6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.4. Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán phục vụ quyết toán thuế
đóng tập chứng từ để lưu trữ. Toàn bộ chứng từ sẽ được đóng tập lại theo nội dung kinh tế: Tập chứng từ Phiếu thu, Phiếu chi kèm theo bảng lương, hóa
đơn đầu vào phục vụ cho văn phòng, giấy nộp tiền, hóa đơn mua hàng trong trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau, tập chứng từ Giấy báo Nợ/Giấy báo Có, tập chứng từ hóa đơn đầu ra kèm theo Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế (nếu có), tập chứng từ hóa đơn đầu vào kèm theo Phiếu nhập kho và hợp
đồng kinh tế (nếu có), tập chứng từ chi phắ sản xuất, tập chứng từ liên quan
đến thuế, tập các chứng từ khác. Cách lưu trữ chứng từ như trên sẽ gây khó khăn cho cán bộ thuế khi về kiểm tra, quyết toán:
Thứ nhất, việc kiểm tra thường được bắt đầu bằng việc đối chiếu giữa tờ
khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra với các hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, tờ khai thuế GTGT lại được đóng tập riêng trong tập chứng từ về thuế, các hóa đơn đầu vào được đắnh kèm cùng với Phiếu nhập kho và hợp đồng kinh tế (nếu có), các hóa đơn đầu ra được đắnh kèm cùng với Phiếu xuất kho
và hợp đồng kinh tế (nếu có) nên khi muốn đối chiếu hóa đơn với tờ khai, nhiều khi cán bộ thuế phải mất công tìm kiếm.
Thứ hai, cán bộ thuế thường kiểm tra các hóa đơn đầu vào có giá trị
thanh toán từ 20 triệu trở lên, song các chứng từ ngân hàng lại được đóng tập thành một tập riêng nên kế toán dịch vụ phải mất thời gian tìm kiếm khi cán bộ thuế hỏi tới.
Vậy, trong cách lưu trữ chứng từ, công ty Đầu Xuân Đức nên có sự điều chỉnh sao cho vẫn quản lý được chứng từ theo nội dung kinh tế đồng thời tạo
điều kiện thuận lợi cho việc quyết toán thuế.
Thứ nhất, về việc lưu trữ hóa đơn đầu vào: Hóa đơn đầu vào được sắp xếp theo thứ tự trên tờ khai thuế GTGT đầu vào. Mỗi hóa đơn đều được đắnh kèm với chứng từ thanh toán kèm theo (Phiếu chi, Giấy báo Nợ) và Phiếu nhập kho (nếu có). Làm như vậy, khi cán bộ thuế muốn đối chiếu giữa tờ khai thuế GTGT với hóa đơn và kiểm tra hình thức thanh toán của hóa đơn đều thấy thuận tiện, dễ dàng.
Thứ hai, về việc lưu trữ hóa đơn đầu ra: Hóa đơn đầu ra được sắp xếp theo thứ tự trên tờ khai thuế GTGT đầu ra. Mỗi hóa đơn cũng được đắnh kèm với chứng từ thanh toán kèm theo (Phiếu thu, Giấy báo Có) và Phiếu xuất kho (nếu có).
Thứ ba, sắp xếp các chứng từ phản ánh chi phắ sản xuất: Phiếu xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất, phiếu xuất kho công cụ, bảng tắnh lương và các khoản trắch theo lương, bảng phân bổ chi phắ trả trước, bảng tắnh khấu hao TSCĐ.
Thứ tư, sắp xếp đầy đủ, tuần tự theo hợp đồng đầu vào/hợp đồng đầu ra. Trên mỗi hợp đồng đều ghi chú số hóa đơn kèm theo. Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
Thứ năm, tập chứng từ về thuế bao gồm tờ khai thuế GTGT, tờ khai XNK, Môn Bài, TTDB, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế
TNDN tạm nộp hàng quý....
Đối với sổ sách, doanh nghiệp cũng đóng tập theo từng loại sổ: Sổ chi tiết, sổ tổng hợp.