Tại Sacombank, quy trình CVTD đƣợc thể hiện thành văn bản lƣu hành nội bộ, áp dụng thống nhất cho toàn bộ hệ thống, Chi nhánh Hà Tĩnh khi thực hiện cho vay tiêu dùng đều phải tuân thủ theo quy trình này.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký vay vốn.
Theo mô hình bán hàng chuyên nghiệp tại Sacombank, chuyên viên khách hàng cá nhân (Phòng Kinh doanh) phải chịu trách nhiệm chính trong công tác tìm kiếm và tiếp thị khách hàng CVTD. Họ phải trực tiếp phỏng vấn, tƣ vấn và hƣớng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ vay tiêu dùng.
Khi hồ sơ khách hàng đã hoàn thiện, chuyên viên khách hàng cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính xác thực và đầy đủ của hồ sơ theo quy định của ngân hàng và pháp luật nhà nƣớc quy định về yêu cầu bản chính, bản sao và bản sao công chứng. Hồ sơ gồm có:
-Giấy đề nghị vay vốn: theo mẫu quy định của ngân hàng, phải có đầy đủ thông tin chính xác và có sự kiểm tra xác nhận của chuyên viên khách hàng;
-Chứng minh thƣ nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của khách hàng trong thời hạn khoản vay;
-Sổ hộ khẩu;
-Tài liệu giải trình mục đích sử dụng vốn; -Tài liệu chứng minh nguồn thu nhập trả nợ;
Ngoài ra, tùy từng mục đích vay cụ thể mà ngân hàng có thể yêu cầu thêm một số giấy tờ nhƣ hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong trƣờng hợp vay mua nhà; thông báo học phí, sinh hoạt phí từ cơ sở giáo dục nƣớc ngoài, hồ sơ liên quan tới thủ tục du học của DHS…trong trƣờng hợp du học.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ vay vốn và thẩm định các mức độ đáp ứng về điều kiện vay vốn
Chuyên viên khách hàng, chuyên viên thẩm định và quản lý rủi ro sẽ kiểm tra hồ sơ vay vốn, tiến hành thẩm định các tiêu chí theo quy định của Sacombank về thời hạn thực hiện thẩm định khách hàng, tài sản đảm bảo, mục đích vay vốn, phƣơng án trả nợ,… và làm tờ trình trong thời gian không quá 2 - 5 ngày làm việc tùy vào khoản vay. Trong thời gian này, bắt buộc phải xác định chính xác các thông tin về khách hàng mà KH khai trong giấy đề nghị vay vốn, đặc biệt là chỗ ở, vị trí công việc hiện tại của KH. Sau đó, chuyên viên khách hàng thực hiện trình hồ sơ lên Trƣởng phòng Kinh doanh để xem xét phê duyệt khoản vay theo quy định.
Bước 3: Kiểm soát việc thẩm định hồ sơ khoản vay
Trong vòng một ngày làm việc, lãnh đạo phòng Kinh doanh định thực hiện kiểm soát nội dung hồ sơ đề nghị vay vốn của KH, yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ cần thiết để đảm bảo hồ sơ KH là chính xác, đầy đủ và hợp pháp. Sau khi có chữ ký của lãnh đạo phòng Kinh doanh, hồ sơ đƣợc chuyển cho Ban giám đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền phê duyệt. Nếu ngƣời đƣợc Ủy quyền phê duyệt là lãnh đạo phòng Kinh doanh thì chỉ phê duyệt hồ sơ CVTD sau khi có ý kiến của chuyên viên KH và ý kiến của chuyên viên phòng Quản lý rủi ro về khoản vay đó.
Bước 4: Xét duyệt
Sau khi hồ sơ đề nghị vay vốn đã có ý kiến và chữ ký kiểm soát của lãnh đạo phòng Kinh doanh, chuyên viên khách hàng sẽ trình hồ sơ lên Phó
Giám đốc hoặc Giám đốc Chi nhánh hoặc ngƣời đƣợc Tổng giám đốc ủy quyền để phê duyệt. Thẩm quyền phê duyệt của các cấp sẽ đƣợc Tổng giám đốc quy định cụ thể cho từng mục đích vay. Số tiền vay càng lớn, cấp có thẩm quyền phê duyệt càng cao.
Thời gian chờ phê duyệt không quá một ngày làm việc. Ngay khi đƣợc phê duyệt của lãnh đạo, chuyên viên khách hàng hoặc chuyên viên phân tích, hỗ trợ kinh doanh thực hiện thông báo cho khách hàng đƣợc biết về khoản vay đƣợc duyệt và đề nghị họ hoàn thiện hồ sơ chuẩn bị giải ngân khoản vay.
Bước 5: Chuẩn bị hợp đồng và ký kết hợp đồng tín dụng
Chuyên viên khách hàng hoặc chuyên viên hỗ trợ kinh doanh hƣớng dẫn khách hàng đƣợc phê duyệt cho vay lập hồ sơ chuẩn bị giải ngân, bao gồm: Hợp đồng tín dụng, giấy đề nghị phát tiền vay và khế ƣớc nhận nợ. Khách hàng nhận hồ sơ và ký vào Hợp đồng tín dụng và khế ƣớc nhận nợ theo mẫu dƣới sự chứng kiến của ngân hàng.
Chuyên viên khách hàng chuyển hợp đồng sau khi đã đƣợc Lãnh đạo Phòng Kinh doanh ký nháy cho Ban giám đốc Chi nhánh hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký hợp đồng tín dụng và kế ƣớc nhận nợ để giải ngân cho khách hàng.
Sau đó chuyên viên khách hàng chuyển hồ sơ sang phòng Kế toán và Quỹ để hạch toán khai báo khoản vay trên hệ thống T29 của ngân hàng, đồng thời thu phí thu xếp tài chính và lƣu hồ sơ.
Bước 6: Hạch toán và giải ngân khoản vay
Chuyên viên kinh doanh chuyển hồ sơ sang Phòng kế toán và Quỹ để tiến hành hạch toán thu phí và giải ngân tiền vay. Sau đó, giao dịch viên sẽ hƣớng dẫn khách hàng viết giấy lĩnh tiền để giải ngân khoản vay hoặc chuyển khoản để chi trả theo mục đích vay vốn tƣơng tự các khoản vay cá nhân khác.
Bước 7: Theo dõi khoản vay và thu hồi nợ
Kể từ khi khoản CVTD đƣợc giải ngân, chuyên viên phòng quản trị rủi ro có trách nhiệm lƣu giữ và kiểm soát hồ sơ sau khi giải ngân. Bên cạnh đó
chuyên viên quản lý tín dụng có trách nhiệm kiểm tra quá trình trả nợ của KH vay tiêu dùng theo lịch trả nợ đã ký kết. Trƣờng hợp trả nợ trƣớc hạn, KH phải thông báo trƣớc bằng văn bản và sẽ chịu mức phí trả trƣớc theo thỏa thuận.
Bước 8: Gia hạn khoản vay và tất toán.
Việc gia hạn khoản vay áp dụng theo quy định của Sacombank về điều kiện gia hạn khoản vay. Trong trƣờng hợp đặc biệt, khách hàng chỉ đƣợc gia hạn không quá 12 tháng. Khi khoản vay đến hạn tất toán, hoặc KH tất toán khoản vay trƣớc hạn, chuyên viên quản lý tín dụng hoặc kế toán thực hiện tất toán khoản vay cho KH khi đã hoàn thành hết các nghĩa vụ tài chính với Sacombank. Trƣờng hợp KH mất khả năng thanh toán, chuyên viên quản lý tín dụng thực hiện giải chấp tài sản bảo đảm theo đúng quy định của pháp luật và của Sacombank và thực hiện thanh lý hợp đồng CVTD.