7. Kết cấu đề tài
2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ của Tổng công ty Dịch vụ
Xăng dầu Petrolimex
2.3.1 Về môi trường kiểm soát Ưu điểm:
Nhà quản trị cấp cao của Tổng công ty đã có những thay đổi đáng kể về phƣơng châm quản lý và phong cách điều hành. Các chính sách và thủ tục kiểm soát luôn đƣợc quan tâm đúng mức và phát huy tích cực trong hoạt động kinh doanh của Tổng công ty.
Tính trung thực và giá trị đạo đức, văn hóa công ty đƣợc ƣu tiên hàng đầu, ngay từ khi bắt đầu đƣợc nhận vào Tổng công ty, từng nhân viên
80
đều phải ký cam kết đã đọc, hiểu và sẽ thực hiện đúng theo nội quy và phƣơng châm hoạt động của Tổng công ty.
Tổng công ty luôn quan tâm đến quy trình bán hàng. Tổng công ty thƣờng tổ chức các đợt tập huấn về cung cách bán hàng, vận chuyển hàng, xử lý những tình huống thƣờng gặp trong quá trình giao nhận, vận chuyển, bán hàng để tránh gây phiền lòng khách hàng, làm mất hình ảnh Tổng công ty. Tổng công ty còn xây dựng những chính sách ƣu đãi, khuyến mãi, tặng quà cho khách hàng để duy trì mỗi quan hệ hợp tác lâu dài.
Khuyết điểm:
Quy trình tuyển dụng tại Tổng công ty chƣa thật sự hiệu quả. Còn tồn tại sự ƣu ái dành cho con em cán bộ công nhân viên trong ngành. Đôi khi việc này dẫn đến sự dƣ thừa nhân viên trong một phòng ban và bỏ qua nhiều nhân viên tiềm năng bên ngoài khác. Cơ chế bổ nhiệm lên vị trí quản lý còn nặng theo tiêu chí kinh nghiệm làm việc lâu năm.
Các lớp đào tạo, nâng cao kiến thức, năng lực của nhân viên Tổng công ty mặc dù đƣợc tổ chức nhƣng chƣa kịp thời. Đôi khi các lớp đào tạo này chỉ đƣợc tổ chức khi phát hiện ra những thiếu sót trong nghiệp vụ của nhân viên. Các chƣơng trình đào tạo dành cho các cấp quản lý chƣa nhiều và chƣa thật sự hiệu quả.
2.3.2. Về phân tích và đánh giá rủi ro Ưu điểm Ưu điểm
Xăng dầu là lĩnh vực kinh doanh có mức độ rủi ro tƣơng đối cao. Nhà quản lý Tổng công ty luôn ý thức về các rủi ro có thể xảy ra và luôn quan tâm hoàn thiện KSNB nhằm quản lý và thực hiện công việc tốt hơn.
Khuyết điểm
Các phòng ban không nắm rõ đƣợc quy định cụ thể về mức độ rủi ro có thể chấp nhận đƣợc và rủi ro không chấp nhận đƣợc trong từng mục
81
tiêu, chiến lƣợc của Tổng công ty. Do đó, cách thức đối phó với rủi ro không rõ ràng, chi tiết. Ví dụ: các phòng không nhận diện đƣợc rủi ro chậm tiến độ nộp thuế hàng tháng nên số liệu, chứng từ thanh toán gửi về phòng Tài chính Kế toán chậm trễ. Phòng Tài chính Kế toán nhận chứng từ trễ không có đủ thời gian để soát xét, kiểm tra kỹ lƣỡng dẫn đến hạch toán sai sót, nhầm lẫn.
Rủi ro từ bên ngoài chƣa đƣợc Tổng công ty phân tích đầy đủ, đặc biệt là về đối thủ cạnh tranh. Do bản chất Tổng công ty là công ty do Nhà nƣớc quản lý nên tồn tại tính chủ quan, bị động chờ giải quyết khắc phục từ cơ quan Nhà nƣớc, Tập đoàn. Mặt khác, việc tìm hiểu đối thủ cạnh tranh chƣa đƣợc coi trọng. Với môi trƣờng cạnh tranh ngày càng khốc liệt, có thể nói đây là thiếu sót lớn trong kiểm soát nội bộ ở Tổng công ty.
Những gian lận tiềm tàng xảy ra khi không đạt đƣợc mục tiêu chƣa đƣợc Tổng công ty quan tâm đúng mức.
2.3.3.Về hoạt động kiểm soát Ưu điểm
Tổng công ty thực hiện tốt nguyên tắc phân công phân nhiệm: Mỗi bộ phận đƣợc quy định chức năng và nhiệm vụ cụ thể, mỗi thành viên trong bộ phận đƣợc phụ trách phòng phân công nhiệm vụ thích hợp. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt thực hiện hợp lý.
Các nhà quản lý của Tổng công ty cũng thƣờng xuyên trao đổi trực tiếp với nhân viên để giám sát công việc mình giao cho nhân viên thực hiện đƣợc đến đâu, kết quả nhƣ thế nào. Khi cần thiết, họ sẵn sàng phối hợp với nhân viên để kết quả công việc đƣợc tốt và đúng tiến độ.
Tổng công ty đã xây dựng đƣợc các định mức kĩ thuật, quy trình thanh toán, sửa chữa, tuyển dụng, khen thƣởng…chƣa xây dựng bộ tài liệu hƣớng dẫn công tác kế toán cho các Chi nhánh trực thuộc và Tổng
82
công ty để đảm bảo tính hợp lý và thực hiện đúng nguyên tắc và chuẩn mực kế toán.
Khuyết điểm
Các trình tự thủ tục kiểm soát đôi khi chỉ là hình thức bên ngoài. Thực sự trong quá trình triển khai thì bỏ qua nhiều bƣớc hoặc các chuyên viên đi tắt, bổ sung sau các chứng từ cần thiết , bỏ qua các quy trình, thủ tục theo quy định. Các quy trình thủ tục đôi khi làm cho ngƣời thực hiện cảm thấy quá rƣờm rà, quá nhiều chứng từ, mẫu biểu.
Tổng công ty không có bộ phận kiểm soát độc lập để thực hiện biện pháp kiểm soát nội bộ một các chính xác, công tâm. Trong khi Ban Kiểm soát của Tập đoàn phụ trách Tổng công ty chƣa bám sát hoạt động để làm đúng chức trách của bộ phận mình.
Mặc dù trách nhiệm của từng phòng ban đã đƣợc phân chia rõ ràng và đầy đủ nhƣng các phòng ban chƣa thật sự làm đúng trách nhiệm của mình. Ví dụ phòng Kinh doanh Vận tải có chức năng đối chiếu sản lƣợng, khối lƣợng, cung đƣờng với khách hàng, kí biên bản xác nhận các chỉ tiêu trên chuyển qua phòng Tài chính Kế toán xuất hóa đơn, đốc thúc công nợ. Nhƣng hiện nay, các biên bản xác nhận chỉ đƣợc xác nhận qua mail. Chứng từ gốc về chậm và do phòng Tài chính Kế toán thực hiện, vừa đốc thúc công nợ khách hàng, vừa đốc thúc chứng từ.
Tổng công ty không thể chủ động trong quản trị hệ thống máy tính do cơ chế hoạt động nội bộ và nên khi xảy ra lỗi thƣờng bị động, ko tự giải quyết đƣợc. Mặt khác, bộ phận kỹ thuật của công ty tin học trực thuộc Tập đoàn quản lý hệ thống máy tính có thể tự động đăng nhập vào để sửa số liệu khi có yêu cầu của chuyên viên mà chƣa có sự đồng ý của lãnh đạo trực tiếp.
83
có các thành viên kiêm nhiệm, vừa làm chuyên môn vừa kiểm tra nội bộ. Trình độ của chuyên viên đƣợc phân công đi kiểm tra nội bộ chƣa đƣợc nâng cao, còn thiếu kinh nghiệm.
Các nhân viên là ngƣời trực tiếp thực hiện nghiệp vụ nhƣng không đƣợc tham gia vào quá trình nhận xét, đánh giá, đề xuất các giải pháp đối với những sai sót hay những công việc chƣa thực hiện đƣợc so với kế hoạch.
Chƣa thực hiện tốt việc giải quyết các phản hồi của khách hàng một cách kịp thời hoặc một số vấn đề tồn đọng lâu chƣa giải quyết dứt điểm
Tổng công ty cần khắc phục việc tổ chức các cuộc kiểm tra, giám sát chồng chéo gây lãng phí thời gian và không hiệu quả. Tồn tại này xuất phát từ việc không xem xét và đánh giá kỹ nội dung và kết quả các cuộc kiểm tra trƣớc đó, thể hiện sự quan liêu trong điều hành của lãnh đạo Tổng công ty.
Tồn tại việc cung cấp báo cáo thông tin không kịp thời cho lãnh đạo Tổng công ty kéo theo những kết quả không tốt trong việc điều hành của Ban Giám đốc.
2.3.4. Về thông tin và truyền thông Ưu điểm Ưu điểm
Tổng công ty có nhiều kênh thông tin để có thể truyền đạt thông tin đến nhân viên công ty nhƣ hộp mail điện tử, điện thoại nội bộ, công văn điện tử online E-Office. Hệ thống thông tin của Tổng công ty rõ ràng và nhất quán về việc xây dựng các mã hóa chứng từ. Việc áp dụng phần mềm ERP giúp Tổng công ty giải quyết nhiều bài toán quản lý.
Các dữ liệu có thể truy xuất thông suốt từ Tổng công ty đến các chi nhánh trực thuộc đƣợc đảm bảo về độ chính xác và đầy đủ, phục vụ báo cáo quản trị cho Ban Giám đốc.
84
Khuyết điểm
Tổng công ty tồn tại việc cung cấp thông tin sai về sai phạm, nghi ngờ sai phạm; không công khai đầy đủ các kênh thông tin để nhân viên và các bên liên quan đƣợc biết về vấn đề đạo đức, sai sót ảnh hƣởng đến hình tƣợng Tổng công ty. Sự truyền thông trong Tổng công ty vẫn chƣa bảo đảm nhà quản lý và nhân viên nắm rõ các quy định, quy chế và các quyết định của Tổng công ty. Các thông tin do các bộ phận nghiệp vụ cung cấp chƣa có sự phân tích rõ về tình hình hoạt động, tài chính,… với các đối thủ cạnh tranh và môi trƣờng kinh tế bên ngoài.
Tổng công ty cần khắc phục việc cung cấp thông tin không kịp thời và rộng rãi dẫn đến sự hiểu lầm đáng tiếc về hoạt động, sự chuyên nghiệp và hình ảnh của Tổng công ty với đối tác và công chúng. Việc xây dựng hình ảnh Tổng công ty ra bên ngoài đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Tổng công ty
2.3.5. Về hoạt động giám sát: Ưu điểm Ưu điểm
Hoạt động giám sát thƣờng xuyên đƣợc thực hiện tại Tổng công ty thông qua các lãnh đạo trƣởng phòng của các phòng nghiệp vụ đảm bảo mọi hoạt động của Tổng công ty diễn ra đều có sự giám sát, tuân thủ.
Khuyết điểm
Tồn tại lớn nhất hiện có là Tổng công ty chƣa thật sự có một bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập. Khi có kế hoạch đi kiểm soát Chi nhánh, cửa hàng và Tổng công ty. KSNB của Tổng công ty đƣợc thành lập gồm trƣởng, phó phòng, thành viên chủ chốt của các phòng, có chuyên môn giỏi để kiểm tra. Nhƣ vậy đã xảy ra việc các bộ phận trong Tổng công ty tự kiểm tra phần việc của mình, hoặc đồng nghiệp cùng phòng của mình, dẫn đến việc kiểm tra sơ sài, bao che nhau.
85
Công tác kiểm tra đột xuất ít đƣợc thực hiện, các cuộc kiểm tra thƣờng đƣợc lên kế hoạch từ trƣớc và thông báo cho các đối tƣợng có liên quan.
Tổng công ty cần khắc phục việc tổ chức các cuộc kiểm tra, giám sát chồng chéo gây lãng phí thời gian và không hiệu quả. Tồn tại này xuất phát từ việc không xem xét và đánh giá kỹ nội dung và kết quả kiểm tra trƣớc đó, thể hiện sự quan liêu trong điều hành của lãnh đạo Tổng công ty.
86
K T LUẬN CHƢƠNG 2
Việc tìm hiểu về thực trạng kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex đã cho chúng ta thấy đƣợc những ƣu điểm cũng nhƣ những tồn tại của kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty.
Các ƣu điểm nhƣ Ban Giám đốc đã ý thức đƣợc tầm quan trọng của KSNB, Có lập kế hoạch kinh doanh, mục tiêu cụ thể từng năm để từ đó cố gắng hoàn thành mục tiêu đặt ra… cần đƣợc phát huy để Tổng công ty hoạt động tốt, thực sự kiểm soát có hiệu quả nhằm thực hiện đƣợc mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên do Tổng công ty mới thành lập nên vẫn còn tồn tại nhiều khuyết điểm dẫn đến các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động điều này làm cho KSNB chƣa hiệu quả.
Trên cơ sở đó, chƣơng 3 sẽ trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty, từ đó góp phần giúp Tổng công ty đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Các giải pháp này đƣợc đƣa ra sát với tình hình hiện tại của Tổng công ty và dựa trên khuôn mẫu của Báo cáo COSO 2013.
87
Chƣơng 3
QU N ĐIỂM, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ XĂNG DẦU PETROLIMEX
3.1. Quan điểm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty dịch vụ Xăng dầu Petrolimex Xăng dầu Petrolimex
Thứ nhất, vận dụng khuôn mẫu báo cáo COSO 2013 để xây dựng các giải pháp phù hợp. Các biện pháp cần bám sát 5 yếu tố cấu thành COSO
2013 bao gồm: môi trƣờng kiểm soát, phân tích và đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát.
Thứ hai, hỗ trợ mục tiêu của Tổng công ty. Tổng công ty luôn đặt ra
các mục tiêu hoạt động, doanh thu, lợi nhuận và các mục tiêu khác. Việc xây dựng kiểm soát nội bộ sẽ hỗ trợ trong việc đƣa ra các thủ tục kiểm soát, quyết định về mức rủi ro mà họ muốn đạt, hỗ trợ trong việc thực hiện những kiểm soát cần thiết khi theo đuổi các mục tiêu. Khắc phục đƣợc những khuyết điểm hiện tại, giúp Tổng công ty phòng ngừa, ngăn chặn những sai sót, gian lận có thể xảy ra.
Thứ ba, phù hợp với quy định của pháp luật. Đặc điểm hoạt động sản
xuất kinh doanh của Tổng công ty, có khả năng thực hiện và đảm bảo hiệu quả. Khi hoàn thiện các yếu tố cấu thành KSNB cần quan tâm chi phí thiết lập không vƣợt quá lợi ích mang lại. KSNB đƣợc hoàn thiện nên tiết kiệm chi phí và hiệu quả trong bối cảnh – những lợi ích chung.
3.2. ột số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex
3.2.1. Môi trường kiểm soát
3.2.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Các chuẩn mực và giá trị đạo đức là nền tảng để phát triển môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp và tạo lập giá trị, sự phát triển bền vững của
88
thƣơng hiệu Petrolimex nói chung và Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex nói riêng. Khi ngƣời lao động ý thức đƣợc các chuẩn mực, giá trị đạo đức mà doanh nghiệp đang hƣớng tới thì việc thiết lập các kiểm soát, đánh giá sẽ mang lại hiệu quả tối đa.
Cam kết về giá trị đạo đức của Hội đồng Thành viên và các cấp quản lý đƣợc truyền đạt hiệu quả cả bằng lời nói và hành động. Bao gồm việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử và truyền đạt đầy đủ đến tất cả các cấp của đơn vị. trong các cuộc họp và các hoạt động chung của Tổng công ty và Chi nhánh trực thuộc.
Cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức thể hiện với các đối tác liên kết, nhà cung cấp bán hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài và các đối tác kinh doanh khác thông qua việc thông cáo về tính minh bạch áp dụng chung trong hệ thống Tập đoàn Petrolimex, qua các hợp đồng cung cấp và tuyên truyền hình ảnh thƣơng hiệu của Tổng tổng ty. Sẵn sàng chịu trách nhiệm và bồi thƣờng nếu phát hiện gian lận, thiếu trung thực với khách hàng và nhà cung cấp.
Đảm bảo nội quy Tổng công ty đƣợc thực hiện tốt: Tình hình tuân thủ nội quy công ty về giờ giấc làm việc vẫn chƣa thực hiện nghiêm túc. Mặc dù Tổng công ty đã tổ chức các biện pháp để chấm công nhƣ trang bị máy chấm công quét vân tay, giao trách nhiệm cho trƣởng phòng ban nhƣng vẫn còn xảy ra trƣờng hợp không đi làm đúng giờ. Việc đảm bảo thực hiện đúng nội quy giúp chấn chỉnh lề lối làm việc, tận dụng triệt để năng suất làm việc của nhân viên. Cần có những hình thức, biện pháp xử phạt để không tái phạm.
Quy định chi tiết tính chính trực và giá trị đạo đức cần có của nhân viên trong công việc: Các quy định này có thể đƣợc ban hành dƣới dạng cẩm nang để có thể phổ biến rộng rãi trên toàn Tổng công ty. Mặc dù Tổng
89
công ty đã ban hành Quy tắc ứng xử nhƣng chủ yếu nói về cách hành xử trong các mối quan hệ, quy định về đạo đức vẫn chƣa đƣợc đề cập từ đó có những biện pháp khen thƣởng và kỉ luật hợp lý.
Xây dựng môi trƣờng làm việc thân thiện: Các nhân viên là những ngƣời trực tiếp thực hiện công việc, do đó những góp ý của họ về công việc, đƣờng lối chính sách cũng nhƣ cách điều hành Tổng công ty đối với