2.1. Cơ sở lý luận
2.1.3. Nội dung quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa
Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa được thực hiện theo quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của thủ tướng chính phủ. Theo đó, việc tiếp nhận và xử lý hồsơ gồm 04 bước:
Nguồn: Sở Nội vụ Hà Nội (2016)
Sơ đồ 2.1. Các bước của cơ chế một cửa
Bước 1: Tiếp nhận hồsơ
a) Hồsơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tuyến (ở những nơi cóquy định nhận hồsơ
qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến) hoặc cách thức thực hiện khác
theo quy định. Cá nhân, tổ chức khi gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính ghi rõ địa chỉ gửi, địa chỉ nhận kết quả và tự chi trảcước phí theo quy định của đơn vị cung cấp dịch vụbưu chính.
b) Khi giao dịch tiếp nhận hồ sơ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả kiểm tra hồsơ và xửlý như sau:
Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đầy đủ theo quy định: Phải tiếp nhận hồ sơ;
nhập thông tin vào Sổ theo dõi hồsơ (theo mẫu số 02 tại Phụ lục của quyết định
09/2015/QĐ-TTg) hoặc Phần mềm điện tử; lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả
kết quả (theo mẫu số 03 tại Phụ lục 09/2015/QĐ-TTg) và giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả có đầy đủ thông tin cho người nộp hồ sơ hoặc gửi
Công dân Tổ một cửa Bộ phận xử lý Nộp hồsơ Bổ sung hồsơ Nhận kết quả Nhận hồsơ Kiểm tra Phân loại và chuyển hồsơ Trả hồsơ Xử lý hồsơ Chuyển tới các phịng chun mơn Kết thúc hồsơ
qua đường bưu chính (nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu chính), hoặc gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tửmà người nộp hồsơ đã đăng ký (nếu hồsơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên);
Trường hợp hồsơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủtheo quy định: Hướng dẫn cụ
thể, đầy đủ, một lần; lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu số 01 tại phụ lục của quyết định 09/2015/QĐ-TTg), giao cho người nộp hồ sơ hoặc gửi
qua đường bưu chính (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính), hoặc gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉthư điện tửmà người nộp hồsơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên). Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời
điểm nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đối với hồ sơ được nộp qua đường bưu chính hoặc nộp trực tuyến từ
mức độ 3 trở lên;
Trường hợp hồsơ không thuộc phạm vi giải quyết: Hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Trường hợp cá nhân, tổ chức u cầu có văn bản trả lời, cơng chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do hồsơ không được tiếp nhận.
c) Trường hợp công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảđược phân công giải quyết hồsơ: Công chức nhập thông tin vào Sổ theo dõi hồsơ hoặc phần mềm điện tử và xửlý như sau:
Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, công chức thẩm
định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá
nhân, tổ chức. Đối với hồsơ quy định có thời hạn giải quyết, công chức lập Giấy tiếp nhận hồsơ và hẹn trả kết quả; xử lý, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồsơ cho cá nhân, tổ chức.
Bước 2 Chuyển hồsơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, công chức lập Phiếu kiểm sốt q trình giải quyết hồ sơ (theo mẫu số 04 tại phụ lục của quyết định 09/2015/QĐ-TTg); bàn giao hồ sơ và Phiếu kiểm sốt q trình giải quyết hồ sơ cho công chức, bộ phận hoặc phịng chun mơn liên quan giải quyết. Phiếu kiểm sốt q trình giải quyết hồsơ được chuyển theo hồ sơ và lưu
tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Việc bàn giao hồ sơ được tiến hành ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Hồ sơ tiếp nhận vào 30 phút cuối buổi chiều của ngày giao dịch tiếp nhận và trả kết quả phải được bàn giao chậm nhất vào đầu
giờ của ngày làm việc kế tiếp.
Bước 3 Giải quyết hồsơ
Sau khi tiếp nhận hồsơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, bộ
phận hoặc phịng chun mơn giải quyết như sau:
a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồsơ: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo
cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồsơ và lưu tại cơ quan giải quyết;
Đối với hồsơ qua thẩm tra, xác minh đủđiều kiện giải quyết: Cơng chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
Đối với hồsơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồsơ;
c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không
đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và
thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồsơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồsơ theo quy định;
d) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảvà văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.
Bước 4 Trả kết quả giải quyết
Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập vào Sổ theo dõi hồsơ hoặc phần mềm điện tử và thực hiện như sau:
a) Các hồsơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồsơ cho cá nhân,
tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và
tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;
b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ
chức để yêu cầu bổ sung hồsơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồsơ);
c) Đối với hồsơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồsơ kèm theo thông báo không giải quyết hồsơ;
d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;
đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệđể cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
e) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồsơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồsơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.