6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.4. Cơ sở dữ liệu và ứng dụng công nghệ thông tin
Để thực hiện tốt công tác thu chi quỹ BHXH, rút ngắn được thời gian giải quyết các nghiệp vụ giải quyết chuyên môn, quản lý, kiểm tra được chặt chẽ việc giải quyết các chế độ chính sách BHXH, chống lạm quỹ BHXH thì cần phải có các chương trình phầm mềm quản lý. Một yếu tố mang tính cấp thiết và nổi bật nhất trong các giải pháp là vấn đề thông tin của đối tượng tham gia BHXH. Thông tin của các đối tượng tham gia BHXH là khối dữ liệu vô cùng lớn, mang tính lâu dài và thường xuyên biến động. Để có thể theo dõi các thông tin một cách chính xác và cập nhật kịp thời làm cơ sở cho việc giải quyết chế độ BHXH thì phải hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phù hợp với hoạt động BHXH ngày càng phát triển và mở rộng. Đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý hoạt động chi BHXH sẽ giảm thiểu các rủi ro các nguyên nhân về lưu trữ, xử lý thông tin thiếu chính xác dẫn đến việc giải quyết chế độ chậm trễ, không đúng đối tượng hưởng chế BHXH và gây thất thoát quỹ BHXH.
Việc áp dụng CNTT tốt trong quá trình quản lý là sợi chỉ đỏ cần thiết xuyên suốt quá trình thực hiện quản lý thu-chi quỹ BHXH là một trong những yếu tố quan trọng để quyết định thành công việc thực hiện kiểm soát chi trả chế độ BHXH. Việc kết nối dữ liệu cả nước yêu cầu khả năng lưu trữ, quản lý
được các dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc, khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Khối dữ liệu phải đáp ứng được những yêu cầu của Ngành và cần thiết cho Ngành. Do cơ quan BHXH quản lý hầu hết các đối tượng từ trẻ em, học sinh – sinh viên, người trong độ tuổi lao động và người ngoài độ tuổi lao động. Từ đó, đây cũng có thể là nguồn dữ liệu thông tin cần thiết cho cácNgành quản lý khác.Có thể chia khối dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý BHXH cần thiết phải có hai loại:
a. Thông tin liên quan đến Đơn vị sử dụng lao động
- Loại hình hoạt động – kinh doanh - Trụ sở kinh doanh
- Vốn điều lệ …
b. Thông tin liên quan đến người lao động
- Họ và tên
- Ngày tháng năm sinh
- Nơi sinh, Hộ khẩu thường trú (nơi tạm trú) - Giới tính, dân tộc, quốc tịch
- Số chứng minh nhân dân - Mã số BHXH
- Quá trình tham gia BHXH: dữ liệu này dùng để xác định điều kiện hưởng trợ cấp BHXH, dữ liệu luôn biến động và được câp nhật thường xuyên: thời gian tham gia đóng BHXH, mức lương nộp BHXH.
- Quá trình hưởng các chế độ trợ cấp BHXH: dữ liệu này phát sinh khi được kiểm tra và tổ chức xét duyệt để hưởng chế độ trợ cấp BHXH.
c. Tạo lập các kênh thông tin đáng tin cậy cho hoạt động BHXH và các đối tượng tham gia BHXH
Tất cả các hoạt động của BHXH đều dựa trên thông tin của các đối tượng tham gia BHXH. Nếu thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác sẽ
ảnh hưởng đến hoạt động BHXH. Các thông tin này vừa mang tính lịch sử vừa được lưu trữ trong thời gian dài và có biến động nên việc theo dõi rất khó khăn, cần cập nhật thường xuyên và kịp thời. Hiện nay, thông tin được lưu giữ dưới hình thức bán thủ công, nhưng căn cứ để giải quyết đều phải là chứng từ dưới dạng sổ BHXH (mang tính thủ công). Có thể tạo lập kênh thông tin liên kết như sau:
Tạo lập kênh thông tin liên thông giữa các cơ quan chức năng như Sở kế hoạch và Đầu tư, Sở LĐ-TB&XH, Thuế, Tòa án, Công an kinh tế... với các hoạt động BHXH để có thể nắm bắt thông tin kịp thời về các đơn vị tham gia BHXH khi có sự biến động. Để làm được điều này, đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các cơ quan, ban ngành, sự đảm bảo an toàn, bảo mật của hệ thống thông tin và cần phải có quy chế nghiêm ngặt kèm theo các chế tài về việc bảo mật thông tin, giới hạn các đối tượng được khai thác thông tin.
Thiết lập kênh thông tin trực tiếp giữa cơ quan BHXH với người lao động tham gia BHXH. Thông qua các kênh thông tin công cộng để tuyên truyền chính sách BHXH, những quy định của Luật BHXH và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật đến mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội. Thông báo rộng rãi công khai về đối tượng, thủ tục, mức hưởng BHXH cho người lao động, đặc biệt đối tượng hưởng bổ sung, đối tượng đặc thù, tránh tình trạng người lao động bị lừa vì thiếu hiểu biết.