6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2 Tổ chức chứng từ phục vụ quyết toán thuế TNDN cho khách hàng
hàng tại công ty Tài chắnh kế toán Đầu Xuân Đức
a. Tổ chức nhận, lập và kiểm tra chứng từ kế toán
Ớ Tổ chức nhận và kiểm tra chứng từ kế toán
được ghi chép lại trong Biên bản giao nhận hóa đơn chứng từ, có chữ ký xác nhận của cả khách hàng và kế toán dịch vụ. Biên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ gồm 2 bản, mỗi bên giữ một bản. Trên Biên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ ghi rõ tên công ty, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hóa đơn hủy bỏ.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ
Số:...
Hôm nay, ngày...tháng...năm 2014 Tôi tên là:
Có nhận hoá đơn chứng từ thángẦẦ của ( DN, Công Ty)...
để về làm sổ sách. Việc nhận hoá đơn chứng từ này tôi có trách nhiệm phải lưu giữ, bảo quản theo quy định. Nếu sai phạm tôi chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Diễn giải hoá Ký hiđơệu n Số hoá đơn Ngày tháng Ghi chú
ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. ẦẦẦẦẦẦ ẦẦẦẦẦẦ. ẦẦẦẦẦ.. ẦẦ..
BÊN GIAO BÊN NHẬN LẠI BÊN NHẬN (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Tổ chức nhận, kiểm tra chứng từ phản ánh doanh thu, doanh thu hoạt
động tài chắnh, thu nhập khác.
+ Tổ chức nhận, kiểm tra chứng từ phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Đại đa số khách hàng của công ty Đầu Xuân Đức hạch toán và nộp thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong trường hợp đó, chứng từ làm căn cứ
ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là Hóa đơn Giá trị gia tăng. Ngược lại, một số doanh nghiệp mới thành lập và thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷđồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa
đơn tắnh và nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Chứng từ làm căn cứ
ghi nhận doanh thu đối với các doanh nghiệp này là Hóa đơn bán hàng.
Hóa đơn Giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng được lập bởi nhân viên trong doanh nghiệp khách hàng. Sau đó, kế toán dịch vụ sẽ thu thập và kiểm tra tắnh hợp pháp của hóa đơn. Các hóa đơn phải ghi đúng tên, địa chỉ, mã số
thuế của doanh nghiệp và của khách hàng. Đối với các nghiệp vụ bán hàng phát sinh dưới 200 nghìn đồng, doanh nghiệp không nhất thiết phải lập hóa
đơn, kế toán dịch vụ yêu cầu doanh nghiệp lập bảng kê, và căn cứ vào đó để
lập một hóa đơn cho toàn bộ các nghiệp vụ bán lẻ trong ngày. Cũng như đối với các doanh nghiệp thông thường khác, doanh nghiệp thuê dịch vụ lập hóa
đơn gồm 3 liên: Liên 1 được lưu tại cùi, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển về cho kế toán dịch vụ ghi sổ.
Sau khi nhận hóa đơn, nếu có sai sót gì, kế toán dịch vụ sẽ tư vấn cho doanh nghiệp cách xử lý cho phù hợp với thông tư, luật hiện hành. Trong trường hợp, hóa đơn chưa được sử dụng để ghi chép sổ sách và kê khai thuế, doanh nghiệp và khách hàng sẽ tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập, xuất lại hóa đơn mới. Nếu đã kê khai thuế thì doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trong đó ghi rõ sai sót cần điều chỉnh, đồng thời lập hóa đơn
điều chỉnh sai sót. Biên bản thu hồi lại hóa đơn đã lập và biên bản điều chỉnh hóa đơn được nhân viên trong công ty khách hàng lập căn cứ vào thông tư
Biên bản thu hồi hóa đơn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---oOo---
BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP
Số Ầ../BBTHHĐ
-Căn cứ Nghị Định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chắnh Phủ quy định về
hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
Hôm nay, ngày ẦẦẦẦẦẦẦ, đại diện hai bên gồm có:
BÊN A : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ Địa chỉ : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ Điện thoại : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ... MST: ẦẦẦẦẦẦẦ Đại diện bên A: Ông (Bà) : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..Chức vụ : ẦẦẦẦẦ BÊN B : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ Địa chỉ : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ... Điện thoại : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ... MST: ẦẦẦẦẦẦẦ Đại diện bên B: Ông (Bà) : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..Chức vụ : ẦẦẦẦẦẦ Hai bên,thống nhất lập biên thu hồi (Liên 2) hóa đơn GTGT (mẫu số: ẦẦẦẦẦ) đã lập, có ký hiệu:ẦẦẦ. số Ầ..Ầ ngày ẦẦẦ. để xóa bỏ theo qui
định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn GTGT (mẫu sốẦẦẦẦẦ..) có ký hiệu:ẦẦẦ. số ẦẦ ngày ẦẦ..Ầ
Lý do thu hồi : ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ..Ầ
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ
hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Biên bản điều chỉnh hóa đơn
Céng hưa xở héi chự nghỵa viỷt nam
ậéc lẹp - Tù do - HỰnh Phóc
Biến Bờn ệiÒu chửnh hãa ệển
Hềm nay, Ngộy 15 thịng 10 nẽm 2014, chóng tềi găm cã:
Bến A:DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ĐỨC LAN.
Địa chỉ : 149 Võ Văn Tần- P.6- Q.3- TP Hồ Chắ Minh. Mã số Thuế : 0302884193 Do ông/ bà : Chức vụ : Giám đốc Làm đại diện được gọi tắt là bên A. Bến B:Công ty TNHH Cao Bằng
ậỡa chỉ: 285 khu B- Lô 8- Trần Cao Vân Ờ P. Xuân Hà Ờ Q. Thanh Khê-TP ĐN
Mở sè thuạ: 0400580637
Do ông : Đoàn Mạnh Đông Chục Vô : Giịm ệèc Lộm ệỰi diỷn
ậ−ĩc gải tớt lộ bến B.
Cờ hai bến cỉng tiạn hộnh ệiÒu chửnh hãa ệển nh− sau:
ậiÒu I: XuÊt hãa ệển.
Vộo ngộy 05/09/2014, bến A cã xuÊt cho bến B hãa ệển GTGT nh− sau:
STT Sè hiỷu hãa ệển, ký hiỷu, ngộy Sè TiÒn (VNậ)
TiÒn thuạ GTGT ( VNậ) Tững Céng (VNậ) 1 1565 DL/14P 05/09/2014 7.291.814 729.181 8.020.995
ậiÒu II: ậiÒu chửnh hãa ệển.
Bến A ghi hãa ệển tên địa chỉ công ty là Khu B lô 8 Trần Cao Vân- P. Xuân Hà- Q. Thanh Khê- TP Đà Nẵng. Nay cờ hai bến xịc nhẺn lỰi tến địa chỉđúng của cềng ty lộ: : 285 khu B- Lô 8- Trần Cao Vân Ờ P. Xuân Hà Ờ Q. Thanh Khê-TP Đà Nẵng . Hai bến ệăng ý ệiÒu chửnh lỰi hãa ệển GTGT nãi trến theo tến cềng ty bến B nh− trến vộ cịc khoờn môc khịc trến hãa ệển khềng thay ệữi.
ậiÒu III: Cam kạt chung.
- Hai bến cam kạt kế khai thùc hiỷn nghỵa vô thuạ theo ệóng biến bờn ệiÒu chửnh hãa ệển nộy.
- Biến bờn nộy ệ−ĩc lẺp thộnh 02 bờn, mẫi bến giọ mét bờn vộ cã giị trỡ nh− nhau
Ngoài Hóa đơn Giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộc các ngành khác nhau, kế toán dịch vụ có thể
nhận và kiểm tra các chứng từ khác đi kèm để phục vụ quyết toán thuế
TNDN.
o Đối với doanh nghiệp xây dựng: Các công ty xây dựng mà Đầu Xuân
Đức cung cấp dịch vụ kế toán đều ghi nhận doanh thu theo giá trị khối lượng thực hiện. Vì vậy, Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn bán hàng) được lập dựa trên Biên bản nghiệm thu. Biên bản nghiệm thu và hóa đơn phải khớp đúng về
thời điểm và giá trị nghiệm thu. Nếu có sự sai khác, kế toán dịch vụ sẽ tư vấn doanh nghiệp làm Biên bản nghiệm thu cho khớp đúng với thời điểm xuất hóa
đơn, tránh việc bị cơ quan thuế phạt. Chẳng hạn, công trình được hoàn thành và nghiệm thu trong tháng 7, hóa đơn lại được xuất trong tháng 12, vì tháng 12 doanh nghiệp mới thu được tiền (Lựa chọn thời điểm xuất hóa đơn, đôi khi
đối với các doanh nghiệp là để ràng buộc việc thanh toán tiền của khách hàng). Trong trường hợp này, kế toán dịch vụ sẽ tư vấn cho khách hàng làm lại biên bản nghiệm thu vào thời điểm tháng 12 cho phù hợp với thời điểm xuất hóa đơn.
o Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ: Bao gồm doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khách sạn, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụăn uống.
o Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khách sạn: Sau mỗi Hóa đơn có thể
có bill thanh toán, các Phiếu tắnh tiền kèm theo. Trong hoạt động buồng phòng, bill thanh toán thể hiện số phòng, số ngày đi, ngày đến, số người, đơn giá. Ngoài ra, tiền thu từ các hoạt động giặt là, ăn uống cũng được thể hiện trong những tờ bill riêng. Hóa đơn xuất ra phải khớp với sổ lưu trú về ngày, số lượng khách, loại buồng phòng. Nếu không khớp, kế toán dịch vụ phải tư
o Đối với các doanh nghiệp dịch vụ vận tải, kèm theo Hóa đơn giá trị
gia tăng (Hóa đơn bán hàng) là Bảng kê vận chuyển. Bảng kê vận chuyển ghi rõ địa điểm đi, địa điểm đến, số tiền tương ứng.
o Đối với các doanh nghiệp kinh doanh ăn uống: Đi kèm với hóa đơn là các Phiếu tắnh tiền. Căn cứ vào các Phiếu tắnh tiền này, kế toán dịch vụ sẽ
lập Phiếu tách doanh thu. Phiếu tách doanh thu được sử dụng để tách doanh thu hàng hóa và dịch vụ. Bởi lẽ, trong quá trình phục vụ món ăn, các doanh nghiệp này còn bán bia, rượu, nước ngọt... Việc tách doanh thu còn giúp cơ
quan thuế khi kiểm tra có thể so sánh được tỷ lệ nguyên vật liệu tiêu hao so với doanh thu dịch vụ có hợp lý không, so sánh giá trị xuất kho của hàng hóa với doanh thu bán hàng hóa trong quá trình quyết toán thuế.
Công ty TNHH TM & DV Hoàng Bảo Đạt
40 Nguyễn Bá Học, Hải Châu, Đà Nẵng PHIẾU TÍNH TIỀN
Số: 1.033 Khách hàng: Chi nhánh công ty TNHH Thiết bị nặng Marubeni tại TP Đà Nẵng
Địa chỉ:
STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
1 Nước suối Chai 5,0 8.000 40.000
2 Cá mú Kg 1,0 650.000 650.000
3 Bia Larue lon Lon 33,0 13.000 429.000 4 Khăn lạnh Cái 5,0 3.000 15.000 5 6 7 8 9 Tổng cộng 1.134.000 Bằng chữ: Một triệu một trăm ba mưới bốn ngàn đồng chẵn Đà Nẵng, ngày 11 tháng 7 năm 2014 Người viết phiếu (Ký, họ tên)
Phiếu này không thay thế hóa đơn
o Đối với doanh nghiệp thương mại hay sản xuất: Đối với các doanh nghiệp này, đi kèm với Hóa đơn có thể là các hợp đồng kinh tế. Tuy nhiên, các khách hàng của công ty Đầu Xuân Đức chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa, thậm chắ siêu nhỏ, các giao dịch bán hàng thường không lớn, hoặc thường bán cho những khách hàng quen thuộc nên việc lập hợp đồng mua bán
hàng hóa không diễn ra thường xuyên. Thay vào đó, doanh nghiệp nhận đặt hàng qua điện thoại hoặc email.
Nhận xét: Đối với hóa đơn đầu ra, kế toán chỉ tập trung kiểm tra tắnh khớp đúng giữa số tiền trên hóa đơn và các bill thanh toán, phiếu tắnh tiền và bảng kê vận chuyển.
- Tổ chức nhận và kiểm tra chứng từ phản ánh doanh thu hoạt động tài chắnh: Đối với doanh nghiệp khách hàng của Đầu Xuân Đức, doanh thu hoạt
động tài chắnh chủ yếu phát sinh do lãi tiền gửi hoặc do chênh lệch tỷ giá hối
đoái. Chứng từ phản ánh lãi tiền gửi là Phiếu tắnh lãi tiền gửi do ngân hàng cung cấp. Một vài doanh nghiệp khác có giao dịch bằng ngoại tệ, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá. Trong trường hợp này, kế toán dựa vào tỷ giá tại thời
điểm phát sinh để hạch toán.
- Tổ chức nhận và kiểm tra chứng từ phản ánh thu nhập khác: Thu nhập khác phát sinh ở nghiệp vụ thanh lý TSCĐ. Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, kế toán nội bộ phải thu thập các chứng từ được lập trong quá trình thanh lý như: Hợp đồng mua bán xe, biên bản thanh lý, biên bản giao nhận xe, hóa đơn Giá trị gia tăng, giấy chuyển nhượng tên.
- Tổ chức nhận, kiểm tra các hóa đơn đầu vào và chứng từ phản ánh chi phắ
+ Tổ chức nhận và kiểm tra hóa đơn đầu vào
Khi nhận được các hóa đơn đầu vào, kế toán dịch vụ tiến hành kiểm tra hóa đơn:
- Hóa đơn phải hợp pháp: Sau khi nhận được Hóa đơn mua hàng, kế
toán dịch vụ sẽ kiểm tra lại tắnh hợp pháp của hóa đơn. Hóa đơn phải viết
đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, đơn giá, tắnh toán thành tiền, tổng thành tiền cho chắnh xác. Đối với hóa đơn mua hàng có trị giá thanh toán từ 20 triệu trở lên phải được thanh toán bằng cách chuyển khoản ngân hàng. Nếu doanh
nghiệp thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, số thuế GTGT đầu vào này sẽ
không được khấu trừ và giá trị lô hàng cũng sẽ không được coi là chi phắ hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Trong trường hợp đó, kế toán dịch vụ sẽ tư vấn lại cho doanh nghiệp yêu cầu bên bán xuất lại hóa đơn và chuyển việc thanh toán từ tiền mặt qua tiền gửi.
- Hóa đơn phải hợp lý: Hóa đơn chỉ đảm bảo tắnh hợp lý khi phản ánh chi phắ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khách hàng của Đầu Xuân Đức là những doanh nghiệp nhỏ và vừa, thậm chắ siêu nhỏ nên việc tách bạch chi phắ của doanh nghiệp và những khoản chi của gia đình chủ doanh nghiệp không phải lúc nào cũng dễ thực hiện. Có những tài sản vừa được sử dụng cho hoạt động kinh doanh, vừa sử
dụng cho gia đình chủ doanh nghiệp, như tòa nhà vừa làm nhà ở, vừa làm văn phòng kinh doanh. Có những hóa đơn vừa phản ánh chi phắ phục vụ cho hoạt
động doanh nghiệp và của chủ doanh nghiệp. Vắ dụ, hóa đơn về số tiền điện, tiền nước vừa phục vụ cho hoạt động của công ty, vừa phục vụ cho sinh hoạt của gia đình chủ doanh nghiệp. Những trường hợp này đòi hỏi kế toán dịch vụ
phải tách biệt phần chi phắ phục vụ cho doanh nghiệp, tránh bị thuế xuất toán khi về kiểm tra, quyết toán.
- Hóa đơn phải hợp lệ: Các chỉ tiêu trên hóa đơn phải phù hợp với định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với hợp đồng
đã ký kết.
+ Tổ chức nhận các chứng từ chi phắ khác: Ngoài các hóa đơn đầu vào, kế toán dịch vụ còn nhận một số chứng từ đi kèm phục vụ cho việc quyết toán thuế TNDN.
- Bảng kê định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Bảng định mức nguyên vật liệu do doanh nghiệp lập ra và chỉ rõ mức nguyên vật liệu tiêu hao để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm. Bảng định mức nguyên vật liệu sẽ được thông báo
cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 3 tháng kể từ khi bắt đầu đi vào sản xuất theo mức tiêu hao được xây dựng. Trường hợp doanh nghiệp trong thời gian sản xuất kinh doanh có điều chỉnh bổ sung mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa thì doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
+ Bảng chấm công (đối với chi phắ tiền lương), phiếu tắnh lãi vay (đối với chi phắ hoạt động tài chắnh).
+ Tổ chức nhận các chứng từ ngân hàng: Ngoài các chứng từ làm căn cứ
ghi nhận doanh thu hoạt động tài chắnh (Phiếu tắnh lãi tiền gửi) hay chi phắ tài chắnh (Phiếu tắnh lãi tiền vay), hàng tháng, kế toán dịch vụ còn nhận các Giấy báo Có hoặc Giấy báo Nợ, bảng sao kê từ ngân hàng. Kế toán dịch vụ có thể
nhận những chứng từ này từ phắa doanh nghiệp hoặc trực tiếp từ ngân hàng. Khi doanh nghiệp muốn kế toán dịch vụ lấy trực tiếp tại ngân hàng, doanh nghiệp phải làm giấy ủy quyền theo mẫu của ngân hàng cấp để ủy quyền cho kế toán tới lấy.
Nhận xét: Tổ chức kiểm tra hóa đơn đầu vào diễn ra khá chặt chẽ.