6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Thủ tục và quy trình kiểm soát
Xây dựng quy định phân chia trách nhiệm kiểm soát của các chủ thể nhằm phối hợp nhịp nhàng trong kiểm soát các nội dung chi BHXH: BHXH huyện Hoài Nhơn phải phối hợp với BHXH tỉnh Bình Định trong quá trình kiểm soát chi BHXH của đơn vị mình đầy đủ, không bỏ sót nội dung chi BHXH.
Xây dựng thủ tục đối chiếu:
+ Đối chiếu để kiểm tra giữa phòng TN-TKQTTHC và phòng Chế độ BHXH, tránh việc cán bộ nhập khống hồ sơ vào chương trình: Ban hành quy tắc đối chiếu giữa danh sách xét duyệt chế độ với danh sách nhận hồ sơ phòng TN-TKQTTHC (bộ phận “1 cửa”). Đảm bảo rằng hồ sơ giải quyết chế độ là có thật, tránh tình trạng CCVC có thể nhập liệu vào chương trình một người không tham gia BHXH rồi thông đồng với người này để lạm dụng số tiền thanh toán không đúng quy định. Mặt khác, cấp lãnh đạo phụ trách chế độ BHXH một lúc ký hàng trăm hồ sơ thì gần như không thể kiểm tra sự tồn tại của các hồ sơ “ma”. Ở thủ tục này, người đối chiếu phải độc lập với người giải quyết chế độ.
+ Đối chiếu, kiểm tra giữa hồ sơ Thu (hồ sơ tham gia BHXH của người lao động) với hồ sơ giải quyết chế độ: Thực hiện tốt thủ tục này giúp đảm bảo chỉ những người có tham gia BHXH mới được hưởng chế độ BHXH. Việc đối chiếu này còn giúp kiểm tra mức lương người hưởng chế độ có trùng với mức lương tham gia BHXH hay không. Ở thủ tục này, người đối chiếu cũng phải độc lập với người giải quyết chế độ.
+ Xây dựng thủ tục phê duyệt của từng CCVC, của lãnh đạo phụ trách nghiệp vụ, Ban giám đốc.
+ Xây dựng quy định ngưỡng mà cán bộ công chức phải báo cáo lãnh đạo theo từng cấp một cách hợp lý.
Ví dụ: những trường hợp hưởng chế độ 1 lần số tiền duyệt chi lớn (trên 50 triệu) hoặc số tiền thanh toán chế độ thai sản cao thì phải chịu sự kiểm soát kỹ từ khâu tham gia BHXH có vấn đề nào bất thường như tăng mức đóng lên cao đột ngột. Phòng Chế độ BHXH, phòng Thu phối hợp với phòng KHTC chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát chi BHXH định kỳ công tác chi trả chế độ BHXH. Công tác kiểm tra phải được tiến hành nghiêm túc, có khen thưởng, có kỷ luật.
Hoàn thiện kiểm soát từng nội dung BHXH
Hoàn thiện kiểm soát chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng Hiện nay, việc chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng được thực hiện thông qua hệ thống đại lý chi trả Bưu điện và chi trả trực tiếp cho đối tượng hưởng nhưng thực tế thì vẫn còn tồn tại nhiều trường hợp nhận thay không có giấy tờ kèm theo hoặc do quen biết nên bỏ qua thủ tục này, điều này dễ dẫn đến tình trạng gian lận. Để tránh tình trạng đó thì nên triển khai hình thức chuyển tiền chi trả trợ cấp hàng tháng qua hệ thống tài khoản ngân hàng là khả thi và an toàn hơn. Và trên thực tế thì việc này cũng đã được triển khai thực hiện nhưng số lượng người tham gia chuyển tiền qua thẻ ATM vẫn còn hạn chế do nhiều yếu tố chi phối như đa phần người dân mình vẫn muốn nhận tiền mặt hơn, một phần do độ tuổi cao và việc thực hiện giao dịch qua thẻ đối với một số ngƣời còn vất vả.
Tiến hành kiểm tra, rà soát lại toàn bộ những đối tượng đang hưởng lương hưu và trợ cấp hàng tháng.
Nhân viên BHXH sẽ tiến hành rà soát, kiểm tra lại toàn bộ danh sách (mẫu C72) nhận chế độ do BHXH tỉnh Bình Định chuyển về với danh sách ký nhận tiền tại đại lý chi trả xem có trùng khớp tên, số tài khoản của đối tượng hưởng lương hưu hàng tháng hoặc trợ cấp BHXH hàng tháng trên ủy nhiệm chi.
Kiểm tra hợp đồng, mẫu đăng ký quản lý đối tượng hưởng các chế độ hàng tháng chuyển qua tài khoản thẻ ATM với đại lý chi trả Bưu điện.
Kiểm tra danh sách chi trả xem xác nhận chữ ký của đối tượng hưởng hàng tháng trên danh sách trợ cấp (mẫu C72) đối với trường hợp nhận trợ cấp bằng tiền mặt.
Tiến hành lấy phiếu điều tra tổ chức đại lý chi trả từ đối tượng hưởng trợ cấp như thái độ phục vụ, chi đúng số tiền, tư vấn giải thích các chế độ có rõ ràng, thời gian chi tiền… để nắm bắt tình hình chi trả của đại lý như thế nào và tìm hướng giải quyết vấn đề.
Đại lý chi trả Bưu điện nên ký kết hợp đồng với Ủy ban nhân dân trên địa bàn để kịp thời cập nhật những trường hợp người hưởng trợ cấp đã chết mà người nhận thay vẫn đến nhận hàng tháng và báo giảm để cắt giảm chế độ.
Hoàn thiện kiểm soát chi trả các chế độ BHXH một lần
Thời gian trước đây, có xuất hiện những trƣờng hợp mua bán sổ BHXH; sau đó người mua sổ trực tiếp đi làm thủ tục và nhận tiền bằng giấy ủy quyền giả mạo. Việc chi trả chế độ BHXH một lần nên chuyển qua tài khoản cá nhân của đối tượng được hưởng trợ cấp để tránh tình trạng trường hợp làm giả chữ ký trong giấy ủy quyền, và tránh tình trạng người khác có được sổ của người lao động rồi làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần thay cho người lao động. Khi đến cơ quan BHXH làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần người lao động làm đơn theo mẫu 14-HSB và đề nghị hình thức thanh toán là chuyển khoản (ghi rõ số tài khoản ngân hàng, họ tên chủ tài khoản).
Trình tự và thủ tục kiểm soát
Kiểm tra đơn đề nghị của người lao động xem thử đã điền đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến việc thanh toán và có đề nghị được nhận tiền trợ cấp thông qua tài khoản ngân hàng.
Kiểm tra quyết định của bộ phận chế độ BHXH đã duyệt có đúng so với thời gian đóng BHXH thể hiện qua sổ BHXH và số tiền được hưởng.
Kiểm tra những thông tin trên đơn đề nghị thanh toán chế độ BHXH một lần (số chứng minh nhân dân, số sổ BHXH, số tài khoản ngân hàng …) và đối chiếu thực tế trên ủy nhiệm chi có đúng với những thông tin được ghi ở đơn đề nghị thanh toán của người hưởng trợ cấp.
Hoàn thiện kiểm soát chi chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức
Để giải quyết kịp thời chế độ đối với người lao động, nên áp dụng phơng thức chuyển tiền trực tiếp cho người lao động thông qua tài khoản cá nhân thay vì chuyển về số tài khoản của đơn vị sử dụng lao động. Việc này sẽ giải quyết được vấn đề, có một số đơn vị sử dụng lao động muốn chiếm đoạt số tiền trợ cấp của người lao động, hoặc là đơn vị tự làm hồ sơ giả mạo rồi trục lợi từ nguồn quỹ BHXH.
Trình tự và thủ tục kiểm soát
Kiểm tra danh sách do đơn vị sử dụng lao động lập cho người lao động theo biểu mẫu quy định của Ngành và điền đầy đủ thông tin cá nhân, tiêu chí theo quy định.
Trong quá trình xét duyệt và thẩm định bộ phận chế độ kiểm tra quá trình tham gia BHXH và mức lương có đủ điều kiện hưởng trợ cấp không.
Kiểm tra danh sách xét duyệt của bộ phận chế độ và dữ liệu do bộ phận chế độ xét duyệt chuyển qua phần mềm kế toán về số tài khoản ngân hàng, số tiền được duyệt xem có khớp nhau không. Sau đó viết ủy nhiệm chi chuyển tiền cho người hưởng trợ cấp.
Tuy nhiên có vấn đề mà cơ quan BHXH khó kiểm soát được đó là việc những chứng từ thanh toán chế độ có đúng thực tế không như xin giấy nghỉ ốm hưởng BHXH mà trong thời gian đó người lao động vẫn đi làm bình thường.
Phối hợp với các cơ quan chức năng như thanh tra, sở tài chính, công an kinh tế … để tiến hành kiểm tra kiểm soát việc thực hiện chế độ BHXH bắt buộc và chi các chế độ BHXH cho người lao động tại đơn vị sử dụng lao động có đúng theo quy định không.
Hiện nay, ngành BHXH đang kiến nghị lên Quốc hội và Chính phủ chức năng được tự thanh tra, kiểm tra đơn vị sử dụng lao động.
Hoàn thiện kiểm soát chi trợ cấp thất nghiệp
Người lao động tham gia BHXH ở tình trạng thất nghiệp sẽ được hưởng trợ cấp hàng tháng giống như hưởng lương hưu hay các chế độ trợ cấp hàng tháng khác. Đây là vấn đề nan giải của cơ quan BHXH vì không thể giám sát được đối tượng nhận trợ cấp thất nghiệp nhưng vẫn đi làm bình thường. Do đó cần có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và sự kết nối dữ liệu trong cả nước.
Trình tự và thủ tục kiểm soát
Căn cứ vào quyết định hưởng trợ cấp của Sở LĐTB&XH. Kiểm tra danh sách ký nhận tiền và danh sách lập của phòng chế độ BHXH.
Việc thực hiện chi trả thì giống như hoạt động chi trả lương hưu và trợ cấp hàng tháng.
Tuy nhiên, việc kiểm soát vấn đề này khá phức tạp. Người lao động đang hưởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng và đang đi làm đăng ký tiếp tục tham gia BHXH nhưng trong quá trình kê khai thông tin thì người lao động sẽ cố tình khai sai lệch so với thực tế để tiếp tục được hưởng trợ cấp thất nghiệp. Do đó, ngành BHXH cần tạo nguồn dữ liệu thông tin về những người tham
gia BHXH như: mã số BHXH, họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quá trình tham gia BHXH ở các địa phương khác, quá trình hưởng chế độ BHXH đã được hưởng. Chính vì vậy, ứng dụng sức mạnh của công nghệ thông tin vào việc kết nối toàn bộ dữ liệu thông tin trong cả nước sẽ tạo thuận lợi cho cơ quan BHXH trong việc tham gia hay ngừng tham gia BHXH hoặc cắt trợ cấp BHXH khi không còn đủ điều kiện. Khi đó sẽ hạn chế được phần nào việc lạm dụng này vừa không làm thất thoát nguồn qu và tạo thêm nguồn thu cho hoạt động BHXH.