7. Kết cấu của luận văn
2.2.4. Thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên
Ủy ban nhân dân quận Tân Bình đã ban hành Quyết định số 13/QĐ-UBND ngày 18 tháng 02 năm 2016 ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận Tân Bình trong đó quy trình giải quyết hồ sơ này được áp dụng như theo quy định tại khoản 2 Điều 7 về thực hiện quy trình thực hiện cơ chế một cửa liên thông quy định tại Quyết định 09/2015/QĐ-TTg với các bước giải quyết hồ sơ như sau:
Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ:
- Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của cơ quan chủ trì giải quyết thủ tục hành chính (sau đây gọi chung là cơ quan chủ trì) hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến;
- Công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điểm b, c Khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.
Bƣớc 2: Chuyển và giải quyết hồ sơ:
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chủ trì tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan phối hợp bằng văn bản, cơ quan được hỏi ý kiến phải trả lời trong thời gian quy định. Trường hợp việc giải quyết thủ tục hành chính cần được thực hiện sau khi có
kết quả giải quyết của cơ quan phối hợp thì cơ quan chủ trì gửi văn bản, hồ sơ hoặc đường truyền qua mạng cho cơ quan phối hợp để giải quyết trong thời gian quy định;
- Trên cơ sở giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp, cơ quan chủ trì thẩm định và trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận TN&TKQ nơi cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ;
- Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà các cơ quan chuyên môn, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ. Bộ phận TN&TKQ liên hệ với cá nhân, tổ chức để chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận TN&TKQ (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ) và yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan có trách nhiệm;
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm trình cấp có thẩm quyền thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định;
- Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm phải có văn bản gửi Bộ phận TN&TKQ và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức của cơ quan ghi rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả. Công chức Bộ phận TN&TKQ nhập Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có), thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
Bƣớc 3: Trả kết quả giải quyết hồ sơ thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 6 của Quy chế này.
Công chức tại Bộ phận TN&TKQ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có) và thực hiện như sau:
a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí
được thực hiện qua dịch vụ bưu chính; nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;
b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận TN&TKQ (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ). Việc bổ sung hồ sơ không được quá 01 lần trong suốt quá trình thụ lý, giải quyết hồ sơ;
c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;
d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;
đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Công chức tại Bộ phận TN&TKQ báo cáo lãnh đạo và liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
e) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận TN&TKQ.
Để tìm hiểu rõ hơn về quy trình giải quyết TTHC của UBND quận Tân Bình, tác giả đã tiến hành khảo sát ý kiến của 11 công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ hành chính của UBND quận Tân Bình như sau:
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát quy trình giải quyết TTHC
STT Nội dung Số phiếu/Tổng số phiếu Tỷ lệ
1 Đúng quy trình 10/11 90.9%
2 Không đúng quy trình 1/11 9.1%
Tổng số 11/11 100%
Qua bảng số liệu trên ta thấy đươc Bộ phận TN&TKQ của UBND quận Tân Bình đã thực hiện hầu như đầy đủ các quy trình nhằm giải quyết hồ sơ hành chính cho người dân.Việc áp dụng đúng quy trình vào giải quyết hồ sơ phần nào giúp hồ sơ đựợc giải quyết đúng hẹn, hạn chế được phần nào các hạn chế như gây khó khăn, nhũng nhiễu khi người dân đến thực hiện thủ tục hành chính.
Tuy nhiên theo báo cáo thông qua các đợt kiểm tra việc thực hiện quy trình giải quyết công việc theo cơ chế một cửa liên thông còn tồn tại một số hạn chế sau:
+ Một số trường hợp tổ chức, cá nhân do quen biết trước nên trực tiếp đến nộp hồ sơ tại phòng chuyên môn, công chức phòng chuyên môn kiểm tra hồ sơ và trình ký văn bản cho lãnh đạo sau đó trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân mà không qua Bộ phận TN&TKQ. Như vậy trong trường hợp này, lợi dụng vào mối quan hệ quen biết, tổ chức cá nhân đã nộp hồ sơ không đúng nơi quy định nhưng phòng chuyên môn vẫn tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
+ Ở một số lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực đất đai, cá nhân, tổ chức thường đến liên hệ trước với phòng chuyên môn để được hướng dẫn thủ tục và hoàn chỉnh hồ sơ rồi mới nộp lại cho Bộ phận TN&TKQ. Có trường hợp này là do: Nhiều TTHC thuộc lĩnh vực đất đai còn rườm rà, phức tạp, khó thực hiện; một số trường hợp do sai sót của bộ phận TN&TKQ trong hướng dẫn hồ sơ, nên tổ chức, cá nhân tự liên hệ với phòng chuyên môn để được hướng dẫn một cách chính xác và đầy đủ.
+ Một số khi tiếp nhận công chức không cập nhật vào sổ, không ra phiếu hẹn theo quy định nên trong nhiều trường hợp công chức không kiểm soát được thời gian tiếp nhận và ra kết quả dẫn đến trễ hẹn với tổ chức, cá nhân.
Đối với từng thủ tục cụ thể, quy trình này đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bước 1: Nhận hồ sơ.
+ Các thủ tục về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường liên thông với Chi cục thuế để xác định nghĩa vụ tài chính của công dân. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sau khi thẩm định hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ chuyển đến sẽ chuyển cho Phòng Tài nguyên và Môi trường kiểm tra, trình UBND quận phê duyệt cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất. Sau khi lãnh đạo UBND quận ký phê duyệt hồ sơ, hồ sơ được chuyển về cho Phòng Tài nguyên và Môi trường để gửi đến Chi cục thuế xác định nghĩa vụ tài chính. Sau đó Chi cục thuế chuyển hồ sơ và thông báo nộp thuế đến bộ phận TN&TKQ.Tổ chức cá nhân khi đến nhận kết quả sẽ đóng thuế tại Bộ phận TN&TKQ mà không cần phải đến Kho bạc như trước đây.
+ Các thủ tục về cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà: Phòng Quản lý đô thị liên thông với Phòng Tài nguyên và Môi trường và Chi cục thuế. Trong đó, Phòng Quản lý đô thị là cơ quan chủ trì giải quyết hồ sơ. Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ, Phòng Quản lý đô thị gửi hồ sơ đến Phòng Tài nguyên và Môi trường để chỉnh lý các thông tin địa chính.Trong thời gian quy định, Phòng Tài nguyên và Môi trường phải cung cấp các thông tin địa chính và chuyển hồ sơ lại cho Phòng Quản lý đô thị. Phòng Quản lý đô thị kiểm tra hồ sơ, in giấy chứng nhận, trình lãnh đạo UBND quận ký, nhận lại kết quả, Phòng Quản lý đô thị chuyển hồ sơ cho Chi cục thuế để xác định nghĩa vụ tài chính, sau khi xác định nghĩa vụ tài chính, Chi cục thuế chuyển hồ sơ và thông báo nộp thuế đến bộ phận TN&TKQ. Tổ chức, cá nhân khi đến nhận lại kết quả sẽ đóng thuế tại Bộ phận TN&TKQ.
- Đối với thủ tục cấp mới giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thì nếu như người dân chưa có mã số thuế, công chức tại Bộ phận TN&TKQ hướng dẫn người dân khai thuế theo mẫu. Sau khi kiểm tra hồ sơ đầy đủ hợp lệ, công chức tại Bộ phận TN&TKQ sẽ cập nhật thông tin vào máy tính thuộc hệ thống mạng liên thông nội bộ, chuyển cho Phòng Kinh tế và Chi cục thuế quận.
Bước 2: Các bước hồ sơ lưu thông
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ như trên, công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và đính kèm vào hồ sơ;
- Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho phòng chuyên môn có liên quan giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận TN&TKQ.
thuộc quận và các đơn vị có liên quan phân công CBCC giải quyết như sau:
- Phòng ban chuyên môn nhận được hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ phân bổ cho công chức chuyên môn thụ lý hồ sơ. Hồ sơ được kiểm tra thành phần lại một lần nữa, nếu hợp lệ, đầy đủ thì chuyển cho cơ quan, đơn vị có liên quan để xác minh (đối với các hồ sơ thuộc lĩnh vực đất đai thì chuyển xuống UBND cấp phường và chuyển qua Văn phòng Đăng ký đất đai quận Tân Bình để tiến hành xác minh).
- Song song với quá trình này, công chức chuyên môn cũng tiếp tục thực hiện các bước thẩm tra hồ sơ.
- Nhận kết quả xác minh từ các cơ quan mà phòng chuyên môn gửi hồ sơ xác minh và đề xuất thụ lý.
- Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình lãnh đạo đơn vị xem xét quyết định kết quả giải quyết hồ sơ.
- Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo lãnh đạo đơn vị trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ.
- Đối với các hồ sơ sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo lãnh đạo đơn vị trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết được hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thòi hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ.
Sau khi thẩm tra, xác minh hồ sơ, công chức thụ lý tại cá cơ quan chuyên môn dự thảo kết quả giải quyết, quá trình phê duyệt kết quả được thực hiện như sau:
- Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của phòng chuyên môn thì trưởng phòng chuyên môn đó ký phê duyệt.
- Trường hợp hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp quận thì thủ trưởng cơ quan chuyên môn thẩm định, ký nháy và chịu trách nhiệm về nội dung. Dự thảo kết quả sau khi được thủ trưởng cơ quan chuyên môn thẩm định, ký nháy được chuyển qua Tổ tổng hợp thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân quận. Tại đây, chuyên viên tổng hợp theo các mảng chuyên môn xem xét lại một lần nữa nội dụng, thể thức của văn bản, trình lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ký nháy chịu trách nhiệm về thể thức văn bản. Sau đó, hồ sơ được chuyển lên lãnh đạo UBND quận ký phê duyệt và được chuyển về cơ quan chuyên môn.
- Đối với các hồ sơ quá hạn giải quyết.
Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết trong thời gian ngắn, công chức phòng chuyên môn chủ động liên hệ với công dân, tổ chức để hẹn ngày trả cho người dân.
Đối với hồ sơ quá hạn cần thêm thời gian để thẩm định, xác minh thì công chức phòng chuyên môn giải quyết phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận TN&TKQ, gửi văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả, nhưng không quá ¼ thời gian quy định giải quyết thủ tục hành chính đó.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ:
Công chức tại Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử, thực hiện như sau:
- Các hồ sơ giải quyết xong: Công chức trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhận, tổ chức và thu phí, lệ phí; trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí và cước phí thực hiện thông qua dịch vụ bưu chính.
- Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận TN&TKQ. Việc bổ sung hồ sơ không được quá 01 lần trong suốt quá trình thụ lý, giải quyết hồ sơ.
- Đối với hồ sơ không giải quyết được, quá hạn giải quyết hoặc giải quyết trước hạn: Công chức chủ động liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết được hồ sơ hoặc kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức. Đối với các hồ sơ giải quyết trễ hạn thì kết quả được trả cho người
dân kèm theo thư xin lỗi.
- Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu tại Bộ phận TN&TKQ.