6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách phục vụ quyết toán thuế TNDN
a. Xác định các loại sổ cần dùng
- Hình thức chứng từ ghi sổ được áp dụng đối với tất cả doanh nghiệp khách hàng của công ty Đầu Xuân Đức. Theo đó, sổ sách kế toán sử dụng các doanh nghiệp này đều tuân thủ theo mẫu quy định của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Sổ cái được mở cho tất cả các đối tượng kế toán, sổ chi tiết chỉ được mở đối với các đối tượng cần theo dõi cụ thể: Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu khách hàng, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, chi phắ sản xuất kinh doanh dở dang, chi phắ trả trước ngắn và dài hạn, tài sản cố định, doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chắnh, giá vốn hàng bán, chi phắ quản lý doanh nghiệp, thu nhập khác, chi phắ khác.
- Phần mềm kế toán được sử dụng thống nhất tại phòng kế toán dịch vụ
chứng từ, kế toán dịch vụ tiến hành nhập liệu, dữ liệu tự động cập nhật vào các sổ sách có liên quan.
b.Tổ chức ghi sổ
Để việc ghi sổ kế toán được tiến hành chắnh xác, các chứng từ sau khi
được kiểm tra tắnh hợp pháp, hợp lý, phải được kiểm tra về mặt định khoản.
Đối với hóa đơn đầu ra, đầu vào, kế toán dịch vụ lập Phiếu soát xét chứng từ (trên excel) để tiến hành đối chiếu, kiểm tra với số liệu trong sổ sách trên phần mềm kế toán. Việc kiểm tra lại sẽđược tiến hành bởi bộ phận kiểm soát.
Đối với các doanh nghiệp thông thường, công việc kế toán có thể được
đảm nhiệm bởi nhiều kế toán viên. Mỗi kế toán viên phụ trách một hoặc nhiều phần hành do đó một kế toán viên chỉ ghi chép, nhập liệu một vài loại sổ sách. Tại công ty Đầu Xuân Đức, một kế toán viên cung cấp dịch vụ cho 7-8 công ty khách hàng khác nhau và phụ trách ghi chép toàn bộ sổ sách kế toán của các công ty đó.
Vì việc xử lý dữ liệu kế toán được thực hiện trên phần mềm Trắ Việt nên sổ sách đều được cập nhật sau khi kế toán dịch vụ nhập dữ liệu từ chứng từ. Chắnh vì vậy, việc ghi chép sổ sách không tốn thời gian và công sức như khi làm kế toán thủ công. Tuy nhiên, để đảm bảo tắnh khớp đúng, song song với việc nhập liệu trên phần mềm, kế toán dịch vụ sau khi kiểm tra tắnh hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán sẽ lập Phiếu soát xét chứng từ kế toán trên excel .
Phiếu soát xét chứng từ kế toán bao gồm 2 phần, một phần để ghi chép số liệu từ hóa đơn đầu vào, một phần để ghi chép số liệu từ hóa đơn đầu ra. Phiếu soát xét giúp kế toán dịch vụ đối chiếu số thuế GTGT đầu vào và đầu ra trên phần mềm kế toán và đối chiếu số liệu của các tài khoản kế toán khác liên quan đến quá trình mua/bán của doanh nghiệp.
Kế toán dịch vụ nhập Hóa đơn đầu ra trên Phiếu soát xét:
c.Tổ chức kiểm tra sổ kế toán
Trước khi sổ sách được sử dụng để lên báo cáo, kế toán dịch vụ phải tiến hành kiểm tra tắnh khớp đúng giữa chứng từ và sổ sách kế toán. Do việc nhập liệu được thực hiện trên phần mềm kế toán nên luôn có sự khớp đúng giữa sổ
tổng hợp và sổ chi tiết, kế toán dịch vụ chỉ đi kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ và sổ chi tiết.
- Sổ chi tiết kế toán tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng
Từng tháng, khi kiểm tra sổ kế toán tiền mặt, kế toán sẽ kiểm tra toàn bộ
toán đối với hóa đơn có giá trị kể từ 20 triệu trở lên (bao gồm thuế GTGT) và số dư hàng ngày, số dư cuối kỳ không bị âm. Nếu phát sinh trường hợp doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt đối với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên, nguyên nhân có thể do trong quá trình nhập liệu, kế toán dịch vụ đã kắch nhầm tài khoản hoặc sai sót xuất phát từ bên doanh nghiệp khách hàng. Khi xác nhận lại đúng hóa đơn này được doanh nghiệp chi trả bằng tiền mặt, kế toán dịch vụ sẽ tư vấn cho doanh nghiệp để giải quyết. Đối với nhà cung cấp thân thuộc, doanh nghiệp có thể chuyển lại tiền qua tài khoản ngân hàng và nhờ họ rút tiền mặt, qua đó hóa đơn đầu vào mới được khấu trừ thuế
GTGT và mới trở thành chi phắ hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Nếu phát sinh trường hợp quỹ âm, kế toán viên sẽ xử lý bằng cách vay tiền của cá nhân
để bù đắp vào.
Đối với sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ đối chiếu số dư với số
dư cuối mỗi tháng của sổ phụ ngân hàng. Trường hợp có sự sai khác (thường là do thiếu chứng từ), kế toán dịch vụ sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung giấy báo Nợ, giấy báo Có tương ứng.
Trong trường hợp doanh nghiệp vay tiền, kế toán dịch vụ cũng phải xem xét số dư của sổ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng tại thời điểm vay. Nếu thực sự trong quỹ và tài khoản tiền gửi vẫn còn đủ tiền phục vụ cho hoạt động kinh doanh, việc doanh nghiệp phải đi vay thêm tiền trở nên rất vô lý, chi phắ lãi vay sẽ bị xuất toán bởi cơ quan thuế. Thực chất, trường hợp này cũng hay xảy ra ở các doanh nghiệp khách hàng của Đầu Xuân Đức. Khi góp vốn, các bên góp vốn chưa góp đủ theo vốn điều lệ, nhưng doanh nghiệp vẫn ghi theo số
vốn điều lệ khi đăng ký kinh doanh. Khoản vốn thiếu ấy được ghi góp bằng tiền mặt. Khi tiền thực sự đã hết (nhưng trong sổ sách vẫn còn), doanh nghiệp phải tiến hành đi vay. Điều này là không phù hợp với quy định của luật thuế
Cuối năm, kế toán dịch vụ sẽ có những động tác kiểm tra tương tự với tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong 12 tháng.
- Sổ phải thu khách hàng, phải trả người bán
Đối với sổ phải thu khách hàng chi tiết, có thể có số dư Nợ hoặc Có. Nếu xuất hiện số dư bên Có có thể do một trong ba trường hợp: Doanh nghiệp nhận ứng trước tiền, doanh nghiệp bỏ sót hóa đơn đầu ra hoặc cố ý không xuất hóa đơn để trốn doanh thu, kế toán nhập liệu sai sót. Nếu rơi vào trường hợp thứ 2, kế toán dịch vụ sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hóa đơn (nếu bỏ
sót) hoặc xuất hóa đơn đầu ra (nếu định che giấu doanh thu) cho phù hợp với chứng từ ngân hàng để không bị truy thu thuế.
Đối với sổ thanh toán với người bán, kế toán dịch vụ sẽ kiểm tra lại có trường hợp nào được thanh toán bằng tiền mặt với những giao dịch phát sinh từ 20 triệu đồng trở lên hay không. Nếu có, có thể là sai sót khi nhập liệu hoặc do doanh nghiệp không nắm được quy định của luật thuế. Kế toán sẽ tư vấn cho doanh nghiệp phải thanh toán những giao dịch có số tiền từ trên 20 triệu bằng cách chuyển khoản và số tài khoản của nhà cung cấp cũng phải được
đăng ký với cơ quan thuế. Khi đó, thuế GTGT đầu vào mới được khấu trừ và chi phắ trên hóa đơn mới hợp lý. Mặt khác, kế toán dịch vụ cũng phải xem số
dư của tất cả các đối tượng người bán trên Sổ tổng hợp công nợ phải trả cho người bán, nếu đối tượng nào có số dư Nợ, trong khi đối tượng khác còn số
dư Có với số tiền bằng nhau thì rất có thể, kế toán đã hạch toán nhầm cho 2
đối tượng.
Đối với TK 131và TK 331, kế toán đối chiếu số dư trên Sổ tổng hợp công nợ với bảng cân đối kế toán, giữa số dư trên Sổ cái với bảng cân đối số
- Sổ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, sổ thuế và các khoản phải
nộp nhà nước
Hàng tháng, kế toán dịch vụ sẽđối chiếu Phiếu soát xét chứng từ kế toán và sổ chi tiết thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra. Nếu có sự sai khác, kế toán dịch vụ phải kiểm tra lại việc nhập liệu ở cả
phần mềm và trên excel.
Bên cạnh đó, sổ chi tiết TK 1331, TK 3331 cũng được đối chiếu với tờ
khai thuế GTGT. Khi nhập liệu các hóa đơn đầu ra, đầu vào, phần mềm kế
toán sẽ tự động kết xuất dữ liệu đến Bảng kê thuế GTGT hàng bán ra, hàng mua vào và tờ khai thuế GTGT. Tuy nhiên, sau khi kết xuất dữ liệu rồi, nếu phát hiện ra sai sót như nhập liệu nhầm, bỏ sót hóa đơn, kế toán phải làm tờ
khai điều chỉnh bổ sung. Trong tờ khai điều chỉnh, kế toán ghi rõ số hóa đơn
được điều chỉnh, lý do điều chỉnh để cán bộ thuế có thể dễ dàng hiểu. Đồng thời, kế toán sẽ điều chỉnh tờ thuế TNDN tạm tắnh và làm tờ giải trình việc
điều chỉnh thuế TNDN. Sau đó, kế toán phải sửa lại số liệu trên sổ chi tiết TK 3331.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng giữa sổ chi tiết TK 1331, 3331, Phiếu soát xét chứng từ kế toán và tờ khai thuế GTGT, kế toán sẽ in tờ khai thuế GTGT để nộp. Việc kiểm tra thuế GTGT hàng tháng cũng tạo tiền đề để
kế toán có thể lên tờ khai thuế TNDN được chắnh xác.
Hàng tháng, kế toán dịch vụ kiểm tra sổ chi tiết 3331 xem có khớp với từng hóa đơn không. Nếu hóa đơn đầu ra bị hủy, tại tháng đó sẽ làm tờ khai
điều chỉnh bổ sung. Trong tờ khai điều chỉnh, kế toán ghi rõ số hóa đơn được
điều chỉnh, lý do điều chỉnh. Đồng thời, kế toán sẽ điều chỉnh tờ thuế TNDN tạm tắnh và làm tờ giải trình việc điều chỉnh thuế TNDN. Sau đó, kế toán phải sửa lại số liệu trên sổ chi tiết TK 3331.
- Sổ chi tiết chi phắ trả trước ngắn hạn, dài hạn
Cuối tháng, kế toán kiểm tra lại sổ chi tiết TK 142, TK 242. Số tiền phát sinh bên Có phải khớp đúng với bảng phân bổ chi phắ trả trước. Trong trường hợp, tới thời hạn hết phân bổ rồi, vẫn còn số dư trên TK 142, 242 chi tiết, kế
toán sẽ tiến hành điều chỉnh tăng chi phắ phân bổ trong tháng/quý để sổ chi tiết 142, 242 được tất toán.Điều này thường xảy ra đối với trường hợp số tiền phân bổ hàng tháng là số lẻ, kế toán dịch vụ làm tròn số, đến cuối đợt phân bổ, vẫn còn dư ra 1 số tiền nhỏ.
- Sổ kế toán hàng tồn kho
Sổ kế toán hàng tồn kho được lên tự động khi kế toán dịch vụ lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Như đã trình bày, số lượng trên Phiếu nhập kho
được lập dựa vào Hóa đơn mua vào, số lượng trên Phiếu xuất kho được lập dựa vào Hóa đơn bán ra. Sau mỗi tháng, kế toán dịch vụ sẽ xem xét có sổ kế
toán hàng tồn kho nào bị âm hay không. Trường hợp hàng âm, kế toán dịch vụ sẽ phải hỏi lại bên nội bộ có bỏ sót hóa đơn đầu vào, hoặc doanh nghiệp có giao dịch nào hàng đã về nhập kho nhưng chưa lấy được hóa đơn hay không. Nếu bỏ sót, doanh nghiệp sẽ phải bổ sung lại hóa đơn cho kế toán dịch vụ. Nếu rơi vào trường hợp thứ 2, kế toán dịch vụ sẽ lấy hóa đơn tháng tiếp theo
để nhập hàng cho tháng trước.
- Sổ kế toán Tài sản cốđịnh
Cuối năm, kế toán dịch vụ làm Bảng đối chiếu tài sản với khách hàng. Nếu số tài sản thực tế đúng thì doanh nghiệp ký xác nhận, nếu có sai, phải sửa lại cho khớp đúng.Vắ dụ, doanh nghiệp thanh lý rồi mà chưa xuất hóa đơn (hoặc cố tình không xuất hóa đơn) thì kế toán dịch vụ tư vấn xuất hóa đơn tới thời điểm đó.
- Sổ kế toán khấu hao TSCĐ
khấu hao TSCĐ. Cuối năm, nếu có sự điều chỉnh lại về số tài sản thực tế sau khi làm Bảng đối chiếu tài sản với khách hàng, kế toán sẽ tắnh toán lại mức khấu hao cho phù hợp.
- Sổ kế toán tiền vay ngắn hạn, dài hạn
Cuối năm, kế toán kiểm tra sổ chi tiết vay ngắn hạn, dài hạn theo từng
đối tượng vay, từng khế ước vay. Tổng số phát sinh nợ có trên sổ chi tiết vay ngắn hạn phải khớp với sổ chi tiết tài khoản vay (sổ này do ngân hàng cung cấp) và khớp đúng với tổng số phát sinh nợ, có trên bảng cân đối kế toán. Kế
toán dịch vụ cũng phải xem xét lại chứng từ tiền vay để tránh hạch toán nhầm giữa trả lãi và trả gốc cho ngân hàng.
Cuối năm, sau khi kiểm tra, thấy khớp đúng, kế toán dịch vụ in 1 bản sổ
chi tiết tiền vay gửi về doanh nghiệp để đối chiếu, nhằm tránh tình trạng đơn vị đã trả nợ vay bằng tiền mặt nhưng không cung cấp chứng từ nên không đối chiếu được.
- Sổ kế toán phải trả người lao động
Hàng tháng, kế toán dịch vụ đều đối chiếu số phát sinh trên sổ kế toán, bảng thanh toán lương và Phiếu chi tiền lương. Trong trường hợp sổ kế toán phải trả người lao động có số dư bên Có (đã trắch vào chi phắ nhưng chưa chi từng tháng) thì kế toán phải lập Phiếu chi chi trả tiền lương cho người lao
động. Bởi lẽ, nếu kế toán mới chỉ trắch vào chi phắ mà chưa chi thì chi phắ tiền lương này sẽ không được quyết toán.
Tổng phát sinh bên có của TK 334 trên bảng cân đối tài khoản phải bằng tổng lương trên tờ khai quyết toán thuế TNCN.
- Sổ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo dõi theo từng mảng hoạt
dịch vụ. Đối với doanh nghiệp xây lắp, doanh thu được theo dõi theo từng công trình, hạng mục công trình.
Kế toán dịch vụ kiểm tra lại toàn bộ sổ chi tiết đối chiếu với các hóa đơn
đầu ra để xem có nhầm lẫn doanh thu của hoạt động này với hoạt động khác hay không. Việc so sánh sổ chi tiết TK 511 với Bảng kê hóa đơn đầu ra cũng giúp kế toán xem xét hóa đơn có được nhập chắnh xác hay không.
Mỗi tháng, kế toán đều dò sổ chi tiết TK 511 với tờ khai thuế GTGT của từng tháng. Mỗi quý, số liệu trên sổ chi tiết TK 511 sẽ được cộng lại để ghi chép vào tờ khai thuế TNDN. Cuối năm, số phát sinh của 12 tháng được cộng dồn đểđưa vào tờ khai quyết toán thuế TNDN.
- Sổ chi phắ giá vốn
Sổ chi phắ giá vốn cũng được mở theo từng hoạt động. Đối với doanh nghiệp xây dựng, kế toán sẽ chú ý đối chiếu với sổ chi tiết doanh thu, xem có công trình, hạng mục công trình nào được xuất hóa đơn mà kế toán chưa kết chuyển giá vốn. Đối với các doanh nghiệp khác, kế toán sẽ đối chiếu tổng số
phát sinh bên Nợ của TK 632 có khớp đúng với tổng số xuất trong bảng nhập xuất tồn hay không.
- Sổ chi phắ hoạt động tài chắnh
Đối với sổ chi phắ hoạt động tài chắnh, hàng tháng, kế toán phải đối chiếu với sổ vay ngân hàng. Cuối năm, kế toán sẽ kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tắnh khớp đúng.
- Sổ chi phắ quản lý doanh nghiệp
Vì kế toán dịch vụ thực hiện kế toán cho các doanh nghiệp khách hàng theo quyết định 48/2006 nên trong chi phắ quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm cả chi phắ bán hàng hóa, dịch vụ.
Cuối tháng, kế toán dịch vụ sẽ thực hiện đối chiếu giữa bảng phân bổ chi phắ trả trước, chi phắ khấu hao, chi phắ tiền lương với sổ chi tiết liên quan.