6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.6 Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNDN
Sau khi hoàn thành chứng từ, sổ sách, nộp báo cáo cho cơ quan thuế, vào tháng 4 - tháng 5 năm sau, toàn bộ tài liệu kế toán sẽ được kế toán dịch vụ
chuyển về cho khách hàng để lưu trữ. Vì vậy, khi có quyết định quyết toán thuế, cán bộ thuế sẽ đến thanh tra tại trụ sở của doanh nghiệp khách hàng. Lúc này kế toán dịch vụ sẽ cùng với nhân viên tại công ty chuẩn bị hồ sơ, giải trình những thắc mắc của cán bộ thuế. Kế toán dịch vụ chỉ chịu trách chuẩn bị, giải trình trong phạm vi công việc của mình (tức là liên quan đến những chứng từ mà kế toán dịch vụ nhận, kiểm tra và sử dụng, sổ sách, báo cáo kế
toán dịch vụ lập). Những hồ sơ khác do doanh nghiệp lập như hợp đồng lao
động, quyết định tăng, giảm TSCĐ sẽ do nhân viên của doanh nghiệp khách hàng đảm nhiệm.
Khi về quyết toán thuế,trưởng đoàn thanh tra và các thành viên đoàn thanh tra được quyền yêu cầu doanh nghiệp khách hàng cung cấp và tiếp nhận các tài liệu, chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, các báo cáo kế toán, báo cáo tài chắnh, báo cáo giải trình... liên quan đến nội dung thanh tra. Phương pháp áp dụng trong thanh tra là so sánh, đối chiếu giữa tài liệu do kế toán dịch vụ cung cấp với hồ sơ khai thuế mà kế toán dịch vụ gửi Cơ quan Thuế để xem xét tắnh hợp pháp của các tài liệu đã cung cấp, đối chiếu số liệu ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo tài chắnh, báo cáo giải trình để phát hiện tăng, giảm so với hồ sơ khai thuế.
Thông thường, trước khi về thanh tra, chi cục thuế sẽ có thông báo trước gửi đến doanh nghiệp khách hàng. Trong thời gian trước khi kiểm tra, kế toán dịch vụ sẽ rà soát lại chứng từ, sổ sách, báo cáo. Khi về quyết toán, tất cả các sắc thuế của doanh nghiệp đều được tiến hành kiểm tra và hầu như không có sự tách bạch rõ ràng giữa việc kiểm tra giữa sắc thuế này hay sắc thuế khác. Thuế TNDN là sắc thuế liên quan đến toàn bộ tình hình tài chắnh của doanh
nghiệp nên hồ sơ phục vụ cho việc quyết toán thuế là toàn bộ tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
a. Chuẩn bị hóa đơn, chứng từ
- Việc kiểm tra doanh thu, thu nhập thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế GTGT. Do vậy kế toán dịch vụ phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn GTGT và đối chiếu với tời khai thuế GTGT.
- Kế toán dịch vụ đắnh kèm lại các hóa đơn đầu ra thu hồi hoặc bị hủy cần (pho to) kèm với biên bản thu hồi hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn.
- Các bảng tổng hợp nhập xuất tồn được chi tiết theo từng loại hàng tồn kho, để kiểm tra, kiểm soát hiện tượng âm kho.
- Các bảng tắnh lương và các khoản bảo hiểm xã hôi, bảng tắnh khấu hao TSCĐ được kế toán dịch vụ kiểm tra lại, đối chiếu với hợp đồng lao động, quyết định tăng/giảm lương, hóa đơn mua, thanh lý TSCĐ (những tài liệu này do nhân viên của công ty khách hàng soạn ra).
Nhận xét: Đối với hóa đơn đầu vào có giá trị kể từ 20 triệu trở lên, cán bộ thuế hay hỏi chứng từ thanh toán kèm theo (nhằm kiểm tra xem có được thanh toán qua ngân hàng hay không). Việc các hóa đơn đầu vào được kẹp riêng, chứng từ ngân hàng được kẹp riêng làm cho kế toán tốn công tìm lại khi cán bộ thuế hỏi.
Khi về quyết toán, cán bộ thuế thường đối chiếu hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng với tờ khai thuế GTGT đầu vào, đầu ra. Tuy nhiên, việc Hóa đơn đầu vào được đắnh kèm với Phiếu nhập kho, Hóa đơn đầu ra được
đắnh kèm với Phiếu xuất kho sẽ gây khó khăn cho cán bộ thuế khi phải lật tìm
đối chiếu.
b. Kiểm tra lại tờ khai quyết toán thuế TNDN
Kế toán dịch vụ sẽ kiểm tra, xem xét tắnh khớp đúng giữa doanh thu và chi phắ trên tờ khai thuế TNDN. Bên cạnh đó, kế toán sẽ soát xét lại các
khoản chi phắ, tự khoanh vùng xem những chi phắ nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất, vắ dụ chi phắ ăn uống, tiếp khách, quảng cáoẦcó bị vượt tỷ lệ
khống chế theo quy định hay không, chi phắ lương, các quyết định tăng lương/giảm lương, hợp đồng lao động, quyết định phụ cấp, các khoản khấu
hao TSCĐẦ
c. Chuẩn bị sổ sách, báo cáo kế toán
Đối chiếu với bảng cân đối tài khoản để rà soát xem số lượng sổ in ra có
đủ không, đối với sổ chi tiết, ngoài việc in sổ cái, kế toán dịch vụ phải in đầy
đủ sổ chi tiết.
Các thao tác kiểm tra sổ cũng được thực hiện tương tự như khi kế toán kiểm tra trong kỳ.
Khi kiểm tra sổ sách, kế toán phải thực hiện đối chiếu với các báo cáo kế
toán. Nếu có sửa lại doanh thu, chi phắ, kế toán phải thực hiện cập nhật lên các báo cáo và gửi lại cho cơ quan thuế. Thuế sẽ chấp nhận báo cáo cuối cùng, trước khi diễn ra việc quyết toán.
2.2.7 Minh họa về việc tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách phục vụ
quyết toán thuế TNDN cho khách hàng tại công ty Tài chắnh kế toán Đầu Xuân Đức
Công ty Tài chắnh kế toán Đầu Xuân Đức cung cấp dịch vụ kế toán, kê khai và quyết toán thuế cho hơn 100 doanh nghiệp khách hàng. Các doanh nghiệp này thuộc các loại hình khác nhau, có đặc điểm sản xuất, kinh doanh khác nhau nên hệ thống chứng từ, sổ sách cũng có sự khác biệt. Tuy nhiên, việc tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách phục vụ quyết toán thuế TNDN vẫn tuân thủ theo quy trình chung. Để làm rõ hơn việc tổ chức này, đề tài lấy trường hợp công ty Mạnh Huy Phát làm minh họa.
a. Đặc điểm của công ty TNHH MTV Mạnh Huy Phát
thuê văn phòng. Công ty thuê tòa nhà của bà Thân Thị Mỹ Sương (đồng thời làm giám đốc công ty) để làm khách sạn và làm văn phòng cho thuê. Hàng tháng, công ty có nguồn thu từ việc cung cấp dịch vụ buồng phòng và các dịch vụ kèm theo như dịch vụ ăn uống, dịch vụ giặt là, bán hàng hóa (nước, bia, snack). Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, cho thuê kho chứa đồ, thuê hội trường. Theo hợp đồng ký kết giữa công ty Mạnh Huy Phát với bà Thân Thị Mỹ Sương, trong quá trình kinh doanh, công ty có thể trang bị các tài sản ở khách sạn như máy điều hòa, nệm phòng ngủ, thang máy phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty.
Nhận xét: Đặc điểm của công ty Mạnh Huy Phát là đặc điểm chung của nhiều doanh nghiệp khách hàng tại Đầu Xuân Đức. Giữa tài sản của doanh nghiệp và của chủ doanh nghiệp không có sự phân biệt rõ ràng. Tòa nhà của bà Thân Thị Mỹ Sương đồng thời cũng là văn phòng của doanh nghiệp (doanh nghiệp thuê lại), và doanh nghiệp có quyền trang bị các tài sản trong tòa nhà này.
b. Tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ quyết toán thuế cho công ty
TNHH MTV Mạnh Huy Phát
b1.Tổ chức nhận, lập và kiểm tra chứng từ kế toán
Hàng tháng, vào ngày 5, kế toán sẽ đến công ty Mạnh Huy Phát để lấy toàn bộ chứng từ của tháng trước. Số lượng, loại chứng từ sẽ được kế toán dịch vụ và nhân viên ghi chép vào Biên bản giao nhận Hóa đơn chứng từ.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ
Số:08
Hôm nay, ngày 05 tháng 10 năm 2014 Tôi tên là: Nguyễn Thị Kim Ly
Có nhận hoá đơn chứng từ tháng 8 của ( DN, Công Ty) TNHH MTV Mạnh
Huy Phát để về làm sổ sách. Việc nhận hoá đơn chứng từ này tôi có trách nhiệm phải lư
giữ, bảo quản theo quy định. Nếu sai phạm tôi chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Diễn giải hoá Ký hiđơệu n Số hoá đơn Ngày tháng Ghi chú
1 Hóa đơn bán hàng 04AG/14P 0009035 23/09
2 Hóa đơn GTGT HP/13P 0001579 29/09
ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. ẦẦẦẦẦẦ ẦẦẦẦẦẦ. ẦẦẦẦẦ..
BÊN GIAO BÊN NHẬN LẠI BÊN NHẬN
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ớ Tổ chức nhận và kiểm tra chứng từ kế toán
- Tổ chức nhận, kiểm tra chứng từ phản ánh doanh thu, doanh thu hoạt
động tài chắnh
+ Tổ chức nhận, kiểm tra chứng từ phản ánh doanh thu: Công ty Mạnh Huy Phát có nguồn thu từ việc cung cấp dịch vụ buồng phòng, dịch vụ ăn uống, bán hàng hóa, dịch vụ cho thuê văn phòng, thuê kho chứa đồ, thuê hội trường. Tương ứng với từng nguồn thu là các bill thanh toán, hóa đơn kèm theo. Toàn bộ các chứng từ này đều được công ty Mạnh Huy Phát cung cấp
đầy đủ, kịp thời cho kế toán dịch vụ.
o Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ lưu trú: Hóa đơn cung cấp dịch vụ
Khi nhận chứng từ,kế toán dịch vụ kiểm tra sự khớp đúng giữa số tiền trên hóa đơn và tổng số tiền trên các bill. Ngoài ra, kế toán còn phải kiểm tra hình thức thanh toán của hóa đõn để làm cãn cứ hạch toán. Thông thường, các hóa đơn cung cấp dịch vụ lưu trú thường được thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tắn dụng. Kế toán dịch vụ sẽ đối chiếu với bảng sao kê ngân hàng để biết
được hình thức thanh toán của hóa đơn.
o Đối với hóa đơn cho thuê văn phòng: Hàng tháng, công ty Mạnh Huy Phát xuất hóa đơn GTGT về dịch vụ thuê văn phòng, dịch vụ điện nước mà các ty đi thuê sử dụng
Các công ty đi thuê văn phòng của Mạnh Huy Phát ngoài việc trả tiền thuê còn phải trả thêm tiền điện, nước sử dụng. Tuy nhiên số tiền điện nước này không phải trả cho công ty điện lực, công ty cấp thoát nước mà được trả
cho Mạnh Huy Phát. Căn cứ vào chỉ sốđồng hồ của từng bộ phận, Mạnh Huy Phát lập hóa đơn về tiền điện, tiền nước. Vậy nên, hóa đơn về tiền thuê văn phòng thường đi kèm với hóa đơn dịch vụ điện nước và giấy đề nghị thanh toán tiền điện, nước.
Nhận xét: Kế toán chỉ tập trung kiểm tra tắnh khớp đúng giữa số tiền trên hóa đơn và các bill thanh toán. Một số trường hợp công ty Mạnh Huy Phát được yêu cầu xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, nhưng việc đăng ký lưu trú và thanh toán được thực hiện bởi cá nhân. Vậy nên khi đối chiếu giữa bảng sao kê (người thanh toán là các cá nhân) với hóa đơn (khách hàng lấy tên doanh nghiệp) gây khó khăn cho kế toán dịch vụ khi xác định hóa đơn nào
đã được thanh toán.
+ Tổ chức nhận và kiểm tra chứng từ phản ánh doanh thu hoạt động tài chắnh: Tại công ty Mạnh Huy Phát không phát sinh nghiệp vụ bán hàng trả
góp, hay đầu tư tài chắnhẦvì vậy doanh thu hoạt động tài chắnh chỉ bao gồm khoản lãi từ số tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. Hàng tháng, kế toán nhận Phiếu tắnh lãi tiền gửi từ công ty Mạnh Huy Phát làm căn cứ nhập liệu vào sổ sách.
- Tổ chức nhận, kiểm tra các hóa đơn đầu vào và chứng từ phản ánh chi phắ
Khi nhận được các hóa đơn đầu vào, kế toán dịch vụ tiến hành kiểm tra tắnh hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của hóa đơn. Hóa đơn đầu vào phải ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp. Đối với các hóa đơn có giá trị kể từ
hóa đơn đểđảm bảo hóa đơn được sử dụng kê khai thuế GTGT đầu vào và chi phắ phản ánh trên hóa đơn được khấu trừ khi quyết toán thuế TNDN.
+ ++
+ Hóa đơn về chi phắ nguyên vật liệu: Chi phắ nguyên vật liệu phát sinh tại công ty Mạnh Huy Phát chủ yếu là nguyên liệu phục vụ cho quá trình chế
biến món ăn trong khách sạn như thịt, cá, rau quả, dầu ăn, mắm muốiẦNguyên vật liệu mua về trong tháng nào được đưa ngay vào chi phắ trong tháng đó (kể cả số nguyên liệu này chưa được xuất dùng trong tháng).
+ ++
+ Hóa đơn về công cụ, dụng cụ: Sau khi kiểm tra hóa đơn, kế toán dịch vụ tiến hành phân loại công cụ, dụng cụ. Ngoại trừ một số công cụ sử dụng tại bộ phận phòng buồng như bàn chải, kem đánh răng, xà phòngẦ, tất cả công cụ, dụng cụ sẽ được đưa ngay vào chi phắ trong kỳ (loại phân bổ 1 lần) hoặc
đưa vào chi phắ trả trước (loại phân bổ nhiều lần). Các công cụ, dụng cụ sử
dụng tại bộ phận buồng phòng sẽ được nhập kho, sau đó xuất kho theo tỷ lệ
+ ++
+ Hóa đơn về tiền điện, tiền nước, vệ sinh phắ: Công ty Mạnh Huy Phát cho một số công ty thuê văn phòng, kho chứa đồ, và kinh doanh dịch vụ
khách sạn. Tiền điện, nước, vệ sinh phắ bao gồm 2 bộ phận: Điện, nước, vệ
sinh phục vụ khách sạn và điện nước phục vụ cho các công ty thuê văn phòng. Hàng tháng, sau khi nhận được hóa đơn tiền điện, nước, kế toán dịch vụ đều
đưa tất cả phắ tiền điện, nước vào chi phắ của doanh nghiệp và đồng thời căn cứ vào chỉ số điện, nước trên đồng hồ của công ty thuê văn phòng để xuất 1 hóa đơn đầu ra về số tiền các công ty thuê văn phòng phải trả.
+ ++
+ Hóa đơn về các chi phắ tiếp khách, chi phắ sửa chữa tài sản cố định: bà Thân Thị Mỹ Sương là chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của công ty. Vì vậy, kế toán dịch vụ phải tách những chi phắ phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp và những chi phắ phục vụ cho cá nhân hoặc gia đình bà Thân Thị Mỹ Sương để tránh bị loại trừ và phạt khi thuế về quyết toán. Các hóa đơn tiếp khách phải ghi tên, mã số thuế của doanh nghiệp. Tổng giá trị
chi phắ tiếp khách trong 1 năm không vượt quá 15% chi phắ của toàn doanh nghiệp. Chi phắ sửa chữa tài sản cố định chỉ hợp lý khi đó là tài sản của doanh nghiệp. Đối với hóa đơn về sửa chữa khách sạn (đây là văn phòng đi thuê, là tài sản riêng của bà Thân Thị Mỹ Sương) phải được loại trừ khỏi chi phắ đầu vào hợp lý.
+ Hóa đơn, chứng từ khác như hóa đơn viễn thông, hóa đơn bảo trì thang máy, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nướcẦthường được kế toán dịch vụ nhận về và kiểm tra tắnh chắnh xác về mặt thông tin của doanh nghiệp như
tên, địa chỉ, mã số thuế.
Nhận xét: Việc kiểm tra hóa đơn khá chặt chẽ, tuy nhiên hóa đơn về
nguyên vật liệu đảm bảo tắnh hợp pháp, hợp lý song không hợp lệ. Tất cả các hóa đơn mua nguyên liệu đều được kế toán đưa vào chi phắ trong tháng phát sinh nghiệp vụ mua hàng, làm chi phắ có tháng tăng cao, có tháng xuống thấp, không tương ứng với doanh thu dịch vụăn uống.
+ ++
+ Chứng từ phản ánh tiền lương: Hàng tháng, kế toán dịch vụ nhận bảng chấm công từ công ty Mạnh Huy Phát chuyển qua. Nếu có sự thay đổi về mặt nhân sự, tăng giảm lương thì cùng với bảng chấm công, kế toán sẽ lập bảng tắnh lương.
+ ++
+ Chứng từ về chi phắ khấu hao: Trong quá trình kinh doanh, công ty Mạnh Huy Phát có trang bị thang máy cho khách sạn. Đây là tài sản cố định duy nhất của doanh nghiệp. Việc lắp đặt thang máy được thực hiện trước khi công ty Đầu Xuân Đức làm dịch vụ kế toán (trước đây công ty Mạnh Huy Phát tuyển nhân viên kế toán riêng) nên khi tiếp quản công việc kế toán, kế