7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
1.2.4.1. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ:
Có ba nguyên tắc cơ bản trong việc kiểm soát nội bộ có hiệu quả là:
Thứ nhất:Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, tránh trình trạng một số người làm quá nhiều công việc trong khi một số người không tham gia làm việc. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong cùng một bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng, công bằng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, đồng thuận trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm
soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.
Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.