7. Kết cấu đề tài
1.3. Tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán chính là việc tập hợp các cán bộ kế toán để xác lập quan hệ phân chia công việc kế toán ở các đơn vị.
Hoạt động của tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng tài chính kế toán đơn vị. Lựa chọn hình thức bộ máy kế toán căn cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô, địa bàn hoạt động và tình hình phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị, khối lượng tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, yêu cầu trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, các đơn vị có thể vận dụng một trong ba mô hình tổ chức công tác kế toán sau:
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Mô hình này chỉ có một cấp, được thực hiện đối với các đơn vị SNCL có quy mô tổ chức vừa và nhỏ, địa bàn tập hoạt động tập trung.
bộ công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán.
Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thực hiện ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán của đơn vị.
Ưu điểm:
Kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của Kế toán trưởng cũng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị. Kiểm tra, xử lý và cung cấp kịp thời thông tin kế toán. Thuận tiện phân công, chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán và trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý và cơ giới hóa công tác kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí kế toán.
Nhược điểm: nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ chuyên môn, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, xử lý cung cấp thông tin chưa cao thì việc kiểm tra, giám sát của Kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với công tác kế toán cũng như hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế.
Sơ đồ 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Nguồn: [17] Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và vật tư Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán nguồn vốn và các quỹ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán tổng hợp và kiểm tra
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Với mô hình này công tác kế toán được phân bổ chủ yếu cho các đơn vị cấp dưới, còn lại công việc kế toán thực hiện ở trên phần lớn là tổng hợp và lập báo cáo kế toán chung toàn đơn vị.
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thì ở đơn vị chính (đơn vị hạch toán cơ sở) lập phòng kế toán riêng và đã được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao (được giao vốn và kết quả hoạt động kinh doanh riêng).
Ưu điểm: Tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ…, ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc, cung cấp kịp thời thông tin cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị.
Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán thích hợp với đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập.
Nhược điểm: Mô hình này là việc tập hợp số liệu cung cấp thông tin lập báo cáo toàn đơn vị thường bị chậm, tổ chức bộ máy cồng kềnh phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, việc kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ của Kế toán trưởng không tập trung.
Sơ đồ 1.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Nguồn: [18] Kế toán trưởng Bộ phận kế toán văn phòng trung tâm Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Bộ phận kiểm tra
* Mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Đối với đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, có nhiều đơn vị phụ thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài sản nội bộ doanh nghiệp khác nhau thì có thể tổ chức công tác kế toán theo mô hình hỗn hợp: vừa tập trung vừa phân tán. Ở đơn vị chính vẫn lập phòng kế toán trung tâm, ở các đơn vị phụ thuộc đã được phân cấp quản lý kinh tế tài chính mức độ cao thì có tổ chức công tác kế toán riêng, còn các đơn vị phụ thuộc chưa phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao thì không tổ chức công tác kế toán riêng mà tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị này do phòng kế toán trung tâm ghi chép, tổng hợp và báo cáo.
Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm 2 mô hình trên. Khối lượng công tác nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời…. Cho nên, trong thực tế hình thức này được sử dụng nhiều. Công tác kế toán được phân công hợp lý cho các đơn vị trực thuộc.
Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh, chi phí cao.
Sơ đồ 1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung vừa phân tán
Kế toán trưởng Bộ phận kế toán văn phòng trung tâm và kế toán từ các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán Bộ phận tổng hợp, kiểm tra Kế toán các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng
Nhân viên hạch toán các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán
Nguồn: [19]
1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tác giả Trần Thị Cẩm Thanh và Nguyễn Ngọc Tiến (năm 2017), Nêu rõ “chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế, qua đó sẽ thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể”.[15,tr.38]
Chứng từ kế toán là thông tin ban đầu của công tác kế toán, phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc về tổ chức lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ kế toán và bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán; thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán theo quy định Luật kế toán và chế độ kế toán HCSN.
* Lập chứng từ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động tài chính của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán phải đầy đủ, rõ ràng, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định mẫu, nếu chưa có mẫu thì đơn vị thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định tại Điều 16 của Luật kế toán năm 2015.
Chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải viết bằng bút mực, số tiền viết bằng số và bằng chữ phải khớp nhau, các hàng phải liên tục, không ngắt quãng, không chèn hàng, đoạn trống phải gạch chéo, chứng từ phải lập đủ số liên quy định và nội dung phải giống nhau đảm bảo tính trung thực, chính xác với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chứng từ phải đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định, ký bằng bút mực loại không phai màu, không ký bằng mực đỏ. Chữ ký theo của một
người trên các liên chứng từ phải giống nhau và giống mẫu chữ ký đã đăng ký theo quy định, không được đóng dấu chữ ký đã khắc sẵn, những người ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ, liên bên ngoài phải đầy đủ chữ ký và đóng dấu đơn vị.
Riêng đối với chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử, được lập đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã mã hóa đảm bảo tính bảo mật an toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng lưu trữ; được quản lý kiểm tra chống các hình thức sao cho chỉnh sửa khi truyền lên mạng thông tin hoặc trên vật mang tin như băng đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
* Kiểm tra chứng từ
Là một trong những khâu quan trọng, quyết định chất lượng công tác kế toán. Chứng từ kế toán sau khi được tiếp nhận, xử lý để ghi vào sổ kế toán cần phải được kiểm tra chặt chẽ tính hợp pháp, hợp lý, trung thực của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo đầy đủ các nội dung mới tiến hành ghi sổ.
Các nội dung kiểm tra chứng từ kế toán gồm:
Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và trung thực của các chỉ tiêu, các yếu tố phản ánh trên chứng từ kế toán.
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán, thực hiện kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan khác.
Kiểm tra chính xác thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ chính sách của Nhà nước, chấp hành Quy chế chi tiêu nội bộ và chấp hành hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Chứng từ sau khi kiểm tra được dùng để cung cấp thông tin và ghi sổ.
* Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
toán, BCTC tháng, quý, năm và tài liệu khác liên quan đến hoạt động sử dụng kinh phí, kiểm kê tài sản, thanh tra; kiểm toán và tài liệu liên quan đến tiêu hủy tài liệu kế toán. Chứng từ được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo hồ sơ riêng có ký hiệu phân biệt theo trình tự thời gian của kỳ kế toán năm. Các chứng từ kế toán được bảo quản, lưu trữ là bản chính ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán.
Chứng từ điện tử phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in chứng từ điện tử ra giấy thì phải thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và đảm bảo tra cứu được dữ liệu trong thời gian lưu trữ chứng từ.
Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 05 năm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị, trong đó bao gồm cả những chứng từ kế toán không dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.
Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; các sổ kế toán tổng hợp và BCTC năm; các loại báo cáo có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập BCTC; các báo cáo kết luận của thanh tra, kiểm toán Nhà nước.
Các loại tài liệu kế toán có liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ, thành lập chia cách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản của đơn vị.
Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư: Tài liệu kế toán đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị tài sản của kỳ kế toán năm và báo cáo quyết vốn toán đầu tư, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành.
Một số tài liệu khác theo quy định của pháp luật.
Tài liệu vĩnh viễn: Căn cứ vào tính sử liệu, tính pháp lý và ý nghĩa về kinh tế, quốc phòng, an ninh của tài liệu kế toán, người đại diện pháp luật của đơn vị quy định cụ thể việc thực hiện lưu trữ cho từng tài liệu kế toán.
chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán.
Tài liệu kế toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản được đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được các cơ quan thẩm quyền phê duyệt.
Tài liệu lưu trữ của đơn vị nào thì được lưu trữ tại kho đơn vị đó.
* Tiêu hủy tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Nhà nước, được tổ chức tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của đơn vị. Thủ trưởng đơn vị thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”, Hội đồng bao gồm các thành viên: Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ. Hội đồng tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, lập “biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” có “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” kèm theo, các thành viên Hội đồng ký tên xác nhận vào biên bản tiêu hủy tài liệu.
Tùy điều kiện cụ thể, đơn vị lựa chọn hình thức tiêu hủy như: đốt cháy, nhúng nước, cắt, xén nhỏ… để đảm bảo không tái sử dụng tài liệu tiêu hủy.