6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.5 Tổ chức bàn giao chứng từ, sổ sách
a. Tổ chức đóng tập chứng từ, sổ sách
ỚTổ chức đóng chứng từ
Việc đóng tập chứng từ được thực hiện sau mỗi quý. Tùy thuộc vào nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ắt mà kế toán dịch vụ sẽ lưu chứng từ thành một hay nhiều tập với thứ tự như sau: Chứng từ tiền mặt, chứng từ tiền gửi ngân hàng, chứng từ phải thu khách hàng, chứng từ phải trả người bán, chứng
từ phản ánh chi phắ sản xuất, các chứng từ liên quan đến thuế và tập các chứng từ khác.
- Tập chứng từ tiền mặt: Thứ tự các chứng từ được lưu trong tập này như
sau: Chứng từ ghi sổ (lập cho bên Nợ TK 111) => Bảng kê ghi Nợ TK 111 => Phiếu thu => Chứng từ ghi sổ có TK 111 => Bảng kê ghi Có TK 111 => Phiếu chi => Chứng từ kèm theo (bảng lương, hóa đơn đầu vào phục vụ cho văn phòng, giấy nộp tiền, hóa đơn mua hàng trong trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau).
- Tập chứng từ ngân hàng: Chứng từ ghi sổ (lập cho bên Nợ TK 112) => Bảng kê ghi Nợ 112 => Sổ phụ của từng tháng => Giấy báo Có => Chứng từ
ghi sổ (lập cho bên Có TK 112) => Bảng kê ghi Có 112 => Giấy báo Nợ.
- Tập chứng từ công nợ phải thu khách hàng: Chứng từ ghi sổ (lập cho bên Nợ TK 131) => Bảng kê ghi Nợ TK 131 => Hóa đơn GTGT đầu ra => Phiếu xuất kho. Nếu có hợp đồng thì phải đắnh kèm thêm cả hợp đồng.
- Tập chứng từ công nợ phải trả người bán: Chứng từ ghi sổ (lập cho bên Có TK 331) =>Bảng kê ghi Có TK 331 => Hóa đơn GTGT đầu vào (mua hàng hóa, nguyên liệu, công cụ, dịch vụ) => Phiếu nhập kho (nếu có). Nếu hóa đơn có kèm theo hợp đồng thì phải kèm cả hợp đồng.
- Tập chứng từ chi phắ sản xuất: Chứng từ ghi sổ của TK 154 (lập cho bên Nợ của TK 154) được đắnh kèm cùng với phiếu xuất kho và các chứng từ
liên quan khác để ghi nợ TK 154.
- Tập các chứng từ liên quan đến thuế: Chứng từ liên quan đến thuế sẽ được kẹp vào tập riêng: Tờ khai thuế GTGT => Tờ khai thuế TNDN tạm tắnh => Những thông báo của doanh nghiệp với thuế hoặc ngược lại (thông báo phát hành hóa đơn, thông báo hủy hóa đơn, thông báo thay đổi định mức tiêu hao nguyên liệu vật liệuẦ)
lại theo thứ tự trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) được đắnh kèm với chứng từ
kế toán tương ứng. Vắ dụ, chứng từ ghi sổ của TK 142, 242 được đắnh kèm với bảng phân bổ chi phắ trả trước ngắn hạn, dài hạn. Chứng từ ghi sổ của TK 214 được đắnh kèm với bảng khấu hao TSCĐ. Chứng từ ghi sổ của TK 334
được đắnh kèm với bảng tắnh lương và phân bổ bảo hiểm xã hộiẦ ỚTổ chức đóng tập sổ sách
Cuối năm, kế toán dịch vụ sẽ thực hiện in sổ sách, báo cáo tài chắnh. Sổ
chi tiết sẽ được đóng thành một tập, sổ cái sẽ được đóng thành một tập theo thứ tự của số hiệu tài khoản. Toàn bộ báo cáo tài chắnh cũng được in và đóng thành một tập riêng. Sau khi báo cáo được nộp, nếu phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa sai trên máy, nộp lại báo cáo tài chắnh cùng tờ giải trình lý do của sự sai khác cho cơ quan thuế.
b. Tổ chức bàn giao chứng từ, sổ sách
Sau khi kiểm tra chứng từ, sổ sách, kế toán nộp báo cáo tài chắnh, vào khoảng tháng 4 - tháng 5 năm sau, kế toán sẽ bàn giao lại toàn bộ chứng từ, sổ
sách cho doanh nghiệp lưu trữ. Toàn bộ các tập chứng từ, sổ sách bàn giao sẽ được ghi chép trong Biên bản bàn giao. Doanh nghiệp khách hàng sẽ bổ sung chữ ký và con dấu cho hợp lý hóa chứng từ, sổ sách. Kế toán dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp về thời gian lưu trữ chứng từ, sổ sách theo quy định của pháp luật.
Về phắa công ty Đầu Xuân Đức, tất cả dữ liệu về chứng từ, sổ sách kế
toán dịch vụ lập sẽ được lưu trữ hết trên máy của kế toán và của bộ phận thông tin doanh nghiệp. Khi có thuế về kiểm tra, quyết toán, kế toán dịch vụ
sẽ đến doanh nghiệp, cùng với kế toán nội bộ cung cấp thông tin, tài liệu và giải trình cho cán bộ thuế.
Nhận xét: Công ty Đầu Xuân Đức không lưu giữ chứng từ đầu vào. Toàn bộ chứng từđều được chuyển cho khách hàng lưu trữ.