Đây là một trong những giải pháp hữu hiệu nhất trong việc cải cách thủ tục hành chính bởi vì bản chất của cải cách hành chính xuất phát từ việc ban hành các TTHC có hợp pháp, hợp lý không, cần đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của nhà nƣớc và đồng thời đảm bảo đƣợc lợi ích của ngƣời dân.
Việc rà soát TTHC phải thực hiện thƣờng xuyên, nhằm kịp thời phát hiện những thủ tục hành chính chồng chéo, không phù hợp, gây khó khăn cho cơ quan thực hiện, gây phiền hà cho nhân dân. Việc rà soát phải có phƣơng pháp, cách làm thật cụ thể, phù hợp với yêu cầu thực tiễn công tác giải quyết thủ tục hành chính của từng cấp, từng ngành (không chỉ rà soát các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh một quy định hành chính, thủ tục hành chính mà còn phải rà soát cả các yếu tố cấu thành một thủ tục hành chính nhƣ tên gọi, thời gian giải quyết, trình tự, đối tƣợng giải quyết,... đảm bảo phù hợp với thực tiễn).
Việc rà soát, đánh giá về TTHC phải đƣợc thực hiện bằng nhiều phƣơng pháp nhƣ: điều tra xã hội học, tức là lấy ý kiến đối với ngƣời dân, doanh nghiệp những đối tƣợng trực tiếp chịu tác động của TTHC, để ngƣời dân, doanh nghiệp có nhìn nhận, đánh giá về TTHC về sự phục vụ của các cơ quan nhà nƣớc, của đội ngũ cán bộ, côngchức.
Việc rà soát, đánh giá cũng phải đƣợc thực hiện bởi những nhà khoa học, những nhà quản lý và các cơ quan chuyên môn, những cán bộ, công chức trực tiếp thụ lý và giải quyết hồ sơ hành chính, đây là những ngƣời làm trực tiếp, dễ phát hiện ra những bất cập, không phù hợp của thủ tục hành
chính. Việc rà soát, đánh phải đƣợc thực hiện bằng nhiều hình thức: nhƣ tọa đàm chao đổi kinh nghiệm, xây dựng các phiếu khảo sát, phân tích, đánh giá, tổnghợp.
Từ đó mới đƣa ra đƣợc phƣơng án đánh giá một cách chính xác, khách quan, khoa học về TTHC, để có phƣơng án kiến nghị bãi bỏ, thay thế, bổ sung, chỉnh sửa các quy định hành chính, thủ tục hành chính cho phù hợp với thực tiễn công tác quản lý và đảm bảo đƣợc quyền và lợi ích hợp pháp của ngƣờidân.
Việc ban hành TTHC phải theo hƣớng giảm mạnh các thủ tục hành chính có điều kiện (nhất là các thủ tục liên quan đến đời sống dân sinh của ngƣời dân).Khi ban hành hoặc sửa đổi những quy định về thủ tục hành chính phải đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện đối với tổ chức, công dân; loại bỏ những khâu trung gian, những giấy tờ không cần thiết, rút ngắn tối đa thời gian thực hiện; các thủ tục tự đặt ra không đúng thẩm quyền phải đƣợc huỷ bỏ. Các thủ tục hành chính trên từng ngành, lĩnh vực phải đƣợc hệ thống hoá hoặc đƣợc quy định tập trung thống nhất vào một văn bản. Việc thực hiện thủ tục hành chính phải bảo đảm công khai, minh bạch; đồng thời thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát cán bộ, công chức trong việc tiếp nhận và xử lý công việc của ngƣời dân và doanh nghiệp.
Đối với các loại mẫu đơn, mẫu tờ khai cần xây dựng theo hƣớng quy chuẩn thống nhất trong cả nƣớc theo từng loại TTHC, và phải đơn giản, dễ hiểu để ngƣời dân thuận tiện trong việc in mẫu đơn, mẫu tờ khai trên mạng internet và thực hiện điền thông tin tại nhà trƣớc khi đến cơ quan nhà nƣớc yêu cầu giải quyết công việc.
Giải pháp tổ chức thực hiện cụ thể: Phòng Tƣ pháp chủ trì phối hợp phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính hàng năm.
3.2.2. Cải tiến phương thức quản lý, chấn chỉnh lề lối tác phong làm việc trong cơ quan hành chính quận
Nhƣ chƣơng 2 của luận văn đã phân tích, tình trạng nhũng nhiễu, đùn đẩy trách nhiệm trong giải quyết TTHC của công dân trên địa bàn Quận Hoàng Mai đã đƣợc đẩy lùi từng bƣớc. Thành phố Hà Nội nói chung và UBND Quận Hoàng Mai nói riêng là một trong những địa phƣơng đi đầu cả nƣớc về xây dựng “chính quyền thân thiện”. Nhiều ngƣời dân đã không khỏi cảm động khi đƣợc các đồng chí lãnh đạo thành phố, lãnh đạo các quận, phƣờng, xã trực tiếp xin lỗi hoặc gửi thƣ chúc mừng… Việc xử lý những kiến nghị của ngƣời dân, nhất là trong lĩnh vực đất đai, rất phức tạp; có những vụ việc kéo dài hàng chục năm, liên quan nhiều văn bản quy phạm pháp luật, do đó, để vừa thực hiện đúng các chủ trƣơng của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc, vừa bảo đảm quyền lợi hợp pháp, chính đáng của ngƣời dân, lãnh đạo Quận, phƣờng phải gần dân, sâu sát công việc. Nếu chính quyền làm sai, lãnh đạo địa bàn đã chủ động gặp dân để xin lỗi; nếu ngƣời dân có thiếu sót, cán bộ Quận đã trực tiếp phân tích để ngƣời dân thấu hiểu. Do đó, mặc dù là một Quận có địa bàn rộng, dân cƣ đông, nhiều biến động, nhƣng ít có các vụ khiếu kiện đông ngƣời.
Tuy nhiên, cần phải tiếp tục quán triệt chủ trƣơng xuyên suốt là phải nhanh chóng thay đổi tác phong và lề lối làm việc hơn nữa; cần xác định tinh thần phục vụ nhân dân, phục vụ doanh nghiệp; chấm dứt tình trạng nhũng nhiễu, làm từ từ, làm đối phó... Đồng thời sắp xếp, bố trí, thậm chí đƣa ra khỏi bộ máy những cán bộ, đảng viên yếu kém về chuyên môn lẫn đạo đức”.
Xác định rõ các nguyên tắc làm việc và quy chế phối hợp trong sự vận hành bộ máy hành chính. Xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan, đơn vị về kết quả hoạt động của bộ máy do mình phụ trách. Xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng, giải quyết mối quan hệ giữa tập
thể và cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức và công dân, đảm bảo mỗi công việc đều có ngƣời phụ trách và chịu trách nhiệm.
Nâng cao chất lƣợng các dịch vụ công, bảo đảm hài hoà lợi ích của công dân và cơ quan cung cấp dịch vụ. Loại bỏ những việc làm hình thức, không có hiệu quả thiết thực, giảm hội họp, giảm giấy tờ hành chính. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, kỷ cƣơng, kỷ luật hành chính của cán, bộ, công chức khi thực thi công vụ.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và chế độ chính sách cho cán bộ công chức tại Ủy ban nhân dân quận chức tại Ủy ban nhân dân quận
Cán bộ là gốc của công việc, công việc thành công hay thất bại là do cán bộ tốt hay kém. Xây dựng đội ngũ cán bộ có đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức là điều kiện để xây dựng cơ quan hành chính trong sạch, vững mạnh, hiệu quả đáp ứng tốt yêu cầu hội nhập và phát triển. Cán bộ có thể là động lực, cũng có thể là rào cản của quá trình cải cách hành chính. Là động lực khi cán bộ có năng lực, trình độ nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức, đƣợc động viên khích lệ, có điều kiện làm việc tốt. Nhƣng họ sẽ là rào cản thực sự nếu nhƣ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ yếu, phẩm chất kém, chế độ chính sách không hợp lý, không đƣợc cấp thẩm quyền quản lý quan tâm.
Chính vì vai trò và tầm quan trọng của đội ngũ CBCC trong công tác cải cách hành chính nói chung và cải cách TTHC nói riêng, điều trƣớc hết là cần phải chọn lọc, bố trí cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; đó phải là những ngƣời có chuyên môn, nghiệp vụ, có đạo đức, tinh thần trách nhiệm. Đồng thời thực hiện đồng bộ các giải pháp dƣới đây:
Thứ nhất,Tăng cường đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hành chính cho cán bộ, công chức:
biệt các lĩnh vực có tính chất phức tạp và chuyên ngành nhƣ: Tài nguyên môi trƣờng, đô thị, Tài chính, nội vụ,.. để khi công dân đến công chức tiếp nhận hồ sơ có đủ kiến thức hƣớng dẫn, không để công dân đi lại bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Khi có Văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành điều chỉnh các lĩnh vực giải quyết TTHC, hoặc các quy định không thống nhất nhau, hay chống chéo về thẩm quyền, chức năng giải quyết TTHC của các cơ quan Nhà nƣớc, cần có sự tập huấn, hƣớng dẫn nghiệp vụ cụ thể, kịp thời của các cơ quan chức năng chuyên ngành quản lý trong lĩnh vực đó để thống nhất trong thựchiện.
Cần chú trọng trong việc tập huấn cho đội ngũ công chức tiếp công dân,công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả về kỹ năng hành chính, kỹ năng giao tiếp, ứng xử khi tiếp xúc với nhân dân, và coi đây là một tiêu trí đánh giá việc hoàn thành chức trách, nhiệm vụ của cán bộ, công chức hàng năm.
Tăng cƣờng đào tạo kiến thức về CNTT, đặc biệt các kỹ năng sử dụng thành tạo các phần mềm ứng dụng trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, kỹ năng xử lý thông tin, số liệu,..., cho đội ngũ công chức trực tiếp giải quyết TTHC và công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa.
Bên cạnh việc đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, bồi dƣỡng chính trị cũng cần phải nâng cao tinh thần trách nhiệm và đạo đức cán bộ, công chức. Tăng cƣờng các biện pháp giáo dục cán bộ, công chức về tinh thần trách nhiệm, ý thức tận tâm, tận tuỵ với công việc. Xây dựng tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp cán bộ, công chức; tôn vinh nghề nghiệp, danh dự của ngƣời cán bộ, công chức.
Thực hiện nghiêm kỷ cƣơng hành chính, gắn với thực hiện Quy chế dân chủ trong các cơ quan hành chính Nhà nƣớc, thực hiện triệt để nguyên
tắc công khai hóa hoạt động công vụ, nhất là trong các công việc có liên quan trực tiếp với ngƣời dân, doanh nghiệp.
Có chế độ khen thƣởng, nâng lƣơng, đề bạt, động viên kịp thời đối với công chức hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, đồng thời cũng có hình thức kỷ luật nghiêm minh đối cán bộ, công chức không hoàn thành nhiệm vụ, gây phiền hà cho nhân dân.
Giải pháp cụ thể để thực hiện: Phòng nội vụ cơ quan chủ trì tham mƣu UBND quận xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng hàng năm. Chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng phải đƣợc đổi mới cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn về công tác CCHC.
Thứ hai, Cải thiện điều kiện làm việc, chế độ chính sách đối với cán bộ, côngchức đặc biệt ở bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
Đây là khâu có ý nghĩa then chốt góp phần nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác; khắc phục tình trạng sách nhiễu, tham nhũng trong đội ngũ công chức hành chính. Mặc dù, đội ngũ CBCC của Quận đƣợc đào tạo tƣơng đối bài bản về cải cách hành chính, làm chủ mạng thông tin, xử lý công việc với tình thần thái độ phụ vụ công tâm, tận tình… Tuy vậy, đội ngũ CBCC quận còn gặp một số khó khăn về điều kiện làm việc và chế độ chính sách nhƣ: phòng làm việc chƣa đủ rộng và thoáng, các máy móc phục vụ công việc hay gặp trục trặc phải sửa chữa khiến cho công việc bị gián đoạn, công việc nhiều khi quá tải trong khi số lƣợng nhân sự lại quá ít… Do đó, cần thiết phải quan tâm kịp thời đến đời sống vật chất, tình thần, chế độ chính sách của đội ngũ cán bộ, công chức. Trang bị đầy đủ điều kiện vật chất và các phƣơng tiện kỹ thuật cần thiết cho quá trình thực thi công vụ của cán bộ, công chức.
3.2.4. Xây dựng hệ thống các tiêu chí cơ bản để đánh giá phân loại kết quả của Bộ phận nhận và trả kết quả của Bộ phận nhận và trả kết quả
Trong cải cách TTHC theo cơ chế một cửa, quan trọng nhất và quyết định đến hiệu quả của công tác này là bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả. Do tính chất đặc thù của công việc, việc đánh giá, phân loại của bộ phận này cần quy định những tiêu chí riêng nhằm đảm bảo việc đánh giá đƣợc sát thực và phù hợp. Việc xây dựng các tiêu chí để đánh giá phân loại hoạt động của Bộ tiếp nhận và trả kết quả cần phải đƣợc UBND Thành phố phê duyệt và công khai cho các đơn vị, quận huyện. Đây sẽ là căn cứ để đánh giá cho điểm và xếp hạng các Bộ phận một cửa trên phạm vi toàn thành phố. Mục đích của việc phân loại là giúp cơ quan nhà nƣớc có cơ sở pháp lý trong việc đánh giá, xếp loại việc thực hiện cải cách TTHC giữa cơ quan công quyền với tổ chức, công dân thông qua Bộ phận một cửa bảo đảm khách quan, chính xác về chất lƣợng dịch vụ và đề ra những định hƣớng để nâng cao hơn nữa chất lƣợng dịch vụ hành chính công.
Hiện nay, trên cả nƣớc một số địa phƣơng đã xây dựng tiêu chí để đánh giá phân loại Bộ phận một cửa từ cấp xã, phƣờng đến quận, huyện. Dựa trên việc tìm hiểu thực tiễn ở các địa phƣơng, Luận văn đề xuất nhóm các tiêuchí đánh giá bao gồm5 tiêu chí, trong đó, mỗi tiêu chí bao gồm các chỉ số thực hiện đƣợc đánh giá bằng điểm số nhất định. Tổng số điểm của 5 tiêu chí để đánh giá, xếp loại tối đa là 100 điểm, chia ra nhƣ sau:
Tiêu chí 1: Cơ sở vật chất, trang thiết bị (25 điểm)
a) Bố trí địa điểm thuận lợi, dễ dàng khi giao dịch với công dân: 5 điểm b) Diện tích phòng làm việc đúng quy định: 8 điểm
c) Có tủ hồ sơ, máy vi tính, máy in, máy Photo, điện thoại: 5 điểm d) Bàn làm việc đƣợc ngăn ô kính: 2,5 điểm
g) Trang thiết bị bàn, ghế, tủ hồ sơ… phải đồng bộ, thống nhất: 2 điểm Tiêu chí 2: Công khai hoá (tối đa 10 điểm)
a) Có biển hiệu tại bộ phận một cửa, có lịch trực của cán bộ một cửa: 5 điểm
b) Niêm yết công khai đúng, đủ các lĩnh vực và mức phí, lệ phí: 5 điểm Tiêu chí 3: Bố trí công chức tại Bộ phận một cửa (tối đa 15 điểm) a) Bố trí công chức đúng chuyên môn, nghiệp vụ: 5 điểm
b) Công chức giải quyết công việc đúng, đủ thời gian theo quy định: 5 điểm
c) Thái độ hoà nhã, đúng mực, trách nhiệm, thực hiện đúng quy chế văn hoá công sở: 5 điểm
Tiêu chí 4: Kết quả giải quyết hồ sơ giao dịch (tối đa 50 điểm) a) Hồ sơ, sổ sách đầy đủ, ghi chép đúng quy định: 10 điểm
b) Giải quyết hồ sơ 100% đúng hạn và trƣớc hạn đƣợc tối đa 30 điểm, cứ trễ hạn 0,5% số hồ sơ thì trừ 2,5 điểm
c) Thu phí, lệ phí đúng quy định: 5 điểm.
Tiêu chí 5. Giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông và áp dụng công nghệ thông tin (tối đa 15 điểm)
a) Thực hiện cơ chế một cửa liên thông theo đề án đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt: 10 điểm
b) Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân: 5 điểm.
Dựa vào thang điểm theo từng tiêu chí, UBND cấp quận, huyện so sánh kết quả công việc đã làm đƣợc hoặc chƣa làm đƣợc để tự chấm điểm cho từng tiêu chí. Đối với những công việc làm tốt thì chấm điểm tối đa theo khung điểm, những công việc nào triển khai làm nhƣng kết quả chƣa đạt theo yêu cầu
đề ra thì chấm từ 1/2 đến 3/4 theo khung điểm, những công việc nào không thực hiện thì không chấm điểm.
Kết quả xếp loại Bộ phận một cửa có thể nhƣ sau:
a) Loại tốt: Đạt từ 90 điểm đến 100 điểm. Trong đó riêng tiêu chí 4 bắt buộc phải thu phí, lệ phí đúng quy định và phải đạt từ 35 điểm trở lên.
b) Loại khá: Đạt từ 80 đến dƣới 90 điểm. Trong đó riêng tiêu chí 4 bắt buộc phải thu phí, lệ phí đúng quy định và phải đạt từ 30 điểm trở lên.
c) Loại trung bình: Từ 70 đến dƣới 80 điểm. d) Loại yếu: Dƣới 70 điểm.
Việc xây dựng tiêu chí đánh giá, xếp loại Bộ phận một cửa cấp huyện là bƣớc chuyển biến mới trong phƣơng thức chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện CCHC, đây chính là cơ sở pháp lý để cấp trên giám sát, quản lý và để ngƣời dân đánh giá về chất lƣợng dịch vụ mà họ đƣợc thụ hƣởng, là tiêu chuẩn để chính cơ quan nhà nƣớc tự đánh giá, từ đó không ngừng nâng cao chất lƣợng phục vụ nhân dân. Song đây cũng là công việc không đơn giản, vì vậy khi đánh giá cần có sự thử nghiệm để có cơ sở xem xét về tính hợp lý của các tiêu chí.
3.2.5. Thường xuyên khảo sát mức độ hài lòng của người dân, tổ chức đối với dịch vụ hành chính công tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả
Thời gian qua, cách thức đánh giá kết quả cung ứng dịch vụ hành chính công của các cơ quan HCNN ở Thủ đô nói chung và quận Hoàng Mai nói