7. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
2.3.3 Phân tích việc thực hiện hệthống QLCL
a. Yêu cầu chung
Nhà máy thủy điện Pleikrông đã xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hiệu lực của HTQLCL theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể là tổ chức xây dựng CSCL, STCL trong đó nêu lên toàn bộ các quy trình liên quan trong hệ thống, mối tƣơng tác của các quy trình đó với nhau. Trách nhiệm quản lý, theo dõi và cải tiến quy trình đƣợc giao cho các phòng, ban liên quan.
b. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
Để kiểm soát tài liệu và hồ sơ chất lƣợng tại nhà máy, BLĐ đã cho ban hành 2 quy trình, “Quy trình kiểm soát tài liệu”, mã kiểm soát QT-CL-01; và “Quy trình kiểm soát hồ sơ”, mã kiểm soát QT-CL-07.
Kiểm soát tài liệu.
Về tài liệu nội bộ: các tài liệu nhƣ CSCL, STCL, các quy trình, hƣớng dẫn công việc, biểu mẫu luôn đƣợc ky phê duyệt của Ban giám đốc trƣớc khi ban hành và áp dụng.
Quá trình soạn thảo và sửa đổi tài liệu đƣợc quy định rõ từ lúc tiếp nhận thông tin đến khi lƣu trữ tài liệu qua các tiến trình Đề nghị viết/ sửa đổi tài liệu, Xem xét hồ sơ/ tài liệu, Tổ chức thực hiện, Phê duyệt, Phân phối/ thu hồi và cuối cùng là lƣu trữ tài liệu. Ở mỗi tiến trình có bộ phân thực hiện và
kiểm tra tƣơng ứng nhằm đảm bảo hồ sơ soạn thảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu đặt ra cho tài liệu đó.
Để đảm bảo tính sẵn có của tài liệu khi cần thiết, tài liệu chất lƣợng đƣợc lƣu trữ và phân phối dƣới nhiều hình thức khác nhau. Thƣ ký Ban chất lƣợng chịu trách nhiệm đóng dấu “TÀI LIỆU ĐANG SỬ DỤNG” màu xanh vào trang đầu, giáp lai trên tất cả các trang của tài liệu cập nhật và đóng dấu “ĐÃ ĐƢỢC THAY THẾ” màu đỏ trên từng trang của các tài liệu lỗi thời đƣợc lƣu tại Ban chất lƣợng. Ngoài ra, bản mềm của các tài liệu đƣợc nhà máy lƣu trữ ở hai vị trí, trang web nội bộ và 0 đĩa mạng dùng chung , cả hai đều lƣu trữ toàn bộ tài liệu chất lƣợng, và chỉ có thể dùng máy tính nhà máy và mạng của nhà máy để truy cập. Các bản mềm của tài liệu, ngoại trừ các biểu mẫu đƣợc lƣu dƣới định dạng gốc, có thể soạn thảo đƣợc, các quy trình và hƣớng dẫn công việc, sẽ đƣợc chuyển sang định dạng PDF, là một định dạng tập tin điện tử không thể chỉnh sửa nội dung bên trong, điều này đảm bảo cho tài liệu không bị sửa đổi bởi những cá nhân không có trách nhiệm.
Về tài liệu bên ngoài: Đối với tài liệu dạng công văn, bộ phân văn thƣ chịu trách nhiệm scan sang định dạng PDF và đƣa lên chƣơng trình quản lý công văn và chuyển đến các phòng, ban và bộ phận liên quan của nhà máy. Các tài liệu dạng tập lƣu tại các đơn vị sẽ do thành viên Ban chất lƣợng tại đơn vị lập danh mục tài liệu để theo dõi và quản lý theo biểu mẫu quy định.
Từ báo cáo Xem xét lãnh đạo có thể thấy một số tồn tại liên quan đến kiểm soát tài liệu nhƣ quá trình này chƣa đƣợc xem xét một cách cụ thể và chi tiết, báo cáo mới đƣa một cách chung chung, chƣa kiểm tra tính phù hợp của các quy trình đang triển khai với thực tế tại các đơn vị, đề từ đó đề xuất cải tiến. Một số đơn vị còn sơ sót trong quá trình cập nhập tài liệu đang sử dụng nhƣ tại ban tƣ vấn giám sát tại các thủy điện dẫn đến sử dụng quy trình cũ và các biểu mẫu không phù hợp.
Qua khảo sát cho thấy, hầu hết các nhân viên trong nhà máy đã đọc qua các tài liệu chất lƣợng liên quan đến hoạt động của họ và phòng ban của họ
(điểm trung bình 3,33/5), khảo sát cũng cho thấy hầu hết nhân viên biết đƣợc nơi lƣu trữ tài liệu chất lƣợng và họ có thể tự tìm đen khi cần (điểm trung bình 3,29/5), tuy nhiên mức độ đồng ý chƣa thực sự cao qua khảo sát, điều này có thể giải thích do nhiều ngƣời chƣa thực sự tìm hiểu về tài liệu lƣu trữ phục vụ công việc của mình, khi cần thông tin hoặc biểu mẫu gì thƣờng hỏi các thành viên còn lại trong phòng ban và sao chép biểu mẫu, chƣa tìm hiểu một cách tổng thể và toàn diện các tài liệu liên quan phục vụ công việc nên dẫn đen nhiều trƣờng hợp còn dùng các quy trình và biểu mẫu cũ, không còn phù hợp.
Các nhân viên cũng ý thức đƣợc việc họ thực hiện đúng theo yêu cầu trong các quy trình là quan trọng, giúp cho công việc nhanh chóng đáp ứng đƣợc mục tiêu đề ra và kiểm soát công việc tốt hơn (điểm trung bình 3,72/5), tuy nhiên việc xây dựng các quy trình và hƣớng dẫn công việc chƣa thực sự rõ ràng và dễ hiểu để nhân viên có thể thực hiện một cách tốt nhất (điểm trung bình 3,03/5).
Nhân viên của các phòng ban không tìm hiểu kỹ các yêu cầu trong “Quy trình kiểm soát tài liệu”, dẫn đen việc không biết cách quản lý các tài liệu chất lƣợng này. Các phòng ban tuy giữ một bản sao của các tài liệu liên quan đến phòng của mình nhƣng hầu nhƣ không ai trong phòng sử dụng, không lƣu trữ đúng theo yêu cầu trong quy trình kiểm soát tài liệu nên mất nhiều thời gian tìm kiếm mỗi khi đƣợc yêu cầu kiểm tra từ ĐDLĐ hoặc đoàn đánh giá nội bộ.
Bảng 2.3. KQKS việc nhận biết tài liêu chất lượng và thưc hiên quy trình tại nhà máy Stt Tiêu chí Số quan sát Độ lệch chuẩn Điểm số nhỏ nhất Điểm số lớn nhất Điểm trung bình 1 Anh/chị luôn biêt nơi để lấy tài
liệu chất lƣợng khi cần
102 1.182 1 5 3.29
2 Anh/chị đã đọc hết tất cả các tài liệu chất lƣợng liên quan đến công việc của mình
102 1.111 1 5 3.33
3 Anh/chị cho rằng các quy trình và hƣớng dẫn công việc rõ ràng, dễ hiểu 102
1.038 1 5 3.03
4 Anh/chị cho rằng việc thực hiện theo đúng các yêu cầu trong quy trình, hƣớng dẫn công việc là quan trọng
102 0.9999 1 5 3.72
(Nguồn: trích từ phụ lục 03)
Tài liệu chất lƣợng (các quy trình, hƣớng dẫn công việc, biểu mẫu) của các phòng ban chỉ do Trƣởng bộ phận của phòng ban đó biên soạn, kết hợp với Trợ lý ĐDLĐ chỉnh sửa, nên phần lớn nhân viên khảo sát có mức độ đồng ý không cao với các tiêu chí khảo sát về việc xây dựng hệ thống tài liệu chất lƣợng thể hiện quả bảng 2.4.
Nhân viên hầu nhƣ không đƣợc tham gia trong quá trình xây dựng tài liệu chất lƣợng (mức độ đồng ý trung bình 3,04/5) nên không cảm thấy có trách nhiệm trong việc chủ động yêu cầu chỉnh sửa nội dung của các quy trình, hƣớng dẫn công việc, biểu mẫu khi thực tế có sự thay đổi. NLĐ chỉ đơn giản làm theo những gì đang diễn ra trong thực tế, một cách thụ động mà không có sự phản hồi để có những cải tiến phù hợp với tình hình thực te công việc của đơn vị mình, thể hiện qua mức độ đồng ý trung bình của các tiêu chí trên có lớn hơn 3 nhƣng mức độ rất thấp.
Bảng 2.4: KQKS việc xây dựng hệ thống tài liệu chất lượng tại nhà máy STT Tiêu chí Số quan sát Độ lệch chuẩn Điểm số nhỏ nhất Điểm số lớn nhất Điểm trung bình 1 Anh/chị đƣợc thông báo kịp thời
khi các tài liệu đƣợc sửa đổi, cập nhật
102 1.165 1 5 3.44
2 Anh/chị có thể nhận biết đƣợc tài liệu hiện hành và tài liệu lỗi thời
102 1.103 1 5 3.15
3 Anh/chị chủ động yêu cầu chỉnh sửa tài liệu nếu thấy tài liệu không còn phù hợp
102 1.032 1 5 3.3
4 Anh/chị đƣợc tham gia trong quá trình xây dựng tài liệu chất lƣợng
102 1.134 1 5 3.04
(Nguồn: Trích từ phụ lục 03)
Khi một tài liệu thay đổi và ban hành lại, Trợ lý ĐDLD giao trực tiếp cho cán bộ phụ trách ISO của từng đơn vị để thông báo và đƣa tài liệu, sau đó ký giao tài liệu mới và nhân lại tài liệu cũ. Cán bộ phụ trách ISO của từng đơn vị sẽ thông báo lại cho nhân viên trong từng đơn vị tƣơng ứng, tuy nhiên quá trình này thƣờng không đƣợc thông báo rộng rãi đến toàn bộ nhân viên và những sự điều chỉnh thay đổi trong tài liệu cũng không đƣợc thông báo một cách cụ thể và chi tiết để nhân viên có thể nhanh chóng thực hiên triển khai theo tài liệu mới.
Chính điều này dẫn đến việc các nhân viên cũng khó phân biệt đƣợc tài liệu hiện hành và tài liệu lỗi thời (mức độ đồng ý trung bình 3,15/5), không phân biệt đƣợc biểu mẫu đang sử dụng có phải là tài liệu hiện hành hay không. Hậu quả cuối cùng của việc này là các nhân viên thƣờng xuyên làm sai các yêu cầu trong các tài liệu khi tài liệu đó đƣợc chỉnh sửa và ban hành lại, việc này chỉ đƣợc phát hiện khi có đợt đánh giá nội bộ, kiểm tra đợt xuất của Trợ lý ĐDLĐ hoặc khi một cá nhân của bộ phận khác nhận ra sự lỗi thời của biểu mẫu khi tiếp nhận.
Về công tác kiểm soát hồ sơ chất lượng
Các hồ sơ chất lƣợng khi phát sinh sẽ đƣợc lƣu trữ, bảo quản, bảo vệ, xác định thời gian lƣu trữ, sử dụng và cách thức hủy bỏ hồ sơ theo “Quy trình Kiểm soát hồ sơ chất lƣợng QT-CL-07”. Các hồ sơ này đƣợc bảo quản để làm bằng chứng về sự phù hợp và hiệu lực của HTQLCL. Tuy nhiên Quy trình trên đã lỗi thời, chƣa tuân theo biểu mẫu mới của nhà máy, không có logo của nhà máy, nội dung còn chƣa cụ thể chi tiết chỉ nêu chung chung, chƣa đƣa ra đƣợc mẫu chuẩn và đánh mã số cho hồ sơ chất lƣợng.
Các hồ sơ chất lƣợng của nhân viên nào thì nhân viên đó tự quản lý và đƣợc lƣu trữ trong tủ hồ sơ của cá nhân đó, mỗi cá nhân lƣu trữ hồ sơ chất lƣợng mang tính tự phát và chƣa thật sự tuân thủ theo một chuẩn chung nhất định, việc quản lý hồ sơ chất lƣợng còn chƣa rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng. Điều này dẫn đến việc quản lý không đồng bộ, khó khăn trong việc kiểm soát và kiểm tra khi cá nhân phụ trách đi công tác hoặc nghỉ việc.