6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Tổ chức lập chứng từ kế toán
ỚCác chứng từ về hàng tồn kho như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
được kế toán dịch vụ lập căn cứ vào Hóa đơn GTGT mua vào và bán ra. Căn cứ vào số lượng, đơn giá trên Hóa đơn mua hàng, kế toán lập Phiếu nhập kho.Căn cứ vào số lượng trên hóa đơn bán hàng hoặc dựa vào tỷ lệ so với doanh thu, kế toán lập Phiếu xuất kho. Như vậy, việc Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho là dựa vào các chứng từ khác, không căn cứ vào thực tế nhập xuất trong doanh nghiệp. Điều này dẫn tới có trường hợp số dư của sổ hàng tồn kho khác với số thực tế tồn quỹ, tồn kho. Vì vậy, bên cạnh việc lập các chứng từ thông thường, doanh nghiệp cần phải bổ sung chứng từ giúp cho doanh nghiệp khách hàng đối chiếu thường xuyên tình hình tài sản thực tế với số
- Lập bảng xác nhận tồn kho vật liệu, hàng hóa, công cụ, dụng cụ
BẢNG XÁC NHẬN SỐ DƯ VẬT LIỆU
Số:...
Hôm nay, ngày...tháng...năm Ầ. Tôi tên là:
Nhằm giúp cho công tyẦẦẦẦẦẦ..đối chiếu giữa số vật liệu Ầ..tồn kho và với số liệu vật liệu trên sổ sách, tôi xin gửi đến quý công ty tình hình vật nhập Ờ xuất Ờ tồn vật liệuẦ..trong thángẦẦ
STT Loại vật
liệu Nhập kho Xuất kho Tồn kho
Ghi chú
ẦẦẦẦẦẦ ẦẦẦẦẦẦ. ẦẦ..
Kế toán Đại diện doanh nghiệp
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng xác nhận số dư hàng tồn kho sẽđược cập nhật tựđộng từ bảng xuất nhập tồn và được gửi đến cho công ty khách hàng sau 3-5 ngày, kể từ khi kế
toán nhận chứng từ để nhập liệu. Nhờ đó, công ty khách hàng thấy được sự
khớp đúng hay chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và tài sản thực tế của công ty. Từ đó, công ty có biện pháp để xử lý cho phù hợp.
ỚBảng xác nhận Tài sản cốđịnh
Cuối mỗi năm, kế toán đều gửi Bảng xác nhận Tài sản đến doanh nghiệp nhằm xác minh số tài sản hiện có của công ty khách hàng. Bởi thông thường, khi doanh nghiệp mua tài sản, toàn bộ hóa đơn cùng chứng từ liên quan tới việc hình thành tài sản đều được doanh nghiệp chuyển qua cho kế toán phục
vụ việc ghi tăng chi phắ khấu hao. Tuy nhiên, khi thanh lý tài sản, doanh nghiệp thường cố tình giấu hóa đơn thanh lý đi, nhằm che giấu thu nhập, giảm số thuế TNDN, GTGT phải nộp đồng thời vẫn giữ nguyên được chi phắ khấu hao. Khi xác nhận lại tài sản của doanh nghiệp, nếu có sự thay đổi, kế toán phải tắnh toán lại chi phắ khấu hao TSCĐ từ khi có sự thay đổi đó. Điều này làm tốn công sức cho kế toán viên. Mặt khác, trong trường hợp thuế về kiểm tra đột xuất, đối chiếu giữa tài sản trên sổ sách và số thực tế có sự khác biệt sẽ
làm cho doanh nghiệp khách hàng bị phạt. Vậy nên, thay vì bảng đối chiếu tài sản được lập hàng năm, kế toán dịch vụ nên gửi tới doanh nghiệp sau mỗi tháng để xác nhận kịp thời.
3.2.4. Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán phục vụ quyết toán thuếSau khi được sử dụng để ghi chép sổ sách, kế toán dịch vụ sẽ tiến hành