6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.4. Tổ chức chứng từ, sổ sách phục vụ quyết toán thuế TNDN tạ
dưỡng cho nhân viên, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo uy tắn cho doanh nghiệp.
c. Quy trình thực hiện dịch vụ kế toán
Quy trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng thường phải tuân theo các bước như sau:
- Nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan;
- Xử lý nghiệp vụ, cập nhật vào phần mềm kế toán, xử lý các bút toán tổng hợp, lập báo cáo thuế;
- In và đóng tập chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chắnh, báo cáo quyết toán;
- Bàn giao tài liệu kế toán cho khách hàng.
1.3.4.Tổ chức chứng từ, sổ sách phục vụ quyết toán thuế TNDN tại doanh nghiệp DVKT doanh nghiệp DVKT
a. Tổ chức chứng từ phục vụ quyết toán thuế TNDN
Chứng từ phục vụ quyết toán thuế TNDN phải đảm bảo tắnh hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Vì vậy, việc tổ chức chứng từ phục vụ quyết toán thuế được thực hiện xuyên suốt trong tất cả các khâu: nhận/lập, kiểm tra, sử dụng chứng
từđể ghi chép sổ sách kế toán, lưu trữ chứng từ. ỚTổ chức nhận, lập và kiểm tra các chứng từ
Chứng từ phục vụ quyết toán thuế tại doanh nghiệp DVKT được lập bởi cả 3 đơn vị: đơn vị cung cấp DVKT (gọi tắt là kế toán dịch vụ), đơn vị thuê DVKT (gọi tắt là công ty khách hàng) và các đơn vị bên ngoài.
-Công ty khách hàng: Lập các chứng từ ban đầu như hóa đơn bán hàng, phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công.
-Doanh nghiệp DVKT: Lập các chứng từ tổng hợp như bảng tắnh lương và các khoản trắch theo lương, bảng tắnh và phân bổ khấu hao, bảng phân bổ
chi phắ trả trước.
-Bộ phận bên ngoài: Chứng từ được thu thập trong quá trình mua hàng, phát sinh chi phắ đầu vào như hóa đơn mua hàng, hóa đơn điện, nước...
Các chứng từ được lập bởi công ty khách hàng hoặc bộ phận bên ngoài,
định kỳ (2 tuần hoặc một tháng) sẽđược kế toán dịch vụ sẽ đi lấy để tiến hành nhập liệu. Trước khi nhập liệu, kế toán phải kiểm tra tắnh hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ, chữ ký của người liên quan, tắnh chắnh xác của số liệu chứng từ. Trong trường hợp có sự vi phạm các nguyên tắc tổ chức chứng từ, kế toán dịch vụ phải tư vấn cho công ty khách hàng để có sự điều chỉnh cho phù hợp với quy định hiện hành.
Các chứng từ được lập bởi doanh nghiệp DVKT thường được căn cứ vào tài liệu của khách hàng cung cấp như bảng chấm công, các chứng từ về tăng, giảm TSCĐ và thông thường chỉ được lập 1 liên để phục vụ cho quá trình lưu trữ và quyết toán thuế.
Các doanh nghiệp khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ
nên biểu mẫu chứng từ tuân thủ theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Dù các chứng từ này được lập bởi kế toán dịch vụ hay bởi khách hàng, doanh nghiệp dịch vụ đều có trách nhiệm tư vấn biểu mẫu chứng từ cho phù hợp với quy
định của pháp luật.
ỚSau khi kiểm tra chứng từ, kế toán dịch vụ sẽ sử dụng các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Ớ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: Trong kỳ hạch toán sau khi ghi sổ, kế toán phải bảo quản và được sử dụng để làm căn cứ đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Thông thường, chứng từ sẽ được bảo quản tại doanh nghiệp dịch vụ cho đến khi nộp các báo cáo tài chắnh cuối cùng lên cơ quan thuế.
b. Tổ chức sổ sách phục vụ quyết toán thuế TNDN
Ớ Tổ chức mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán
Doanh nghiệp cung cấp DVKT cũng phải tuân thủ các quy định về sổ kế
toán quy định tại Luật kế toán về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán, sửa chữa, lưu trữ bảo quản sổ kế toán.
Do đồng thời cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng, nên công ty DVKT phải sử dụng phần mềm kế toán khi cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp. Thông thường, phần mềm kế toán có thể được lựa chọn xây dựng hệ
thống sổ theo 1 trong 3 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái (vì khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ và vừa). Việc xây dựng hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật ký chung được lựa chọn nhiều nhất do tắnh đơn giản, dễ thực hiện, dễ đối chiếu. Dù lựa chọn hệ thống sổ
sách theo hình thức nào, DVKT vẫn phải đảm bảo yêu cầu: Có đủ các sổ kế
toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết đểđáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định, để phục vụ quyết toán thuế TNDN.
Ớ Tổ chức kiểm tra sổ trước khi lên báo cáo tài chắnh, báo cáo thuế
Trước khi lên báo cáo tài chắnh, kế toán dịch vụ phải tiến hành kiểm tra, soát xét lại toàn bộ sổ sách. Số liệu phải khớp đúng giữa chứng từ và sổ, giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Công việc kiểm tra phải được thực hiện bởi bản thân kế toán trực tiếp làm và bộ phận kiểm soát của đơn vị.
c. Tổ chức lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán
Chứng từ, sổ sách được kế toán dịch vụ tổ chức lưu trữ theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Toàn bộ tài liệu kế toán được lưu trữ theo nguyên tắc có thể tìm thấy nhanh chóng khi thuế về kiểm tra hoặc quyết toán. Các chứng từ, sổ sách chỉ được bảo quản tại doanh nghiệp cung cấp dịch vụ
trong kỳ hạch toán. Sau đó, toàn bộ tài liệu này được chuyển qua lưu trữ tại công ty khách hàng theo thời gian quy định của pháp luật.