7. Tổng quan tài liệu
3.2.1. Tiếp tục hoàn thiện mô hình kiểm soát chi "một cửa" theo hƣớng
hƣớng đơn giản, một đầu mối
Hiện nay, tại Văn phòng KBNN Đà Nẵng, kiểm soát các khoản chi NSNN đƣợc thực hiện bởi hai bộ phận: bộ phận kiểm soát chi (có trách nhiệm kiểm soát các khoản chi đầu tƣ phát triển, sự nghiệp kinh tế có tính chất đầu tƣ, các dự án, chƣơng trình mục tiêu quốc gia), bộ phận kế toán (có trách nhiệm kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên còn lại). Tại mỗi bộ phận, “một cửa” đƣợc thực hiện theo hƣớng mỗi đơn vị giao chứng từ và nhận trả kết quả qua một cán bộ thực hiện kiểm soát chi đơn vị đó theo tính
chất nguồn ngân sách. Nhƣ vậy, đứng ở góc độ đơn vị giao dịch chi thƣờng xuyên cũng đã có hai “cửa”, một tại bộ phận kiểm soát chi và một tại bộ phận kế toán. Điều này gây khó khăn cho cán bộ kiểm soát chi không nắm bắt đƣợc hết tình hình hoạt động chi tiêu của đơn vị, dẫn đến việc kiểm soát chi giữa 2 bộ phận cũng không đồng nhất, tạo ra nhiều bƣớc thủ tục quy trình chồng chéo nhƣ kiểm soát mẫu dấu, đối chiếu dự toán, tiền gửi của đơn vị, đồng thời gây phiền hà cho khách hàng trong việc giao dịch chứng từ phải làm việc với cả 2 bộ phận.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị giao dịch tại Kho bạc và đảm bảo tính khách quan, công khai, minh bạch trong giao dịch chi NSNN theo xu hƣớng cải cách hành chính công hiện nay, KBNN Đà Nẵng cần xây dựng mô hình “một cửa” trong giao dịch và kiểm soát chi NSNN. Mô hình gồm có hai bộ phận nhƣ sau:
- Bộ phận kiểm soát chi, là bộ phận nhận và giải quyết việc chấp thuận hoặc từ chối các yêu cầu chi của đơn vị sử dụng ngân sách và trả kết quả. Bộ phận Kiểm soát chi thƣờng xuyên đƣợc hình thành trên cơ sở tập trung hai bộ phận Kiểm soát chi và Kế toán hiện nay. Trong đó, mỗi đơn vị sử dụng Ngân sách chỉ giao dịch với một cán bộ Kiểm soát chi quản lý toàn bộ nguồn kinh phí của đơn vị đó ( kể cá thƣờng xuyên và đầu tƣ).
- Bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm hạch toán kế toán và thanh toán cho đối tƣợng thụ hƣởng (hình thức chuyển khoản và tiền mặt).
Sơ đồ 3.1: Mô hình kiểm soát chi “một cửa” theo hướng đơn giản, một đầu mối
Bƣớc 1: Khi có nhu cầu chi NSNN, đơn vị sử dụng NSNN lập hồ sơ, tài liệu, chứng từ gửi đến bộ phận kiểm soát chi của KBNN, đồng thời nhập vào chƣơng trình Giao nhận hồ sơ một cửa để giao cho cán bộ kiếm soát chi quản lý đơn vị.
Bƣớc 2: Sau khi kiểm tra đầy đủ các hồ sơ, tài liệu, chứng từ và thực hiện kiểm soát các khoản chi theo quy định. Có 2 trƣờng hợp xảy ra:
+ Nếu khoản chi đủ điều kiện thanh toán, Bộ phận Kiểm soát chi ký kiểm soát trên chứng từ và trình lãnh đạo duyệt chấp nhận cấp phát.
+ Nếu khoản chi không đủ điều kiện thanh toán, Bộ phận Kiểm soát chi ra thông báo từ chối và trình lãnh đạo để lãnh đạo ra quyết định từ chối cấp phát.
Bƣớc 3a: Hồ sơ, chứng từ sau khi lãnh đạo duyệt chấp nhận cấp phát đƣợc chuyển cho bộ phận kế toán.
Bƣớc 3b: Hồ sơ, chứng từ và thông báo từ chối cấp phát sau khi lãnh đạo ký quyết định từ chối cấp phát đƣợc chuyển trả cho đơn vị sử dụng NSNN. Đơn vị sử dụng ngân sách/ Đơn vị thụ hƣởng Bộ phận Kế toán Bộ phận Kiểm soát chi Giám đốc (1) (2) (3b) (3a) (4) (5) (6)
Bƣớc 4: Bộ phận kế toán thực hiện hạch toán kế toán, nhập vào chƣơng trình Tabmis và thanh toán chuyển khoản cho đơn vị thụ hƣởng hoặc tiền mặt cho đơn vị giao dịch.
Bƣớc 5: Kế toán viên chuyển lại hồ sơ cho bộ phận Kiểm soát chi. Bƣớc 6: Bộ phận Kiểm soát chi trả hồ sơ đã thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN.
Cách tổ chức theo mô hình trên là theo đúng quy định một cửa, việc giao nhận và trả kết quả đều qua một cán bộ kiểm soát chi quản lý đơn vị, khắc phục đƣợc tình trạng đơn vị phải giao dịch với cả 2 bộ phận, rút ngắn đƣợc thời gian giao dịch của đơn vị, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, với mô hình một cửa một giao dịch viên này còn giúp cho cán bộ kiểm soát chi có thể nâng cao công tác kiểm soát chi, tạo điều kiện thuận lợi và thống nhất khi kiểm soát tập trung tất cả các nguồn kinh phí, kiểm soát mẫu dấu, đối chiếu dự toán của đơn vị. Hiện nay, nhiệm vụ kiểm soát chi thƣờng xuyên tập trung nhiều nhất là ở phòng Kế toán nhà nƣớc, cán bộ Kế toán kiểm soát chi thƣờng xuyên vừa phải thực hiện kiểm soát chứng từ đồng thời nhập vào hệ thống Tabmis để thanh toán cho đơn vị. Nhƣ vậy việc kiểm soát và thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên NSNN mất nhiều thời gian và cán bộ Kế toán không thể tập trung vào nhiệm vụ kiểm soát chi, nhất là vào khoản cuối năm, chứng từ phát sinh nhiều sẽ gây áp lực cho Kế toán Kho bạc làm cho công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên dễ dẫn đến sai sót. Nếu thực hiện theo mô hình một cửa một đầu mối nhƣ đề xuất này thì cán bộ kiểm soát chi sẽ có nhiều thời gian để tập trung vào công việc kiểm soát chi là chính, còn việc thanh toán là bộ phận Kế toán đảm nhận. Nhƣ vậy quy trình kiểm soát và thanh toán các khoản chi NSNN nói chung và chi thƣờng xuyên nói riêng đƣợc đảm bảo chặt chẽ hơn. Ngoài ra, việc thực hiện mô hình này còn thúc đẩy cán bộ kiểm soát chi
phải thƣờng xuyên học tập, nâng cao nghiệp vụ, đáp ứng đƣợc điều kiện có đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao với hiệu quả cao nhất.