Kết quả khảo sát

7. Kết cấu đề tài

2.2.2 Kết quả khảo sát

2.2.2.1. Môi trường kiểm soát

Bảng 2.1. Kết quả khảo sát về cam kết về trung thực và giá trị đạo đức

STT Câu hỏi Trả lời

Có Không

1

Tổng công ty có quy định về quy tắc đạo đức nghề nghiệp và thông tin quy tắc đến các bộ phận không?

100% 0%

2

Tổng công ty có quy định và áp dụng các biện pháp xử lý đối với sai phạm về đạo đức nghề nghiệp không?

80% 20%

3

Ban Giám đốc có đặt lợi ích Tổng công ty lên hàng đầu thông qua thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức bằng lời nói và hành động cụ thể?

82% 18%

4 Nhân viên có hài lòng về sự minh bạch của

các thông tin trong Tổng công ty không? 86% 14%

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Tính trung thực và giá trị đạo đức có vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa và thiết lập nền tảng đạo đức. Tính trung thực và giá trị đạo đức không chỉ của những ngƣời sáng lập, quản lý mà của toàn thể nhân

 50



viên trong Tổng công ty. Nếu đức tính này đƣợc phát huy, ngƣời lao động sẽ tự giác hơn và giảm bớt thủ tục và hoạt động kiểm soát trực tiếp. Ý thức đƣợc tầm quan trọng này, Tổng công ty ban hành “Quy tắc ứng xử” định hƣớng văn hóa DN. Quy tắc này cung cấp các tiêu chuẩn để hƣớng dẫn hành vi, các hoạt động và quyết định của tổ chức bằng cách thực hiện theo cách sau:

- Thiết lập quy tắc ứng xử đúng và sai

- Phản ánh các luật, quy tắc, quy định, tiêu chuẩn và các quy định khác mà các bên liên quan của Tổng công ty có thể có.

Kết quả bảng 2.1 cho thấy, Tổng công ty có ban hành văn bản về quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên (100% trả lời “Có”). Tổng công ty rất coi trọng vấn đề đạo đức ứng xử và phổ biến cho tất cả cán bộ công nhân viên. Ngoài ra, Tổng công ty cũng ban hành quy định và biện pháp xử lý sai phạm về đạo đức nghề nghiệp nên 80% ngƣời tham gia khảo sát không biết đến các quy định này.

Về vấn đề Ban Giám đốc có đặt lợi ích của Tổng công ty lên hàng đầu thì kết quả cho thấy có 82% đồng ý. Điều này cho thấy nhà quản lý đã thực hiện tính chính trực và đạo đức qua lời nói và hành động trong quá trình quản lý đƣợc đa số ngƣời lao động công nhận.

Ngƣời lao động khá hài lòng với sự minh bạch của thông tin trong Tổng công ty với 86% đồng ý với ý kiến trên. Số phiếu không đồng ý (14%) cho rằng vẫn còn thông tin mà chỉ khi các cơ quan, ban ngành Nhà nƣớc hoặc Tập đoàn kiểm tra, giám sát phát hiện thì mới công bố ra bên ngoài

 51



Bảng 2.2. Kết quả khảo sát về HĐTV đảm nhiệm chức năng giám sát về thiết kế và vận hành KSNB.

STT Câu hỏi Trả lời

Có Không

5 Ban Giám đốc có đánh giá cao vai trò của

kiểm soát nội bộ không? 96% 4%

6

Hội đồng Thành viên có thƣờng xuyên tham gia các hoạt động quan trọng của Tổng công ty không?

98% 2%

7 Các cuộc họp Hội đồng Thành viên có

thƣờng xuyên/định kỳ? 96% 4%

8 Biên bản các cuộc họp này có đƣợc soạn

thảo và kí xác nhận đầy đủ, kịp thời không? 100% 0%

9

Ban Giám đốc có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm và thời gian để phục vụ hữu hiệu không?

96% 4%

10 HĐTV có giám sát hoạt động của Ban

Giám đốc hay không? 100% 0%

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Kết quả khảo sát tại bảng 2.2 cho thấy, Ban Giám đốc hiện nay hoạt động tƣơng đối hiệu quả, đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc. Tỷ lệ trả lời “Có” về đánh giá năng lực và tham gia giám sát thiết kế vận hành KSNB của nhà quản lý đều trên 96%. HĐTV thƣờng xuyên tham gia hoạt động quan trọng của Tổng công ty (98%) để nắm bắt tình hình kinh doanh, phát triển, những tồn tại, thực hiện chức năng giám sát và vận hành KSNB. Các cuộc họp đều đƣợc ghi chép, kí xác nhận nhằm mục đích lƣu trữ nội dung, căn cứ chứng minh các quyết định, lời nói diễn ra trong cuộc họp. Mặt khác

 52



cơ cấu tổ chức của HĐTV đầy đủ và hợp lý. HĐTV đang đƣợc sự ủng hộ của ngƣời lao động với sự tham gia điều hành quản lý của bên ngoài. 96% ý kiến đồng ý chuyên môn của HĐTV hoàn toàn phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của Tổng công ty. Các thành viên trong HĐTV vững chuyên môn, giàu kinh nghiệm, đã hoặc từng giữ vị trí quan trọng trong Tổng công ty và Tập đoàn.

Công tác kế hoạch

Việc lập và thực hiện kế hoạch, dự toán đƣợc tiến hành khoa học và nghiêm túc nên hệ thống kế hoạch và dự toán là công cụ kiểm soát rất hữu hiệu của Tổng công ty để xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi các nhân tố ảnh hƣởng đến kế hoạch, để có biện pháp kịp thời giải quyết vấn đề, đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu đặt ra.

Mỗi năm, Chi nhánh xây dựng kế hoạch và dự toán theo tình hình hoạt động để gửi lên Tổng công ty. Tổng công ty tổng hợp, xây dựng kế hoạch và dự toán cho toàn Tổng công ty và chuyển Tập đoàn phê duyệt.

Mỗi quý, Tổng công ty họp với các Chi nhánh tình hình thực hiện kế hoạch, chỉ ra những thuận lợi và bất lợi trong quá trình thực hiện, đƣa ra giải pháp phù hợp nhằm đạt đƣợc kế hoạch đã xây dựng với Tập đoàn.

Ban kiểm soát:

Ban kiểm soát bao gồm những ngƣời trong Tập đoàn, là những chuyên gian am hiểu về lĩnh vực và giàu kinh nghiệm. Ban kiểm soát thƣờng có nhiệm vụ và quyền hạn nhƣ sau:

- Giám sát sự chấp hành của Hội đồng Thành viên và Ban Giám đốc; - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính;

- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài.

 53



Bảng 2.3. Kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức báo cáo phân định quyền hạn và trách nhiệm

STT Câu hỏi Trả lời

Có Không

11 Tổng công ty có sơ đồ cơ cấu tổ chức không? 100% 0% 12 Cơ cấu tổ chức có phù hợp với quy mô hoạt

động của Tổng công ty không? 100% 0%

13

Có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận trong Tổng công ty không?

100% 0%

14

Báo cáo tại Tổng công ty có rõ ràng không? (các nhân viên có biết mình phải báo cáo vấn đề gì, cho ai và khi nào không?)

94% 6%

15

Quyền hạn và trách nhiệm có phân chia rõ ràng cho từng phòng ban, bộ phận bằng văn bản không?

100% 0%

16 Có sự kiểm soát lẫn nhau giữa các phòng,

ban, bộ phận không? 100% 0%

17

Có bảng mô tả công việc cho từng nhân viên, cụ thể hóa nhiệm vụ và quy trách nhiệm không?

100% 0%

18

Nhân viên trong Tổng công ty có tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau không?

92% 8%

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Cơ cấu tổ chức phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi thành viên trong đơn vị cũng nhƣ phản ánh mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau trong cùng một đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cho việc điều hành, kiểm soát của Tổng

 54



công ty đƣợc thực hiện hợp lý, tránh sự chồng chéo, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dƣới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng nhƣ kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ Tổng công ty.

Kết quả khảo sát 100% đồng ý Tổng công ty có cơ cấu tổ chức rõ ràng và phù hợp với quy mô hoạt động. Mỗi phòng ban đều đƣợc quy định bằng văn bản về chức năng nhiệm vụ tƣơng ứng và đƣợc tổ chức độc lập với phòng ban khác. Trong mỗi phòng ban đều quy định về quy trình nghiệp vụ cụ thể.

Các phòng ban, quy định về quyền hạn riêng bằng văn bản khi đƣợc phân công và họ phải chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám đốc Tổng công ty về kết quả thực hiện công việc của phòng ban đó mà Ban Giám đốc công ty đã giao. Nhân viên trong các phòng ban có Bảng mô tả về công việc họ phải thực hiện, kèm theo đó là các quy định về trách nhiệm mà họ phải hoàn thành. Tùy theo sự phân công của trƣởng phòng, các nhân viên sẽ báo cáo trực tiếp kết quả làm việc với Phó phòng hoặc Trƣởng phòng theo dõi công việc đó.

6% kết quả khảo sát cho rằng báo cáo tại Tổng công ty chƣa rõ ràng. Nguyên nhân là do các nhân viên không hiểu vấn đề, nội dung của bản báo cáo để thực hiện. Có thời hạn cho các báo cáo nhƣng vì các yếu tố khách quan và chủ quan nên vẫn xảy ra tình trạng không kịp tiến độ. Một số nghiệp vụ có sự phối hợp giữa hai nhân viên hoặc hai phòng nghiệp vụ nên việc báo cáo cũng xảy ra việc chồng chéo.

8% ý kiến cho rằng nhân viên trong Tổng công ty không tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau, vì tâm lý ỷ lại của các phòng nghiệp vụ đối với Phòng Tài chính Kế toán.

 55



Bảng 2.4. Kết quả khảo sát về năng lực và chính sách nhân sự

STT Câu hỏi Trả lời

Có Không

19

Tổng công ty có quy trình tuyển dụng nhân sự nhằm phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chuyên môn không?

90% 10%

20 Tổng công ty có biện pháp xử lý kịp thời đối

với nhân viên không có năng lực không? 100% 0% 21

Tổng công ty thƣờng xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên không?

100% 0%

22 Nhân viên trong Tổng công ty có thể đảm

nhiệm nhiều công việc khác nhau không? 100% 0% 23 Tổng công ty có khen thƣởng đột xuất

không? 100% 0%

24

Định kỳ Tổng công ty có đánh giá năng lực của nhân viên để luân chuyển công việc và đề bạt lên vị trí cao hơn không?

96% 4%

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Với tôn chỉ “con ngƣời là tài sản vô giá”, Tổng công ty đã xây dựng quy chế tuyển dụng phù hợp với hoạt động nhằm phát triển đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp. Tuy nhiên, thực tế việc ƣu tiên tuyển dụng con em trong ngành vẫn tồn tại dẫn đến chất lƣợng nguồn nhân sự chƣa thật sự chất lƣợng (10% không đồng ý). Các chính sách nhân sự của Tổng công ty về việc khen thƣởng và kỷ luật rõ ràng, chi tiết. Cụ thể là Tổng công ty đã có quy chế khen thƣởng riêng. Mỗi năm, Tổng công ty xét thƣởng và xếp loại thành tích của từng phòng ban, cá nhân xuất sắc giúp phát triển hoạt động kinh doanh, nâng cao mức an toàn trong hoạt

 56



động của Tổng công ty, tuân thủ nội quy công ty. Nhƣng việc đề bạt lên vị trí cao hơn chỉ khi Tổng công ty có nhu cầu quy hoạch cán bộ (4% không đồng ý). Ngoài ra, Tổng công ty đƣa ra quy định về kỷ luật đối với sai phạm của nhân viên với hình thức từ cảnh cáo, khiển trách đến sa thải.

Tổ chức khen thƣởng đột xuất với cá nhân, tập thể có sáng kiến, hành động xuất sắc trong hoạt động kinh doanh, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy.

Tổng công ty thƣờng xuyên tổ chức các khóa đào tạo về các chủ đề chuyên môn và nghiệp vụ nhƣ an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, vận tải chất dễ gây cháy nổ, thuế, đấu thầu cho từng đối tƣợng liên quan…nhằm tăng cƣờng, mở rộng và cập nhật kiến thức cho cán bộ công nhân viên. Bồi dƣỡng, phát huy năng lực, sáng tạo của đội ngũ nhân viên để thực hiện mục tiêu phát triển Petrolimex vững chắc.

Tổ chức các chƣơng trình giao lƣu học hỏi kinh nghiệm công tác về lái xe, kinh doanh bán hàng, phòng cháy chữa cháy… Ngoài ra Tổng công ty còn chăm lo đời sống tinh thần cho ngƣời lao động bằng việc tổ chức các hoạt động văn nghệ thể thao giữa các đơn vị thành viên trong Tổng công ty và tổ chức ngoài xã hội. Hỗ trợ chi phí đi lại vào những dịp lễ tết, hỗ trợ công nhân viên có hoàn cảnh khó khăn.

Bảng 2.5. Kết quả khảo sát về trách nhiệm của từng cá nhân khi đáp ứng các mục tiêu.

STT Câu hỏi Trả lời

Có Không

25 Tổng công ty có cam kết bảo mật đối với nhân

viên trực tiếp chịu trách nhiệm không? 100% 0% 26 Tổng công ty có ủy quyền khi nhân viên nghỉ

phép để bàn giao nhiệm vụ không? 100% 0%

 57



Việc bảo mật thông tin đƣợc đề ra ngay tại nội quy Tổng công ty vì vậy, kết quả khảo sát 100% đều biết đến vấn đề này. Khi nhân viên nghỉ phép, trƣởng phòng giao lại nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng để thay thế nhân viên nghỉ phép. Nếu việc nghỉ diễn ra trong thời gian dài sẽ có sự bàn giao công việc của nhân viên nghỉ phép và sự phân công công việc bằng văn bản của Trƣởng phòng.

2.2.2.2. Đánh giá rủi ro

Theo COSO 2013, hoạt động đánh giá rủi ro là yếu tố nền tảng bảo đảm thành công của KSNB. COSO 2013 nhấn mạnh về vai trò của đánh giá rủi ro đối với sự phát triển DN thông qua quy trình lặp lại từ việc nhận diện, đánh giá rủi ro cản trở việc thực hiện mục tiêu của DN. Là cơ sở để xây dựng các quyết định cách thức quản lý rủi ro một cách phù hợp.

Hiện nay, Tổng công ty đang xây dựng và hoàn thiện quy trình kiểm soát rủi ro với các bƣớc nhƣ sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu:

Việc đầu tiên là đƣa ra mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận cao nhất ứng với phát triển bền vững, an toàn, tuân thủ pháp luật Nhà nƣớc và các quy định, quy chế của Tập đoàn. Tổng công ty liệt kê tất cả các hoạt động dẫn tới mục tiêu cuối cùng đó nhƣ:

- Theo cơ cấu tổ chức, phòng ban chức năng. - Các hoạt động kinh doanh.

- Vị trí địa lý.

 58  Quy trình kiểm soát rủi ro Thiết lập mục tiêu Nhận diện rủi ro Đánh giá rủi ro Thiết lập biện pháp kiểm soát Giám sát và đánh giá Không

Thực hiện theo quy định, quy chế, hƣớng dẫn Có Quy định, quy chế, hƣớng dẫn xác định rủi ro

Sơ đồ 2.4. Quy trình kiểm soát rủi ro của Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex

(Nguồn: Tác giả tổng hợp) Bước 2: Nhận diện rủi ro

Đối với mỗi hoạt động đƣợc liệt kê, Tổng công ty xác định các nguy cơ có thể gây ra rủi ro. Nguy cơ có thể do ngƣời, do xe cộ, máy móc, do quy trình, do tác động bên ngoài hoặc có thể kết hợp các vấn đề trên; sau đó là xác định các rủi ro có thể xảy ra dựa trên các nguy cơ trên. Nếu những vấn đề đã có quy định, quy chế hay hƣớng dẫn trƣớc đó thì theo những quy định, quy chế, hƣớng dẫn đó thực hiện. Nếu chƣa có thì tiến hành bƣớc 3.

Bước 3: Đánh giá rủi ro

Để đánh giá rủi ro, Tổng công ty phân chia các cấp độ thiệt hại khác nhau thành 5 cấp từ 1 đến 5, sau đó xác định mức độ nghiêm trọng và khả năng gây ra thiệt hại bằng cách dựa vào lịch sử hoạt động của Tổng

 59



công ty, để xem xét việc đó đã xảy ra chƣa. Nếu đã xảy ra rồi thì dễ dàng xác định mức độ thiệt hại dựa vào phân cấp có sẵn nếu chƣa xảy ra thì có thể ƣớc chừng, nếu nó xảy ra thì thiệt hại nhƣ thế nào để tính vào cấp độ phù hợp

Bước 4: Thiết lập biện pháp kiểm soát