6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.1. Môi trường kiểm soát về chi BHXH tại BHXH huyện Hoài Nhơn
a. Môi trường bên trong
Quan điểm điều hành quản lý của lãnh đạo đơn vị
Lãnh đạo BHXH huyện Hoài Nhơn cũng nắm bắt rõ về chức năng kiểm soát của quá trình quản lý và hòa cùng với mục tiêu phát triển chung của Ngành là đem lại lợi ích cho NLĐ khi tham gia BHXH, hoạt động BHXH
không vì mục tiêu lợi nhuận, mà mong muốn đem lại cho NLĐ những chế độ khi gặp những trường hợp không thể hoặc ngưng tạo ra thu nhập. CCVC BHXH huyện phải xác định được mục tiêu phục vụ chính của mình, đối tượng phục vụ chủ yếu của mình làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong giải quyết công việc. Tránh những trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi của CCVC làm công tác BHXH.
Với các nhiệm vụ do BHXH tỉnh Bình Định và nhà nước giao phó cho BHXH huyện Hoài Nhơn cũng một phần ảnh hưởng đến quan điểm của lãnh đạo đơn vị trong việc quản lí chính sách, chế độ, quy định, cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát của đơn vị. Thủ trưởng đơn vị nắm quyền điều hành chung, các phó giám đốc hỗ trợ điều hành các mảng chuyên sâu, các bộ phận tham gia giúp phát huy tính chủ động và sáng tạo trong mỗi bộ phận mình đảm nhận.
Cơ cấu tổ chức
BHXH huyện Hoài Nhơn được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng (Giám đốc TP, trợ giúp Giám đốc có hai Phó Giám đốc) bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo, thuận lợi trong việc thực hiện nhiệm vụ của CCVC BHXH huyện Hoài Nhơn.
BHXH tỉnh đang từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức theo quy định của Luật BHXH thông qua việc cải cách thủ tục hành chính của ngành, đã thành lập phòng TN-TKQTTHC ở BHXH huyện Hoài Nhơn theo quy trình một cửa và qua giao dịch điện tử để xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho từng cán bộ viên chức của các phòng trong việc thực hiện chức trách của mình nhằm thiết lập sự chịu trách nhiệm rõ ràng giữa các cấp, thiết lập các tuyến báo cáo và luân chuyển thông tin có hiệu quả phục vụ cho KSNB.
từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức để nâng cao năng lực quản lý điều hành hoạt động, BHXH đang trong quá trình mở rộng đối tượng tham gia.
Trong công cuộc mở rộng hoạt động của ngành, cơ quan BHXH đã chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, viên chức; trình độ được nâng cao thì khi đó cán bộ, viên chức có thể linh hoạt thay đổi vị trí làm việc khi cần thiết. Điều này tạo sự thuận lợi, linh hoạt trong việc cơ cấu lại tổ chức khi lực lượng nhân sự tại cơ quan có sự thay đổi.
Công tác dự toán chi BHXH, kế hoạch: Giám đốc thông báo đến các các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc. Từ đó xây dựng kế hoạch hoạt động của bộ phận mình tổng hợp chuyển phòng KHTC theo thời gian quy định. Sự phân công phân nhiệm giữa các bộ phận được quy định rõ ràng, đảm bảo tính độc lập giữa các bộ phận thực hiện nghiệp vụ thu – chi và bộ phận kế toán.
Kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ chi BHXH và sự phối hợp kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ này giữa các bộ phận liên quan trên nguyên tắc chi trả phải đúng chế độ, chính sách hiện hành, đúng người được hưởng, đảm bảo chi trả kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia BHXH, thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện, đảm bảo an toàn tiền mặt trong chi trả, chi trả các chế độ BHXH được quản lý thống nhất, công khai, minh bạch.
Bên cạnh những mặt đã đạt được cơ quan BHXH vẫn còn một số hạn chế vì do khối lượng công việc nhiều vì thế không thể tránh khỏi những sai lầm và khó kiểm soát trong quá trình chi trả.
b. Môi trường bên ngoài.
Ngoài các nhân tố bên trong ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kiểm soát, đơn vị còn chịu ảnh hưởng từ các nhân tố bên ngoài như thanh tra Sở LĐTB&XH, thanh tra UBND tỉnh, bộ phận kiểm tra của BHXH Việt Nam, kiểm toán nhà nước…thường xuyên tổ chức kiểm tra định kỳ.
BHXH huyện Hoài Nhơn thực hiện chi trả trực tiếp hoặc uỷ quyền cho NSDLĐ, đại diện chi trả xã, phường, thị trấn, ngân hàng cung ứng dịch vụ tài khoản thẻ ATM để chi trả các chế độ BHXH cho đối tượng hưởng.
- Quan hệ giữa BHXH huyện Hoài Nhơn, NSDLĐ, đại diện chi trả xã, ngân hàng cung ứng dịch vụ phải đảm bảo chi trả kịp thời, đầy đủ theo đúng chế độ chính sách BHXH của Nhà nước; quản lý chặt chẽ tình hình biến động tăng, giảm đối tượng hưởng và số tiền chi trả; đảm bảo an toàn tiền mặt; chấp hành đúng chế độ kế toán, báo cáo thống kê; thực hiện thanh quyết toán và quản lý lưu giữ chứng từ kế toán theo quy định; cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ chi trả BHXH khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- BHXH huyện Hoài Nhơn có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chi trả và quản lý đối tượng hưởng của đại diện chi trả xã, NSDLĐ theo quy định. Bên cạnh đó BHXH huyện Hoài Nhơn còn phối hợp với một số các Cơ quan QLNN về BHXH. Như Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, UBND huện, xã hỗ trợ thực hiện công tác chi trả các chế độ BHXH (Giới thiệu người có phẩm chất tốt, uy tín làm đại diện chi trả…). Các quy chế và thủ tục kiểm soát tại BHXH huyện ảnh hưởng bởi các chính sách của Nhà nước, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng (như thanh tra nhà nước, kiểm toán …), đường lối phát triển của đất nước. Chế độ kế toán, chính sách nhân sự phụ thuộc vào các chính sách của Nhà nước, BHXH huyện căn cứ vào các văn bản hướng dẫn cụ thể để áp dụng thực hiện tại đơn vị mình. Trong quá trình hoạt động, BHXH huyện Hoài Nhơn còn chịu sự kiểm soát của BHXH tỉnh Bình Định. Ngoài ra còn chịu sự kiểm soát của Thanh tra nhà nước, cơ quan Kiểm toán Nhà nước, của chính quyền địa phương nhằm phát hiện kịp thời những tồn tại, hạn chế và có hướng khắc phục trong công tác kiểm tra, kiểm soát.
2.1.2. Đánh giá rủi ro về chi BHXH tại BHXH huyện Hoài Nhơn.
Cơ quan BHXH là đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện chức năng giải quyết chế độ BHXH. Việc đánh giá rủi ro mang tính chủ quan chủ yếu dựa trên sự đánh giá chủ quan của nhân viên, thiếu sự kiểm tra lại thông tin
Chưa phân tích và đánh giá một cách đầy đủ các rủi ro liên quan đến hoạt động thu và chi BHXH. Chưa xây dựng một qui trình giám sát chặt chẽ các rủi ro và có kế hoạch ứng phó với những rủi ro có thể xảy ra. Chỉ khi nào xảy ra hậu quả mới khắc phục..
Những rủi ro có thể xảy ra tại cơ quan BHXH:
- Thông đồng giữa người làm công tác BHXH với đối tượng tham gia BHXH (làm giả hồ sơ, hưởng các chế độ BHXH không đúng theo quy định của ngành lạm dụng quỹ BHXH).
- Giả mạo giấy tờ, chứng từ để hưởng chế độ BHXH của người lao động.
- Sự cố máy móc kĩ thuật hoặc quá tin tưởng vào phần mềm mà không kiểm tra lại kết quả sau khi đã thẩm định xong hồ sơ.
- Các thông tin, hành vi sai phạm của cán bộ, nhân viên có thể được che giấu do có mối quan hệ tốt với cán bộ quản lý. Do đó không có những xử lý và phản ứng kịp thời khi xảy ra những sai phạm.
- Trong quá trình kiểm tra, duyệt chi chế độ BHXH việc đánh giá quá trình này thường mang tính chủ quan và cảm tính, chủ yếu là dựa trên sự đánh giá của cán bộ, viên chức (phụ thuộc vào trình độ riêng của từng cán bộ, viên chức).
Chưa phân tích và đánh giá một cách đầy đủ các rủi ro liên quan đến hoạt động thu – chi BHXH. Chưa xây dựng quy trình giám sát chặt chẻ các rủi ro và kế hoạch đối phó với các rủi ro.