6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Tổ chức giao nhận chứng từ
ỚHàng tháng, kế toán dịch vụ nhận một số chứng từ từ doanh nghiệp khách hàng phục vụ cho việc kế toán. Các chứng từ nhận về, có thể được phân ra gồm: Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, một số chứng từ ngân hàng (Phiếu tắnh lãi tiền gửi, phiếu tắnh lãi tiền vay, Giấy báo Nợ, Giấy báo có, sổ
phụ ngân hàng), các chứng từ về chi phắ (bảng chấm công), một số các hợp
đồng kèm theo (nếu có). Khi nhận chứng từ, kế toán dịch vụ ghi chép vào
Biên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ tên và số hiệu của từng loại hóa đơn, chứng từ. Điều này làm tốn rất nhiều công sức, vì số lượng chứng từ phát sinh trong tháng là khá nhiều. Mặt khác, một kế toán dịch vụ lại làm cho 8-10 doanh nghiệp nên việc ghi chép lại càng vất vả. Vậy nên thay vì ghi từng hóa
đơn, kế toán dịch vụ nên ghi chép số lượng hóa đơn, chứng từ nhận được theo từng tháng, tổ chức quản lý chứng từ theo thời gian và công ty nên thiết kế
Biên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ theo từng loại chứng từ mà doanh nghiệp nhận.
ỚBiên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ được kế toán dịch vụ lập mỗi tháng một lần cho mỗi công ty. Điều này có thể gây ra thất lạc biên bản, vì các biên bản đều là những tờ rời. Để việc lưu giữ được hiệu quả, thay vì lập Biên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ theo những tờ rời, công ty Đầu Xuân
Đức nên lập Sổ biên bản bàn giao chứng từ, ghi chép việc giao nhận chứng từ
trong vòng một năm cho một khách hàng. Sổ biên bản giao nhận chứng từ sẽ
gồm các biên bản giao nhận chứng từ liên tục trong vòng 12 tháng. Làm như
vậy, sẽ tiện lợi hơn cho việc lưu giữ và cho việc tiếp quản chứng từ của kế
toán khác (khi có sự thay đổi nhân sự).
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ
Số:...
Hôm nay, ngày...tháng...năm Ầ.. Tôi tên là:
Có nhận hoá đơn chứng từ thángẦẦ của ( DN, Công Ty)...
để về làm sổ sách. Việc nhận hoá đơn chứng từ này tôi có trách nhiệm phải lưu giữ, bảo quản theo quy định. Nếu sai phạm tôi chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Diễn giải Số lượng Tháng Ngày tháng Ghi chú
1 Hóa đơn đầu vào 2 Hóa đơn đầu ra (từ sốẦđến sốẦ) 3 Chứng từ ngân hàng Các chứng từ khác ẦẦẦẦẦẦ ẦẦẦẦẦẦ. ẦẦẦẦẦ.. ẦẦ..
BÊN GIAO BÊN NHẬN BÊN NHẬN LẠI
ỚSau khi chứng từ kế toán được sử dụng để nhập liệu vào sổ sách, vào khoảng tháng 5 năm sau, kế toán dịch vụ sẽ bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho công ty khách hàng. Như vậy, công ty Đầu Xuân Đức không hề lưu giữ
một bản chứng từ nào nhận từ công ty khách hàng (kể cả bản phô tô). Nếu có tranh chấp giữa hai bên, công ty Đầu Xuân Đức sẽ không có bằng chứng để
tranh cãi. Do đó, công ty Đầu Xuân Đức cần lưu giữ lại bản chụp hoặc scan toàn bộ chứng từ đầu vào nhận được từ phắa công ty khách hàng và chuyển sang chếđộ không thể thay đổi.
Việc chụp/scan chứng từ nhận được mỗi tháng sẽ giúp cho công ty Đầu Xuân Đức có thể lưu giữ lại toàn bộ hình ảnh chứng từ đầu vào. Trong trường hợp thuế về quyết toán công ty khách hàng, đây cũng có thể coi là một nguồn
đối chiếu để xem xét lại việc nhập liệu của kế toán viên. Mặt khác điều này rất cần thiết để đề phòng bản chứng từ giấy của khách hàng bị hỏng, mất mát trong quá trình lưu trữ.
Lưu giữ lại hình ảnh của chứng từ nhận được vừa đảm bảo cho công ty
Đầu Xuân Đức có bằng chứng khi phát sinh sự tranh chấp, vừa giúp công ty
đối chiếu lại được việc nhập liệu của kế toán viên. Mặt khác, khi thực hiện biện pháp này, việc ghi chép chứng từ theo số lượng, theo thời gian (chứ
không cần ghi cụ thể từng số chứng từ) vẫn đảm bảo việc quản lý chứng từ tại công ty Đầu Xuân Đức.