6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Tăng cƣờng chất lƣợng công tác thu thập và xử lý thông tin
DỰ ÁN ĐẦU TƯ TRONG CHO VAY CỦA VIETCOMBANK ĐÀ NẴNG
3.2.1 . Tăng cƣờng chất lƣợng công tác thu thập và xử lý thông tin thẩm định thẩm định
Ngày nay, thông tin đƣợc sử dụng nhƣ một nguồn lực, các tổ chức kinh tế nói chung, các ngân hàng nói riêng phải sử dụng thông tin ngày càng nhiều để tăng năng lực, tăng hiệu quả trong hoạt động và đem lại lợi ích cho nền kinh tế cũng nhƣ cho ngân hàng. Trong công tác thẩm định tài chính dự án đầu tƣ thì thông tin cũng đóng vai trò quyết định đến chất lƣợng của công tác thẩm định. Thông tin cung cấp càng chính xác, kịp thời thì càng giúp cho hiệu quả thẩm định cao hơn, hạn chế đƣợc rủi ro có thể xảy ra. Ngƣợc lại, thông tin không cập nhật hoặc thông tin sai lệch sẽ làm cho quyết định cho vay của ngân hàng không phù hợp: có thể từ chối dự án tốt và chấp nhận tài trợ dự án không hiệu quả. Do vậy, việc xây dựng, củng cố, phát triển hệ thống thông tin đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin phục vụ công tác thẩm định là yêu cầu bức thiết trong hoạt động thẩm định. Trong suốt quá trình thẩm định, những thông tin liên quan đến dự án phải đƣợc cung cấp một cách nhanh chóng, kịp thời. Do đó, đối với công tác thu thập và xử lý thông tin thì Chi nhánh cần tập trung vào các vấn đề sau:
a. Đa dạng nguồn thông tin khai thác phục vụ công tác thẩm định
Hiện nay, công tác thẩm định dự án cần một số thông tin quan trọng sau:
- Thông tin về kinh tế xã hội: đó là những chủ trƣơng, chính sách phát triển của Đảng và Nhà nƣớc. Trong hoạt động thẩm định nói chung, cán bộ thẩm định cần phải nắm bắt các định hƣớng phát triển kinh tế của Nhà nƣớc, cần đặc biệt quan tâm đến những quy định của Nhà nƣớc liên quan đến lĩnh vực đầu tƣ nhƣ: Quy định về đấu thầu, quy định về đánh giá tác động môi
trƣờng, bảo vệ môi trƣờng, quy định về phòng cháy chữa cháy, quy định về quy hoạch kiến trúc và xây dựng.... Riêng đối với công tác thẩm định tài chính thì cần nắm vững các quy định về lập dự toán vốn đầu tƣ, quy định về chế độ tài chính đối với từng loại hình doanh nghiệp; quy định về chế độ khấu hao tài sản cố định, tiền lƣơng, quy định về các loại thuế và phí, quy định về miễn giảm ƣu đãi, hộ trợ và khuyến khích đầu tƣ....
Các văn bản, quy định này thƣờng xuyên thay đổi do đó cán bộ thẩm định phải thƣờng xuyên cập nhật, tìm hiểu để đáp ứng đƣợc yêu cầu công tác thẩm định dự án.
- Các thông tin thị trƣờng: Đây là những thông tin cực kỳ quan trọng, liên quan trực tiếp đến chất lƣợng thẩm định tài chính dự án của Chi nhánh. Thông tin về số lƣợng các doanh nghiệp sản xuất cùng loại sản phẩm trong cùng một khu vực thị trƣờng. Mức cầu về sản phẩm cùng loại trong năm qua đây để thấy đƣợc tốc độ tăng trƣởng và làm cơ sở cho việc dự báo tốc độ tăng trƣởng trong thời gian tới. Mức cung thực tế của các doanh nghiệp trên thị trƣờng hiện tại. Thông tin về giá cả, dự báo thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế, kim ngạch xuất nhập khẩu trong những năm qua, quy hoạch kế hoạch đầu tƣ, định hƣớng phát triển do Bộ, ngành đƣợc công bố.
Các thông tin trên Chi nhánh có thể thu thập từ nhiều nguồn. Hiện nay, nguồn thông tin từ mạng internet là phổ biến nhất, đầy đủ nhất và rất thuận lợi trong việc tra cứu, tìm hiểu. Tuy nhiên, lĩnh vực hoạt động Ngân hàng là một trong những lĩnh vực đặt yêu cầu an toàn và bảo mật hệ thống công nghệ thông tin cao nhất nên để an toàn và ngăn chặn sự xâm nhập bất hợp pháp vào hệ thống mạng nội bộ của hệ thống Vietcombank, các chi nhánh trong hệ thống Vietcombank nói chung và Chi nhánh Đà Nẵng nói riêng đã không cho phép nhân viên tự do vào mạng internet. Ngoài ra, mặt trái của việc sử dụng mạng internet tại cơ quan là các cán bộ nhân viên sẽ lãng công, không tập
trung vào chuyên môn mà sử dụng internet vào việc riêng, phục vụ giải trí.... Vì vậy, chỉ những trang website nào phục vụ cho công việc và máy tính nào đã đăng ký và đƣợc Ban lãnh đạo Chi nhánh đồng ý mới đƣợc vào mạng Internet. Do đó, điều này đã hạn chế phần nào khả năng tìm kiếm, tiếp cận thông tin của cán bộ thẩm định. Để đáp ứng các yêu cầu bảo mật thông tin, an toàn hệ thống công nghệ thông tin mà không hạn chế khả năng tiếp cận, tìm hiểu thông tin của cán bộ thẩm định, Chi nhánh Đà Nẵng cần thiết lập khu vực máy tính đƣợc phép tự do vào mạng Internet độc lập với mạng máy tính nội bộ của hệ thống Vietcombank. Điều này, cũng sẽ giúp tránh tình trạng cán bộ thẩm định lãng công, truy cập vào những trang website giải trí không phục vụ cho công tác chuyên môn.
Bên cạnh nguồn thông tin từ mạng Internet, một số trƣờng hợp cần thông tin phân tích chuyên sâu, các ý kiến tƣ vấn của Chuyên gia hoặc cần một cơ quan thẩm định giá độc lập về dự toán thì Chi nhánh có thể chấp nhận chi phí cho việc này.
b. Tăng cường đi tìm hiểu thực tế
Căn cứ vào thông tin hồ sơ dự án, để có cơ sở thẩm định về nhu cầu thị trƣờng, thị hiếu về sản phẩm, giá cả sản phẩm đầu vào, đầu ra thì Cán bộ thẩm định cần phải tiến hành điều tra thực tế.
Trƣờng hợp dự án của Khách hàng tƣơng đồng với một dự án khác mà Chi nhánh tài trợ thì Cán bộ thẩm định cần phải phối hợp với cán bộ đang phụ trách quản lý dự án đã tài trợ để tìm hiểu thực tế. Qua đó, Cán bộ thẩm định sẽ hiểu biết hơn về công nghệ, suất đầu tƣ, nhu cầu lao động, công suất hoạt động và đặc biệt là các thông tin về dự án của Khách hàng. Kinh nghiệm xử lý nợ cho thấy: các đối thủ cạnh tranh của Khách hàng sẽ nắm rất rõ về tình hình hoạt động, dự án của khách hàng. Có những trƣờng hợp, Ngân hàng không biết khách hàng đang gặp khó khăn nhƣng đối thủ cạnh tranh đã biết
họ khó khăn từ lâu rồi. Do đó, việc khai thác thông tin từ đối thủ cạnh tranh của Khách hàng là một nguồn thông tin rất quan trọng trong việc thẩm định.
c. Tiếp xúc và phỏng vấn trực tiếp Khách hàng
Sau khi, Chi nhánh thu thập thông tin từ hồ sơ vay vốn của doanh nghiệp, mạng internet, từ khảo sát trên thị trƣờng ... Trƣờng hợp có các vƣớng mắc cần làm rõ thì Cán bộ thẩm định cần tổ chức gặp và phỏng vấn trực tiếp khách hàng xin vay vốn. Thông qua cuộc phỏng vấn Chi nhánh có thể nắm bắt những thông tin nhƣ: Trình độ, kinh nghiệm và khả năng chỉ đạo, điều hành của Ban lãnh đạo doanh nghiệp, quan điểm đầu tƣ thận trọng hay mạo hiểm, những nguồn khác để Chi nhánh có thể thu nợ ngoài nguồn thu nhập tạo ra từ chính dự án, những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp... Để có đƣợc thông tin với chất lƣợng tốt, tránh phiền hà cho Khách hàng và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Vietcombank khi phỏng vấn trực tiếp thì Cán bộ thẩm định cần có sự chuẩn bị nội dung buổi làm việc một cách chu đáo và nghiêm túc. Cán bộ thẩm định cần phải thiết kế các câu hỏi nhằm làm sáng tỏ các căn cứ để thẩm định. Đối với các dự án nhỏ thì hầu nhƣ chỉ có Cán bộ thẩm định tiếp xúc và làm việc với khách hàng. Do đó, quá trình cán bộ thẩm định luân chuyển trình hồ sơ lên các cấp thì bị yêu cầu bổ sung thông tin, làm rõ các vấn đề khác nên kéo dài thời gian thẩm định. Để góp phần đẩy nhanh tiến độ thẩm định dự án, tại buổi làm việc trực tiếp này, Ban lãnh đạo chi nhánh hoặc chí ít là Lãnh đạo phòng Khách hàng phải cùng Cán bộ thẩm định tham gia phỏng vấn Khách hàng. Ngoài việc làm rõ các vấn đề, cơ sở để thẩm định thì Chi nhánh cần lƣu ý kết hợp với kỹ năng quan sát thái độ, quan điểm đầu tƣ của Khách hàng.
Trong buổi làm việc, Chi nhánh cần tạo một không khí cởi mở, vui vẻ để thuận lợi trong việc khai thác thông tin, tránh tình trạng đặc câu hỏi hoặc thái độ làm việc nhƣ các cơ quan thanh tra, điều tra.
Khi đó, cấp quản lý sẽ nắm bắt nội dung dự án, hỗ trợ cán bộ thẩm định khai thác thông tin và sẽ có định hƣớng đầu tƣ sơ bộ. Vì vậy, quá trình Cán bộ thẩm định lập báo cáo thẩm định và luân chuyển hồ sơ trình lên cấp thẩm quyền phê duyệt sẽ nhanh hơn.
d. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin thẩm định
Trong quá trình thẩm định dự án, mỗi cán bộ thẩm định đều phải tiến hành các bƣớc thu thập thông tin. Do đó, để cán bộ thẩm định khác có thể tận dụng nguồn thông tin Chi nhánh đã thu thập trƣớc đó, tiết kiệm thời gian thu thập thông tin và đa dạng thông tin thì Chi nhánh cần xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ công tác thẩm định. Đây là nơi tập hợp các thông tin về biến động lãi suất, thị trƣờng, tình hình kinh tế xã hội, tập hợp các thông tin về dự án của các khách hàng tại Chi nhánh…Thông tin này cần đƣợc lƣu trữ khoa học, thuận lợi trong việc tra cứu, thƣờng xuyên cập nhật và đặc biệt là phải ghi rõ ai chịu trách nhiệm thu thập và nguồn khai thác. Giải pháp này có thể phát triển thành quy mô toàn hệ thống Vietcombank thì nguồn thông tin sẽ đa dạng, đầy đủ hơn.
Bên cạnh đó, các bộ phận chức năng kinh doanh của Chi nhánh còn lƣu trữ thông tin về khách hàng một cách độc lập: Bộ phận Kinh doanh dịch vụ và Quản lý nợ cùng lƣu trữ độc lập hồ sơ pháp lý khách hàng. Do đó, để giảm thiểu hồ sơ yêu cầu khách hàng cung cấp, cần có sự phối kết hợp giữa bộ phận mở tài khoản tiền gửi và bộ phận thẩm định. Muốn vậy, các thông tin này cần đƣợc lƣu trữ một cách khoa học, có hệ thống và đƣợc chia sẻ giữa các bộ phận với nhau.