7. Kết cấu đề tài
2.3.2. Về phân tích và đánh giá rủi ro
Ưu điểm
Xăng dầu là lĩnh vực kinh doanh có mức độ rủi ro tƣơng đối cao. Nhà quản lý Tổng công ty luôn ý thức về các rủi ro có thể xảy ra và luôn quan tâm hoàn thiện KSNB nhằm quản lý và thực hiện công việc tốt hơn.
Khuyết điểm
Các phòng ban không nắm rõ đƣợc quy định cụ thể về mức độ rủi ro có thể chấp nhận đƣợc và rủi ro không chấp nhận đƣợc trong từng mục
81
tiêu, chiến lƣợc của Tổng công ty. Do đó, cách thức đối phó với rủi ro không rõ ràng, chi tiết. Ví dụ: các phòng không nhận diện đƣợc rủi ro chậm tiến độ nộp thuế hàng tháng nên số liệu, chứng từ thanh toán gửi về phòng Tài chính Kế toán chậm trễ. Phòng Tài chính Kế toán nhận chứng từ trễ không có đủ thời gian để soát xét, kiểm tra kỹ lƣỡng dẫn đến hạch toán sai sót, nhầm lẫn.
Rủi ro từ bên ngoài chƣa đƣợc Tổng công ty phân tích đầy đủ, đặc biệt là về đối thủ cạnh tranh. Do bản chất Tổng công ty là công ty do Nhà nƣớc quản lý nên tồn tại tính chủ quan, bị động chờ giải quyết khắc phục từ cơ quan Nhà nƣớc, Tập đoàn. Mặt khác, việc tìm hiểu đối thủ cạnh tranh chƣa đƣợc coi trọng. Với môi trƣờng cạnh tranh ngày càng khốc liệt, có thể nói đây là thiếu sót lớn trong kiểm soát nội bộ ở Tổng công ty.
Những gian lận tiềm tàng xảy ra khi không đạt đƣợc mục tiêu chƣa đƣợc Tổng công ty quan tâm đúng mức.
2.3.3.Về hoạt động kiểm soát Ưu điểm
Tổng công ty thực hiện tốt nguyên tắc phân công phân nhiệm: Mỗi bộ phận đƣợc quy định chức năng và nhiệm vụ cụ thể, mỗi thành viên trong bộ phận đƣợc phụ trách phòng phân công nhiệm vụ thích hợp. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt thực hiện hợp lý.
Các nhà quản lý của Tổng công ty cũng thƣờng xuyên trao đổi trực tiếp với nhân viên để giám sát công việc mình giao cho nhân viên thực hiện đƣợc đến đâu, kết quả nhƣ thế nào. Khi cần thiết, họ sẵn sàng phối hợp với nhân viên để kết quả công việc đƣợc tốt và đúng tiến độ.
Tổng công ty đã xây dựng đƣợc các định mức kĩ thuật, quy trình thanh toán, sửa chữa, tuyển dụng, khen thƣởng…chƣa xây dựng bộ tài liệu hƣớng dẫn công tác kế toán cho các Chi nhánh trực thuộc và Tổng
82
công ty để đảm bảo tính hợp lý và thực hiện đúng nguyên tắc và chuẩn mực kế toán.
Khuyết điểm
Các trình tự thủ tục kiểm soát đôi khi chỉ là hình thức bên ngoài. Thực sự trong quá trình triển khai thì bỏ qua nhiều bƣớc hoặc các chuyên viên đi tắt, bổ sung sau các chứng từ cần thiết , bỏ qua các quy trình, thủ tục theo quy định. Các quy trình thủ tục đôi khi làm cho ngƣời thực hiện cảm thấy quá rƣờm rà, quá nhiều chứng từ, mẫu biểu.
Tổng công ty không có bộ phận kiểm soát độc lập để thực hiện biện pháp kiểm soát nội bộ một các chính xác, công tâm. Trong khi Ban Kiểm soát của Tập đoàn phụ trách Tổng công ty chƣa bám sát hoạt động để làm đúng chức trách của bộ phận mình.
Mặc dù trách nhiệm của từng phòng ban đã đƣợc phân chia rõ ràng và đầy đủ nhƣng các phòng ban chƣa thật sự làm đúng trách nhiệm của mình. Ví dụ phòng Kinh doanh Vận tải có chức năng đối chiếu sản lƣợng, khối lƣợng, cung đƣờng với khách hàng, kí biên bản xác nhận các chỉ tiêu trên chuyển qua phòng Tài chính Kế toán xuất hóa đơn, đốc thúc công nợ. Nhƣng hiện nay, các biên bản xác nhận chỉ đƣợc xác nhận qua mail. Chứng từ gốc về chậm và do phòng Tài chính Kế toán thực hiện, vừa đốc thúc công nợ khách hàng, vừa đốc thúc chứng từ.
Tổng công ty không thể chủ động trong quản trị hệ thống máy tính do cơ chế hoạt động nội bộ và nên khi xảy ra lỗi thƣờng bị động, ko tự giải quyết đƣợc. Mặt khác, bộ phận kỹ thuật của công ty tin học trực thuộc Tập đoàn quản lý hệ thống máy tính có thể tự động đăng nhập vào để sửa số liệu khi có yêu cầu của chuyên viên mà chƣa có sự đồng ý của lãnh đạo trực tiếp.
83
có các thành viên kiêm nhiệm, vừa làm chuyên môn vừa kiểm tra nội bộ. Trình độ của chuyên viên đƣợc phân công đi kiểm tra nội bộ chƣa đƣợc nâng cao, còn thiếu kinh nghiệm.
Các nhân viên là ngƣời trực tiếp thực hiện nghiệp vụ nhƣng không đƣợc tham gia vào quá trình nhận xét, đánh giá, đề xuất các giải pháp đối với những sai sót hay những công việc chƣa thực hiện đƣợc so với kế hoạch.
Chƣa thực hiện tốt việc giải quyết các phản hồi của khách hàng một cách kịp thời hoặc một số vấn đề tồn đọng lâu chƣa giải quyết dứt điểm
Tổng công ty cần khắc phục việc tổ chức các cuộc kiểm tra, giám sát chồng chéo gây lãng phí thời gian và không hiệu quả. Tồn tại này xuất phát từ việc không xem xét và đánh giá kỹ nội dung và kết quả các cuộc kiểm tra trƣớc đó, thể hiện sự quan liêu trong điều hành của lãnh đạo Tổng công ty.
Tồn tại việc cung cấp báo cáo thông tin không kịp thời cho lãnh đạo Tổng công ty kéo theo những kết quả không tốt trong việc điều hành của Ban Giám đốc.