương trình công tác phục vụ cho sản xuất kinh doanh của đơn vị cũng như các tổ chức sản xuất.
+ Lập hồ sơ khảo sát hiện trạng, dự án quyết toán sửa chữa các hạng mục của nhà vệ sinh công cộng.
+ Xây dựng chiến lược kinh doanh của đơn vị.
+ Tổ chức mạng lưới kinh doanh trên thị trường và ngoài Thành phố.
+ Nghiên cứu đề xuất các cơ chế chính sách đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, phù hợp với pháp luật Việt Nam.
+ Tham mưu cho Giám đốc đơn vị trong lĩnh vực ký kết hợp đồng kinh tế với các doanh nghiệp, hợp đồng dịch vụ vệ sinh môi trường, quản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng, thu phí vệ sinh theo đúng quy định.
+ Xây dựng, tuyển chọn, bồi dưỡng đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ kinh doanh có đủ khả năng về chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức, văn hóa kinh doanh theo đúng yêu cầu phát triển của Công ty và của thị trường.
+ Tham mưu cho Giám đốc đơn vị quản lý vật tư. + Xây dựng các định mức sử dụng vật tư.
+ Lập kế hoạch mua sắm và quản lý vật tư phục vụ sản suất.
d. Phòng quản lý chất lượng & điều hành sản xuất
- Chức năng
Là phòng chuyên tham mưu cho giám đốc đơn vị về lĩnh vực điều hành sản xuất, kiểm tra giám sát thực hiện các quy định hiện hành của Thành phố, Sở, Công ty và đơn vị trong công tác đảm bảo chất lượng duy trì vệ sinh môi trường trên địa bàn quận Hoàn Kiếm.
- Nhiệm vụ
+ Là tham mưu cho Giám đốc đơn vị trong việc xây dựng quy chế điều hành sản xuất theo quy định của Công ty.
+ Tham mưu cho Giám đốc thực hiện công tác tổ chức, điều hành sản xuất trên cơ sở các kế hoạch sản xuất của đơn vị, nhằm mục tiêu đảm bảo vệ sinh môi trường trên địa bàn quận Hoàn Kiếm.
+ Tham mưu cho Giám đốc đơn vị trong lĩnh vực giao chỉ tiêu kế hoạch trong nội bộ.
+ Thống kê, tổng hợp báo cáo thương xuyên, định kỳ về kết quả công tác điều hành sản xuất của đơn vị.
+ Phối kết hợp với các phòng ban, nghiệp vụ của đơn vị để thực hiện chương trình công tác phục vụ cho sản xuất kinh doanh của đơn vị cũng như các tổ sản xuất.
+ Thực hiện việc kiểm tra giám sát quy trình công nghệ của từng hạng mục công việc, chấp hành nội quy lao động, an toàn lao động, an toàn giao thong, phòng chống cháy nổ và chất lượng duy trì vệ sinh môi trường theo kế hoạch sản xuất của đơn vị.
+ Kiểm tra xác nhận khối lượng công việc duy trì vệ sinh của các tổ sản xuất, làm cơ sở cho việc nghiệm thu thanh toán hang tháng và nghiệm thu quyết toán với Công ty.
+ Tổ chức mạng lưới giám sát chất lượng trên địa bàn quận Hoàn Kiếm. + Nghiên cứu đề xuất các cơ chế chính sách đảm bảo hoạt động giám sát có hiệu quả phù hợp với các quy định của Công ty.
+ Nghiên cứu tham mưu, đề xuất cho giám đốc đơn vị những vấn đề xây dựng phương án sắp xếp lại sản xuất, điều chỉnh quy trình công nghệ, định mức lao động, vật tư kỹ thuật cho các hạng mục công việc duy trì vệ sinh môi trường. + Là thường trực hội đồng nghiệm thu nội bộ đơn vị và là thành viên hội đồng nghiệm thu của Công ty.
+ Nghiên cứu cải tiến, sửa chữa phương tiện phục vụ sản xuất.
+ Xây dựng, tuyển chọn, bồi dưỡng, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ giám sát có đủ khả năng chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức theo đúng yêu cầu phát triển của công ty và yêu cầu chung.
+ Phối hợp với ủy ban nhân dân các Phường quản lý lực lượng tự quản, đảm bảo hiệu quả, tổ chức đánh giá kết quả hang tháng, quý, năm.
+ Phối hợp với thanh tra giao thong vận tải, ủy ban nhân dân các Phường, Công an kiểm tra xử lý các công trình xây dựng trên địa bàn.
e. Đội xe
- Chức năng
Là thực hiện nhiệm vụ vận chuyển phế thải theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Nhiệm vụ
+ Quản lý và sử dụng tốt các phương tiện, máy móc, thiết bị, tài sản của Công ty và đơn vị giao. Động viên giáo dục công nhân lái xe, phụ xe chấp hành về quy định an toàn lao động, an toàn giao thông, quy trình công nghệ và các quy định khác của Công ty và đơn vị.
+ Xây dựng tuyến vận chuyển hợp lý, kế hoạch sử dụng xe, để triển khai nhiệm vụ vận chuyển phế thải đạt hiệu quả cao, công suất tối đa và đảm bảo vận chuyển hết phế thải trong ca sản xuất, thực hành tiết kiệm.
+ Lập kế hoạch cho các xe và bảo dưỡng I-II, sửa chữa lớn theo quy định và tổ chức sửa chữa tại Đội xe đảm bảo đủ cơ số xe tham gia công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Tổ chức rửa xe hàng ngày theo quy định. Hàng tháng chịu trách nhiệm thực hiện công tác nghiệm thu sửa chữa bảo dưỡng theo quy định của Công ty và đơn vị. + Quản lý cập nhật mọi hoạt động hàng ngày của Đội xe vào hệ thống sổ sách đã quy định. Giữ gìn bảo quản sổ sách chứng từ có liên quan, theo dõi cấp phát các loại vật tư, nhiên liệu, vật liệu theo định ngạch, các trường hợp đột xuất đều phải báo cáo Giám đốc đơn vị để xin ý kiến giải quyết.
+ Hàng tháng tổ chức bình xét thi đua cho cán bộ công nhân viên của Đội xe. Được ủy quyền giải quyết cho cán bộ công nhân viên của Đội xe được nghỉ phép từ 01 đến 02 ngày và báo cáo cho đơn vị biết, từ 03 ngày trở lên phải được sự đồng ý của Giám đốc đơn vị.
+ Đảm bảo an toàn lao động, an toàn giao thông, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão tại khu vực Lâm Du.
+ Thực hiện những nhiệm vụ khác khi Giám đốc giao.
Các phòng ban thực hiện các nhiệm vụ chức năng và tham mưu cho Giám đốc lĩnh vực của mình.
Nhìn chung, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban được xác định rõ ràng, công việc của từng bộ phận phòng ban khá cụ thể. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả của việc tính toán, quản lý thống kê, cũng như truy cứu trách nhiệm từng cá nhân của các phòng ban khi có sự cố xảy ra.