7. Kết cấu đề tài
1.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong DN, thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Nguyên tắc 13: DN phải thu nhập (hay tự tạo) và sử dụng các thông tin thích hợp, chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của KSNB.
22
Quá trình thu nhập và sử dụng thông qua các bƣớc sau:
- Nhận diện các thông tin cần thu thập: Ngƣời quản lý cần nhận diện những thông tin cần thiết hỗ trợ cho việc đạt đƣợc mục tiêu DN;
- Thu thập các dữ liệu bên trong và bên ngoài;
- Xử lý các dữ liệu để tạo thành thông tin có chất lƣợng. Chất lƣợng thông tin đƣợc biểu hiện thông qua việc có thể thu thập một cách chuẩn xác, kịp thời, toàn vẹn.
Thông tin là cần thiết cho mọi cấp bậc của một tổ chức vì giúp cho việc đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát khác nhau nhƣ lập báo cáo tài chính, xem xét việc tuân thủ pháp luật hay điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh… thông tin đƣợc cung cấp thông qua hệ thống thông tin.
Nguyên tắc 14: DN phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết, nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát.
Các kênh thông tin từ cấp trên xuống thuộc cấp hay từ nhân viên lên nhà quản lý phải đƣợc thiết lập rõ ràng và chính xác, ngoài ra việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên với nhau cũng cần phải đƣợc thông suốt. Việc sử dụng phƣơng thức truyền thông nào thì phụ thuộc vào tính chất thông tin.
Nguyên tắc 15: DN phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài các thông tin liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ
Các kênh thông tin liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ nhƣ cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng nhà cung cấp phải đƣợc công khai ra bên ngoài, ngƣợc lại, các thông tin từ bên ngoài cũng phải đƣợc tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhƣ vậy DN mới có thể phản ứng kịp thời với những sự thay đổi bên ngoài. Đồng thời các thông tin này cần đƣợc truyền đạt kịp thời nhƣng phải đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với pháp luật.