6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.4.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ chi Bảo hiểm xã hội
Theo INTOSAI 1992 hệ thống kiểm soát bao gồm 5 yếu tố và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:
a. Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát được xem như nền tảng của KSNB trong hoạt động kiểm soát chi tại cơ quan BHXH, bao gồm:
Môi trường bên trong:
- Đặc thù về quản lý: Mục tiêu phục vụ của hoạt động BHXH khác với các hoạt động của các doanh nghiệp thông thường. Mục đích cuối cùng của hoạt động BHXH là đem lại lợi ích cho NLĐ khi tham gia BHXH. Vậy nên người làm công tác BHXH phải xác định được mục tiêu phục vụ chính của mình, đối tượng phục vụ chủ yếu của mình làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong giải quyết công việc, tránh những trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi của người làm công tác BHXH và người tham gia BHXH.
- Cơ cấu tổ chức: Đa số BHXH các tỉnh thành được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng, bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo, thuận lợi trong việc thực hiện nhiệm vụ của CCVC. Qua kế hoạch, giúp Ban lãnh đạo biết trước những việc cần phải làm cho tương lai, từ đó xây dựng các phương án hoạt động để hướng đến đạt kế hoạch mang lại hiệu quả cao nhất
Môi trường bên ngoài:
- Hoạt động chi BHXH là hoạt động có sự tham gia của NSDLĐ, NLĐ, Đại diện chi trả, Ngân hàng.
+ ĐVSDLĐ: thường có xu hướng vận dụng thanh toán tiền nghỉ ốm ngoại trú để thanh toán tiền hưởng BHXH, thường thông đồng với một số cơ sở khám chữa bệnh để kê khống ngày nghỉ ốm của NLĐ để thanh toán tiền ốm đau thai sản, hưởng chế độ BHXH, vận dụng tiền BHXH của Cơ quan BHXH ủy quyền chi cho NLĐ vào mục đích khác.
+ NLĐ: tham gia BHXH mong muốn được hưởng đầy đủ các chế độ và thậm chí một số người sẵn sàng cố ý cung cấp sai thông tin để hưởng BHXH.
+ Đại diện chi trả tại các xã, phường, thị trấn: Có một số đại diện cố tình kê khai gian lận các đối tượng hưởng BHXH để hưởng các tiền đó, làm thất thoát tiền chi các chế độ BHXH.
- Các Cơ quan QLNN về BHXH.
b.Đánh giá rủi ro
Những rủi ro trong quá trình kiểm soát chi: - Giai đoạn nộp hồ sơ hưởng chế độ:
+ ĐVSDLĐ, NLĐ tham gia BHXH mong muốn được hư ởng đầy đủ các chế độ và thậm chí một số người sẵn sàng cố ý cung cấp sai thông tin để hưởng BHXH.
- Giai đoạn giải quyết hồ sơ chế độ BHXH:
+ Chuyên viên phòng Chế độ BHXH giải quyết hồ sơ có thể thông đồng với ĐVSDLĐ, NLĐ chỉnh sửa hồ sơ, làm giả giấy tờ nhằm trục lợi quỹ.
- Giai đoạn chi trả chế độ BHXH:
+ Không chi trả đúng người; quản lý người hưởng không chặt chẽ; bên Bưu điện không báo giảm kịp thời theo quy định dẫn đến thất thoát về tiền. + Cán bộ BHXH, cán bộ chi trả ký nhận thay các chế độ BHXH, BHTN của người hưởng hay không tuân thủ theo quy trình chi trả là người hưởng phải xuất trình các giấy tờ đầy đủ thì mới được ký nhận tiền.
BHXH để hưởng các tiền đó, làm thất thoát tiền chi các chế độ BHXH.
c. Hoạt động kiểm soát các khoản chi Bảo hiểm xã hội
Chi trả trợ cấp BHXH hàng tháng gồm: chi trả lương hưu hàng tháng (hưu viên chức, hưu quân đội), trợ cấp tuất hàng tháng.
- Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát về chứng từ ban đầu do người lao động nộp cho cơ quan BHXH (tính hợp pháp, hợp lý và đúng thủ tục hồ sơ), việc cơ quan BHXH lập chứng từ để thực hiện việc chi trả đã đúng hay chưa? Kiểm soát đối tượng hưởng chế độ đã ký nhận đầy đủ trên danh sách chi trả hàng tháng dựa trên các nguyên tắc chi trả đúng chế độ, đúng chính sách hiện hành, đúng người hưởng, đảm bảo chi trả kịp thời, đầy đủ và chính xác quyền lợi của người tham gia BHXH.
- Trình tự và thủ tục kiểm soát: Phòng chế độ BHXH ở tỉnh tiếp nhận giấy đề nghị, giấy giới thiệu của người hưởng mới hoặc người từ tỉnh khác chuyển về và tiếp nhận hồ sơ từ BHXH huyện chuyển lên giải quyết chế độ cho người lao động. Sau khi thụ lý xong hồ sơ, phòng chế độ BHXH lập danh sách chi trả hàng tháng (mẫu 21) và các báo cáo số liệu chuyển cho phòng KHTC BHXH tỉnh, bộ phận kế toán BHXH huyện. Phòng KHTC nhận các biểu mẫu do phòng chế độ BHXH chuyển qua, thực hiện: kiểm tra, đối chiếu và cấp kinh phí cho BHXH huyện hoặc đại lý chi trả để thực hiện việc chi trả. Trong quá trình thực hiện chi trả, nếu có chi sai hoặc chi nhầm thì bộ phận kế toán huyện sẽ thực hiện thu hồi và lập danh sách số tiền đã chi sai hoặc chi nhầm cho người hưởng những trường hợp được phát hiện khi số dư cuối ngày so với số tiền đã hạch toán theo chứng từ. Bộ phận kế toán BHXH huyện lập các chứng từ báo cáo cho phòng KHTC: Báo cáo chi lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, báo cáo thu hồi do chi sai hoặc chi nhầm… Cuối tháng, cuối quý bộ phận kế toán BHXH huyện kiểm soát đối chiếu số liệu kinh phí đã được cấp phát từ phòng KHTC, sau đó phòng chế độ BHXH và phòng
KHTC thẩm định lại số liệu kinh phí đã cấp và số đã chi đối với BHXH huyện.
Chi trả chế độ trợ cấp một lần:
Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát về chứng từ ban đầu do người lao động
nộp cho cơ quan BHXH (tính hợp pháp, hợp lý và đúng thủ tục hồ sơ), đối chiếu với sổ BHXH kiểm tra mức lương đóng và thời gian tham gia BHXH với quá trình nhập liệu vào phần mềm để tính số tiền hưởng của đối tượng. Kiểm tra thông tin của người nhận trợ cấp có đúng với thông tin trên quyết định và phiếu chi tiền mặt hay không?
Trình tự và thủ tục kiểm soát: Chứng từ ban đầu do người lao động
(NLĐ) hoặc người sử dụng lao động (NSDLĐ) nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính và được chuyển về bộ phận chế độ BHXH. Sau khi thụ lý và giải quyết bộ phận chế độ chuyển danh sách hưởng trợ cấp BHXH một lần và các quyết định hưởng chế độ BHXH một lần chi trả tại BHXH huyện. Bộ phận kế toán tiến hành chi trả trực tiếp cho đối tượng hưởng trực tiếp, trường hợp nhận thay thì phải có giấy ủy quyền và có xác nhận của cơ quan có chức năng và thẩm quyền. Bộ phận chế độ và bộ phận kế toán đối chiếu số liệu chi BHXH và phối hợp thẩm định số liệu quyết toán. Hàng tháng, hàng quý bộ phận kế toán báo cáo số liệu chi BHXH cho phòng KHTC BHXH tỉnh.
Chi trả chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe
Mục tiêu kiểm soát:
Kiểm soát khâu tiếp nhận hồ sơ: Hồ sơ thanh toán chế độ ốm đau: Đối với trường hợp NLĐ thuộc chế độ bản thân ốm đau ngắn ngày thì hồ sơ gồm: số sổ BHXH của NLĐ, chứng từ thanh toán chế độ (mẫu C65a-HD đối với trường hợp điều trị ngoại trú, giấy ra viện đối với trường hợp điều trị nội trú do cơ sở khám chữa bệnh cung cấp) và danh sách đề nghị thanh toán hưởng
chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe. Đối với trường hợp NLĐ thuộc chế độ bản thân ốm dài ngày hồ sơ gồm: số sổ BHXH của NLĐ, chứng từ thanh toán chế độ (mẫu C65a-HD đối với trường hợp điều trị ngoại trú, giấy ra viện đối với trường hợp điều trị nội trú do cơ sở khám chữa bệnh cung cấp nhưng phần chuẩn đoán bệnh phải thuộc danh mục bệnh dài ngày của Bộ Y tế quy định). Đối với trường hợp nghỉ việc chăm sóc con ốm gồm: (mẫu C65a-HD đối với trường hợp điều trị ngoại trú, giấy ra viện đối với trường hợp điều trị nội trú do cơ sở khám chữa bệnh cung cấp), nếu NLĐ có từ 02 con trở lên mà bị ốm đau trùng thời gian thì chỉ được thanh toán 01 lần cho 01 người con. Hồ sơ thanh toán thai sản: Số sổ BHXH của NLĐ, các chứng từ để thanh toán chế độ thai sản (giấy khai sinh, giấy chứng sinh, sổ khám thai, giấy ra viện…).
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Căn cứ theo mẫu c70a-HD và các chứng từ có liên quan đến việc thanh toán chế độ cho người do đơn vị sử dụng lao động lập (ĐVSDLĐ). ĐVSDLĐ gửi hồ sơ thanh toán tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính cơ quan BHXH, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính chuyển cho bộ phận chế độ. Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định sẽ thẩm định và duyệt hồ sơ thanh toán và trả kết quả cho ĐVSDLĐ. Bộ phận chế độ chuyển hồ sơ (mẫu C70b-HD) và dữ liệu từ phần mềm xét duyệt chế độ qua phần mềm kế toán, từ đó bộ phận kế toán sẽ chuyển tiền cho ĐVSDLĐ thông qua số tài khoản ngân hàng mà ĐVSDLĐ đã kê khai trên hồ sơ (mẫu C70a-HD).
Chi trợ cấp Bảo hiểm thất nghiệp
Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát về chứng từ ban đầu do người lao động
nộp cho cơ quan BHXH (tính hợp pháp, hợp lý và đúng thủ tục hồ sơ), đối chiếu với sổ BHXH kiểm tra mức lương đóng và thời gian tham gia BHXH và BH thất nghiệp. Kiểm tra thông tin của người nhận trợ cấp thất nghiệp có
trong danh sách và quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp do Sở LĐ&TB-XH ban hành.
Trình tự và thủ tục kiểm soát: Kiểm tra sổ BHXH thời gian tham gia
BHTN với quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp. Kiểm tra thông tin người nhận trợ cấp so với danh sách hưởng trợ cấp thất nghiệp. Trường hợp phát hiện giải quyết trợ cấp chưa đúng thì làm văn bản trình Giám đốc BHXH xem xét và ký gửi cho Sở LĐ&TB-XH. Trường hợp người hưởng trợ cấp không trực tiếp đến nhận thì kiểm tra giấy ủy quyền có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (thời hạn giấy ủy quyền thường từ 06 tháng – 12 tháng).
d. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin phải đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng đến các đối tượng phù hợp, kịp thời và với các biểu mẫu báo cáo thích hợp để phục vụ cho công tác quản lý, kiểm soát của ngành. Hệ thống thông tin đối với hoạt động chi BHXH rất quan trọng vì thông tin mang tính lâu dài, số lượng nhiều.
e. Hoạt động giám sát
Giám sát thường xuyên được thực hiện thông qua việc thu thập thông tin, kiểm tra, xử lý và điều chỉnh kịp thời trong các hoạt động.
Giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động thường ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật mà nhân viên tiến hành trong nhiệm vụ hàng ngày.
Chế độ BHXH tác động đến mọi người trong xã hội, vì vậy Nhà nước luôn quan tâm đến việc giám sát các hoạt động BHXH để đi đúng mục tiêu mà Ngành đã đặt ra.
Bên cạnh đó đơn vị sử dụng lao động và người lao động có thể thực hiện giám sát thông qua các thắc mắc, khiếu nại về mọi vấn đề liên quan đến BHXH bằng cách trực tiếp đến phòng Tiếp dân tại mỗi đơn vị BHXH (ví dụ
như NLĐ khiếu nại về việc hưởng các chế độ,...). Mỗi thắc mắc, khiếu nại của người lao động đều được các CCVC trong ngành tiếp nhận và giải đáp tận tình và cụ thể.
Giám sát định kỳ công tác chi trả các chế độ BHXH, BHTN, công tác phối hợp với các bên liên quan để kịp thời phát hiện ra các sai sót, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1, luận văn đã khái quát những vấn đề cơ bản về công tác kiểm soát chi Bảo hiểm xã hội tại cơ quan BHXH. Đồng thời, luận văn cũng hệ thống cụ thể những nội dung cơ bản về nội dung chi, nội dung kiểm soát chi, trình tự và thủ tục kiểm soát các chế độ Bảo hiểm xã hội.
Trên cơ sở lý luận về kiểm soát chi trong chương 1, thực trạng kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện Hoài Nhơn được trình bày và phân tích ở chương 2.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN HOÀI NHƠN