Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2. Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà
4.2.2. Đánh giá quy trình, thủ tục trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách
sách Nhà nước
4.2.2.1. Đánh giá quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước
Chấp hành đúng quy trình chi NSNN sẽ đảm bảo an toàn tiền và tài sản của nhà nước, và đó là nhiệm vụ của hệ thống KBNN. Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật ngân sách, Nghị định của Chính phủ, Thông tư của Bộ Tài chính, quy định của UBND tỉnh Nghệ An và các hướng dẫn của KBNN và tình hình thực tế tại địa phương, từ năm 2015 đến năm 2018, KBNN huyện Quỳ Châu đã thực hiện kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN thể hiện trên sơ đồ 4.1.
Sơ đồ 4.1. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước huyện Quỳ Châu
Nguồn: KBNN huyện Quỳ Châu (2018)
Khi đơn vị sử dụng NSNN có nhu cầu rút tiền, đơn vị lập giấy rút dự toán NS (bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản) kèm hồ sơ chứng từ, gửi cán bộ kiểm soát chi KBNNsau đó cán bộ KSC KBNN huyện Quỳ Châu tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi, thực hiện kiểm tra kiểm soát và xử lý:
Nếu các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ, chứng từ chưa đầy đủ (viết sai các yếu tố trên chứng từ) thì trả lại hồ sơ, chứng từ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh theo chứng từ theo quy định, nếu khoản chi không đúng chế độ quy định thì trực tiếp từ chối hoặc trình lãnh đạo KBNN từ chối thanh toán, trả lại hồ sơ, chứng từ và thông báo cho đơn vị, nếu hồ sơ đủ thủ tục theo quy định thì trình lãnh đạo KBNN duyệt cấp phát, thanh toán.
Sau khi Lãnh đạo KBNN chấp nhận cấp phát, thanh toán, cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho cán bộ kế toán chi NSNN làm thủ tục hạch toán tạm ứng hoặc thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN.
Kế toán KBNN làm thủ tục hạch toán chi NSNN và chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị nhận tiền tại ngân hàng phục vụ đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách (nếu là chi bằng chuyển khoản)
hoặc chuyển bộ phận thủ quỹ chi tiền cho đơn vị (nếu chi bằng tiền mặt).
Bộ phận quỹ kiểm tra giấy rút dự toán NSNN, chứng minh thư nhân dân của người lĩnh tiền, chi tiền cho khách, ký tên, đóng dấu “đã chi tiền” và chuyển lại chứng từ cho bộ phận kế toán.
Lãnh đạo
Cán bộ kiểm soát chi
Kế toán Đơn vị sử dụng NS (Người nhận tiền) Ngân hàng phục vụ đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ Thủ quỹ KBNN (3) (3) (4) (4) (1) (2) (5)
4.2.2.2. Đánh giá thủ tục kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân.
Chi thanh toán cho cá nhân là nhóm các khoản chi lớn nhất trong cơ cấu chi thường xuyên NSNN, bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp và các khoản thanh toán cá nhân khác.
Đối với các khoản chi tiền lương, tính chất lương, KBNN huyện Quỳ Châu căn cứ vào dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, danh sách chi trả lương, phụ cấp đối chiếu với bản đăng ký biên chế - quỹ lương, bảng điều chỉnh tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt, hợp đồng lao động kèm theo giấy rút dự toán NSNN của các đơn vị, KBNN huyện Quỳ Châu thực hiện như sau:
- Kiểm tra giấy rút dự toán NSNN: bảo đảm các yếu tố trên giấy rút dự toán phải ghi đầy đủ rõ ràng, không tẩy xóa, ghi chi tiết theo mục lục NSNN, tính chất nguồn kinh phí và cấp ngân sách, mẫu dấu, chữ ký của người chuẩn chi của đơn vị phải đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với KBNN, kiểm tra bảng tăng giảm biên chế quỹ lương. Nếu chưa được phê duyệt thì kế toán yêu cầu đơn vị nộp các quyết định, văn bản có liên quan đến mọi sự tăng giảm về số lượng công chức, viên chức, bậc lương, phụ cấp dẫn đến tăng hoặc giảm quỹ lương so với tháng trước, kiểm tra biên chế, nếu có tăng biên chế thì tổng biên chế không được vượt so với biên chế được thông báo.
- Sau khi kiểm tra: nếu hồ sơ của đơn vị chưa đầy đủ, không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì KBNN trả lại và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Nếu việc chi tiêu không đúng chế độ hoặc tồn quỹ ngân sách cấp huyện không đủ cấp phát, thanh toán thì từ chối thanh toán, thông báo trả hồ sơ cho đơn vị, đồng thời thông báo cho cấp có thẩm quyền nắm bắt được để kịp thời xử lý. Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, kế toán được phân công theo dõi đơn vị hoàn thiện chứng từ và chuyển tiền cho đơn vị.
Bảng 4.9. Kết quả thực hiện kiểm soát điều kiện chi trả thanh toán đối với các khoản chi thanh toán cá nhân
Năm 2015 2016 2017 2018
Số chi qua kiểm soát (Tỷ đồng) 142,7 233,9 323,9 360,5
Số đơn vị chưa chấp hành 8 10 17 29
Số món chưa đủ thủ tục 15 12 14 42
Số tiền từ chối thanh toán (Triệu đồng) 19,6 5,1 38,1 43,3 Nguồn: KBNN Quỳ Châu (2018)
Từ bảng 4.9, công tác KSC thường xuyên KBNN Quỳ Châu đã từ chối thanh toán chi thanh toán cho cá nhân giai đoạn 2015 - 2018 là 106,1 tỷ đồng
4.2.2.3. Đánh giáthủ tục kiểm soát chi chuyên môn nghiệp vụ
KBNN thực hiện việc kiểm soát hồ sơ của các đơn vị gửi đến KBNN. Đối với khoản chi mua trang thiết bị, vật tư dùng cho chuyên môn, KBNN căn cứ vào dự toán chi tiết mua sắm trang thiết bị được lãnh đạo cơ quan duyệt, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầu, hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn bán hàng. Các khoản chi phải thực hiện đấu thầu là các khoản từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng (thực hiện chỉ định thầu theo hình thức chào hàng cạnh tranh hạn chế), từ 100 triệu đồng đến dưới 2 tỷ đồng (thực hiện chào hàng cạnh tranh) và trên 2 tỷ đồng (phải tổ chức đấu thầu).
Đối với khoản chi công tác phí và chi hội nghị, KBNN căn cứ quy định của Bộ Tài chính về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập và căn cứ vào nghị quyết của UBND tỉnh Nghệ An về quy định một số mức chi công tác phí, tổ chức các cuộc hội nghị đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Nghệ An, huyện Quỳ Châu để kiểm soát.
Đối với các khoản chi văn phòng phẩm, thanh toán dịch vụ công cộng
(tiền điện, tiền nước, vật tư văn phòng, cước phí điện thoại) căn cứ kiểm soát. Căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, nhu cầu chi do đơn vị đăng ký, các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi nghiệp vụ chuyên môn cho từng lĩnh vực, giấy rút dự toán NSNN của đơn vị sử dụng NSNN và các hồ sơ, chứng từ có liên quan, KBNN thực hiện kiểm soát, thanh toán cho đơn vị.
Từ năm 2015 đến năm 2018, KBNN Quỳ Châu đã từ chối thanh toán chi cho chuyên môn nghiệp vụ là 410,4 tr đồng. Năm 2017 đã từ chối 17 món, từ chối chi 237,4 tr đồng và năm 2018 đã từ chối 15 món, từ chối chi 136,4 tr đồng. Như vậy, cùng với việc đảm bảo cho nguồn NSNN được sử dụng đúng mục đích, thanh toán đúng đối tượng, công tác KSC thường NSNN qua Kho bạc Quỳ Châu trong những năm qua đã góp phần tích cực vào việc tăng cường chế độ quản lý tiền mặt, ổn định lưu thông tiền tệ.
Bảng 4.10. Kết quả thực hiện kiểm soát điều kiện chi trả thanh toán đối với các khoản chi chuyên môn nghiệp vụ
Năm 2015 2016 2017 2018
Số chi qua kiểm soát (Tỷ đồng) 50,6 138,7 160,8 171,5
Số đơn vị chưa chấp hành 9 12 17 15
Số món chưa đủ thủ tục 11 14 20 10
Số tiền từ chối thanh toán (Triệu đồng) 31,2 5,4 237,4 136,4 Nguồn: KBNN Quỳ Châu (2018)
Qua kết quả bảng 4.10 tình hình chi các khoản nghiệp vụ chuyên môn cho thấy đây là các khoản chi có tỷ lệ lớn thứ hai trong tổng chi thường xuyên, đứng sau nhóm các khoản chi cho con người. Như vậy các đơn vị cũng đã chú trọng đầu tư tài chính vào các hoạt động chuyên môn nhằm tăng chất lượng cung cấp dịch vụ công và chất lượng phục vụ công tác quản lý nhà nước, hầu hết các khoản chi năm sau đều cao hơn năm trước, nguyên nhân là do giá cả thị trường tăng và do nhu cầu thực tiễn của các đơn vị. Do đó, việc kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu NSNN ngày càng trở nên cấp thiết, để tránh thất thoát, lãng phí nguồn NSNN.
4.2.2.4. Đánh giá thủ tục kiểm soát chi thanh toán các khoản mua sắm, sữa chữa tài sản cố định
Căn cứ hồ sơ mua sắm của đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, KBNN kiểm soát, nếu đủ các điều kiện theo quy định, KBNN huyện Quỳ Châu làm thủ tục thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán bằng tiền mặt (đối với các khoản chi nằm trong danh mục được phép thanh toán bằng tiền mặt theo quy định của Bộ Tài chính về quản lý thu chi tiền mặt qua hệ thống KBNN) qua các đơn vị để chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Bảng 4.11. Kết quả thực hiện kiểm soát điều kiện chi trả thanh toán đối với các khoản chi mua sắm sửa chữa tài sản cố định
Năm 2015 2016 2017 2018
Số chi qua kiểm soát (Tỷ đồng) 24,5 22,5 20,0 19,7
Số đơn vị chưa chấp hành 9 11 29 22
Số món chưa đủ thủ tục 9 13 45 37
Số tiền từ chối thanh toán (Triệu đồng) 38,0 56,0 379,3 183,0 Nguồn: KBNN Quỳ Châu (2018)
Qua bảng 4.11, công tác KSC thường xuyên đã từ chối thanh toán chi mua sắm sửa chữa TSCĐ giai đoạn 2015 - 2018 là 656.3 tr đồng điều này cho thấy KBNN Quỳ Châu đã ngăn chặn được các đơn vị mua sắm không đúng mục đích, lãng phí trong chi tiêu và sửa chữa những hạng mục không cần thiết. Từ đó, các đơn vị sử dụng NSNN không còn được tự do mua sắm sửa chữa TSCĐ được nữa, việc này chỉ được thực hiện khi có nhu cầu thực tế và có đủ các điều kiện chi theo quy định thì KBNN mới xuất quỹ NSNN.
4.2.2.5. Thủ tục kiểm soát chi thanh toán các khoản chi khác
KBNN kiểm tra các điều kiện chi như kiểm tra, kiểm soát các khoản chi với dự toán, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp chưa có dự toán chi NSNN chính thức được duyệt, việc cấp phát, thanh toán căn cứ vào kinh phí tạm cấp của cơ quan tài chính.
Trường hợp có các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt nhưng không thể trì hoãn được như chi khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn việc cấp phát, thanh toán được căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền.
Bảng 4.12. Kết quả thực hiện kiểm soát điều kiện chi trả thanh toán đối với các khoản chi khác
Năm 2015 2016 2017 2018
Số chi qua kiểm soát (Tỷ đồng) 42,6 63,6 86,6 90,3
Số đơn vị chưa chấp hành 8 6 7 11
Số món chưa đủ thủ tục 10 14 22 12
Số tiền từ chối thanh toán (Triệu đồng) 33,0 4,0 225,1 134,7 Nguồn: KBNN Quỳ Châu (2018)
Kiểm tra hồ sơ các khoản chi như kiểm tra, kiểm soát giấy rút dự toán của đơn vị sử dụng NSNN phải đầy đủ, chính xác các yếu tố, đơn vị ra quyết định chuẩn chi, nội dung chi, đối với những khoản chi đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Đối với những khoản chi chưa thực hiện được việc thanh toán trực tiếp, căn cứ vào dự toán được giao cho đơn vị để thực hiện chế độ tự chủ và giấy rút dự toán NSNN (tạm ứng), KBNN huyện Quỳ Châu thực hiện tạm ứng cho đơn vị.
khó kiểm soát. KBNN Quỳ Châu từ năm 2015 đến 2018 đã từ chối 90 món chi khác chưa đủ điều kiện thanh toán, từ chối chi 396,8 tr đồng. Điều này khẳng định công tác KSC thường xuyên NSNN qua Kho bạc Quỳ Châu ngày càng được tăng cường và có hiệu quả, tình trạng căng thẳng giả tạo của NSNN đã dần được loại bỏ. Thông qua KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Quỳ Châu, một mặt tạo điều kiện cho các đơn vị sử dụng NSNN chấp hành việc sử dụng kinh phí NSNN đúng dự toán được duyệt, đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ Nhà nước quy định, đặc biệt là việc chế biến chứng từ đưa vào các mục chi khác không bừa bãi nữa, dần đi vào nề nếp, theo đúng quy định. Tình trạng chạy kinh phí cuối năm, tạm ứng rút tiền về quỹ của đơn vị để tạm chi cũng dần được hạn chế. Do đó, hiệu quả sử dụng vốn NSNN ngày càng được nâng cao.
4.2.2.6. Ý kiến đánh giá về quy trình, thủ tục kiểm soát chi
Qua khảo sát ý kiến của cán bộ kho bạc và khách hàng cho thấy, quy trình và thủ tục KSC NSNN qua KBNN Quỳ Châu cơ bản đã có sự hợp lý (trên 60% ý kiến khảo sát). Tuy nhiên, thủ tục KSC NSNN đối với một số khoản mục vẫn còn phức tạp, chưa hợp lý và đôi khi là rườm ra, chẳng hạn như các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định.
Bảng 4.13. Ý kiến đánh giá về quy trình, thủ tục kiểm soát chi
Ý kiến đánh giá Cán bộ kho bạc (n =12) Khách hàng (n = 30) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 1. Về quy trình kiểm soát chi
- Rất hợp lý 4 33,3 6 20,0
- Hợp lý 6 50,0 20 66,6
- Chưa hợp lý 2 17,3 4 14,3
2. Về thủ tục kiểm soát chi
- Rất hợp lý 2 16 ,6 5 16,6
- Tương đối hợp lý 5 41,3 12 40,0
- Bình thường 3 16,6 7 24,0
- Khá phức tạp, rườm rà 1 0,8 3 10,0
- Rất phức tạp, rất không hợp lý 1 0,8 3 10,0 Nguồn: Tổng hợp Số liệu điều tra (2018)
Về chấp hành các quy định lập, luân chuyển, ký duyệt và sử dụng chứng từ, biểu mẫu trong quản lý tài chính, ngân sách tại các đơn vị sử dụng ngân sách, 33,3% số người được hỏi xác nhận, chủ tài khoản của đơn vị trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi tiêu từ các bộ phận khác chuyển đến, ký duyệt và chuyển cho kế toán kiểm soát sau. Điều này vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính, gây khó khăn cho công tác kiểm soát chấp hành dự toán tại đơn vị.
Bảng 4.14. Kết quả đánh giá ý kiến của khách hàng về việc hoàn thiện chứng từ
Nội dung Số lượng (n=30) Tỷ lệ (%)
Việc hoàn thiện chứng từ thanh toán do
1. Chủ tài khoản 10 33,3
2. Kế toán 12 40,0
3. Các bộ phận khác 8 26,7
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra (2018)
Bảng 4.15. Kết quả đánh giá ý kiến của khách hàng về lập hồ sơ chứng từ thanh toán
Nội dung Số lượng (n=30) Tỷ lệ (%) Các khoản mua sắm hàng hóa dịch vụ bắt buộc
phải có hóa đơn
100.000đ 1 3,3
200.000đ 18 60,0
500.000đ 7 23,3
1.000.000đ 4 13,3
Các khoản mua sắm hàng hóa dịch vụ phải lập
dự toán, hợp đồng, thanh lý hợp đồng
5.000.000đ 1 3,3
10.000.000đ 3 10,0
15.000.000đ 20 67,7
20.000.000đ 6 20,0
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra (2018)
Trong quá trình KSC NSNN có đến 80% cán bộ KSC tại kho bạc cho rằng các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định là rất khó kiểm soát. Có nhiều đơn vị làm hồ sơ sửa chữa khống, hay chế biến chứng từ mua sắm nhằm hợp lý hóa các khoản chi sai mục đích. Ngoài ra, có 13,3% cán bộ cho biết các khoản chi khác của các đơn vị đưa đến cũng khó kiểm soát, do các khoản chi khác không cụ thể, rõ ràng
nên kế toán các đơn vị hạch toán vào mục chi này.
Về hồ sơ, chứng từ chi sửa chữa, xây dựng nhỏ tại các đơn vị được khảo sát lập không giống nhau, thủ tục rườm rà, thực hiện lập dự toán, lập hợp đồng kinh tế với những khoản chi rất nhỏ, kết quả khảo sát cho thấy 10% người thực