6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.7. Xây dựng Sổ tay hướng dẫn
Công ty Đầu Xuân Đức cung cấp dịch vụ kế toán cho hơn 100 doanh nghiệp thuộc các loại hình khác nhau, việc thay đổi nhân sự thường xuyên diễn ra tại doanh nghiệp. Chắnh vì vậy, việc xây dựng Sổ tay hướng dẫn cho kế toán viên là rất cần thiết. Cuốn sổ tay này như một cuốn cẩm nang ghi lại quy trình thực hiện dịch vụ kế toán, các chứng từ cơ bản cần sử dụng trong từng loại hình doanh nghiệp nhằm phục vụ quyết toán thuế, một số trường hợp lưu ý và đưa ra giải thắch đối với cách làm của kế toán đi trước. Vắ dụ, vì
sao tỷ lệ xuất công cụ, dụng cụ lại phải lấy là 1,8-2% so với doanh thu. Vì sao các chứng từ ghi sổ lại chỉđược lập cho bên Nợ/Có của một số tài khoản như
vậy. Điều này sẽ làm kế toán dịch vụ hiểu rõ hơn công việc mình làm, mặt khác lại giảm chi phắ phải đào tạo, hướng dẫn cho người mới.
Quy trình cung cấp dịch vụ kế toán trên thực tế được xác lập ở công ty
Đầu Xuân Đức nhưng chưa có một văn bản ghi chép lại. Việc xây dựng quy trình cung cấp dịch vụ càng trở nên có ý nghĩa trong điều kiện việc thay đổi nhân sự diễn ra rất thường xuyên tại công ty này. Trình tự cung cấp dịch vụ
kế toán cho tất cả các khách hàng đều theo từng bước giống nhau: Tổ chức nhận và kiểm tra chứng từ, tổ chức lập chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép sổ
sách, tổ chức lập báo cáo thuế, báo cáo tài chắnh, tổ chức kẹp và lưu trữ chứng từ, chuẩn bị hồ sơ khi thuế về quyết toán. Tuy nhiên, các chứng từ có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại hình, từng đặc điểm doanh nghiệp. Sổ tay hướng dẫn không thể đưa ra được từng chứng từ cho tất cả các doanh nghiệp, nhưng có thể đưa ra những chứng từ cơ bản cho từng loại hình và dần dần sẽ được bổ sung, hoàn thiện và đổi mới bởi các kế toán dịch vụ khác. Ngoài ra, Sổ tay hướng dẫn có thể bao gồm các nội dung khác hướng dẫn các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện: tư vấn thuế, tư vấn thành lập doanh nghiệpẦ Tuy nhiên, đề tài chỉđề cập đến dịch vụ làm kế toán và quyết toán thuế TNDN cho khách hàng.
Sổ tay hướng dẫn có thể gồm 3 phần: Phần I. Mục đắch của Sổ tay hướng dẫn
Phần II. Quy định về sử dụng Sổ tay hướng dẫn
Phần III. Nội dung của Sổ tay hướng dẫn, trong đó bao gồm: 3.1 Giới thiệu tổng quan về công ty Đầu Xuân Đức:
3.1.1 Quá trình phát triển 3.1.2 Nhiệm vụ của công ty
3.1.3 Mục tiêu của công ty
3.1.4 Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp
3.1.5 Các phòng ban và nhiệm vụ của mỗi phòng ban trong doanh nghiệp
3.2 Quy định về quyền lợi, trách nhiệm của kế toán dịch vụ, kiểm soát viên
3.3 Quy định về quy trình cung cấp dịch vụ kế toán 3.3.1 Về việc tổ chức giao nhận chứng từ kế toán 3.3.2 Về việc kiểm tra chứng từ kế toán
3.3.3 Về việc lập chứng từ kế toán
3.3.4 Về việc sử dụng chứng từ kế toán ghi chép sổ sách 3.3.5 Về việc kiểm tra sổ sách
3.3.6 Về việc lập báo cáo tài chắnh, báo cáo thuế
3.4 Về việc kiểm tra, soát xét chứng từ, sổ sách, báo cáo của kiểm soát viên
3.5 Về việc chuẩn bị hồ sơ khi thuế về quyết toán
Quy trình cung cấp dịch vụ kế toán có thể xây dựng cho từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những đặc trưng về chứng từ kế toán. Một số chứng từ cơ bản đối với mỗi loại hình sẽ được nêu trong sổ tay hướng dẫn. Sổ tay hướng dẫn có thể được điều chỉnh theo từng năm sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Khi đưa ra những hướng dẫn về cung cấp dịch vụ, Sổ tay phải giải thắch rõ nguyên nhân để người đọc có thể hiểu được cặn kẽ cách làm.
Vắ dụ Sổ tay hướng dẫn về việc tổ chức giao nhận chứng từ kế toán:
-Kế toán dịch vụ ghi chép việc nhận chứng từ trong Sổ bàn giao chứng từ. Sổ bàn giao chứng từ bao gồm các Biên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ
từ, kế toán ghi chép số lượng chứng từ nhận về và có kèm theo scan bộ chứng từđể phục vụ cho việc lưu trữ sau này.
-Giải thắch: Việc ghi chép chứng từ nhận theo từng số hiệu làm tốn công sức của kế toán dịch vụ. Kế toán dịch vụ chỉ cần quản lý tổng số lượng chứng từ, từng chứng từ cụ thể đã thể hiện trên bản scan. Mặt khác, nếu kế toán dịch vụ ghi chép cụ thể từng hóa đơn, chứng từ nhận được theo số hiệu nhưng không scan lại chứng từ, khi giao trả, công ty sẽ hoàn toàn không lưu giữ căn cứ để nhập liệu. Điều này sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp khi có sự tranh cãi giữa doanh nghiệp và công ty khách hàng.
Số chứng từ nhận, giao về cho doanh nghiệp phải ghi chép trong Sổ
bàn giao chứng từ, thay vì ghi chép trong những tờ rời để tránh mất mát, thất lạc khi công việc được chuyển giao cho người khác.
3.2.8. Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện chứng từ, sổ
sách
a. Về phắa doanh nghiệp khách hàng
Các doanh nghiệp cần phải nâng cao nhận thức của chủ doanh nghiệp về
kế toán, về tác dụng của kế toán đối với kiểm soát tài sản, đối với kết quả sản xuất kinh doanh. Thực tế, các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa rất ắt khi sử dụng các thông tin kế toán để đưa ra quyết định và chỉ quan tâm tới việc tối thiểu hóa số thuế phải nộp. Nhiều trường hợp chủ doanh nghiệp yêu cầu kế toán có những hành vi hướng đến điều chỉnh số liệu để có lợi về thuế. Vậy nên việc chủ doanh nghiệp nhận thức được tác dụng của thông tin kế toán đối với công tác quản trị doanh nghiệp, đối với việc ra quyết định và kiểm soát tài sản có vai trò vô cùng quan trọng, không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn có tác dụng nâng cao chất lượng dịch vụ
b. Về phắa công ty Tài chắnh kế toán Đầu Xuân Đức
Công ty có thể đầu tư mua thêm máy scan, kế toán dịch vụ có trách nhiệm scan bộ chứng từ của mình và lưu thành 1 tập tin riêng trên máy tắnh. File chứng từ này cũng đồng thời được bộ phận thông tin của doanh nghiệp lưu trữ.
Công việc của kế toán viên quá nhiều, một kế toán có thể phụ trách làm từ 8-10 doanh nghiệp thuộc các loại hình khác nhau. Công ty Đầu Xuân Đức nên giao cho kế toán phụ trách các doanh nghiệp thuộc 1-2 loại hình để hiệu quả của công việc được nâng cao.
Công việc của một kế toán viên là khá vất vả song mức lương lại rất thấp dẫn tới các kế toán viên không có ý định gắn bó lâu dài với công ty. Việc tăng lương, chế độđãi ngộ sẽ giúp kế toán viên gắn bó với doanh nghiệp, mặt khác tránh cho doanh nghiệp những tổn thất khi phải tìm kiếm, đào tạo nhân viên mới cho đến khi thành thạo công việc.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở lý luận và phân tắch thực trạng công tác tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách phục vụ quyết toán thuế TNDN tại công ty Tài chắnh kế
toán Đầu Xuân Đức, luận văn đã nêu ra một số tồn tại trong công tác tổ chức chứng từ sổ sách phục vụ quyết toán thuế TNDN cho khách hàng tại đơn vị và chỉ ra sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống chứng từ, sổ sách này. Trong chương 3, luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc giao nhận, lập chứng từ, kẹp chứng từ, việc ghi chép một số loại sổ và hình thức kế
toán sử dụng.
Đối với việc giao nhận chứng từ, kế toán dịch vụ chỉ cần ghi số lượng chứng từ theo từng mục Hóa đơn đầu vào, Hóa đơn đầu ra và các chứng từ
này lại để lưu trữ vì cuối kỳ, toàn bộ chứng từ bằng giấy được chuyển hết lại cho công ty khách hàng. Thay vì ghi chép lại chứng từ đã nhận, bàn giao trên Biên bản giao nhận/Biên bản bàn giao chứng từ, hóa đơn, kế toán nên ghi chép lại trong Sổ Giao nhận chứng từ, bao gồm các biên bản giao nhận chứng từ trong vòng 12 tháng và bản bàn giao chứng từ, hóa đơn sau 1 năm.
Đối với việc kiểm tra chứng từ, kế toán dịch vụ nên yêu cầu công ty khách hàng ghi chú hình thức thanh toán đằng sau mỗi hóa đơn nếu được thu/chi bằng tiền mặt. Đối với việc lập chứng từ, kế toán dịch vụ nên lập bổ
sung Biên bản xác nhận tồn quỹ, biên bản xác nhận hàng tồn kho, biên bản xác nhận tài sản cốđịnh sau mỗi tháng. Đối với việc tổ chức lưu trữ chứng từ, kế toán dịch vụ nên có sự thay đổi để tạo điều kiện thuận lợi khi quyết toán thuế: Các hóa đơn đầu ra, đầu vào được đóng tập theo thứ tự trên tờ khai thuế
GTGT và đắnh kèm cùng với chứng từ thanh toán. Ngoài ra, tác giả kiến nghị
doanh nghiệp nên áp dụng hình thức kế toán hình thức Nhật ký chung vì tắnh
đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện của hình thức này. Trong trường hợp, doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, cần có sự hướng dẫn
để kế toán viên hiểu một cách tường tận các sổ sách, hiểu nguyên nhân lựa chọn những chứng từ ghi sổ như doanh nghiệp đang làm. Tác giả cũng đưa ra giải pháp thiết kế sổ doanh thu, giá vốn phục vụ việc theo dõi cho từng mặt hàng hoặc ngành hàng, nhằm nâng cao tắnh hữu ắch của thông tin kế toán do doanh nghiệp cung cấp đối với công ty khách hàng. Luận văn cũng đưa ra vắ dụ về việc xây dựng Sổ tay hướng dẫn. Với việc kiến nghị áp dụng các biện pháp này, luận văn sẽ giúp cho đơn vị tổ chức hiệu quả hệ thống chứng từ, sổ
KẾT LUẬN
Doanh nghiệp DVKT là doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật và được phép cung cấp các DVKT cho khách hàng. Cùng với sự phát triển không ngừng về số lượng của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các doanh nghiệp DVKT cũng không ngừng gia tăng và phát triển. Mỗi doanh nghiệp dịch vụ kế toán cung cấp việc kê khai, quyết toán thuế cho hàng chục thậm chắ hàng trăm khách hàng. Các công ty này thuộc nhiều lạo hình khác nhau, có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau nên công việc quyết toán thuế cũng vô cùng phức tạp. Vì vậy, việc tổ chức hệ thống hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán phục vụ việc quyết toán thuế TNDN cần được chú trọng vì điều này ảnh hưởng rất lớn tới việc hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và số thuế TNDN doanh nghiệp phải nộp cho nước. Trong khuôn khổ phạm vi và mục đắch nghiên cứu, luận văn đã giải quyết
được các vấn đề sau:
Thứ nhất, luận văn đã trình bày những lý luận cơ bản về doanh nghiệp DVKT và việc tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán phục vụ việc quyết toán thuế TNDN cho khách hàng tại doanh nghiệp cung cấp DVKT.
Thứ hai, luận văn đã trình bày được thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách phục vụ quyết toán thuế TNDN cho khách hàng tại công ty Tài chắnh kế toán Đầu Xuân Đức và những hạn chế còn tồn tại trong việc tổ chức giao nhận, lập chứng từ, lưu trữ chứng từ, trong việc ghi chép sổ sách và hình thức kế toán sử dụng tại doanh nghiệp.
Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứ lý luận về tổ chức hệ thống chứng từ, sổ
sách kế toán thuế phục vụ quyết toán thuế TNDN, luận văn đã đưa ra được những giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc thực hiện dịch vụ quyết toán thuế TNDN cho khách hàng tại công ty Tài chắnh kế
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Nguyễn Hữu Hoán (2008), Nghiên cứu công tác kế toán trong Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, Cao đẳng Tài nguyên và môi trường Hà Nội.
[2] Lê Thị Lan Hương (2013), Tổ chức chứng từ kế toán phục vụ quyết toán thuế TNDN tại công ty cổ phần Bắc Âu, Luận văn Thạc sĩ Quản trị
kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
[3] Trần Văn Ninh (2012), Tăng cường kiểm soát thuế TNDN tại chi cục thuế quận Cẩm Lệ, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học
Đà Nẵng.
[4] Nguyễn Công Phương (2010), ỘLiên kết giữa thuế và kế toán ở Việt NamỢ, Tạp chắ Phát triển kinh tế, (số 239), trang 22 Ờ 26.
[5] Đàm Thị Thúy (2011), Hoàn thiện luân chuyển chứng từ kế toán tại Văn phòng khu vực miền trung Ờ Tổng công ty hàng không Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
[6] Nguyễn Thị Huyền Trâm (2007), Tổ chức công tác kế toán trong các Doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ Quản trị
kinh doanh, Đại học kinh tế TP Hồ Chắ Minh.
[7] Phạm Thị Bắch Vân (2012), Nghiên cứu ảnh hưởng của thuế TNDN đến sự lựa chọn chắnh sách kế toán của doanh nghiệp trên địa bàn thành phốĐà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC SỐ 2.1 Ờ DANH SÁCH CÁC DOANH NGHIỆP KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN ĐẦU XUÂN ĐỨC
1 Công ty TNHH MTV Mạnh Huy Phát DV lưu trú
2 Công ty TNHH TM DV Hương Thảo
Thương mại và dịch vụ (Mua bán linh kiện;máy
photo và dịch vụ cho thuê máy )
3 Công ty TNHH Cao Bằng
Thương mại và dịch vụ (Mua bán linh kiện;máy
photo và dịch vụ photo tài liệu )
4 Công ty TNHH MTV Mai Phương Tùng
Dịch vụ mai táng và thuê xe dv tang lễ
5 Công ty TNHH Tinh Tế Việt Dịch vụ quảng cáo 6 Công ty TNHH MTV Phan Hoàng Vũ
Thương mại (Mua bán thức ăn gia súc)
7 Công ty TNHH Công Nghệ Tin Học Phương Anh Nguyễn
Thương mại ( Mua bán linh kiện máy tắnh, laptop) 8 Công ty CP XD DV- TM Sơn Lộc Dịch vụ vận chuyển xăng dầu ) 9
Công ty TNHH MTV Hỗ Trợ Và Phát Triển Công Nghệ
Tắn Việt Luật Bán phần mềm 10 Công ty TNHH TM DV Tiên Hiếu Dịch vụvận chuyển 11 Công ty TNHH Hồ Vũ Gia Dịch vụ quảng cáo 12 Công ty TNHH Kiến Gia Thịnh Xây dựng
13 Công ty Cổ phần Châu Đô
Sản xuất và kinh doanh thức ăn gia súc
14 Công ty TNHH TM & DV Hiệp Thân
Thương mại (Mua bán bia và nước giải khát) 15 Công ty TNHH TM & Dv Tâm Quảng Đà Thương mại & Dịch vụ 16 Công ty TNHH TM Tuyến Sơn SX Gtrẻ em ạch,KD Đồ chơi 17 Công ty TNHH hậu Cần Du Lịch Bửu An Dịch vụ Giặt là 18 Công ty TNHH TM & XD Gia Lê Gia công tủ
19 Công ty TNHH TM & Dv Vận tải Khoa Ban Vận chuyển 20 Công ty TNHH VT TM & Dv Trung Hương
Thương mại (mua bán bia và nước giải khát) 21 Công ty TNHH Viên An Phú Vận chuyển
22 Công ty TNHH TM & DV Hoàng Bảo Đạt
Nhà hàng và Dịch vụăn uống
23 Công ty TNHH MTV Nam Hoa Dương
Nhà hàng và Dịch vụăn uống 24 Công ty TNHH TM Dũng Thịnh Bán hàng trang trắ nội thất 25 Công ty TNHH La Mo Nhà hàng và Dịch vụăn uống
26 Công ty TNHH MTV Quán nhậu Sài gòn
Nhà hàng và Dịch vụăn uống 27 Công ty TNHH Phần mềm Tinh Vệ Viết phần mềm 28 Công ty TNHH MTV Xuân Chất Dịch vụ Photo và nhà hàng
29 Côgn ty TNHH TM DV Tiên Hiếu Vận chuyển
30 Côgn ty TNHH TM & DV Nguyễn Bá Phúc Dthanh, ánh sáng ịch vụ cho thuê âm