7. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện hệthống văn bản của Hệthống quản
quản trị chất lƣợng
a. Cải tiến qui trình xây dựng mục tiêu chất lượng
Nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2, cách xây dựng mục tiêu của nhà máy chƣa hiệu quả, tính hiệu lực thấp, các mục tiêu quan trọng của nhà máy chƣa phát huy hết hiệu quả. Bởi vậy cần cải tiến lại quy trình xây dựng mục tiêu chất lƣợng. Để đạt đƣợc chính sách chất lƣợng thì đầu tiên các mục tiêu phải tƣơng ứng và phù hợp, không thiếu sót. Cụ thể đối với từng mục trong chính sách chất lƣợng cần xác định mục tiêu nhà máy, từ mục tiêu nhà máy đƣa xuống thành mục tiêu bộ phận, từ mục tiêu bộ phận sẽ đƣa thành mục tiêu nhân viên.
Khi xây dựng một chính sách cụ thể, Ban ISO sẽ thông báo tới từng bộ phận, nhân viên để đảm bảo tất cả nhân viên trong nhà máy nắm đƣợc nội dung chính sách. Mỗi nhân viên trong nhà máy sẽ đăng ký mục tiêu cá nhân riêng của mình theo biểu mẫu:
Chính sách: (ví dụ: nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất) Mục tiêu cá nhân
Họ và tên Chỉ tiêu Kết quả hiện tại Giá trị mục tiêu cần
đạt
Sau khi từng nhân viên đăng ký mục tiêu riêng, từng bộ phận sẽ tổ chức họp các nhân viên trong bộ phận của mình, để tổng hợp các mục tiêu cá nhân thành mục tiêu của bộ phận theo mẫu sau:
Chính sách: (ví dụ: nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất) Mục tiêu cấp bộ phận, phòng ban
Bộ phận Chỉ tiêu Kết quả hiện tại Giá trị mục tiêu cần
Mục tiêu của nhà máy sẽ đƣợc xây dựng dựa trên các mục tiêu của từng bộ phận đã đăng ký. Khi lập mục tiêu tối thiểu phải có sự tham gia của các Trƣởng bộ phận; nhất thiết phải họp thảo luận để tránh việc đề ra các mục tiêu mang tính cục bộ, đơn lẻ, đối kháng nhau, hoặc thiếu sót, chƣa đầy đủ.
Các mục tiêu khi xây dựng phải đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: nội dung của mục tiêu chất lƣợng phải cụ thể, có xác định thời gian hoàn thành rõ ràng, phải đo lƣờng đƣợc và phải phù hợp với thực tế. Để đo lƣờng đƣợc, các thành viên tham gia lập mục tiêu phải xác định đƣợc cách tính toán cho từng chỉ tiêu.
Tƣơng ứng với mỗi mục tiêu, cần phải lập kế hoạch thực hiện (nội dung công việc, nhiệm vụ cụ thể là gì, thời gian bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc, ai làm, làm nhƣ thế nào, thời điểm báo cáo).
Tiến độ thực hiện mục tiêu phải đƣợc theo dõi, xem xét hàng tháng, nhằm có giải pháp kịp thời khi tiến độ thực hiện không nhƣ mong muốn, kết quả thực hiện có chiều hƣớng xấu, có những tác động bên ngoài có thể làm ảnh hƣởng đến việc đạt mục tiêu… và tránh để khoảng cách thời gian giữa 2 lần báo cáo quá lâu.
Đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, khi có mục tiêu nào có xu hƣớng không đạt, cần đƣa ra hành động khắc phục tƣơng ứng.
Khi thực hiện giải pháp này, sẽ đảm bảo đƣợc mục tiêu đề ra nhất quán với chính sách chất lƣợng, mỗi mục tiêu cấp trong nhà máy sẽ đƣợc phân bổ từ trên xuống, hạn chế thiếu sót, hạn chế đƣợc mục tiêu nhà máy chƣa khớp với mục tiêu bộ phận, khi cấp thấp nhất đạt đƣợc mục tiêu thì nhà máy cũng sẽ đạt đƣợc mục tiêu. Hơn nữa, mục tiêu sẽ xác hơn với thực tế, đo lƣờng dễ dàng, có ngƣời phụ trách cụ thể, tính khả thi sẽ cao hơn.
b. Đổi mới cách thức trình bày văn bản
phù hợp, không đạt chất lƣợng mong muốn đó là nhân viên thực hiện không đúng qui trình với lý do cơ bản là qui trình còn nhiều chữ, khó nhớ, chƣa phù hợp. Vì vậy, nhà máy cần thay đổi hình thức của qui trình, chỉ dẫn sao cho ngắn gọn, súc tích cô đọng, dễ nhớ. Với nội dung của quy trình hiện nay, thay vì trình bày từ 5 đến 10 trang A4, nhà máy vẫn có thể rút ngắn lại và trình bày trong một trang A4 mà vẫn đảm bảo đƣợc các nội dung cần thiết.
Các qui trình hay sử dụng đến và hay mắc sai sót khi thực hiện nhƣ qui trình kiểm soát tài liệu, qui trình kiểm soát hồ sơ, qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp là những qui trình cần thiết phải đổi mới cách thức trình bày để nhân viên có thể dễ dàng thực hiện.
Để trình bày nội dung qui trình trong 1 trang A4 nhà máy có thể sử dụng cách trình bày dƣới dạng lƣu đồ, kết hợp với mô tả, hình thức của quy trình nhƣ bảng 3.1
Bảng 3.1. Cách trình bày thu gọn quy trình
Các qui trình này sau khi đƣợc lãnh đạo duyệt, cần phóng to lên khổ A0, treo tại nơi làm việc của từng phòng, ban, xí nghiệp có liên quan, treo ở
vị trí nhƣ thế nào để đảm bảo hàng ngày mọi ngƣời có thể nhìn thấy, đọc và tham khảo khi thực hiện công việc. Trong thời gian sử dụng qui trình rút gọn, cần thƣờng xuyên cập nhật, đổi mới để qui trình luôn phù hợp.
c. Nâng cao chất lượng công tác cập nhật, lưu trữ hồ sơ
Tại nhà máy thủy điện Pleikrông, công tác cập nhật, lƣu trữ hồ sơ chƣa thực sự khoa học. Công tác theo dõi và cập nhật hồ sơ chất lƣợng còn thủ công, chƣa ứng dụng công nghệ thông tin trong lƣu trữ, chƣa chú trọng đầu tƣ phần mềm chuyên dùng mà mới chỉ dừng lại ở các phần mềm ứng dụng tin học văn phòng. Ban ISO của nhà máy hiện có 04 cán bộ tham gia, tuy nhiên, các hoạt động cập nhật, lƣu trữ hồ sơ chất lƣợng chủ yếu là do trƣởng ban ISO – Phó phòng TT-BV-PC phụ trách.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của HTQTCL, nhà máy cần:
- Khai thác triệt để năng lực làm việc cũng nhƣ trách nhiệm của cán bộ trong Ban ISO trong công việc theo dõi và cập nhật hồ sơ chất lƣợng.
- Chủ động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cập nhật, lƣu trữ hồ sơ chất lƣợng, đầu tƣ các phần mềm chuyên dùng phục vụ cho hoạt động của HTQTCL.
Để thực hiện đƣợc các giải pháp này, đòi hỏi:
- Đội ngũ cán bộ thuộc Ban ISO cần nâng cao nhận thức và trách nhiệm trong việc tực thi nhiệm vụ, tích cực học tập nâng cao trình độ chuyên môn cũng nhƣ khả năng bắt nhịp và ứng dụng công nghệ thông tin.
- Nhà máy cần có nguồn kinh phí dành cho việc đầu tƣ mua sắm máy móc cũng nhƣ cá phần mềm chuyên dùng.