7. Tổng quan tài liệu
2.2.4. Quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên tại KBNN Đà Nẵng
Hiện nay, việc kiểm soát chi thƣờng xuyên tại KBNN Đà Nẵng đƣợc thực hiện theo Thông tƣ số 161/2012/TT-BTC ngày 2/10/2012 của Bộ Tài chính quy định về chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN và Thông tƣ 39/2016/TT-BTC ngày 1/3/2016 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tƣ số 161/2012/TT-BTC. Căn cứ vào quy định của các văn bản trên, KBNN Đà Nẵng đã tổ chức thực hiện kiểm soát chi thƣờng xuyên đối với các đơn vị sử dụng ngân sách có mở tài khoản dự toán tại KBNN Đà Nẵng theo quy trình nhƣ sau:
a. Kiểm soát trước khi chi
Đầu năm các đơn vị gửi đến KBNN Đà Nẵng gồm các tài liệu, chứng từ sau:
- Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao - Quy chế chi tiêu nội bộ
- Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền (đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập và Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập và các Nghị định quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong từng lĩnh vực)
- Văn bản giao chỉ tiêu biên chế của cấp có thẩm quyền (Đối với các đơn vị thuộc Trung ƣơng do Bộ, ngành giao; đơn vị thuộc thành phố do UBND thành phố hoặc ủy quyền cho Sở nội vụ giao).
- Danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
- Văn bản quy định về mức chi, danh sách những ngƣời hƣởng chế độ khoán nhƣ khoán công tác phí, văn phòng phẩm, khoán điện thoại... (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi)
Kế toán viên thực hiện kiểm tra:
Quyết định giao dự toán với dự toán đƣợc cơ quan có thẩm quyền nhập vào hệ thống Tabmis. Nếu có chênh lệch, Kho bạc đề nghị đơn vị bổ sung Quyết định tăng giảm dự toán cho khớp đúng với số dự toán nhập vào hệ thống Tabmis.
tra đối chiếu số lƣợng ngƣời hƣởng lƣơng trên danh sách với văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế của cấp có thẩm quyền. Nếu có chênh lệch thì đề nghị đơn vị bổ sung Quyết định tăng giảm biên chế của cấp có thẩm quyền. Kho bạc chỉ kiểm tra cách tính theo hệ số lƣơng, hệ số phụ cấp, số tiền tổng trên bảng tính lƣơng đầu năm đơn vị cung cấp. Căn cứ vào bảng tính lƣơng tháng 1, Kho bạc tiếp tục kiểm soát vào các tháng sau.
Đối với danh sách khoán cho cá nhân theo chế độ nhƣ khoán công tác phí, điện thoại, văn phòng phẩm, Kho bạc kiểm tra đối tƣợng đƣợc hƣởng, mức khoán theo Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và các quy định hiện hành.
Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra và đơn vị đã hoàn thiện hồ sơ đầu năm, thì tất cả hồ sơ mà đơn vị đã cung cấp đƣợc Kho bạc lƣu vào tập hồ sơ mở theo từng đơn vị để phục vụ cho công tác kiểm soát chi trong năm.
Qua thực tế kiểm tra những năm gần đây, KBNN Đà Nẵng thấy rằng dự toán đầu năm đƣợc cơ quan tài chính các cấp phân bổ cho đơn vị rất chậm đặc biệt là các đơn vị thuộc Trung ƣơng, đa số là đến gần cuối tháng 1 hoặc đến tháng 2 mới có dự toán trên Tabmis. Điều này là do các cơ quan cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền nhập dự toán vào hệ thống Tabmis chậm trễ, kiểu nhỏ giọt, từng đợt, không đúng với Quyết định giao dự toán cho đơn vị. Nhƣ vậy là sai với quy định của Luật NSNN, đồng thời gây khó khăn cho cán bộ kiểm soát chi trong việc kiểm soát và thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên cấp bách đầu năm nhƣ lƣơng, hỗ trợ tết, các dịch vụ công cộng nhƣ điện, nƣớc,….
b. Kiểm soát trong khi chi
Trong năm, khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng ngân sách gửi Kho bạc Giấy rút dự toán, Ủy nhiệm chi (sau đây gọi chung là Giấy rút tiền) đã đƣợc thủ trƣởng đơn vị chuẩn chi kèm với hồ sơ, tài liệu liên quan. Kho bạc
kiểm tra mẫu dấu chữ ký trên chứng từ chi với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại KBNN Đà Nẵng, và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ kèm theo đối với từng nội dung chi. Cụ thể nhƣ sau:
Đối với các khoản chi thanh toán cho cá nhân:
+ Tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp, học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí và các khoản chi khoán cho cá nhân: danh sách cá nhân đƣợc hƣởng có chữ ký của thủ trƣởng đơn vị (trừ các khoản chi đã gửi danh sách một lần vào đầu năm, chỉ gửi lại khi có thay đổi). Các khoản chi này là những khoản chi có tính chất định kỳ, ít thay đổi nên KBNN Đà Nẵng đối chiếu với danh sách cá nhân đƣợc hƣởng đã lƣu đầu năm, nếu chính xác, cán bộ kiểm soát chi thực hiện theo quy trình kiểm soát chi để thanh toán chuyển khoản cho cá nhân hoặc thanh toán qua đơn vị sử dụng ngân sách.
+ Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP, đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ: KBNN Đà Nẵng thực hiện kiểm tra mức chi thu nhập tăng thêm thông qua Quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc xây dựng trên cơ sở theo Thông tƣ số 18/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với cơ quan nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính; Thông tƣ số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính. Căn cứ vào Quy chế chi tiêu nội bộ và biên bản xét duyệt tiền lƣơng tăng thêm từ kinh phí tiết kiệm đƣợc của đơn vị sử dụng ngân sách gửi đến, KBNN Đà Nẵng tiến hành thanh toán khoản chi thu nhập tăng thêm cho đơn vị.
trợ cấp, phụ cấp khác: KBNN Đà Nẵng kiểm tra mức chi, đối tƣợng đƣợc hƣởng, đối chiếu với Quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định hiện hành...Nếu đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quy định thì thực hiện thanh toán cho cá nhân, đơn vị.
Đối với chi mua sắm, sửa chữa tài sản, hàng hóa, dịch vụ: + Đối với các khoản chi dƣới 20.000.000 đồng: Thủ trƣởng cơ quan, đơn vị quyết định việc sửa chữa mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải đảm bảo chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật; KBNN Đà Nẵng căn cứ vào bảng kê chứng từ thanh toán để thanh toán cho đơn vị.
+ Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên đến dƣới 100 triệu đồng thì căn cứ vào hồ sơ đơn vị gửi KBNN gồm Quyết định chỉ định thầu, hợp đồng mua bán sửa chữa, biên bản nghiệm thu; Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
+ Đối với khoản chi từ 100 triệu đồng trở lên thì tổ chức đầu thầu theo Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 của Quốc hội ngày 26/11/2013 và Thông tƣ 58/2016/TT-CP của Chính phủ ngày 29/3/2016 quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nƣớc để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thƣờng xuyên của cơ quan nhà nƣớc, đơn vị thuộc lực lƣợng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp. KBNN Đà Nẵng căn cứ hồ sơ đơn vị gửi đến gồm Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt; Hợp đồng mua bán sửa chữa; Biên bản nghiêm thu để kiểm tra định mức, tiêu chuẩn của tài sản theo quy định, văn bản hiện hành và thực hiện thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa,
dịch vụ nếu chứng từ hợp lệ.
Hiện nay, bên cạnh việc việc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ mua sắm tài sản thì KBNN Đà Nẵng còn thực hiện kiểm tra về định mức, tiêu chuẩn của giá trị tài sản trên hợp đồng theo Quyết định số 58/2015/QĐ-TTg ngày 17/11/2015 của Thủ tƣớng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản lý sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan nhà nƣớc, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập.
Ngoài ra khi kiểm soát khoản mục mua sắm ô tô của các đơn vị sử dụng ngân sách, KBNN Đà Nẵng phải thực hiện đúng quy định tại Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04 tháng 08 năm 2015 của Thủ tƣớng Chính phủ ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nƣớc nắm giữ 100% vốn điều lệ.
Thực tế tại KBNN Đà Nẵng nhận thấy rằng, việc mua sắm tài sản còn có nhiều kẽ hở nhƣ các đơn vị cùng mua một loại tài sản, cùng nhà cung cấp nhƣng số tiền lại khác nhau, hay là cùng một đơn vị nhƣng mua một loại tài sản chia ra nhiều lần với cùng một nhà cung cấp trong thời gian ngắn. Kho bạc phát hiện nhƣng cũng không thể từ chối vì không có quy định cụ thể đối với các trƣờng hợp này. Việc này dễ dẫn đến thất thoát gây lãng phí NSNN.
Đối với các khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn:
+ Đối với chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề: Khi kiểm soát nội dung này, Kho bạc phải bám sát Thông tƣ số 97/2010/TT-BTC quy định chế độ chi tiêu hội nghị. Trong đó qui định thời gian tổ chức hội nghị, nội dung chi và mức chi tổ chức hội nghị, các đối tƣợng đƣợc hƣởng các chế độ khi
tham dự hội nghị. Nội dung các đơn vị sử dụng ngân sách thƣờng hay chi sai chế độ là hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu là khách mời thuộc diện hƣởng lƣơng từ NSNN; chi về khen thƣởng thi đua trong cuộc họp tổng kết hàng năm lại tính vào kinh phí tổ chức hội nghị, khoản chi này phải tính vào khoản chi khen thƣởng của cơ quan, đơn vị.
+ Đối với chi công tác phí: Chi công tác phí bao gồm các khoản chi thanh toán tiền phƣơng tiện đi công tác, phụ cấp lƣu trú, thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác. Thực hiện các khoản chi trên phải đúng đối tƣợng đƣợc hƣởng chế độ công tác phí, đúng nội dung chi và mức chi công tác phí theo qui định của Thông tƣ số 97/2010/TT-BTC. Thực tế khi kiểm soát chi về nội dung này, các đơn vị hay vi phạm là thanh toán phụ cấp lƣu trú cho những ngày học ở trƣờng, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn là không đúng với quy định của Thông tƣ.
+ Đối với chi thanh toán dịch vụ công cộng, thông tin tuyên truyền liên lạc: chi thanh toán dịch vụ công cộng nhƣ tiền điện, nƣớc, phí vệ sinh môi trƣờng…Chi thông tin tuyên truyền liên lạc nhƣ: điên thoại, cƣớc phí internet, đặt báo…Đơn vị căn cứ vào giấy báo trả tiền, phiếu đặt báo hoặc hóa đơn để làm bảng kê chứng từ thanh toán với Kho bạc. Về nội dung trang bị điện thoại cho cá nhân phải đúng đối tƣợng, định mức theo qui định.
+ Đối với các khoản chi về chuyên môn nghiệp vụ khác nhƣ chi thuê mƣớn, chi đoàn ra, chi đoàn vào,... Kho bạc căn cứ vào hồ sơ đơn vị gửi đến nhƣ bảng kê thanh toán (đối với khoản chi dƣới 20 triệu đồng); Hợp đồng, biên bản nghiệm thu,...(đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên). Kiểm soát các khoản chi trên phải đúng mục đích, đối tƣợng, định mức theo các văn bản qui định hiện hành, nếu đủ điều kiện thì thanh toán cho nhà cung cấp.
Đối với các khoản chi khác:
Các khoản chi khác nhƣ chi hỗ trợ, chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, chi tiếp khách… thì KBNN Đà Nẵng căn cứ vào hồ sơ đơn vị gửi đến nhƣ bảng kê thanh toán, danh sách, hợp đồng, biên bản nghiệm thu (đối với trƣờng hợp có lƣu hợp đồng) và các quy định có liên quan để kiểm tra, kiểm soát nếu đủ điều kiện thì thanh toán cho đối tƣợng đƣợc hƣởng. Đối với chi tiếp khách KBNN Đà Nẵng thực hiện kiểm soát định mức chi tiếp khách tại Thông tƣ số 01/2010/TT-BTC quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nƣớc ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nƣớc.
Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra thực tế tại KBNN Đà Nẵng thấy rằng hồ sơ thanh toán đơn vị gửi đến còn mang tính qua loa, chủ yếu là để hợp pháp hóa hồ sơ vì định mức chi hiện nay không còn phù hợp với thực tế, một số trƣờng hợp nhƣ đối với nội dung chi tiếp khách, khi Kho bạc phát hiện mức chi ở nội dung này đơn vị đã vƣợt định mức quy định thì Kho bạc từ chối nhƣng sau đó Kho bạc cũng phải thanh toán vì đơn vị đã làm lại hồ sơ thanh toán hợp lý. Điều này dẫn đến những khoản chi không phản ánh đúng thực tế phát sinh mà Kho bạc cũng không có căn cứ nào để từ chối. Một trƣờng hợp khó khăn nữa là đối với các khoản chi hỗ trợ thì vẫn chƣa có quy định cụ thể cho định mức chi các khoản hỗ trợ, cán bộ kiểm soát chi chỉ có thể căn cứ vào Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị mà thanh toán. Nhƣ vậy, việc thực hiện kiểm soát sử dụng kinh phí NSNN của các đơn vị sử dụng ngân sách rất khó khăn. Vì thế cần có những quy định chi cụ thể về các nội dung này để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí NSNN.
Sau khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ của các khoản chi nếu đủ điều kiện cấp phát thì kế toán trình Kế toán trƣởng ký duyệt rồi trình Giám đốc duyệt
cấp phát thanh toán hoặc cấp tạm ứng cho đơn vị. Trƣờng hợp cấp tạm ứng bằng tiền mặt cho đơn vị thì chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng sau, các đơn vị sử dụng NSNN phải kê các chứng từ chi có liên quan gửi đến KBNN Đà Nẵng kiểm tra, kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán.
Trƣờng hợp các khoản chi chƣa đủ điều kiện cấp phát thanh toán do hồ sơ, chứng từ chi chƣa đầy đủ, hoặc viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì cán bộ kiểm soát chi trả lại hồ sơ, chứng từ, yêu cầu đơn vị hoàn chỉnh lại hồ sơ.
Trƣờng hợp phát hiện các khoản chi tiêu sai chế độ: cán bộ kiểm soát chi trình thủ trƣởng KBNN Đà Nẵng từ chối không cấp phát, thanh toán và trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị, đồng thời thông báo và giải thích rõ