6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát không chỉ gồm nhận thức, thái độ, hành động của người quản lý ở đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát mà còn bao gồm tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát tốt, hoạt động hiệu quả sẽ là điều kiện thuận lợi để các thủ tục kiểm soát được thực hiện tốt, hạn chế thiếu sót và đạt kết quả tốt.
a. Hoàn thiện môi trường pháp lý cho hoạt động BHXH
Phân công quyền hạn và trách nhiệm các cấp quản lý
- Thực hiện tốt các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
+ Quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận phải được phân định đúng với chức năng, nhiệm vụ được giao, không vượt quá phạm vi cho phép gây chồng chéo, tạo thuận lợi cho các hoạt động kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận. Với việc phân công như hiện nay phòng Chế độ BHXH thẩm định hồ sơ, xét duyệt các chế độ BHXH lập chứng từ theo số đã duyệt chuyển phòng KHTC chi trả đúng đối tượng, đúng số tiền theo chứng từ đã duyệt. Tuy nhiên vẫn chưa có bộ phận thẩm định, kiểm tra lại hồ sơ đã duyệt của phòng Chế độ BHXH đã đúng hay chưa để tiến hành chi trả nên vẫn có tình trạng hồ sơ sau khi đã chi tiền cho đối tượng mới phát hiện sai sót, làm quyết định chuyển phòng KHTC thu hồi số tiền chi sai nên rất gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu hồi các khoản chi sai.
- Hoàn thiện công tác tự kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện (đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về nguồn kinh phí được giao theo dự toán), cần phải quán triệt cho tổ trưởng phụ trách các phòng nghiệp vụ về chấp hành quy
định tài chính của Ngành BHXH và nhà nước, đồng thời cần phải thực hiện phân công và luân chuyển CCVC, lãnh đạo làm công tác BHXH giữa các đơn vị, bộ phần nhằm tăng cường khả năng tự kiểm soát.
Xây dựng bộ phận KSNB và quy chế KSNB cụ thể hơn tại BHXH huyện Hoài Nhơn.
- Xây dựng bộ phận KSNB
KSNB là công việc kiểm soát được tiến hành bởi các nhân viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm việc trong đơn vị. KSNB chủ yếu đánh giá việc thực hiện quy chế, quy định của nhà nước, của ngành BHXH. Kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống KSNB và thực thi công tác kế toán, tài chính tại đơn vị. Để thực hiện tốt công tác kiểm tra, kiểm soát kế toán, tài chính tại đơn vị, hệ thống KSNB phải được tiến hành thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ. Nó có tác động tích cực đối với việc phát hiện và điều chỉnh những sai sót trong công tác quản lý và công tác kế toán ở đơn vị. Bộ phận KSNB được tổ chức và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc đơn vị. Tăng cường năng lực cho các thành viên trong bộ phận thực hiện công tác KSNB (Ban kiểm tra chế độ BHXH), đặc biệt là nhận thức và kỹ năng về KSNB để đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính.
Về tổ chức bộ phận KSNB: Bộ phận kiểm tra chế độ BHXH được tuyển chọn từ những người có kinh nghiệm về công tác BHXH, tài chính kế toán và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và kiểm tra các nghiệp vụ một cách độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Về hoạt động của bộ phận KSNB:
+ Về lập kế hoạch kiểm tra: Hằng năm, bộ phận KSNB phải xây dựng kế hoạch kiểm tra kế toán nội bộ ngay từ đầu năm. Trong kế hoạch phải xác định rõ những người chịu trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc, đối tượng kiểm tra, nội dung và thời gian kiểm tra. Kế hoạch kiểm tra kế toán
phải xây dựng phù hợp với điều kiện, đặc điểm tổ chức công tác kế toán của đơn vị, có tính khả thi cao.
+ Về nội dung và phương pháp kiểm tra: Bộ phận KSNB cần chủ động rà soát để sửa đổi hoặc ban hành mới các quy chế liên quan đến việc kiểm tra, kiểm soát quy trình chi BHXH từ hồ sơ ban đầu, chương trình quản lý chi trả, chương trình kế toán và thanh quyết toán sao cho phù hợp yêu cầu quản lý và thủ tục kiểm soát. Kiểm tra, kiểm soát định kỳ quá trình tuân thủ quy định về công tác chi, cũng như kiểm soát chứng từ, sổ sách đầy đủ nhằm đảm bảo không có sự sai sót.
Thực hiện nghiêm túc việc báo cáo công tác kiểm tra, kiểm soát cho Ban giám đốc theo định kỳ hàng tháng hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của đơn vị. Tiến hành kiểm tra đột xuất công tác chi BHXH khi có dấu hiệu vi phạm theo yêu cầu của Giám đốc.
Kiến nghị các thay đổi các chính sách, quy trình nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý chi BHXH và điều hành tại đơn vị. Khi phát hiện những vi phạm trái với chính sách, chế độ pháp luật thì phải báo với cấp có thẩm quyền để đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời.
- Xây dựng quy chế KSNB
Xây dựng quy chế KSNB ở đơn vị cần cụ thể hóa các chính sách chế độ của Nhà nước cũng như các qui định của ngành nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ của nhà nước. Đồng thời quy chế cũng không thể bỏ qua các chế tài cần thiết áp dụng đối với cán bộ đơn vị nếu không tuân thủ các quy định của quy chế nhằm đảm bảo sự nghiêm minh và công bằng trong công tác kiểm soát chi BHXH.
Quy chế KSNB của đơn vị là tổng thể các nguyên tắc cơ bản, các yêu cầu, các quy định về nghiệp vụ và xử lý các mối quan hệ phát sinh trong hoạt động KSNB, mối quan hệ đạo đức, ứng xử đối với các cán bộ làm công tác
KSNB phải tuân thủ trong quá trình thực hiện KSNB, đồng thời là căn cứ đánh giá chất lượng của hoạt động KSNB.
Quy chế được xây dựng và áp dụng theo nguyên tắc: tuân thủ pháp luật và phù hợp với môi trường quản lý, môi trường thanh tra, kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính độc lập, trung thực, khách quan của hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Quy chế KSNB của đơn vị luôn được hoàn thiện để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động KSNB của đơn vị trong điều kiện nền kinh tế thị trường và công nghệ thông tin ngày càng phát triển.
Với mục tiêu đề ra chi đúng, chi đủ, kịp thời cho đối tượng thụ hưởng BHXH. Trong những năm qua BHXH huyện Hoài Nhơn luôn giải quyết các chế độ, chính sách cho đối tượng tham gia và thụ hưởng chế độ BHXH đúng theo quy định của pháp luật hạn chế những sai sót xảy ra. Quản lý, theo dõi kịp thời việc biến động tăng, giảm đối tượng hưởng chế độ BHXH thường xuyên; tổ chức việc chi trả các chế độ đảm bảo chi đúng, đủ, kịp thời, tận tay đối tượng được hưởng. Vì vậy, góp phần đảm bảm an sinh xã hội trên địa bàn huyện.
Xây dựng quy chế kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện Hoài Nhơn.
Hiện nay tại BHXH huyện Hoài Nhơn việc kiểm tra, kiểm soát chi BHXH đã được triển khai, tuy nhiên xây dựng quy chế kiểm soát chi BHXH chưa cụ thể, chủ yếu là dựa vào việc phân công trách nhiệm của từng phòng nghiệp vụ mà thực hiện. Vì vậy đồng thời với việc xây dựng bộ phận KSNB, cần phải xây dựng quy chế kiểm soát chi BHXH trong nội bộ các phòng nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế tài chính và kiểm tra tính tuân thủ các chế độ chính sách của nhà nước liên quan đến tình hình chi BHXH. Các nội dung, yêu cầu chủ yếu trong quy chế kiểm soát chi cần có là:
- Trong quy chế, ngoài việc quy định các vấn đề chung, các vấn đề phân cấp trong quản lý kinh tế tài chính và hạch toán cũng cần phải được quy định cụ thể. Trước hết cần phải nêu rõ vai trò trách nhiệm của các phòng nghiệp vụ, CCVC trong với hoạt động kiểm chi BHXH của BHXH huyện Hoài Nhơn. Quy chế quy định cụ thể nội dung, quy trình, cách thức kiểm soát chi BHXH trên các lĩnh vực hoạt động chi BHXH, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, các quy định về thời gian làm việc của các phòng nghiệp vụ, về mối quan hệ giữa các phòng nghiệp vụ, tại BHXH huyện Hoài Nhơn về quản lý chi tiền mặt, quy chế về quản lý chi hưu trí, tử tuất, TNLĐ, BNN, NDS- PHSK, lệ phí chi...
- Về công tác kế toán, cần tổ chức chặt chẽ hơn công tác lập dự toán trong toàn thể BHXH quận, huyện trực thuộc và các phòng nghiệp vụ theo quy định, tổ chức thực hiện các dự toán, quy chế phân cấp hạch toán, quy định về nhiệm vụ hạch toán của từng BHXH quận, huyện trực thuộc cũng như của toàn ngành; phạm vi hạch toán của từng đơn vị, chế độ luân chuyển chứng từ, ghi chép ban đầu.
Tăng cường việc chi BHXH qua hệ thống ngân hàng (ATM), bưu điện
- Như đã nêu ở phần tồn tại, việc chi trả thông qua đại diện chi trả và chi trả bằng tiền mặt còn nhiều bất cập. Vì thế để đảm bảo an toàn về tiền mặt và chi đúng đối tượng hạn chế gian lận, sai sót, mất mát xảy ra do hàng tháng BHXH huyện Hoài Nhơn chi BHXH với số tiền lớn thì tăng cường việc chi BHXH qua hệ thống ngân hàng trực tiếp vào tài khoản cá nhân người thụ hưởng hoặc chi trả qua mạng lưới bưu điện là giải pháp có tính khả thi cao.
+ Tăng cường chi trả qua tài khoản cá nhân: BHXH huyện Hoài Nhơn cần phối hợp với hệ thống Ngân hàng vận động và hướng dẫn các đối tượng mở tài khoản cá nhân; cách sử dụng thẻ ATM đối với người thụ hưởng BHXH.
Đồng thời ký hợp đồng với ngân hàng quy định rõ trách nhiệm của các bên và thoả thuận chi phí cho dịch vụ này để tổ chức thực hiện chu đáo. Quá trình sử dụng hình thức chi trả này cần phải làm thận trọng, có lộ trình phù hợp với tập quán của nhân dân và cơ sở hạ tầng của ngành ngân hàng.
+ Chi trả qua hệ thống bưu điện: Hiện nay hệ thống bưu điện đang phát triển rất mạnh mẽ, ngoài các bưu cục cấp tỉnh và huyện, Tổng công ty Bưu chính Viễn thông còn xây dựng và phát triển mạnh điểm bưu điện văn hoá xã. Tại các điểm phục vụ, Tổng công ty Bưu chính Viễn thông đã cung cấp các dịch vụ như gửi thư, gửi bưu phẩm, lắp đặt điện thoại và chuyển tiền. Dịch vụ chuyển tiền hiện nay được đông đảo khách hàng sử dụng với 3 loại hình: thức chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh. Trước sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống bưu điện trên toàn quốc, hình thức chuyển tiền qua bưu điện hoàn toàn có thể đáp ứng được công tác chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng của ngành BHXH đối với những xã vùng sâu, vùng xa. Mặt khác, dịch vụ chuyển tiền tận nhà của bưu điện cũng đáp ứng được nguyên tắc chi trả tận tay, đủ số cho các đối tượng thụ hưởng BHXH.
Đối tượng hưởng chế độ BHXH phân bố không đều, chủ yếu tập trung ở các trung tâm đô thị, còn ở các xã vùng sâu, vùng xa đối tượng hưởng chế độ BHXH rất ít, có những xã chỉ có ít đối tượng với số tiền chi trả ít. Địa bàn của những xã này rất phức tạp, thiên nhiên khắc nghiệt gây không ít khó khăn cho công tác chi trả. BHXH huyện đã tổ chức chi trả trực tiếp cho đối tượng này nhưng có khi đến chi trả thì đối tượng đi làm nương ở xa không về nhận trợ cấp được, sau đó đối tượng lại về BHXH huyện để lĩnh. Chưa kể những đợt chi trả gặp phải thời tiết xấu như mưa, lũ lụt dẫn đến việc chi trả bị chậm lại. Vì vậy ngoài việc chi trả qua hệ thống Ngân hàng, BHXH huyện Hoài Nhơn nghiên cứu và thực hiện chi trả BHXH qua hệ thống bưu điện đối với những xã miền núi (Hòai Sơn,…) số lượng đối tượng ít và số tiền chi trả không
nhiều. Phương thức chi trả này có nhưng ưu, nhược điểm sau đây:
Ưu điểm: Cơ quan BHXH và các đại lý chi trả không phải vận chuyển
tiền mặt từ hệ thống Ngân hàng về cơ quan BHXH rồi về các đại lý chi trả do đó không phải chi phí vận chuyển, bảo quản, áp tải tiền. Cơ quan BHXH không phải lo bố trí thời gian để phục vụ công tác chi trả. Đối tượng chi trả không phải đến địa điểm chi trả để nhận tiền. Cơ quan BHXH kiểm tra được sự có mặt, biến động của đối tượng thông qua chữ ký trên chứng từ chuyển tiền do bưu điện chuyển lại. Rất thích hợp với những điểm chi trả thuộc các xã những xã miền núi số lượng đối tượng ít, số tiền chi trả không nhiều. Các dịch vụ chuyển tiền của bưu điện được triển khai trên toàn quốc do đó có thể thực hiện việc chi trả ở bất kỳ bưu cục nào gần nhất.
Nhược điểm: Phí chuyển tiền còn cao so với hệ thống Ngân hàng. Cơ quan BHXH thường xuyên cập nhật địa chỉ của đối tượng. Trong trường hợp đối tượng thay đổi địa chỉ mà cơ quan BHXH nắm bắt kịp thời thì rất khó khăn cho công tác chi trả và phát sinh chi phí. Hàng tháng cơ quan BHXH chuyển tiền vào tài khoản của bưu cục hoặc mang tiền ra bưu cục (tuỳ theo số lượng tiền chi trả nhiều hay ít) cùng danh sách chi trả và địa chỉ của đối tượng theo từng xã để bưu cục thực hiện việc chuyển tiền. Định kỳ sau 5 đến 10 ngày cơ quan BHXH đến bưu cục nơi đăng ký chuyển tiền để thanh toán tiền chi trả và nhận chứng từ.
Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức
Thường xuyên tổ chức các cuộc hội thảo, tập huấn ngắn hạn, đào tạo chuyên sâu từng loại nghiệp vụ cụ thể, từng đối tượng tham gia BHXH. Nâng cao trình độ chuyên môn của từng cán bộ công chức, viên chức thông qua các hoạt động: các đợt tập huấn sử dụng phần mềm hoặc có những thay đổi về văn bản hay các quy trình thủ tục mới của ngành… Khi đó, cán bộ công chức, viên chức được tăng cường thêm những kiến thức bổ ích để phục vụ cho hoạt
động của cơ quan BHXH huyện Hoài Nhơn.
Cán bộ, công chức, viên chức tham gia đóng góp ý kiến để hoàn thiện các quy trình hoạt động tại cơ quan, giảm bớt các thủ tục không cần thiết mà vẫn đảm bảo đúng quy trình và thủ tục hồ sơ theo quy định. Luôn cập nhật nguồn thông tin về pháp luật hiện hành, nâng cao kiến thức chuyên môn của Ngành cho toàn thể cán bộ công chức viên chức của cơ quan vì đa phần kiến thức của Ngành chưa được đào từ cấp Đại học.
Với thời buổi công nghệ số hiện nay, thì cán bộ công chức viên chức cần trang bị những kiến thức căn bản để có thể sử dụng vào các hoạt động BHXH (trao đổi thông tin giữa các phòng ban, xử lý số liệu để làm báo cáo chính xác và nhanh chóng).
Trong công tác tuyển dụng nhân viên cần có các tiêu chí cụ thể phù hợp với vị trí cần tuyển để đảm bảo họ có đủ năng lực đảm bảo hoàn thành tốt công việc được giao.
Hoàn thiện công tác tự kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện Hoài Nhơn, luân chuyển vị trí công tác của cán bộ, lãnh đạo làm công tác BHXH giữa các đơn vị, bộ phận nhằm tăng cường khả năng tự kiểm soát.