cấp huyện
Bất kỳ một quan hệ xã hội nào cũng đòi hỏi có sự tham gia của các chủ thể mối quan hệ đó. Căn cứ vào dấu hiệu quyền lực, chủ thể của TTHC gồm chủ thể thực hiện TTHC và chủ thể tham gia TTHC.Chủ thể thực hiện TTHC là chủ thể sử dụng quyền lực nhà nƣớc, nhân danh Nhà nƣớc tiến hành các TTHC, bao gồm các cơ quan, cán bộ, công chức, tổ chức xã hội, cá nhân đƣợc Nhà nƣớc trao quyền quản lý trong trƣờng hợp cụ thể do pháp luật quy định. Còn chủ thể tham gia TTHC là chủ thể phục tùng quyền lực nhà nƣớc khi tham gia vào TTHC, bao gồm các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Việc phân chia thành hai nhóm chủ thể chỉ mang tính tƣơng đối. Tùy từng TTHC cụ thể mà xác định là chủ thể thực hiện TTHC hay chủ thể tham gia TTHC.
Cơ quan HCNN là cơ quan có chức năng quản lý HCNN nên trong hầu hết các hoạt động của mình, cơ quan HCNN nhân danh quyền lực nhà nƣớc thực hiện hoạt động quản lý. Khi đó, cơ quan nhà nƣớc chính là chủ thể thực hiện TTHC. Các chủ thể này thực hiện nhiều TTHC khác nhau. TTHC sẽ không đƣợc thực hiện nếu không có các chủ thể tiến hành. Nói cách khác, TTHC chỉ là những quy định trên giấy tờ khi không có chủ thể tham gia hay chủ thể thực hiện. Vì vậy, các chủ thể tham gia và thực hiện vào quá trình cải cách TTHC đƣợc nhận thức đầy đủ, sâu sắc và tầm quan trọng của công cuộc cải cách TTHC thì sẽ có thái độ tích cực làm thúc đẩy quá trình cải cách nhanh chóng đạt đƣợc mục đích đặt ra. Các nhóm chủ thể xác định đƣợc vai trò, vị trí, trách nhiệm và quyền lợi của mình khi tham gia TTHC sẽ làm quá trình giải quyết TTHC trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Công cuộc cải cách TTHC muốn thành công đòi hỏi con ngƣời hay chủ thể thực hiện TTHC phải nhận thức đƣợc tầm quan trọng của cải cách TTHC trong hệ thống hành chính, từ ngƣời đứng đầu các cơ quan, đơn vị đến đội ngũ cán bộ, công chức tiếp xúc trực tiếp tới ngƣời dân và doanh nghiệp hay tổ chức. Công cuộc cải cách TTHC sẽ không thể đạt đƣợc mục tiêu nếu chỉ có cơ quan hay đơn vị
ban hành quy định TTHC hay cán bộ, công chức thực hiện TTHC hay chủ thể tham gia TTHC mà không đề cập tới ngƣời đứng đầu mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan. Trên thực tế, việc nâng cao ý thức phục vụ và chất lƣợng hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức là yếu tố có tính quyết định. Bởi vì, các chủ trƣơng, biện pháp dù hay và thiết thực đến mấy mà đội ngũ cán bộ, công chức giải quyết các TTHC không thực hiện hoặc thực hiện không nhiệt tình thì hiệu quả của cải cách TTHC không đƣợc nhƣ mong muốn. Cải cách muốn thành công thì trƣớc hết nằm ở yếu tố con ngƣời. Khi TTHC đƣợc rút gọn nhƣng các loại phí “bôi trơn” vẫn còn thì TTHC vẫn chỉ là phƣơng tiện để một số ngƣời trục lợi. Do đó, cần giám sát thƣờng xuyên, có hiệu quả đối với đội ngũ cán bộ, công chức trong tiếp nhận, xử lý công việc của cá nhân và tổ chức; thiết lập cơ chế giám sát từ bên trong, từ trên xuống dƣới. Từ những phân tích ở trên, có thể khẳng định, con ngƣời vẫn là nhân tố quan trọng ảnh hƣởng tới hiệu quả chƣơng trình cải cách TTHC theo cơ chế một cửa hiện nay.
Thứ hai, hệ thống các quy định về TTHC.
Theo đánh giá Chƣơng trình đơn giản hóa TTHC của Việt Nam tại Hội thảo ASEAN – OECD về cải cách quy định hành chính, Tổ chức Hợp tác và Phát triển kinh tế (OECD) cho rằng: “Chính phủ Việt Nam đã đạt đƣợc nhiều thành tựu trong việc cải thiện quản trị công, nâng cao chất lƣợng thể chế, kích thích năng lực cạnh tranh và tăng trƣởng bình đẳng. Rất ít quốc gia trên thế giới thực hiện đƣợc chƣơng trình cải cách có quy mô nhƣ Đề án 30”. (http://www.molisa.gov.vn).
Kết quả của Đề án 30 đã giúp Chính phủ nhận diện đƣợc khiếm khuyết, bất cập của hệ thống các quy định về TTHC, đặc biệt là vấn đề chất lƣợng của các quy định này. Đề án 30 cho thấy, có thể loại bỏ rất nhiều quy định hành chính là rào cản cho hoạt động kinh doanh và đời sống của nhân dân mà vẫn đảm bảo mục tiêu quản lý nhà nƣớc. Các quy trình xây dựng, ban hành các
quy định hành chính trƣớc đây nặng về tính hợp pháp của văn bản và các quy định mà chƣa chú trọng đến các yếu tố kinh tế, kỹ thuật. Bên cạnh đó, những yêu cầu hội nhập, những thách thức của cạnh tranh trong hội nhập quốc tế và các biến động kinh tế - xã hội trên quy mô toàn cầu cũng đòi hỏi Việt Nam phải tiếp tục nỗ lực cải cách TTHC bằng việc nâng cao chất lƣợng hệ thống thể chế TTHC. Đây là một trong các nhiệm vụ trọng tâm đã đƣợc xác định tại Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ XI.
Thứ ba, truyền thông và sự tham gia của các nguồn lực xã hội.
Từ trƣớc đến nay, truyền thông luôn là một trong những công cụ hữu hiệu nhất trong việc nâng cao nhận thức của toàn xã hội, bao gồm cả trong và ngoài bộ máy hành chính. Việc huy động các đối tƣợng chịu ảnh hƣởng cùng tham gia vào quá trình cải cách TTHC nếu thiếu truyền thông thì nhận thức của tất cả các đối tƣợng sẽ không đầy đủ, do đó, sẽ có những thiếu sót hoặc hành vi không đúng. Hoạt động tuyên truyền thông qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng là con đƣờng ngắn nhất để đƣa đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc vào cuộc sống, đem lại lợi ích cho nhân dân, cho cộng đồng doanh nghiệp, tổ chức giáo dục, cho sự phát triển của đất nƣớc.
Để công tác cải cách TTHC theo cơ chế một cửa đạt đƣợc hiệu quả cao, cần phải biết huy động, phát huy sức mạnh của lãnh đạo và chuyên viên trong tất cả các cơ quan trong bộ máy nhà nƣớc từ cấp Trung ƣơng đến địa phƣơng trong việc quy định, thực hiện và tuân thủ TTHC. Các cán bộ, công chức cũng nhƣ những đối tƣợng tham gia TTHC cần tích cực giám sát việc thực hiện TTHC, kịp thời phản ánh, kiến nghị về những hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc thực hiện TTHC không đúng quy định của cán bộ, công chức hoặc những TTHC không phù hợp với thực tế và chƣa đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế. Việc huy động các đối tƣợng chịu sự tác động của TTHC
tham gia vào việc xây dựng các quy định hành chính sẽ bổ sung thêm nguồn lực cho cải cách TTHC, từ việc đóng góp các sáng kiến cải cách TTHC đến việc giám sát thực hiện TTHC theo đúng các quy định của pháp luật. Để nhấn mạnh cho tầm quan trọng của yếu tố huy động mọi lực lƣợng tham gia vào cải cách TTHC, Thủ tƣớng Chính phủ đƣa ra một thông điệp để thực hiện thành công mục tiêu của cải cách TTHC: “Huy động toàn xã hội tham gia vào quá trình kiểm soát TTHC để thực hiện tốt mục tiêu cải cách TTHC, đảm bảo nguyên tắc chỉ ban hành và duy trì các TTHC thực sự cần thiết, hợp lý, hợp pháp và có chi phí tuân thủ thấp nhất”.
1.3. Kinh nghiệm thực hiện cơ chế thủ tục hành chính một cửa và bài học kinh nghiệm cho ủy ban nhân dân cấp huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội
1.3.1. Kinh nghiệm thực hiện cơ chế thủ tục hành chính một cửa tại một số địa phương trong nước
1.3.1.1. Kinh nghiệm của quận Hai Bà Trƣng, thành phố Hà Nội[31]
Cơ chế một cửa về giải quyết các TTHC đã đƣợc thực hiện khá sớm ở Quận Hai Bà Trƣng. Hệ thống các văn bản thực hiện cũng đã đƣợc ban hành khá đầy đủ và kịp thời. Để thực hiện Quyết định số: 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/09/2003 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, UBND quận đã ban hành quyết định số 1942/2003/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2003 về việc thành lập Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của UBND quận. Ngay sau khi Quyết định 84/2009/QĐ-UBND ngày 01/07/2009 của UBND thành phố Hà Nội hƣớng dẫn Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông,UBND quận đã ra quyết định kiện toàn Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND quận, chỉ đạo các đơn vị thực hiện
ngay việc rà soát, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung các văn bản tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND quận và UBND các phƣờng, đảm bảo chophùhợpvớicácquyđịnhmớivềthựchiệncơchếmộtcửa,mộtcửaliênthông.
Nhằm thực hiện có hiệu quả công tác cải cách hành chính, đặc biệt là cải cách TTHC, Quận ủy Hai Bà Trƣng đã có Chƣơng trình số 01-CTr/QU ngày 01/04/2011 về đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, nâng cao trách nhiệm, chất lƣợng phục vụ và hiệu lực, hiệu quả quản lý của Bộ máy chính quyền các cấp trên địa bàn quận Hai Bà Trƣng giai đoạn 2011-2015, trong đó đặc biệt nhận mạnh đến các biện pháp nhằm đẩy mạnh công tác cải cách TTHC tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tổ chức và cá nhân khi đến các cơ quan HCNN yêu cầu giải quyết công việc; UBND quận đã xây dựng kế hoạch thực hiện công tác cải cách hành chính đặc biệt chú trọng đến công tác cải cách TTHC giai đoạn 2011 -2015;
Gần đây, Quận ủy Hai Bà Trƣng đã ban hành Chƣơng trình 01-Ctr/QU ngày 11/01/2016 về đẩy mạnh công tác CCHC, nâng cao trách nhiệm, chất lƣợng phục vụ và hiệu lực, hiệu quả quản lý của Bộ máy chính quyền các cấp trên địa bàn quận Hai Bà Trƣng giai đoạn 2015-2020, bám sát mục tiêu, định hƣớng Chƣơng trình CCHC của Chính phủ giai đoạn 2010-2020 tại Nghị quyết 30c/NQ-CP, tập trung CCHC đồng bộ trên các lĩnh vực, cải cải thể chế, cải cách bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, cải cách TTHC, cải cách tài chính công và hiện đại hóa nền hành chính trong đó đặc biệt chú trọng đến công tác cải cách TTHC theo cơ chế một của, một cửa liên thông hƣớng đến hành chính phục vụ, lấy mức độ hài lòng của ngƣời dân, doanh nghiệp là một trong tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các cơ quan nhà nƣớc, của cán bộ, công chức.
Hàng năm UBND quận Hai Bà Trƣng đều xây dựng kế hoạch cải cách hành chính, kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn quận Hai
BàTrƣng.Ngay sau khi quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 08/03/2016 của UBND thành phố Hà Nội về quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết các công việc của cá nhân, tổ chức, UBND quận Hai Bà Trƣng đã có văn bản chỉ đạo các phòng chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND quận và UBND các phƣờng rà soát, kiện toàn lại tổ chức, sắp xếp cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, bổ sung, thay thế hệ thống văn bản, biểu mẫu, sổ sách đang thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo đúng quy định, đặc biệt là quy trình giải quyết hồ sơ hành chính, đảm bảo không để cho ngƣời dân phải đi lại, bổ sung hồ sơ quá một lần, nếu để hồ sơ quá hạn, không giải quyết đƣợc ngƣời có thẩm quyền phải có văn bản xin lỗi ngƣời dân. Đồng thời UBND quận đã chỉ đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND quận và UBND các phƣờng xây dựng, tổng hợp và niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các văn bản sau tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để nhân dân thuận tiện khi đến yêu cầu giải quyết côngviệc:
- Quyết định công khai các danh mục TTHC (trong đó niêm yết công khai, đầy đủ các thông tin về TTHC bao gồm: Tên TTHC, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ và số lƣợng mỗi loại, số bộ hồ sơ phải nộp, thời hạn giải quyết và trả kết quả, mức phí và lệ phí thực hiện thủ tục, các biểu mẫu của thủ tục);
- Quyết định ban hành quy chế và tổ chức hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Nội quy của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Các quy trình giải quyết TTHC đƣợc thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2008.
quả giải quyết TTHC;
- Niêm yết công khai địa chỉ hòm thƣ tiếp nhận phản ánh kiến nghị, số điện thoại đƣờng dây nóng, hòm thƣ điện tử của đơn vị và của thủ trƣởng đơn vị.
- Mở các loại sổ sách theo đúng mẫu quy định nhƣ: sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả, giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, phiếu kiểm soát quá trình kiểm soát hồ sơ, phiếu xin lỗi đối với hồ sơ giải quyết quá hạn, phiếu xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận hồsơ,...
1.3.1.2.Kinh nghiệm quận 1,thành phố Hồ Chí Minh[45]
Trong những năm qua, để thực hiện chƣơng trình cải cách HCNN, hƣớng tới một nền công vụ gần dân, sát dân, phục vụ nhân dân, các UBND quận ở Thành phố Hồ Chí Minh đã tăng cƣờng hiệu quả của cơ chế một cửa, một cửa liên thông và đạt đƣợc nhiều kết quả quan trọng, góp phần vào thành tựu đổi mới của Thành phố.Các quận đã thực hiện tốt việc công khai thủ tục hành chính: tiến hành tổ chức niêm yết công khai các quy trình, thủ tục hành chính trong từng lĩnh vực theo đúng các quy định hiện hành tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả quận và UBND phƣờng với đa dạng, linh hoạt các hình thức niêm yết, giúp ngƣời dân thuận tiện tra cứu, tìm hiểu. Ở UBND Quận 1, bên cạnh việc tra cứu trên trang tin của quận, ngƣời dân, doanh nghiệp có thể hoặc trực tiếp tìm kiếm, tra cứu trên màn hình cảm ứng tại phòng tiếp nhận và trả kết quả UBND quận. Các thủ tục đƣợc công bố, niêm yết theo quy định của UBND Thành phố, nhƣ nhà đất, lao động, kinh tế, y tế, v.v..
Cơ chế một cửa đƣợc triển khai đồng bộtại các UBND quận, trong đó chú trọng nâng cao chất lƣợng thực hiện để giải quyết tốt công việc của tổ chức và công dân. Đến nay, tất cả các quận nội thành đã áp dụng cơ chế “một cửa” trong giải quyết các thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trên địa bàn theo thẩm quyền quy định. Hầu hết các lĩnh vực áp dụng
cơ chế “một cửa” đều đƣợc xây dựng quy trình có hƣớng dẫn chi tiết, toàn bộ quy trình, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc của ngƣời dân và doanh nghiệp đều niêm yết công khai tại bảng hƣớng dẫn và trang website của các cơ quan. Việc thực hiện giải quyết hồ sơ hành chính thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở các quận - huyện chủ yếu trên các lĩnh vực kinh tế, lao động, xây dựng, cấp số nhà, đất đai, hộ tịch và y tế.
Để cơ chế “một cửa” đƣợc hoạt động tốt, UBND một số quận nhƣ Quận 1, 3, 11 đã đầu tƣ kinh phí, xây dựng địa điểm tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ tập trung tại UBND quận với đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho công tác văn phòng, bảo đảm khang trang, tiện lợi, phục vụ tốt nhu cầu của ngƣời dân.
Quận 1, TP.HCM là một trong những đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực này, với nhiều cải tiến mới đem lại hiệu quả thiết thực. Phòng trả kết quả hồ sơ cho ngƣời dân đƣợc thiết kế rộng rãi, đẹp mắt, khang trang, có màn hình tra cứu cảm ứng, có đội tình nguyện viên hỗ trợ, cơ sở vật chất đƣợc đầu tƣ rất tiện nghi tạo cảm giác thoải mái cho ngƣời dân. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, ngƣời dân chỉ ngồi tại chỗ, có thể tra cứu mọi thủ tục. Đặc biệt, tại quận 1 còn có kênh tƣơng tác, tiếp nhận phản ánh của ngƣời dân về các vấn đề bức xúc. Sau khi tiếp nhận, phản ánh đƣợc gửi về trực tiếp vào hộp mail của lãnh đạo UBND quận và cùng lúc đƣợc gửi vào hộp mail của lãnh đạo Phƣờng nơi có sự viện đƣợc phản ánh. Ngoài ra, Quận ứng dụng công nghệ sinh trắc học nhận diện vân tay vào hệ thống phần mềm một cửa – quản lý dân cƣ. Phần mềm giúp cho cán bộ công chức quản lý toàn bộ quá trình đăng ký, tiếp nhận hồ sơ đến việc cập nhật tiến độ xử lý, trả kết quả; đồng thời còn áp dụng luôn trong việc đánh giá cán bộ công chức của ngƣời dân, chấm công, mở cửa ra vào trụ sở và quản lý việc dùng thiết bị điện, giúp tiết kiệm điện nhiều hơn. Triển khai quy chế một cửa liên thông nhóm thủ tục