Phần 3 Đặc điểm địa bàn, phương pháp nghiên cứu
3.1.2.Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty
3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu
3.1.2.Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty
3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến Cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu, tổ chức bộ máy của Công ty
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
3.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc Công ty: là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm với nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và công nhân viên của công ty đồng thời lập chương trình kế hoạch sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của Công ty.
Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, vật tư, tiền vốn, lao động theo quy định.
Chỉ đạo các mặt sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức lao động, ký kết và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng sản xuất, mua bán vật tư, dịch vụ… Thực hiện yêu cầu bảo toàn và phát triển vốn trên cơ sở sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Giám đốc Phó Giám đốc Chi nhánh Hưng Hà Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng quản lý chất lượng Tổ nhuộm Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Phân xưởng 4
Tổ chức xây dựng hệ thống thông tin, các nội quy, quy trình sản xuất an toàn lao động.
- Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
- Phòng kế hoạch: Căn cứ vào kế hoạch của khách hàng, tiệp nhận chứng từ, tài liệu kỹ thuật, vật tư, xây dựng kế hoạch sản xuất, giao kế hoạch sản xuất cho các phòng ban. Theo dõi, kiểm tra tổng hợp tình hình thực hiện tiến độ kế hoạch sản xuất hàng ngày. Liên hệ với khách hàng tình hình vật tư, sản lượng tăng giảm, thời gian kiểm hàng, thời gian giao hàng đúng kế hoạch.
- Chi nhánh Hưng Hà: Trưởng chi nhánh Hưng Hà là người thay mặt cho Giám đốc quản lý về mặt sản xuất kinh doanh của chi nhánh, thực hiện việc sản xuất các loại mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng. Hàng tháng lập báo cáo thống kê về số lượng hàng sản xuất được.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tham mưu cho Giám đốc về công tác kế hoạch và điều độ sản xuất, tìm thị trường mua các yếu tố đầu vào, bán các yếu tố đầu ra ở trong và ngoài nước. Làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa. Trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra, phòng đề ra các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với nguồn lực của Công ty. Phân bổ kế hoạch hàng tháng, hàng quý cho các phòng ban. Thực hiện điều độ sản xuất, phối hợp hoạt động của các đơn vị. Khai thác, tiếp nhận, quản lý, cấp phát vật tư, nguyên liệu chính xác kịp thời phục vụ sản xuất. Thanh lý, quyết toán hợp đồng kinh tế, vật tư, nguyên phụ liệu với khách hàng trong và ngoài nước. Tổ chức tiêu thụ như giao hàng gia công, bán hàng sản xuất và các dịch vụ khác. Lập báo cáo thông kê theo kế hoạch quy định. Mở tài khoản xuất khẩu, nhập khẩu. Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất, nhập khẩu. Thanh khoản hợp đồng với cơ quan hải quan.
- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự. Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên, giải quyết một số thủ tục về chế độ tuyển dụng, nghỉ hưu, thôi việc.
- Phòng kế toán: Hách toán kế toán, thông kê, thu thập, ghi chép chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày để phản ánh tình hình biến
động vật tư, hàng hóa, tài sản, tiền vốn của Công ty. Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, thu chi tài chính của Công ty. Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ kế toán thông kê của Công ty. Phân tích hoạt động kinh tế giúp lãnh đạo đề ra các giải pháp có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
- Phòng kỹ thuật: Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của Công ty, căn cứ vào tài liệu kỹ thuật, sản phẩm mẫu của khách hàng tổ chức sản xuất theo định mức nguyên vật liệu. Hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi và yêu cầu người lao động thực hiện đúng quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình sản xuất từ khâu dệt, nhuộm, cắt và may đến đóng gói. Phối hợp với khách hàng, các phòng ban chuyên môn để giải quyết, xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh thuộc lĩnh vực sản xuất. Nghiên cứu ứng dụng cải tiến sản xuất.
- Phòng quản lý chất lượng: Giám sát, kiểm tra việc thực hiện yêu cầu chất lượng ở tất cả mọi khâu của quá trình chuẩn bị sản xuất nhằm mục đích ngăn ngừa sản phẩm hàng hóa không đủ tiêu chuẩn chất lượng đến tay khách hàng, phát hiện các sai sót, sản phẩm bị lỗi, xác định nguyên nhân và quy rõ trách nhiệm. Tham mưu đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, giải pháp khắc phục.
Sơ đồ 3.2. Quy trình sản xuất Canh Canh Hồ Xâu go Dệt Khăn dệt Tiền xử lý Căng khổ Tẩy Vắt Cắt ngang Cắt dọc May biên May ngang Kiểm Góng gói
3.1.2.4. Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH dệt may xuất khẩu Thành Công
a) Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Căn cứ vào quy mô, đặc điểm, địa bàn hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị cũng như căn cứ vào số lượng, trình độ cán bộ kế toán và các phương tiện thông tin liên lạc hiện có hiện nay công ty đang tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
Tại trụ sở chính của Công ty cùng với các phòng ban chức năng, công tác kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán từ việc phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đến việc lập các báo cáo kế toán, xây dựng kế hoạch…đều được tập trung xử lý tại phòng kế toán. Chi nhánh của công ty chỉ tổ chức thực hiện công tác thống kê nhằm thực hiện các khâu ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết để phục vụ cho công tác kế toán.
* Nhiệm vụ và chức năng của từng thành viên trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của Công ty. Có nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện các chế độ, chính sách. Cơ chế quản lý và các chế độ ghi chép sổ sách, kế toán. Tổ chứ ghi chép, tính toán và phản ánh một cách chính xác, trung thực kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty. Tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế và xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán trưởng có quyền ký tất cả những thư tín dụng ngân hàng, các báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các chứng từ liên quan đến thu, chi của Công ty.
Kế toán trưởng kiểm tra Báo cáo tài chính, báo cáo Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để trình Giám đốc và các đối tượng bên ngoài. Đồng thời, kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Công ty về những số liệu đã cung cấp. Ngoài ra còn tổ chức sắp xếp, bảo quản, lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thanh tra, kiểm tra.
Bộ phận kế toán vốn bằng tiền: Nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi các loại vốn bằng tiền, cung cấp số liệu kế toán vốn bằng tiền phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích khả năng thanh toán của Công ty.
Bộ phận kế toán tài sản cố định và vật tư hàng hóa: Nhiệm vụ theo dõi toàn bộ số lượng và chất lượng vật tư, vật liệu nhập kho, khấu hao và tăng giảm
TSCĐ, lập báo cáo liên quan đến tăng giảm TSCĐ và tính toán phân bổ chi phí NVL, CCDC vào chi phí sản xuất.
Bộ phận kế toán thanh toán: Nhiệm vụ chủ yếu là ghi chép, theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán công nợ. Theo dõi thanh toán BHXH hàng tháng của Công ty. Quyết toán BHXH theo quy định. Chủ động kiểm tra, đôn đốc các bộ phận liên quan đến tính lương đảm bảo theo thời gian quy định. Hoàn chỉnh bảng tính lương, tổng hợp lương, tổng hợp các khoản tiền nợ phải trả người lao động trong tháng, báo cáo quỹ lương, trích BHXH.
Bộ phận kế toán CPSX và giá thành sản phẩm. Theo dõi và kiểm soát chi phí đầu vào và tính giá thành sản phẩm, cung cấp những thông tin cần thiết về chi phí, giá thành sản phẩm giúp các nhà quản trị doanh nghiệp ra được các quyết định một cách nhanh chóng, phù hợp với quá trình sản xuất - tiêu thụ sản phẩm.
Kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ tổng hợp tất cả các khoản mục kế toán. Theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các hoạt động, phụ trách về các sổ kế toán. Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tổng hợp các số liệu chứng từ từ các bộ phận kế toán chi tiết. Từ đó phản ánh các số liệu lập báo cáo Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc phân chia nhiệm vụ của bộ phận Kế toán tại Công ty TNHH dệt may xuất khẩu Thành Công là khá rõ ràng, rành mạch mỗi kế toán viên phụ trách một mảng riêng trong công tác hạch toán và quản lý tài chính đồng thời có sự gắn bó chặt chẽ hỗ trợ lẫn nhau trong công tác dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng.
Sơ đồ 3.3. Bộ máy kế toán của Công ty TNHH dệt may XK Thành Công
Nguồn: Phòng kế toán Kế toán trưởng Bộ phận kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán TSCĐ, vật tư hàng hóa Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán CPSX và giá thành sản phẩm Bộ phận kế toán tổng hợp
b)Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty
* Hệ thống tài khoản đang sử dụng
Công ty dệt may XK Thành Công hiện nay áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 (từ năm 2014 trở lại trước Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán Doanh nghiệp, Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn, sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp) về quy định thống nhất các tài khoản sử dụng và các cấp hạch toán sử dụng.
* Hệ thống sổ sách tại công ty
Để phù hợp với đặc điểm, quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh, Công ty đã chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký Chung nhằm đảm bảo phát huy chức năng của kế toán trong việc cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cần thiết cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
- Các loại sổ kế toán:
* Nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ phát sinh bên Có của tài khoản phân tích theo các khoản đối ứng Nợ và được mở từng tháng một, hết một tháng phải khóa sổ Nhật ký chung cũ và mở sổ Nhật ký chung mới cho tháng sau. Mỗi lần khóa sổ cũ, mở số mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ nhật ký chứng từ cũ sang Nhật ký chung mới tùy theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản.
* Bảng kê: được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp trực tiếp trên Nhật ký chung được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê, cuối tháng số liệu tổng cộng của bảng kê được chuyển vào các nhật ký chứng từ có liên quan.
* Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Sổ cái ghi một lần vào ngày cuối tháng, sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Nhật ký chứng từ.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ghi nhận trên chứng từ gốc đã được kiểm tra, các kế toán phần hành phân loại chứng từ, định khoản cập nhập theo từng File để theo dõi quản lý. Sau đó, đối với các phần hành đã có chương trình điện toán sẽ sử dụng để lập báo cáo, lập bảng kê. Đối với các phần hành chưa được điện toán các Kế toán viên sẽ thiết kế biểu mẫu và dùng các phần mềm phù hợp để lập báo cáo.
Các báo cáo được in và chuyển cho kế toán giá thành tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. Kế toán tổng hợp sử dụng các File chi tiết để in sổ cái, các báo cáo, bảng kê để lập bảng Cân đối kế toán, lập Báo cáo tài chính.
c) Các phương pháp kế toán cơ bản đang được thực hiện tại công ty
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Thời điểm tính giá hàng tồn kho là thời điểm cuối tháng.
- Phương pháp tính khấu hao: được khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo thời gian sử dụng theo thông tư số 45/TT-BTC ngày 25/4/2013 hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Phương pháp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
d) Tổ chức trang bị các phương tiện công nghệ phục vụ cho công tác kế toán
Do khối lượng chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày rất nhiều nên Phòng tài chính kế toán công ty là đơn vị được trang bị 100% máy tính nối mạng nội bộ phục vụ cho công tác hàng ngày. Hiện nay, các kế toán viên đang sử dụng một số chương trình kế toán tự viết như Excel, Foxpro để tính giá thành, công nợ, quản lý xuất nhập kho, khai báo thuế VAT….Tuy nhiên, đây là chương trình độc lập của từng phần hành kế toán, không có tính năng liên kết và tích hợp. Điều này làm tăng thêm khối lượng thao tác của kế toán viên, cũng như không có khả năng tổng hợp và thiết lập các báo cáo một cách kịp thời, xác định theo yêu cầu của Lãnh đạo.