6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4.1. Nhận dạng rủi ro
Một trong những hoạt động trọng yếu của BHXH là giải quyết chi các chế độ chính sách cho các đối tượng tham gia BHXH và đối tượng chính sách. Mỗi chế độ mà người tham gia BHXH còn tùy thuộc vào quá trình tham gia đóng BHXH của người lao động. Bên cạnh đó, số lượng tham gia BHXH ngày càng đông và thường xuyên biến động. Cho nên, hoạt động chi BHXH có thể xảy ra một số rủi ro:
Nguyên nhân chủ quan: Rủi ro chi BHXH bao gồm chi sai chế độ chính sách, chi trả chậm trễ so với thời gian quy định, chi không đúng đối tượng, nhầm lẫn thường xảy ra ở những trường hợp sau:
Việc thẩm định hồ sơ chứng từ do người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động cung cấp. Đối với chế độ ốm đau ngắn ngày, thời gian điều trị nội trú thì người lao động sẽ được cấp giấy ra viện (chứng từ thanh toán chế độ) việc làm giả hoặc kê khai khống thì thủ tục rất phức tạp vì vấn đề này còn liên quan đến hồ sơ bệnh án của người lao động. Còn vấn đề điều trị ngoại trú thì sẽ được cấp giấy nghỉ việc hưởng BHXH (mẫu C65a-HD), việc cung cấp mẫu C65a-HD thì đơn giản và khó kiểm soát việc cung cấp mẫu C65a-HD này có đúng thực tế hay không. Đối với chế độ thai sản, việc kiểm tra chứng từ thanh toán chủ yếu dựa vào giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh và danh sách đề nghị hưởng chế độ do đơn vị lập hoặc có sự thông đồng, câu kết giữa đối tượng tham gia BHXH và cán bộ thẩm định hồ sơ dẫn đến việc cố ý xác nhận
không đúng chế độ BHXH được hưởng trợ cấp, chi trả không phù hợp chế độ BHXH theo quy định. Việc câu kết, thông đồng với nhau để cố tình thánh toán sai chế độ rất khó phát hiện.
Việc chi trả chậm trễ, sai sót: Khi giải quyết chế độ hưu trí, tai nạn lao động, tử tuất, BHXH một lần thì cần phải tham khảo các chính sách có liên quan và chú ý rà soát, đối chiếu các yếu tố: Thời gian tham gia BHXH, mức lương bình quân, phụ cấp chức vụ nếu có… Khi bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính chuyển cho bộ phận chế độ thì phải tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác của các chứng từ có liên quan.
Không có hệ thống kiểm soát hiệu quả và chặt chẻ tình hình chi trả BHXH thông qua hệ thống đại lý chi trả. Chẳng hạn như việc chi trả lương hưu và trợ cấp hàng tháng bằng tiền mặt thông qua hệ thống đại lý chi trả Bưu điện và phạm vi chi trả rộng, trong khi đó nhân viên kiểm soát quá trình chi trả này lại không có, mà chỉ kiểm tra được tình hình chi trả có được thực hiện hay không thông qua chữ ký nhận của người hưởng trợ cấp trên danh sách hoặc giấy tờ có liên quan. Do đó, việc kiểm tra này vẫn không thể xác định được đối tượng hưởng trợ cấp còn sống hay đã chết và có chi đúng, chi đủ cho đối tượng hay không. Chính vì vậy, việc xảy ra gian lận là không thể tránh khỏi.
Mặc dù những rủi ro trên đã xảy ra tại BHXH huyện Hoài Nhơn và việc tiến hành thu hồi số tiền chi sai cũng đã được thực hiện. Qua đó ta cũng thấy việc xảy ra gian lận cũng rất dễ dàng và việc phát hiện ra sai sót khi tiến hành quyết toán với BHXH tỉnh Bình Định.
Nguyên nhân khách quan.
Đối tượng tham gia BHXH cố tình khai sai thông tin đăng ký như: mức lương đóng BHXH, thời gian tham gia BHXH, ngày tháng năm sinh, đã hưởng chế độ trợ cấp nào chưa… nhằm để hưởng mức trợ cấp cao hơn hoặc
hưởng chế độ mà thực chất là không được hưởng.
Hiện nay việc kiểm soát chi không chặt chẽ, thẩm tra, thẩm định không đúng thì dễ xảy ra việc đơn vị sử dụng lao động làm chứng từ không đúng thực tế để gian lận làm thất thoát nguồn quỹ BHXH. Chi không đúng thực tế, chi không hợp lệ hoặc khi làm giấy tờ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp các đối tượng tham gia chỉ cần ghi tăng mức độ bệnh tật, thời gian điều trị thì số tiền được hưởng sẽ cũng tăng lên vấn đề này thường rơi vào những người làm hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động. Ngoài ra, còn có những trường hợp người tham gia khai gian tuổi, một người mà có nhiều số sổ BHXH, giả mạo giấy tờ có liên quan đến chế độ … để hưởng được trợ cấp từ các chế độ BHXH (một người hưởng nhiều chế độ, nhận nhiều chế độ, người hưởng trợ cấp đã mất nhưng vẫn nhận chế độ)
Ngoài ra việc thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác về quá trình tham gia BHXH của người lao động cũng ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt để hưởng chế độ của người lao động. Hiện nay, các phần mềm của ngành vẫn chưa có sự liên kết chặt chẻ nên khi cần phải đối chiếu bằng giấy hoặc xuất ra các file Excel để xử lý và cung cấp cho các bộ phận có liên quan.
2.4.2. Những ưu điểm và tồn tại trong công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện Hoài Nhơn.
Ưu điểm
BHXH huyện Hoài Nhơn đã thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước về cơ chế quản lý tài chính. Hằng năm, cơ quan luôn cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn và cập nhật các chế độ quản lý tài chính mới của Nhà nước đồng thời báo cáo đầy đủ về tình hình tài chính của cơ quan về BHXH Việt Nam và một số Sở, Ban ngành liên quan.
Cải cách thủ tục hành chính trong việc giải quyết các chế độ BHXH: ban hành quy trình xét duyệt hồ sơ phù hợp với từng loại chế độ, công bố
công khai rộng rãi về thủ tục hồ sơ, cơ quan xét duyệt và thời gian xét duyệt. Xây dựng mô hình giải quyết chế độ theo cơ chế “một cửa”.Chẳng hạn trước đây NLĐ đủ điều kiện hưởng chế độ BHXH thì phải khai và ký vào nhiều loại giấy tờ và qua nhiều phòng chức năng vừa mất nhiều thời gian vừa tốn công đi lại. Thực hiện cơ chế “một cửa”, hồ sơ của NLĐ chỉ việc lập theo quy định và nộp tại phòng TN-QLHS, sau khoảng thời gian ngắn đến lấy kết quả.
Cải tiến quy trình chi trả, phân cấp chi trả rõ ràng giữa BHXH tỉnh và BHXH quận, huyện. Quy định trách nhiệm rõ ràng trong hợp đồng trách nhiệm giữa cơ quan BHXH cấp huyện với đại diện chi trả đảm bảo việc chi trả chế độ BHXH không bị chồng chéo giữa các cơ quan thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi cho NSDLĐ, người lao động và đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng hưởng quyền lợi BHXH.
Ban hành quy trình chi trả phù hợp với từng loại chế độ theo hướng cải cách hành chính với các phương thức chi trả đa dạng phù hợp với điều kiện hiện tại của ngành, của các đối tượng hưởng trợ cấp BHXH.
Bên cạnh đó, công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện Hoài Nhơn đã được chú trọng và tăng cường từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán, kế toán và quyết toán. Ban Giám đốc cơ quan quan tâm đến việc ban hành các quy chế về công tác quản lý chi trả các chế độ BHXH. Có sự phân cấp về quyền hạn, trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo, giữa các bộ phận với nhau làm nền tảng cho công tác kiểm soát.
Công tác ghi chép chứng từ từ lúc lập đến chuyển sổ, lập báo cáo tài chính được thực hiện khá nghiêm túc, đầy đủ và tuân theo quy định hiện hành. Các báo cáo nội bộ được lập tại Công ty đã cung cấp được các thông tin cần thiết, thể hiện tốt vai trò kiểm soát và đáp ứng nhu cầu quản lý của Ban lãnh đạo BHXH huyện Hoài Nhơn và của BHXH tỉnh Bình Định.
Bên cạnh những mặt đã làm được, kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện Hoài Nhơn cũng không tránh khỏi những tồn tại:
- Tại BHXH huyện Hoài Nhơn việc cán bộ thực hiện công tác chi trả tập trung chủ yếu ở phòng kế toán. Việc xét duyệt, thẩm định hồ sơ chứng từ ban đầu hưởng chế độ để lập chứng từ thanh toán do cán bộ nắm bắt nghiệp vụ còn chưa tốt nên dẫn đến việc xét duyệt thẩm định hồ sơ ban đầu thường chưa chính xác về thủ tục hồ sơ hay các chứng từ có liên quan đến việc thụ lý hồ sơ, do việc phiên thang giữa mức lương mới và cũ nên việc xét duyệt, thẩm định số tiền được hưởng còn sai sót. Phần sai sót này thường là do cán bộ xét duyệt hồ sơ mắc phải, nhưng xử lý thu hồi thì trách nhiệm chính vẫn là bộ phận kế toán.
- Hiện nay việc chi trả lương hưu, đối tượng hưởng trợ cấp BHXH hàng tháng phần lớn là thông qua đại lý chi trả Bưu điện, phạm vi chi trả rộng, không có bộ phận kiểm tra do đó dễ xảy ra gian lận, sai sót. Bên cạnh đó, các đối tượng hưởng BHXH thường có mối quan hệ với đại lý chi trả do đó trong một số trường hợp các đại lý chi trả đã bỏ qua nguyên tắc tài chính như: cho một đối tượng ký và nhận thay cho nhiều đối tượng mà không cần giấy uỷ quyền, không kiểm tra tính hợp pháp của giấy uỷ quyền hoặc viết hộ giấy uỷ quyền. Giấy uỷ quyền đã quá thời gian 06-12 tháng theo quy định vẫn được đại lý chi trả chấp nhận. Hiện tượng tẩy xoá trên danh sách chi trả hoặc trên chứng từ nhân tiền vẫn còn xảy ra. Qua đó, ta thấy được việc kiểm soát chi BHXH qua hệ thống đại lý chi trả bưu điện còn yếu kém, chỉ kiểm soát về mặt hợp pháp của chứng từ chứ chưa kiểm soát được việc chi đúng người đúng chế độ.
- Theo quy định từ 03-07 ngày sau khi hoàn thành việc chi trả đại diện chi trả có trách nhiệm lập báo cáo, quyết toán với cơ quan BHXH số tiền thực chi của đối tượng trợ cấp BHXH hàng tháng nên khoảng thời gian chi trả
nhiều khi chưa kịp nên đại lý chi trả đã thực hiện việc ký nhận thay hoặc ký nhận thay cho người vắng mặt nên dễ dẫn tới việc cán bộ chi trả chiếm dụng tiền mà đối tượng chưa nhận để dùng vào mục đích khác. Do số lượng chi trả quá nhiều, khi nhận báo cáo quyết toán từ đại lý chi trả, cán bộ được phân công làm công tác kiểm tra chi trả, kiểm tra chứng từ quyết toán của đại diện chi trả đã không phát hiện kịp thời số tiền trợ cấp BHXH không đến tay đối tượng hưởng hoặc bị lạm dụng.
- Việc chi trả cho đối tượng hưởng chế độ BHXH phần lớn là chi trả bằng tiền mặt. Các tệ nạn trộm cướp, trấn lột với các thủ đoạn ngày càng tinh vi mà phương tiện vận chuyển và áp tải tiền mặt từ nơi nhận tiền về nơi chi trả tại một số nơi vẫn chưa đảm bảo, cũng như việc để tiền mặt nhiều qua đêm tại đại diện chi trả, phương tiện cất giữ tiền mặt ở các đại lý chi trả là chưa đảm bảo do đó an toàn tiền mặt chưa được thực hiện triệt để vẫn còn một số đại lý chi trả ở phường, xã để mất trong quá trình vận chuyển và cất giữ tại.
- Việc theo dõi quản lý đối tượng hưởng trợ cấp BHXH còn chưa chặt chẽ nên đôi khi việc cắt giảm chế độ trợ cấp MSLĐ (trợ cấp 613) hết thời gian hưởng vẫn chưa kịp thời. Một số trường hợp đối tượng vắng mặt lâu ngày đã quá thời gian uỷ quyền (6 tháng) nhưng đại lý vẫn chi trả cho gia đình mà không thông báo cho cơ quan BHXH để quản lý và theo dõi. Hồ sơ đối tượng còn thiếu nhưng chậm bổ sung. Công tác thanh quyết toán, báo cáo tăng, giảm đối tượng thường hay bị chậm. Thậm chí có nơi đại lý chi trả đã bỏ qua thủ tục này mặc dù biết chính xác đối tượng đã chết bởi đa số cán bộ chi trả còn nể nang, mặt khác chủ yếu làm công tác kiêm nhiệm nên họ còn thực hiện nhiệm vụ khác.
- Chứng từ thẩm định chế độ ốm đau là các giấy nghỉ hưởng BHXH có xác nhận của các cơ sở y tế nhưng ý thức trách nhiệm của các y bác sĩ ký giấy xác nhận chưa cao dẫn đến tình trạng cấp giấy nghỉ ốm không đúng đối
tượng. Công tác xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản nghỉ DS-PHSK còn thiếu sót do chứng từ giải quyết chế độ chưa chặt chẽ như: bác sĩ đã ký rất nhiều giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH cho NLĐ ở một ĐVSDLĐ , giả mạo hồ sơ chứng từ; hồ sơ không hợp lệ; y tế đơn vị cấp giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH vượt quá thẩm quyền. Vẫn còn hiện tượng NSDLĐ thông đồng với một số cơ sở khám chữa bệnh để ký xác nhận giấy nghỉ ốm (trong khi người đó vẫn đi làm) cho NLĐ để thanh toán chi ốm đau, NDS-PHSK mà CCVC BHXH huyện Hoài Nhơn vẫn chưa phát hiện kịp thời.
- Việc làm dụng quỹ chi BHTN còn nhiều do kẽ hở của văn bản hưởng dẫn chi trả BHTN, nên NLĐ, NSDLĐ thông đồng ký quyết định chấm dứt hợp đồng lao động để hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng vẫn làm việc tại nơi khác. Sự gian lận này BHXH huyện Hoài Nhơn cũng không thể kiểm soát hết để xử lý kịp thời theo quy định.
- Đôi khi vẫn còn trường hợp NLĐ gian lận báo mất sổ BHXH, đề nghị cấp sổ mới và dùng 2 sổ đó để thanh toán tiền trợ cấp BHXH một lần. Nhưng hiện nay Ngành BHXH cũng như BHXH huyện Hoài Nhơn vẫn chưa có chương trình liên thông số sổ BHXH nên khó kiểm soát được số sổ BHXH đã chi , dẫn đến tình trạng chi trùng (2 lần chi trợ cấp BHXH 1 lần).
- Lập dự toán chi còn có những bất cập, việc dự đoán sự biến động của các nội dung chi BHXH như trợ cấp BHXH một lần, chi BHTN… khó lường trước được phát sinh do tình hình kinh tế tác động lớn. Bên cạnh đó việc thực hiện và phân bổ dự toán còn quá bị động do BHXH huyện Hoài Nhơn phụ thuộc vào dự toán BHXH tỉnh Bình Định giao, cũng như kinh phí chi BHXH tỉnh Bình Định cấp hàng tháng cùng với yếu tố biến động nêu trên nên nhiều khi không đủ để chi trả. Cũng như BHXH huyện Hoài Nhơn cũng khó lường trước được sự biến động của các nội dung chi trợ cấp BHXH một lần, chi BHTN… phát sinh tại BHXH quận, huyện nên việc cấp phát kinh phí để
BHXH quận, huyện thực hiện chi BHXH cũng còn quá bị động.
- Mỗi CCVC phòng Chế độ BHXH, BHXH quận, huyện được phân công xét duyệt một nội dung chi và tự thao tác trên phần mềm quản lý chi chế độ và không có người kiểm soát lại, nên nhiều khi thao tác không tốt sẽ có sự nhầm lẫn sai sót xảy ra mà rất khó phát hiện.
- Mức lệ phí chi trả quy định như hiện nay còn quá thấp nhất là ở các xã miền núi chưa tương xứng với công sức mà họ bỏ ra phục vụ quá trình chi trả. Ở một số điểm chi trả, đại lý chi trả phải bỏ tiền thuê phương tiện đi lại để nhận tiền từ cơ quan BHXH huyện về nơi chi trả. Khoản thù lao ít ỏi này chưa đủ bù đắp hao mòn phương tiện đi lại, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ công tác chi trả. Điều đó phần nào giảm lòng nhiệt tình của đại lý đối với công tác chi trả BHXH.
- Công tác kiểm tra chưa được thực hiện một cách thường xuyên, mới chỉ tiến hành ở việc nắm tình hình là chủ yếu chưa thật sự đi sâu, đi sát để kịp thời chấn chỉnh những tồn tại trong công tác chi trả. Nếu có phát hiện thì mới chỉ dừng ở mức nhắc nhở mà chưa có biện pháp khắc phục. Công tác kiểm