7. Tổng quan tài liệu
1.3.2. Quy trình thực hiện kiểm soát chi thƣờng xuyên qua KBNN
tiếp cho ngƣời hƣởng lƣơng và ngƣời cung cấp hàng hoá, dịch vụ; hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách trong trƣờng hợp không thể chi trả trực tiếp cho đối tƣợng thụ hƣởng.
Trƣờng hợp không đủ điều kiện chi, KBNN tạm đình chỉ, từ chối thanh toán và thông báo bằng văn bản cho đơn vị sử dụng ngân sách biết; đồng thời, chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
1.3.2. Quy trình thực hiện kiểm soát chi thƣờng xuyên qua KBNN KBNN
Quy trình thực hiện kiểm soát chi thƣờng xuyên qua KBNN thể hiện qua 3 giai đoạn kiểm soát: kiểm soát trƣớc khi chi, kiểm soát trong khi chi và kiểm soát sau khi chi.
a. Kiểm soát trước khi chi
Đây là khâu đầu tiên trong quy trình kiểm soát chi qua KBNN, góp phần nâng cao chất lƣợng công tác kiểm soát chi qua KBNN. Vào đầu năm, các đơn vị sử dụng ngân sách gửi KBNN hồ sơ một lần gồm: Quyết định giao dự toán chi NSNN, quy chế chi tiêu nội bộ và quyết định giao quyền tự chủ của đơn vị. Khi nhận đƣợc hồ sơ, KBNN có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, sự đầy đủ của hồ sơ và đối chiếu số dự toán đƣợc giao với cơ quan tài chính trên chƣơng trình Tabmis.
b. Kiểm soát trong khi chi
Kiểm soát trong khi chi nhằm đảm bảo các khoản chi phải đủ điều kiện theo quy định trƣớc khi xuất quỹ NSNN để chi trả cho đối tƣợng thụ hƣởng NSNN. Kiểm soát trong khi chi là khâu chủ yếu của chu trình kiểm
soát chi và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của KBNN trong việc quản lý chi quỹ NSNN, giúp ngăn chặn kịp thời những khoản chi không đúng chế độ quy định, tránh lãng phí và thất thoát tiền và tài sản Nhà nƣớc.
Khi có nhu cầu thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách gửi KBNN nơi giao dịch các hồ sơ, chứng từ có liên quan đến từng lần thanh toán.
Theo quy định của Thông tƣ số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính về việc quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi Ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc Nhà nƣớc và Thông tƣ số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tƣ 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi Ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc Nhà nƣớc, KBNN tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh toán của đơn vị đối với từng khoản chi nhƣ sau:
Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân
- Đối với các khoản chi lƣơng, phụ cấp :
Đầu năm ngân sách, đơn vị sử dụng NSNN phải gửi các loại văn bản, giấy tờ sau đây đến KBNN để kiểm tra và lƣu giữ:
+Dự toán chi NSNN năm đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt.
+Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt: Hàng tháng, khi nhận đƣợc Giấy rút dự toán ngân sách kèm theo bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lƣơng đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có) do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, kế toán thực hiện:
+ Kiểm tra giấy rút dự toán kinh phí: các yếu tố trên giấy rút dự toán phải đƣợc ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, hạch toán đúng theo mục lục NSNN, đúng mẫu dấu chữ ký của ngƣời chuẩn chi.
+ Kiểm tra bảng tăng, giảm biên chế, tiền lƣơng đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Trƣờng hợp có tăng, giảm lao động đơn vị phải gửi danh sách tăng, giảm công chức, viên chức có xác nhận của cơ quan quản lý cấp trên để kiểm tra và lƣu giữ tại KBNN cùng với bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lƣơng của đơn vị .
- Đối với các khoản chi học bổng, trợ cấp đối với học sinh sinh viên: Đầu năm ngân sách, các trƣờng có học sinh hƣởng học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí phải gửi các loại văn bản, giấy tờ sau đây đến KBNN để kiểm tra và lƣu giữ:
+ Dự toán chi NSNN năm đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt.
+ Bảng đăng ký học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí: Nhà trƣờng lập vào đầu năm hoặc vào đầu mỗi học kỳ. Sau khi có kết quả xét cấp học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí của Hội đồng nhà trƣờng xét duyệt. Bảng đăng ký học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí chỉ cần lập tổng hợp theo từng khoa, lớp học.
+ Hàng tháng, khi nhận đƣợc Giấy rút dự toán ngân sách kèm theo bảng tăng, giảm học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí gửi đến, kế toán thực hiện:
+ Kiểm tra giấy rút dự toán ngân sách: các yếu tố trên giấy rút dự toán phải đƣợc ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, hạch toán đúng theo mục lục NSNN, đúng mẫu dấu chữ ký của ngƣời chuẩn chi.
+ Kiểm tra bảng tăng, giảm học bổng, trợ cấp sinh hoạt phí: Phải có chữ ký của Kế toán trƣởng, hiệu trƣởng và đóng dấu của nhà trƣờng.
- Đối với khoản chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP; và đơn vị sự nghiệp thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP và 16/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi trong năm, Danh sách tính thu nhập tăng thêm. Kho bạc căn cứ vào Quyết định giao quyền tự chủ của đơn vị (đối với đơn vị sự nghiệp) đã cung cấp đầu năm và Quy chế chi tiêu nội bộ của
đơn vị để kiểm tra định mức chi thu nhập tăng thêm đối với từng loại hình đơn vị.
- Các khoản thanh toán khác cho cá nhân nhƣ phúc lợi, khen thƣởng, trợ cấp, phụ cấp khác: danh sách cá nhân đƣợc hƣởng, Kho bạc kiểm tra mức chi, đối tƣợng đƣợc hƣởng trên danh sách đối chiếu đúng với Quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định hiện hành thì thực hiện thanh toán cho cá nhân, đơn vị.
Kiểm soát các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố định
Các hồ sơ văn bản giầy tờ đơn vị sử dụng NSNN phải gửi KBNN để kiểm soát:
+ Dự toán chi NSNN năm đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc điều chỉnh (nếu có), trong đó có khoản chi mua sắm đồ dùng trang thiết bị, phƣơng tiện, dụng cụ làm việc.
Đối với trƣờng hợp giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên, hồ sơ thanh toán đơn vị gửi đến Kho bạc gồm: Hợp đồng kinh tế với đơn vị gia công hoặc đơn vị cung cấp hàng hóa; Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; Biên bản nghiệm thu; Bảng xác định khối lƣợng thanh toán (đối với trƣờng hợp sửa chữa nhà cửa, công trình).
Đối với trƣờng hợp giá trị hợp đồng dƣới 20 triệu đồng: Bảng kê chứng từ thanh toán.
KBNN kiểm tra, kiểm soát việc mua sắm đồ dùng trang thiết bị, phƣơng tiện, dụng cụ làm việc theo qui trình:
+ Kiểm soát các hồ sơ, văn bản, chứng từ pháp lý.
+ Các khoản chi có trong dự toán đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. + Các khoản chi tiêu đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành.
+ Các giấy tờ khác có liên quan đến khoản chi của cấp có thẩm quyền cho phép cơ quan mua sắm (nếu có).
Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
Những căn cứ pháp lý đơn vị sử dụng ngân sách phải gửi đến KBNN để kiểm soát:
+ Dự toán chi thƣờng xuyên đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các căn cứ pháp lý đối với từng mục chi cụ thể:
+ Đối với khoản chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: Bảng kê các chứng từ hóa đơn hoặc giấy thông báo (điện, nƣớc,…)
+ Đối với khoản chi hội nghị: Bảng kê các chứng từ chi cho việc in ấn, bồi dƣỡng giảng viên, báo cáo viên, tiền thuê phòng, thuê hội trƣờng, thuê phƣơng tiện vận chuyển và các chi phí khác. Ngoài ra, đơn vị gửi kèm theo Quyết định kết quả lựa chọn nhà thầu, Hợp đồng, Biên bản nghiêm thu đối với trƣờng hợp có lƣu Hợp đồng.
+ Đối với khoản chi công tác phí: Bảng kê các chứng từ chi công tác phí về số ngƣời đi, địa điểm đi, địa điểm đến, thời gian công tác, chi phí ăn, thuê phòng ngủ trong thời gian công tác;
+ Đối với khoản chi phí nghiệp vụ chuyên môn khác của từng ngành: Văn bản cho phép và quy định định mức chi cho ngành, đơn vị; Bảng kê nội dung chi, số lƣợng, khối lƣợng, chất lƣợng các khoản chi; Hợp đồng kinh tế, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà cung cấp, biên bản nghiệm thu (đối với trƣờng hợp có lƣu Hợp đồng).
Kiểm soát các khoản chi khác: hỗ trợ, chi ngày lễ kỷ niệm,...
KBNN kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ thanh toán trong đó nội dung các khoản chi phải đảm bảo đúng chế độ, định mức chi tiêu NSNN do Chính phủ hoặc cơ quan có thẩm quyền của Nhà nƣớc quy định tƣơng tự nhƣ các khoản chi nêu trên.
Đối với các khoản chi bằng tiền mặt, ngoài việc kiểm soát theo các quy định nêu trên, KBNN còn phải thực hiện kiểm soát, thanh toán bằng tiền mặt theo đúng quy định tại Thông tƣ số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nƣớc.
Đối với các khoản chi mua sắm hàng hóa, dịch vụ, sửa chữa tài sản bắt buộc phải kiểm soát hợp đồng thì ngoài việc kiểm soát theo các quy định nêu trên, KBNN cũng phải thực hiện quản lý cam kết chi theo Thông tƣ 113/2008/TT-BTC ngày 27/11/2008 của Bộ Tài chính về việc hƣớng dẫn quản lý và kiểm soát cam kết chi ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc Nhà nƣớc và Thông tƣ số 40/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tƣ số 113/2008/TT-BTC.
Sau khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ của các khoản chi nếu đủ điều kiện cấp phát thì kế toán trình thủ trƣởng Kho bạc duyệt cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng cho đơn vị. Trƣờng hợp cấp tạm ứng bằng tiền mặt cho đơn vị thì chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng sau, các đơn vị sử dụng NSNN phải kê các chứng từ chi có liên quan gửi đến KBNN kiểm tra, kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán.
Trƣờng hợp các khoản chi chƣa đủ điều kiện cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng do hồ sơ, chứng từ chi chƣa đầy đủ, hoặc viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì trình thủ trƣởng KBNN trả lại hồ sơ, chứng từ, yêu cầu đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ.
Trƣờng hợp phát hiện các khoản chi tiêu sai chế độ: kế toán trình thủ trƣởng KBNN từ chối không cấp phát, thanh toán và trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị, đồng thời thông báo và giải thích rõ lý do từ chối cho đơn
vị, cơ quan tài chính đồng cấp và KBNN cấp trên (đối với những khoản chi thuộc NSNN cấp trên) biết để giải quyết.
c. Kiểm tra, kiểm soát sau khi chi
Kiểm tra, kiểm soát sau khi chi là khâu cuối cùng trong quy trình kiểm soát chi qua KBNN, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN. Trƣớc yêu cầu đổi mới, cải cách thủ tục hành chính theo hƣớng tăng cƣờng trách nhiệm của các đơn vị sử dụng NSNN, đồng thời tiến tới tăng cƣờng công tác hậu kiểm, hệ thống KBNN đã đƣợc Chính phủ giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành, nhằm góp phần đảm bảo việc quản lý, sử dụng NSNN đúng quy định của pháp luật, chống thất thoát, lãng phí đối với các khoản chi thực hiện kiểm soát thanh toán qua hệ thống KBNN. Hoạt động thanh tra chuyên ngành KBNN là một nhiệm vụ mới của hệ thống KBNN. Hiện nay, hầu hết các quy định chủ yếu có liên quan về phạm vi, đối tƣợng, cơ quan thực hiện, bộ phận tham mƣu thực hiện; nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân và các bộ phận thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành KBNN cho đến nguyên tắc, nội dung, trình tự, thủ tục của hoạt động thanh tra chuyên ngành KBNN... đặc biệt là các bƣớc quy trình chi tiết để tổ chức một cuộc thanh tra chuyên ngành của các đơn vị KBNN đã đƣợc Bộ Tài chính quy định cụ thể tại Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 2456 ngày 24/09/2014 và đã đƣợc Tổng Giám đốc KBNN ban hành thành Quy trình thanh tra chuyên ngành KBNN theo Quyết định 777 ngày 26/09/2014. Theo đó KBNN có chức năng thực hiện thanh tra đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng NSNN về việc chấp hành các quy định của pháp luật về các khoản chi NSNN trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc của KBNN. Bên cạnh đó, bộ phận thanh tra thuộc KBNN thƣờng xuyên thực hiện kiểm tra nội bộ việc chấp hành công tác kiểm soát chi
thƣờng xuyên NSNN tại KBNN. Việc đồng thời kiểm tra, kiểm soát sau khi chi đối với các đơn vị sử dụng NSNN và KBNN thực hiện kiểm soát chi góp phần tăng cƣờng quản lý chặt chẽ quỹ NSNN.