7. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Nhóm các giải pháp nâng cao chất lượng quy trình thực hiện cơ chế
3.2.2.1.Tăng cường phối hợp và mở rộng phạm vi thực hiện cơ chế một của liên thông.
- Phối hợp là điều kiện để thực hiện tốt cơ chế một cửa liên thông, đây chính là sợi chỉ xuyên suốt tạo lập ra cơ chế, nếu không có nó cơ chế một cửa liên thông thể thực hiện được. Tại UBND quận Tân Bình, Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính quận đã chỉ đạo các đơn vị có liên quan thực hiện quy trình liên thông trong giải quyết hồ sơ liên quan đến nhà đất; cấp mã số thuế khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hộ cá thể. Ủy ban nhân dân 15 phường thuộc quận đã phối hợp với Bảo hiểm xã hội quận và Công an quận đã duy trì tốt việc thực hiện quy trình liên thông giải quyết nhóm thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Hộ tịch - Bảo hiểm y tế - Đăng ký, quản lý cư trú theo Quyết định số 07/2013/QĐ-UBND ngày 30/01/2013, Quyết định 25/2014/QĐ-UBND ngày 22/7/2014, Quyết định 4277/2014/QĐ-UBND ngày 27/8/2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố và tiếp tục triển khai thực hiện Quyết định số 42/2016/QĐ-UBND ngày 28 tháng 10 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy chế thực hiện liên thông thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi và liên thông thủ tục đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh thay thế Quyết định số 07/2013/QĐ-UBND, Quyết định 25/2014/QĐ-UBND. Tuy nhiên UBND quận Tân Bình vẫn chưa xây dựng một Quy chế phối hợp cụ thể. Do vậy trong thời gian tới, khi ban hành Quy chế phối hợp trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông UBND quận Tân Bình cần phải xác định rõ mục tiêu, đối tượng và phạm vi có liên quan. Đồng thời,
xác định cơ quan làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả trong số các cơ quan tham gia phối hợp, xác định cơ quan chủ trì trong giải quyết TTHC để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, dễ thì nhận, khó thì chuyển sang cơ quan khác. Cơ quan chủ trì giải quyết TTHC phải chủ động trong việc phối hợp với các cơ quan, đơn vị khác, đôn đốc và kiểm tra thường xuyên quy trình giải quyết hồ sơ để đảm bảo cho hồ sơ giải quyết đúng tiến độ và đúng quy định của pháp luật. Trong quá trình thực hiện, nếu đơn vị nào không phối hợp thì đơn vị chủ trì có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo cấp trên để xin ý kiến giải quyết. Cơ quan chủ trì phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về sự sai sót, chậm trễ trong quá trình phối hợp giải quyết TTHC cho tổ chức cá nhân.
- Để đảm bảo cho công tác phối hợp giữa các cơ quan được thực hiện đồng bộ, nghiêm túc, UBND quận Tân Bình nên tổ chức các cuộc họp rút kinh nghiệm, lắng nghe phản hồi của các cơ quan liên quan, qua đó xem xét, sửa đổi bổ sung kịp thời những quy định không phù hợp, trường hợp phát sinh mâu thuẫn, ách tắc cần phải xử lý ngay. Quy chế cũng cần phải được rà soát thường xuyên để được cập nhật, bổ sung những quy định mới có liên quan.
Cơ chế phối hợp được xem là xương sống kết nối các bộ phận, cơ quan riêng lẻ lại với nhau để thực hiện tốt việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân. Đây chính là chìa khóa thành công của việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông.
Để tạo thuận lợi hơn nữa cho các tổ chức, cá nhân trong thực hiện các giao dịch hành chính, UBND quận nên mở rộng phạm vi thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Hiện nay tại UBND quận Tân Bình đã thực hiện giải quyết thủ tục liên thông trên 2 lĩnh vực, 09 thủ tục được thực hiện. Số lượng, tỷ lệ đơn vị thực hiện cơ chế liên thông là 05/13 đơn vị, đạt tỷ lệ 36,48% gồm: Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, Phòng Kinh tế, Phòng Y tế, Phòng Văn hóa Thông tin (liên thông với Chi cụ Thuế).Việc thực hiện cơ chế liên thông trong giải quyết hồ sơ đối với các lĩnh vực trên đã phần nào giảm bớt khó khăn của người dân khi giải quyết thủ tục hành chính. Tuy nhiên số đầu lĩnh vực còn hạn chế, mới chỉ nằm ở 02 lĩnh vực trọng điểm đó là lĩnh vực đất đai 08 thủ tục và lĩnh vực
giải quyết thủ tục hành chính của người dân được thực hiện liên thông đối với một số lĩnh vực như: Lao động – Thương binh và xã hội và xây dựng sẽ tạo ra nhiều thuận lợi hơn nữa cho những đối tượng là người có công và người dân khi có nhu cầu xây dựng, sửa chữa công trình xây dựng.
3.2.2.2. Tổ chức chặt chẽ, thống nhất, khoa học quy trình triển khai thực hiện cơ chế.
Một là, hoàn thiện bộ thủ tục hành chính đang được áp dụng tại UBND quận;
Ủy ban nhân dân Quận cần chỉ đạo các phòng ban chuyên môn, trong đó chủ đạo là Phòng Tư pháp tiến hành rà soát lại tất cả các thủ tục hành chính đang được thực hiện tại UBND quận, đối chiếu với bộ thủ tục hành chính theo Đề án 30 để xem thủ tục mới nào cần phải bổ sung, thủ tục nào đã lỗi thời cần phải kiến nghị bãi bỏ.
Thường xuyên theo dõi để cập nhật kịp thời các quyết định công bố thủ tục hành chính, bãi bỏ hay điều chỉnh thủ tục hành chính để các cơ quan có liên quan theo dõi, thực hiện. Áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành và có hiệu lực trên thực tế, có kiến nghị ngay đối với các cơ quan cấp trên có thẩm quyền trong trường hợp chậm có văn bản hướng dẫn, gây khó khăn trong quá trình giải quyết công việc.
Trên cơ sở các quy định của pháp luật, cần phải quy trình hóa các thủ tục hành chính cho phù hợp với các quy định của pháp luật và với đặc thù của địa phương theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Thực hiện nghiêm túc các biểu mẫu ban hành kèm theo các quy định của pháp luật để tạo ra sự thống nhất chung, tránh tình trạng tự đặt ra các loại đơn, biểu mẫu mới gây khó khăn cho người dân trong việc thực hiện.
Hai là, tiếp tục đơn giản hóa thủ tục hành chính đồng thời thực hiện niêm yết công khai các thủ tục hành chính và các khoản thu phí, lệ phí;
Cải cách TTHC là điều kiện cần thiết để tăng cường, củng cố mối quan hệ giữa Nhà nước và nhân dân, tăng cường sự tham gia quản lý của nhân dân. Tại Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 về ban hành Chương trình tổng thể cái cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020, Chính phủ đã xác định nhiệm vụ của công tác cải cách TTHC là: “Cắt giảm và nâng cao chất lượng thủ tục hành chính trong tất các các lĩnh vực quản lý nhà nước nhất là thủ tục hành chính liên quan đến người dân, doanh nghiệp”. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, cần thực hiện một số giải pháp sau:
- Đối với những TTHC qua thời gian thực hiện, CBCC thực hiện giải quyết thấy rằng quy định rườm rà, phức tạp, gây nhiều phiền hà cho người dân nhưng không thuộc thẩm quyền quyết định, UBND quận cần tiếp tục kiến nghị mạnh mẽ và thường xuyên hơn để tác động đến tổ chức có thẩm quyền sớm có sự điều chỉnh cho phù hợp. Chỉ đạo bộ phận TN&TKQ, các phòng ban chuên môn chủ động rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục đối với những TTHC đơn giản, dễ thực hiện và thông báo rộng rãi đối với tổ chức, cá nhân nắm, không phải chờ khi có văn bản sửa đổi, bổ sung mới triển khai thực hiện.
- Thường xuyên thực hiện công tác rà soát TTHC để phát hiện kịp thời những TTHC không còn cần thiết, không phù hợp hoặc những TTHC rườm rà, phức tạp, khó thực hiện, từ đó đề xuất phương án sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc cắt giảm chi phí thực hiện TTHC.
Thực hiện công khai đầy đủ, tất cả các TTHC và các biểu mẫu (nếu có) tại bộ phận TN&TKQ hành chính trên trang thông tin điện tử của cơ quan. Phân công công chức trực tiếp làm công tác kiểm soát TTHC để thường xuyên cập nhập và công khai kịp thời các TTHC mới được ban hành hoặc sửa đổi bổ sung, thay thế, tháo bỏ những TTHC không còn hiệu lực hoặc bị bãi bỏ theo quy định. Đồng thời, thực hiện thông báo kết quả giải quyết TTHC trên trang thông tin điện tử của đơn vị, để tổ chức, cá nhân có thể chủ động cập nhật, nắm bắt thông tin mà không cần liên hệ hoặc đi lại nhiều lần. Quy định này không những tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân mà còn tạo điều kiện để cho công chức tập trung vào giải quyết công việc
chuyên môn, nghiên cứu cải tiến quy trình làm việc để phục vụ tổ chức, ca nhân ngày càng tốt hơn.
Thực hiện trả kết quả cho tổ chức, cá nhân qua dịch vụ bưu chính, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân trong việc cung ứng các dịch vụ hành chính công. UBND quận cần ký hợp đồng với dịch vụ bưu chính về việc trả kết quả tại nhà. Sau đó, thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng và tại bộ phận TN&TKQ để tổ chức, cá nhân biết đến dịch vụ này. Khi tổ chức cá nhân đến giải quyết TTHC, nếu có nhu cầu cần nhận kết quả tại nhà sẽ đăng ký với công chức TN&TKQ và đóng phí theo quy định. Để tổ chức, cá nhân tin tưởng thì dịch vụ phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, không sai sót, thất lạc trong quá trình giao nhận hồ sơ. Sau một thời gian thực hiện nên khảo sát ý kiến của tổ chức, cá nhân về chất lượng dịch vụ trả kết quả tại nhà để có thể tiếp tục cải tiến phương thức phục vụ ngày càng tốt hơn.
Định kỳ 6 tháng tổ chức đối thoại với tổ chức, cá nhân về TTHC để kịp thời có biện pháp tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong thực tiễn. Trong đó, cần ưu tiên đối thoại với những tổ chức, cá nhân đã từng đến thực hiện giao dịch tại bộ phận TN&TKQ hành chính để họ có sự nhận xét chính xác, khách quan về TTHC, về quy trình làm việc và đội ngũ công chức làm việc tại bộ phận TN&TKQ. Bên cạnh đó, lãnh đạo UBND quận cần tích cực hơn nữa trong việc tương tác với tổ chức, cá nhân thông qua các buổi tiếp dân định kỳ hoặc bất thường để nâng cao trách nhiệm giải trình với tổ chức, cá nhân. Áp dụng những cách mới trong tiếp nhận đề xuất, phản ánh từ tổ chức, cá nhân, như hộp thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua số điện thoại công khai. Đây là những cách tương tác rất gần gũi với tổ chức, cá nhân có thể tham gia mọi lúc, mọi nơi nếu cần thiết.
Song song với việc tiếp nhận ý kiến, phản ánh của tổ chức, cá nhân, UBND quận Tân Bình cần chủ động phúc đáp, giải quyết kịp thời những nhu cầu đề xuất của tổ chức, cá nhân bằng cách liên hệ trực tiếp qua điện thoại hoặc thông báo kết quả trên trang thông tin điện tử UBND quận.
Thực tế ngày càng chỉ rõ, cải cách TTHC là công việc phức tạp, ảnh hưởng tới lợi ích của các cá nhân, tổ chức. Đây không phải chỉ là công việc của hệ thống hành chính nhà nước, mà phải có sự lãnh đạo của Đảng, phải có vai trò tích cực gương mẫu của CBCC, phải có sự tham gia tích cực của nhân dân
- Thường xuyên cập nhập các văn bản mới để tiến hành niêm yết, công khai kịp thời cho người dân.
3.2.2.3. Đẩy mạnh công tác kiểm soát thủ tục hành chính và kiểm tra, thanh tra, giám sát việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông.
- Kiểm soát chặt chẽ việc ban hành mới các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật. UBND quận Tân Bình cần phải thường xuyên cập nhật mới các văn bản quy định về số lượng thủ tục hành chính để kịp thời bãi bỏ những thủ tục không còn phù hợp và thay vào đó là những thủ tục mới được ban hành. Từ đó đề xuất các phương án sửa đổi, bổ sung, thay thế bãi bỏ hoặc hủy bỏ, cắt giảm TTHC và các quy định có liên quan tương ứng với cắt giảm chi phí tuân thủ TTHC. Cần tập trung rà soát những TTHC trong các lĩnh vực tác động trực tiếp đến đời sống và sản xuất kinh doanh của nhân dân đang có nhiều vướng mắc, có nhiều biểu hiện tiêu cực như thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cấp giấy phép xây dựng, đăng ký kinh doanh.. đồng thời rà soát các khoản thu phí, lệ phí đi kèm với TTHC, tiến đến xóa bỏ những khoản phí, lệ phí không còn phù hợp để giảm gánh nặng cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
- Để thực hiện cơ chế một cửa liên thông, cần có sự tham gia phối hợp của nhiều công chức, nhiều cơ quan, đơn vị, nếu không có sự kiểm tra giám sát thì mối quan hệ này có thể trở nên rời rạc, thiếu hiệu quả. Để công tác kiểm tra có chất lượng, ngoài việc kiểm tra theo kế hoạch, lãnh đạo UBND quận cần tăng cường các đợt kiểm tra đột xuất tại Bộ phận TN&TKQ để có thể trực tiếp thấy được sự làm việc của công chức, lắng nghe những phản hồi của người dân về nhận xét, đánh giá, góp ý của người dân về tinh thần, thái độ phục vụ của đội ngũ công chức, về quy trình làm việc, về TTHC và có thể qua đó lắng nghe được những đóng góp, sáng kiến để thực hiện cơ chế một cửa liên thông được tốt hơn. Trong quá trình kiểm tra,
giám sát nếu thấy vấn đề sai phạm cần phải được xem xét, xử lý ngay. Trường hợp có dư luận không tốt về CBCC thì lãnh đạo UBND quận cần phân công tổ chức, các nhân có thẩm quyền tiến hành điều tra, xác minh để làm rõ dự luận và có hình thức xử lý kịp thời nếu có sai phạm, để tạo lòng tin cho nhân dân, tổ chức.
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra của cấp ủy Đảng, cơ quan HCNN cấp trên, Mặt trận tổ quốc và của các đoàn thể quần chúng nhân dân đối với việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Muốn thực hiện tốt giải pháp này trước hết cần phải quy định cụ thể đối với các hành vi sai phạm khi thực hiện giải quyết TTHC.
Cấp ủy cấp quận cần chỉ đạo UBND, Mặt trận tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội phối hợp thực hiện việc thanh tra, kiểm tra đột xuất quá trình thực hiện cơ chế một cửa liên thông, nhất là hoạt động của Bộ phận TN&TKQ quận. Tăng cường vai trò giám sát của Mặt trận tổ quốc về việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Thực hiện phiếu điều tra đối với các tổ chức, cá nhân đến giao dịch.
Tổ chức các đợt thanh tra, giám sát định kỳ và đột xuất để nắm bắt được kịp thời những sai phạm trong giải quyết thủ tục hành chính.
Tăng cường hoạt động giám sát của Hội đồng nhân dân và của nhân dân đối với thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Ban pháp chế của Hội đồng nhân dân phải định kỳ tổ chức đoàn giám sát về công tác cải cách hành chính, thực hiện cơ chế một cửa liên thông tại UBND quận Tân Bình và có những kiến nghị với UBND quận cần tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc để nâng cao tinh thần, trách nhiệm