Kiểm soát quản lý được định nghĩa là một hệ thống thu thập và xử lý thông tin nhằm đánh giá và kiểm soát hiệu quả hoạt động của một tổ chức trên tất cả các khía cạnh, có thể bao gồm từ quản lý nhân sự, marketing, bán hàng, sản xuất, hệ thống thông tin cho đến tài chính, kế toán, và quan trọng hơn là hệ thống luôn hướng tới thực hiện mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát quản trị sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp kiểm tra và phát hiện ra các sai sót trong hệ thống, sai lệch trong hiệu quả hoạt động so với kế hoạch, khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ từ đó đưa ra những cách thức và hành động sửa chữa cần thiết; giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...);bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Trong hệ thống quản lý kinh tế, hệ thống kiểm soát quản lý không phải là vấn đề mới, tuy nhiên tại Việt Nam hiện nay, trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp lớn đã và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản hệ thống kiểm soát quản lý. Công ty Cố phần Cấp nước Quảng Bình cũng không ngoại lệ. Văn hoá và quy trình quản trị còn lạc hậu và chưa được chú trọng, công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà Công ty cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như sức cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy trong thời gian tới Công ty cần chú trọng xây dựng một hệ thống kiểm soát quản lý có hiệu quả tập trung vào các nội dung cơ bản sau:
Kiểm soát quản lý bao hàm cả hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán quản trị, quản trị chi phí, hệ thống cung cấp thông tin quản lý, hệ thống đánh giá hiệu quả theo từng hoạt động, từng cá nhân, từng phòng ban, hay mang tính chiến lược hơn theo từng loại khách hàng, nhà cung cấp, từng thị trường để giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định chiến lược. Do đó kiểm soát quản lý cần được thiết kế theo từng chu trình kinh doanh và chia thành từng quy trình nhỏ. Mỗi quy trình cần được xác định rõ nơi thực hiện, ai thực hiện, làm cái gì, điểm bắt đầu quy trình và điểm kết thúc quy trình, đầu vào và đầu ra của quy trình, tần suất thực hiện quy trình, các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, các rủi ro kinh doanh kèm theo.
Để hệ thống kiểm soát quản lý vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rơ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ Công ty; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ.
Như thế, khi các quy trình kinh doanh chính được kiểm soát tốt, hiệu quả hoạt động của Công ty sẽ được nâng lên thấy rõ khi so với việc quản lý theo thói quen như hiện nay.