6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ ĐÀ NẴNG - MIỀN TRUNG
3.2.1. Xác định mục tiêu đánh giá
- Việc xác định mục tiêu đánh giá phải gắn liền với chiến lƣợc phát triển của công ty.
- Xác định mục tiêu đánh giá thành tích nhân viên trên cơ sở phân tích xu hƣớng quản trị nguồn nhân lực hiện đại.
- Mục tiêu đánh giá phải đƣợc xác định cụ thể, rõ ràng, và phải gắn liền công tác đánh giá với các mục tiêu quan trọng nhƣ phát triển tổng thể nguồn nhân lực, ra các quyết định quản trị.
a. Đánh giá thành tích nhân viên làm cơ sở trả lương, khen thưởng
Đây là mục tiêu cần phải duy trì và hoàn thiện trong thời gian tới. Trả lƣơng, khen thƣởng dựa trên đánh giá thành tích công việc là việc trả lƣơng có liên hệ với giá trị và việc thực thi công việc, điều này khuyến khích nhân viên tích cực hơn trong công việc
Tuy nhiên để đạt đƣợc điều này thì hệ thống tiền lƣơng, thƣởng phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
Trả lƣơng, thƣởng phải hợp lý và đúng với tính chất công việc
Việc trả lƣơng phải công bằng giữa những lao động trong công ty và đảm bảo tính cạnh tranh với các công ty khác hoạt động trong cùng lĩnh vực
Việc trả lƣơng thƣởng phải đảm bảo dựa trên kết quả hoàn thành công việc
b. Đánh giá thành tích nhân viên để làm cơ sở đề bạt, luân chuyển, sa thải
Thông qua đánh giá thành tích, lãnh đạo biết đƣợc năng lực thực sự của nhân viên trong quá trình công tác để có thể đƣa ra các quyết định đề bạt, luân chuyển hay sa thải. Tuy nhiên để tạo động lực phấn đấu cho mỗi nhân viên và để đảm bảo viêc đề bạt, luân chuyển hay sa thải nhân viên phải đƣợc thực hiện một cách công bằng, phải có cơ sở, tiêu chí đánh giá cụ thể, phải công khai kết quả rõ ràng trƣớc khi ra quyết định.
c. Đánh giá thành tích nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên
Đây là mục tiêu mà quản trị nguồn nhân lực hƣớng đến nhiều nhất trong công tác đánh giá thành tích và mục tiêu đƣợc nhiều nhân viên quan tâm. Đánh giá thành tích cũng nhằm phục vụ cho việc xác định nhu cầu và thiết lập kế hoạch đào tạo của tổ chức. Nếu một nhân viên không đạt đƣợc những yêu cầu trong thực hiện công việc, chƣơng trình đào tạo sẽ giúp họ tăng thêm các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết để thực hiện công việc tốt hơn. Với những nhân viên hoàn thành công việc trên mức yêu cầu, có thể đƣa vào những chƣơng trình đào tạo cao hơn để chuẩn bị cho việc đề bạt sau này. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ giúp cho lãnh đạo công ty xác định đúng nhu cầu đào tạo và đào tạo chuyên sâu cho nhân viên
d. Đánh giá thành tích nhân viên nhằm gia tăng hiệu suất và chất lượng công việc trong tương lai
Thông qua đánh giá thành tích, lãnh đạo có thể cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên, giúp nhân viên nhận ra những thiếu sót và nguyên nhân gây ra. Từ đó, lãnh đạo sẽ có những giải pháp kịp thời nhằm giúp cho nhân viên nâng cao hiệu quả công việc về sau.
3.2.2. Thiết lập tiêu chí đánh giá
- Xác định căn cứ và cách thức để xây dựng tiêu chí đánh giá.
- Xác định tiêu chí đánh giá phải đƣợc tiến hành dựa trên phân tích công việc.
- Xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí làm việc cụ thể, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Mục tiêu đánh giá ứng với chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên
- Xác định tiêu chí đánh giá phải đảm bảo tính dễ hiểu, dễ nhận biết, đo lƣờng đƣợc, phù hợp và có khung thời gian cụ thể
Hình 3.1: Căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chí đánh giá thành tích
Phân tích công việc đƣợc tiến hành nhằm xác định nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc và các kỹ năng, năng lực và trác nhiệm cụ thể cần phải có để
Mục tiêu hoạt động kinh doanh của Công ty Mục tiêu công viêc của phòng ban Mục tiêu công việc của nhân viên
Tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Phân tích công việc
thực hiện công việc một cách thành công. Công ty nên phân tích công việc thƣờng xuyên và theo các bƣớc trong phân tích công việc nhƣ sau
Bƣớc 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bƣớc 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xƣởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bƣớc 3: Chọn lựa các vị trí đặc trƣng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tƣơng tự nhƣ nhau.
Bƣớc 4: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phƣơng pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi…
Phỏng vấn: phỏng vấn các quản lý, nhân viên từng bộ phận
Quan sát: quan sát những hành vi liên quan đến thực hiên công việc của nhân viên, ngƣời phân tích sẽ quan sát toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên, trên cơ sở các tài liệu ghi chép từ nơi làm việc tổng hợp lại để hình thành bản mô tả công việc
Bảng câu hỏi: xây dựng bản câu hỏi chuẩn và gởi tới các đối tƣợng có liên quan đến phân tích công việc. Công ty có thể xây dựng bảng câu hỏi cụ thể về công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc.
Nhật ký công việc: yêu cầu nhân viên ghi lại các công việc thực hiện hàng ngày của mình.
Bên cạnh quá trình thu thập thông tin, công ty phải giúp cho mọi ngƣời hiểu, sẵn sàng và cam kết với tiến trình phân tích công việc, cung cấp cho
những ngƣời liên quan về mục đích của việc phân tích công việc để họ có tinh thần hợp tác và trả lời chính xác, chân thực về công việc.
Bƣớc 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bƣớc 4 cần đƣợc kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bƣớc 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Trên cơ sở phân tích công việc, công ty xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên.
Bản mô tả và tiêu chuẩn thực hiện công việc nhằm xác định chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên, những tiêu chuẩn năng lực cá nhân cần có để đáp ứng yêu cầu của công việc, đây là két quả của phân tích công việc chuyên sâu. Đây là căn cứ quan trọng, không những phục vụ cho công tác đánh giá thành tích mà còn phục vụ các chức năng quản trị nguồn nhân lực khác của công ty
Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau: Ngƣời thực hiện công viêc và trị trí của họ trong hệ thống của tổ chức. Mục tiêu công việc
Công việc phải làm gì:các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành. Công việc đƣợc thực hiện ở đâu
Thời hạn hoàn tất công việc
Phƣơng tiện, trang bị thực hiện công việc Điều kiện làm việc và rủi ro có thể
Xác định mục tiêu
Cũng theo hình trên, để xác định tiêu chí đánh giá, ngoài căn cứ vào phân tích công việc thì cũng cần căn cứ vào mục tiêu sản xuất kinh doanh của
công ty; mục tiêu của từng phòng, phân xƣởng và mục tiêu của từng nhân viên.
Trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra của công ty; các phòng ban xác định mục tiêu của bộ phận mình. Từ đó xác định mục tiêu của từng nhân viên trong mỗí bộ phận. Lƣu ý là phải chỉ rõ những mục tiêu quan trọng nhất, mang tính chiến lƣợc, những mục tiêu cấp thiết nhất. Để xác định mục tiêu cá nhân một cách hợp lý, cấp trên trực tiếp cần thảo luận kỹ càng với nhân viên, từ đó, phân bổ và truyền đạt mục tiêu một cách đầy đủ và rõ ràng để nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện.
Mục tiêu đƣợc xác định phải phù hợp với trình độ, năng lực, trách nhiệm và công việc hiện tại của từng nhân viên. Xác định mục tiêu cho từng nhân viên từ mục tiêu chung của công ty, mục tiêu của từng bộ phận nhằm lƣợng hóa các tiêu chí đánh giá, chủ yếu là các tiêu chí về kết quả thực hiện công việc, là cơ sở kết nối thành tích của nhân viên với mục tiêu chung của công ty.
Để làm rõ các nội dung nêu trên, trong giới hạn của luận văn, tác giả chọn vị trí Giám đốc ban Tài chính – Kế toán công ty để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn hóa chức danh mẫu. Cụ thể đƣợc thể hiện ở bảng 3.1
Bảng 3.1: Bản mô tả công việc cho vị trí Giám đốc ban Tài chính – Kế toán
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
(Vị trí: Giám đốc ban Tài chính kế toán) A.Thông tin cá nhân
- Vị trí: Giám đốc ban Tài chính Kế toán - Bộ phận: Ban Tài chính Kế toán
- Cấp trên trực tiếp: Phó TGĐ phụ trách Tài chính- Ké toán B. Mục tiêu công việc
Đảm bảo các công tác tài chính kế toán của của công ty vận hành một cách có hiệu quả qua việc chỉ đạo các hoạt động, tổ chức sắp xếp công việc và các chức năng quản lý với tƣ cách ngƣời giám sát.
C. Chức năng nhiệm vụ:
- Thiết lập, điều hành và kiểm soát hoạt động kế toán của công ty. - Chỉ đạo, giám sát và kiểm tra mọi hoạt động thuộc phòng kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ của kế toán viên hàng ngày, đảm bảo tính trung thực, chính xác số liệu các khoản mục doanh thu, chi phí….
- Kiểm soát các dòng tiền, sự vận động của dòng tiền, tình hình lƣu chuyển tiền tệ.
- Đánh giá đƣợc tình hình tài chính của công ty tại mọi thời điểm để đƣa ra tham mƣu phù hợp cho Tổng giám đốc.
- Thực hiện công tác giám sát nội bộ, đảm bảo kiểm soát tài chính minh bạch, chính xác, hiệu quả.
- Tổ chức và vận hành hệ thống kế toán, lƣu trữ chứng từ, sổ sách, báo cáo và các tài liệu liên quan một cách hệ thống và chuyên nghiệp.
dẫn các kế toán chi tiết trong việc thực hiện chứng từ hợp lý, hợp lệ.
- Lập báo cáo tài chính, phân tích tình hình tài chính, lập kế hoạch tài chính của công ty.Tổ chức thực hiện triển khai kế hoạch tài chính đã đƣợc phê duyệt.
- Cập nhật đầy đủ các quy định pháp luật và chế độ chính sách để thực hiện các công việc tài chính kế toán chuẩn mực, chính xác và đúng pháp luật. - Tham mƣu cho Ban giám đốc về chính sách thuế, tài chính.
- Thực hiện các công việc khác liên quan đến tài chính kế toán theo yêu cầu của Tổng giám đốc.
- Đào tạo nhân sự kế toán về kỹ năng chuyên môn. D. Trách nhiệm và quyền hạn
- Chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống quản lý tài chính – kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật và đặc điểm của Công ty.
- Chịu trách nhiệm về các quyết định của mình khi tiến hành triển khai công việc
- Đƣợc quyền phê duyệt và ra quyết định trong những phần việc đƣợc ủy quyền
- Đƣợc quyền đề xuất các vấn đề liên quan đến hoạt đông tài chính, kế toán của công ty.
E. Các mối quan hệ
- Báo cáo trực tiếp cho Phó Tổng giám đốc phụ trách tài chính – kế toán - Phối hợp với các ban để giải quyết các công việc liên quan
- Giám sat: các nhân viên thuộc ban F. Điều kiện làm việc
- Môi trƣờng, thời gian làm việc - Các công cụ hỗ trợ
Tiêu chuẩn công việc của Trƣởng phòng tài chính kế toán bao gồm: bằng cấp, đào tạo, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, tố chất sau đây:
Bảng 3.2: Tiêu chuẩn công việc của Giám đốc ban Tài chính - Kế toán
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
(Vị trí: Giám đốc ban Tài chính kế toán) - Tốt nghiệp đại học chuyên ngành tài chính kế toán
- Có kinh nghiệm 3 năm trở lên ở vị trí tƣơng đƣơng. Có chứng chỉ Kế toán trƣởng.
- Sắc xảo trong nghiệp vụ, nghiêm khắc, cần cù, chủ động, sáng tạo
- Có kỹ năng quản lý: Đánh giá kết quả công việc của nhân viên.Lập kế hoạch, phân công và tổ chức giám sát thực hiện công việc.Tổ chức điều hành các cuộc họp trong nội bộ phòng.
- Có kiến thức/kỹ năng – Am hiểu về quy định, chính sách của Nhà nƣớc và Công ty liên quan đến tổ chức công tác kế toán, tài chính, thuế
- Kỹ năng thu thập số liệu kế toán, thống kê và tổng hợp lập báo cáo phân tích, đề xuất biện pháp thực hiện.
- Kỹ năng thu thập số liệu kế toán, thống kê và tổng hợp lập báo cáo phân tích, đề xuất biện pháp thực hiện.
- Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, phần mềm kế toán công ty đang thực hiện.
- Có khả năng phối hợp, giao tiếp tốt với đồng nghiệp. Khả năng xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức, khích lệ và động viên nhân viên. - Có kỹ năng làm việc theo nhóm và độc lập.
b. Xây dựng tiêu chí đánh giá thành tích
Để đánh giá thành tích, công ty phải xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên, cụ thể tác giả xây dựng tiêu chí đánh giá đối với các quản lý trực tiếp và nhân viên làm việc trực tiếp. Đối với mục tiêu đã xác
định, ngoài tiêu chí đánh giá về kết quả thực hiện công việc và các tiêu chí về thái độ, kỷ luật lao động, công ty cần bổ sung các tiêu chí về năng lực, hành vi, thái độ nhằm đánh giá toàn diện hơn và sâu hơn đối với từng nhân viên. Để kết quả của công tác đánh giá thực sự hiệu quả, các tiêu chí đánh giá cần có hệ số quan trọng của từng tiêu chí nhằm xem xét mức độ ảnh hƣởng của kết quả của mỗi tiêu chí đến mục tiêu của tổ chức. Và một điều quan trọng nữa là khi xây dựng tiêu chí đánh giá cần phải đáp ứng một số yêu cầu nhƣ sau:
- Tiêu chí đánh giá phải cụ thể, gắn với mục tiều chiến lƣợc của.
- Công ty phải cho thấy rõ ràng những nhiệm vụ mà nhân viên phải làm và cần làm tốt đến mức độ nào.
- Tiêu chí đánh giá có thể đo lƣờng về số lƣợng và chất lƣợng.
- Tiêu chí đánh giá phải thống nhất, tức là tiêu chí đánh giá phải đƣợc nhất trí sau khi ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá thảo luận.
- Tiêu chí đánh giá phái phù hợp, tức là tiêu chí đánh giá tuy mang tính thách thức nhƣng cũng phải phù hợp vực tế của nhân viên.
- Tiêu chí đánh giá phải có hạn định thời gian, phải có kế hoạch về thời