7. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Nhóm giải pháp về đảm bảo điều kiện cần thiết thực hiện cơ chế một cửa
dụng vào thực tế tại cơ quan và đáp ứng được nhu cầu của người dân.
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân quân Tân Bình.
3.2.1. Nhóm giải pháp về đảm bảo điều kiện cần thiết thực hiện cơ chế một cửa liên thông. cửa liên thông.
Cơ chế một của liên thông được đánh giá là bước cải tiến cơ bản làm thay đổi tư duy quản lý, phong cách làm việc của cán bộ công chức, nhận thức của người dân về cách thức thực hiện thủ tục hành chính và vai trò của cơ quan hành chính trong mối quan hệ với công dân. Hiệu quả tích cực của cơ chế một cửa liên thông mang lại trong thời gian qua đã được khẳng định tính ưu việt của cơ chế này mang lại cho nền hành chính công.
3.2.1.1. Ban hành và triển khai, phổ biến, tuyên truyền đầy đủ hơn các quy định pháp luật.
Hiện nay, Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg đã được thay thế bằng Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg. Trong đó có một số quy định mới như: Đối với hồ sơ giải quyết quá hạn, hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết do lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ thì cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ đựơc thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan chuyên môn; công chức làm việc tại bộ phận TN&TKQ hành chính phải mặc đồng phục. Ngày 15 tháng 01 năm 2015 Ủy ban nhân dân quận Tân Bình đã ban hành Quyết định số 14/QĐ-UBND về Ban hành Kế hoạch thực hiện công tác cải cách hành chính năm 2015 và đến năm 2016 thì Ủy ban nhân dân quận Tân Bình ban hành Quyết định số 13/QĐ-UBND ngày 18 tháng
02 năm 2016 ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận Tân Bình. UBND quận Tân Bình đã ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong đó quy định rõ lĩnh vực thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông; cơ sở vật chất và công chức làm việc tại bộ phận TN&TKQ hành chính, quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, trách nhiệm của các tổ chức liên quan, kinh phí thực hiện. Đồng thời cũng quy định việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với UBND cấp phường trực thuộc để làm cơ sở cho các đơn vị này thực hiện.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cơ chế một cửa liên thông vẫn còn gặp nhiều khó khăn do quy định để thực hiện cơ chế này chưa cụ thể như; số lượng thủ tục hành chính liên thông chưa thống nhất giữa các địa phương. Quy định ban hành quy chế phối hơp giữa các cơ quan hành chính còn chung chung, chưa quy rõ trách nhiệm cụ thể.
Theo tác giả, cơ chế một cửa, một cửa liên thông cần được quy định trong một văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn. Ví dụ: Quốc hội ban hành Luật thủ tục hành chính có tầm nhìn 50 năm, trong đó quy định rõ cụ thể những lĩnh vực liên thông và số thủ tục hành chính được quy định liên thông cũng nhiều hơn; tiêu chuẩn công chức làm ở bộ phận tiếp dân và trả kết quả phải có trình độ chuyên môn cao; phải có cơ chế phối hợp giữa các cơ quan hành chính ngang hàng, cấp dưới với cấp trên theo nghành dọc trong giải quyết thủ tục hành chính phải cụ thể rõ ràng.
Hạn chế ban hành các Nghị định, Thông tư có như vậy thì mới tránh được mỗi địa phương áp dụng một kiểu, không đồng nhất gây khó khăn cho cơ quan, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp khi thay đổi nơi ở.
Hiện tại, UBND quận đã có đường dây nóng tiếp thu ý kiến của người dân, tuy nhiên, hoạt động vẫn chưa hiệu quả. Cần kết nối với Ban chỉ đạo cải cách hành chính, Bộ phận kiểm soát thủ tục hành chính để trực tiếp tiếp thu ý kiến đóng góp của người dân, tổ chức.
Cần có sự phân công lãnh đạo UBND quận định kỳ tiếp xúc với công dân để trực tiếp tiếp nhận phản ánh, lấy ý kiến, đề xuất cơ chế và tổ chức đối thoại trực tiếp với công dân để phát hiện những điểm bất hợp lý trong quy trình thực hiện thủ tục hành chính hiện hành, nâng cao chất lượng các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Khuyến khích người dân mạnh dạn nói lên những bức xúc, bất hợp lý của các thủ tục hành chính để qua các buổi đối thoại đó, lãnh đạo quận có thể giải đáp thắc mắc với ngươi dân, hoặc nếu không giải đáp được ngay sẽ được ghi nhận để chỉ đạo các bộ phận chuyên môn nghiên cứu sửa đổi hoặc nếu vượt quá thẩm quyền thì sẽ tổng hợp để kiến nghị lên cấp cao hơn.
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền công tác cải cách thủ tục hành chính, phối hợp với Trung tâm Văn hóa, Ủy ban nhân dân các phường thực hiện các kế hoạch tuyên truyền phổ biến cho người dân về các quy định pháp luật tới tận các tổ dân phố. Các cơ quan chuyên môn, Ủy ban nhân dân các phường cần có thêm nhiều các buổi phổ biến pháp luật trong nội bộ cơ quan, lãnh đạo các đơn vị sẽ lắng nghe tổng kết những thuận lợi, khó khăn mà các CBCC trực tiếp giải quyết hồ sơ hành chính gặp phải để tháo gỡ các vướng mắc hoặc kiến nghị sửa đổi bổ sung. Khuyến khích các giải pháp mới, các sáng kiến mới về cải cách thủ tục hành chính không chỉ trong đội ngũ cán bộ công chức mà còn của người dân và bên cạnh đó cũng cần có những hình thức khen thưởng kịp thời đối với những trường hợp tổ chức, cá nhân có những sáng kiến hay, thiết thực có thể áp dụng có hiệu quả trong thực tế.
Khuyến khích các giải pháp mới, các sáng kiến mới về cải cách thủ tục hành chính không chỉ trong đội ngũ CBCC mà còn là người dân và bên cạnh đó cũng cần có những hình thức khen thưởng kịp thời đối với những cá nhân, tổ chức có những sáng kiến hay, thiết thực có thể áp dụng có hiệu quả trong thực tế.
3.2.1.2. Nâng cao chất lượng tổ chức và nhân sự thực hiện cơ chế.
Công tác cải cách hành chính nói chung và việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông nói riêng của UBND quận Tân Bình trong thời gian qua đã đạt được nhiều thành tựu. Nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại những hạn chế nhất định, chưa đáp ứng
được yêu cầu và sự kỳ vọng của nhân dân. Những hạn chế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó có trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có liên quan do chưa quán triệt sâu sắc và chưa thực sự quan tâm chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác này cả trong các khâu xây dựng, kiểm soát việc ban hành và tổ chức thực hiện các quy định. Để góp phần hoàn thiện cơ chế một cửa liên thông, có sự đóng góp to lớn của tất cả những người đứng đầu hệ thống chính trị của UBND quận Tân Bình.
Theo đó, các cấp ủy Đảng thường xuyên quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo việc triển khai thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Cần có sự phân công rành mạch, rõ ràng trách nhiệm giữa các cơ quan bộ phận trong cùng một cơ quan và từng cán bộ có thẩm quyền, tránh sự chồng chéo chức năng nhiệm vụ, sự đùn đẩy trách nhiệm. Hiện nay sự phối hợp để giải quyết thủ tục hành chính giữa các cơ quan chuyên môn và Bộ phận TN&TKQ chưa có sự phối hợp nhịp nhàng, trách nhiệm cho từng khâu trong giải quyết thủ tục hành chính công dân còn chưa rõ ràng. Khi hồ sơ bị trễ hạn, các bộ phận thường đổ lỗi cho nhau mà không có cơ quan, đơn vị nào nhận hoàn toàn trách nhiệm về mình. Nếu như cơ chế phối hợp giữa các cơ quan không tốt thì cơ chế một cửa liên thông không thể thực hiện được có hiệu quả.
Do vậy để nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong thực hiện cơ chế một cửa liên thông hiện nay UBND quận Tân Bình cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Quyết định các mục tiêu, chương trình, kế hoạch và giải pháp về thực hiện cơ chế một cửa liên thông, lãnh đạo công tác tuyên truyền, giáo dục đảm bảo sự nhận thức sâu sắc và thống nhất hành động trong các cơ quan, đơn vị trong CBCC về thực hiện cơ chế một cửa liên thông, chỉ đạo việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác phù hợp với thực tế và văn bản quy định của cấp trên.
- Chỉ đạo việc phân công, bố trí công chức làm việc tại bộ phận TN&TKQ quả. Sự phân công rõ ràng, minh bạch sẽ giúp cho công chức chủ động trong công việc, phát huy năng lực, sở trường của mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đồng thời, sẽ dễ dàng xác định được trách nhiệm của cá nhân có liên quan khi có sai phạm. Tuy nhiên công chức phát huy được năng lực, sở trường của mình thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải bố trí đúng người đúng việc, phải công tâm, khách quan trong công tác cán bộ như: đề bạt, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật. Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, thân thiện, để tạo động lực, thúc đẩy mọi người chủ động, tích cực phối hợp với nhau để hoàn thành mục tiêu chung đã đề ra. Bên cạnh đó cũng cần phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các cơ quan chuyên môn giữa các khâu, các bộ phận. Việc phân công trách nhiệm phải khoa học đảm bảo đúng người đúng việc. Người đứng đầu cơ quan sau khi phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận phải liên tục theo dõi việc thực thi, đôn đốc, nhắc nhở và đưa ra những hướng dẫn cụ thể.
- Tăng cường lãnh đạo, kiểm tra, đôn đốc kịp thời xử lý những sai phạm trong việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Thông qua kết quả thực hiện để có nhận xét, đánh giá khách quan nhất. Lãnh đạo các cơ quan chuyên môn phải là người đầu tiên chịu trách nhiệm về các sai sót, các hồ sơ trễ hẹn và phải có trách nhiệm giải trình không chỉ với cơ quan cấp trên mà còn cả với công dân, tổ chức. Người đứng đầu trong các cơ quan có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả của việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Họ là những người phải thẳng thắn nhìn ra những hạn chế của các cách làm cũ, mạnh dạn áp dụng những cách làm mới đồng thời xây dựng những kế hoạch thực tế, cụ thể, phù hợp với những đặc thù của cơ quan nhưng không trái với những quy định của pháp luật. Khi xẩy ra những sai sót, phải có thông báo giải trình với cơ quan cấp trên, nêu rõ nguyên nhân và cam kết khắc phục, cải thiện. Bên cạnh đó cũng phải có trách nhiệm xin lỗi công dân, tổ chức, nghiêm túc thực hiện thư xin lỗi và Chủ tịch UBND quận phải là người ký vào thư xin lỗi đó. Suy cho cùng người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước là người có vai trò quan trọng trong việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Kết quả cải cách thủ tục hành chính là cơ sở để xem xét mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm của người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước.
Như vậy có thể thấy rằng người đứng đầu cơ quan đơn vị có vai trò vị trí quan trọng trong việc quyết định hiệu quả công tác của cơ quan, đơn vị nói chung và
trong thực hiện cơ chế một cửa liên thông nói riêng. Nếu người đứng đầu cơ quan, đơn vị thường xuyên quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra việc giải quyết TTHC, kiểm tra thái độ, trách nhiệm làm việc của CBCC thì cơ chế một cửa liên thông chắc chắn hoạt động có hiệu quả và đáp ứng ngày càng tốt hơn những yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Việc triển khai, nâng cao chất lượng mô hình một cửa liên thông không thể tách rời khỏi việc nhận thức đúng đắn về nền hành chính, cần thiết phải đổi mới tư duy trong cán bộ công chức, từ “cậy thế, cậy quyền” sang “phục vụ”. Bởi vì, hiệu quả của cải cách hành chính phụ thuộc trước hết vào hiệu quả của việc “cải cách” con người, đó là chuyển biến thực sự ý thức trách nhiệm của CBCC. Có thể nói, cho dù thủ tục hành chính có thông thoáng đến mấy nhưng nhận thức và thói quen của CBCC vẫn làm việc theo cơ chế, mệnh lệnh, xin - cho thì mọi thủ tục cắt giảm, cải cách TTHC cũng sẽ trở nên vô nghĩa. Nếu cán bộ không ý thức việc mình làm là phục vụ nhân dân thì kết quả là người dân vẫn không hài lòng vào nền hành chính nhà nước.
Cần phải chuyển biến mạnh mẽ nhận thức của đội ngũ cán bộ công chức về ý thức trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân khi thực hiện nhiệm vụ. Cần phải xem công dân, tổ chức, doanh nghiệp là khách hàng, là người phải được “phục vụ” chứ không phải là đối tượng bị “quản lý” như trước đây. Nhân dân đến cơ quan hành chính nhà nước giải quyết các thủ tục hành chính liên quan tới họ không phải đến xin một đặc ân, phải trông chờ vào cán bộ công chức ban cho cho đặc ân đó là giải quyết theo yêu cầu của họ. Ngược lại người dân đóng thuế để nhà nước trả lương nuôi bộ máy, nên người dân được xem là chủ, cán bộ công chức là đầy tới của dân, họ có quyền được cơ quan nhà nước phục vụ vô điều kiện và việc phục vụ nhân dân chính là lý do tồn tại của các cơ quan nhà nước.
Thưòng xuyên tuyên truyền, quán triệt sâu rộng trong đội ngũ cán bộ công chức nhà nước về vai trò chiến lược cải cách nền hành chính và mô hình một cửa liên thông để họ hiểu đúng ý nghĩa, tầm quan trọng của việc thực hiện cơ chế này đối với việc thúc đẩy phát triên kinh tế - xă hội.
Để nâng cao năng lực chuyên môn cũng như ý thức phục vụ của đội ngũ công chức đang được bố trí làm việc tại Bộ phận TN&TKQ theo cơ chế một cửa liên thông và công chức chuyên môn của UBND, cần thực hiện đồng bộ những giải pháp sau:
- Tiếp tục bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng làm việc, giao tiếp và kinh nghiệm ứng xử cho CBCC chuyên trách tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận “một của liên thông”.
Trong thực hiện cơ chế một cửa liên thông, công chức giữ vai trò quyết định hiệu quả của việc thực hiện cơ chế. Vì suy cho cùng, từ khâu soạn thảo văn bản đến khâu triển khai thực hiện, kiểm tra, giám sát đều do công chức thực hiện. Chất lượng công chức được biểu hiện qua chuyên môn, năng lực làm việc, kỹ năng giải quyết công việc và phẩm chất đạo đức, lối sống. Để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức cần tiến hành công tác tập huấn cho đội ngũ công chức làm việc tại bộ phận TN&TKQ thường xuyên nhất là khi có quy định mới của pháp luật. Bên cạnh chuyên môn, công chức làm việc tại bộ phận TN&TKQ phải có thái độ giao tiếp tốt, gần gũi, hòa nhã với tổ chức, cá nhân. VÌ vậy, UBND cần tổ chức các lớp tập huấn về kỹ năng giao tiếp cho đội ngũ công chức làm việc tại bộ phận này bên cạnh các lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ, phải làm cho họ nhận thức được chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan hành chính nhà nước, của CBCC là phục vụ nhân dân, là giải quyết thỏa đáng những yêu cầu hợp pháp chính đáng của tổ chức, cá nhân.