7. Kết cấu đề tài
2.3.2. Những tồn tại trong tổ chức kế toán và ảnh hưởng của nó đến
tác quản lý tài chính
Bên cạnh những ưu điểm cơ bản đạt được, qua quá trình phân tích thực trạng, tác giả nhận thấy công tác tổ chức kế toán của Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên còn tồn tại những điểm sau:
* Tồn tại về tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Kế hoạch-Tài chính thiếu chức danh kế toán Trưởng. Trưởng phòng Kế hoạch-Tài chính kiêm nhiệm phụ trách kế toán, công việc của
Phòng khá nhiều. Trưởng phòng không thể chỉ đạo sát sao công việc chuyên môn của phòng và không thể kịp thời nắm bắt tâm lý, thái độ làm việc của viên chức nhân viên trong phòng Kế hoạch -Tài chính. Điều này dẫn đến công tác tài chính kế toán Trường còn những sai sót, không đưa ra những ý kiến tham mưu kịp thời, không đáp ứng yêu cầu quản lý, không đảm bảo tiến độ duyệt quyết toán.
Phân công việc các nhân viên kế toán viên chưa hợp lý, thiếu khoa học, vẫn xảy ra hiện tượng, có kế toán phải chịu trách nhiệm nhiều mảng công việc, khối lượng công việc quá lớn, bên cạnh đó lại có kế toán chịu trách nhiệm công việc quá ít.
* Tồn tại về tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
Về cơ bản tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên đã xây dựng hệ thống áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp được Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của bộ Tài chính. Việc luân chuyển chứng từ thực hiện khá nghiêm túc các quy định của Bộ Tài chính và đơn vị chủ quản là UBND tỉnh Phú Yên, Sở Tài chính tỉnh Phú Yên.
Kế toán sử dụng phiếu chi, ủy nhiệm chi tại Kho bạc, giấy đề nghị thanh toán để chi. Tuy nhiên các chứng từ cần thiết để xác định đối tượng và nội dung chi kế toán đôi khi tập hợp chưa đầy đủ như Thông tư, Nghị định, công văn, quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc đào tạo chính quy, hệ vừa làm vừa học, văn bằng 2, chứng chỉ ngắn hạn.
Tại đơn vị tồn tại song song 2 nguồn kinh phí, nguồn kinh phí do NSNN cấp (học phí chính quy) và nguồn kinh phí từ hoạt động sản xuất kinh doanh (học phí liên thông, liên kết trong tỉnh và ngoài tỉnh). Chứng từ tập hợp không đầy đủ dẫn đến việc không chính xác trong xác định nguồn kinh phí để chi, việc chi NSNN sai mục đích là thực trạng đã xảy ra, mặc dù không nhiều ở Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên.
Chứng từ thanh toán giờ vượt giáo viên cơ hữu và giờ giảng của giáo viên thỉnh giảng còn quá sơ sài.
Các chứng từ kho bạc vẫn được thực hiện thủ công sẽ dẫn đến những sai sót trong quá trình nhập liệu, số tiền bằng số và bằng chữ không khớp với nhau, đánh sai số tiền bằng chữ. Các chứng từ kho bạc không đúng làm cho kế toán Kho bạc phải vất vả đi lại nhiều lần, gây mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc, bên cạnh đó còn có thể xảy ra hiện tượng chuyển sai người thụ hưởng, chuyển thừa số tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Các chứng từ không đầy đủ chữ ký của những bên liên quan sẽ ảnh hưởng đến tính pháp lý của chứng từ kế toán thể hiện sự lỏng lẻo trong quá trình kiểm soát và quản lý.
Đối với nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh khi các trường liên thông, liên kết ngoài tỉnh chuyển khoản tiền học phí, kế toán viên chỉ căn cứ vào số tiền hoặc chứng từ ngân hàng để hạch toán mà không có chứng từ khác như hợp đồng thanh lý, các phụ lục hợp đồng, biên bản quyết toán. Do đó việc theo dõi học phí các trường liên thông liên kết ngoài tỉnh đã thanh toán đầy đủ chưa không thực hiện được ngay mà phải thực hiện thêm một số thao tác khác.
Hệ thống chứng từ về vật tư của đơn vị còn sơ sài, chỉ mới sử dụng “giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ”.
Tuy nhiên các chứng từ ở Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên đang sử dụng mới chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý Ngân sách và chỉ tiêu theo dự toán, nhiều chứng từ chưa đáp ứng được nhu cầu quản trị đơn vị, chưa chi tiết theo từng nơi phát sinh, phục vụ cho việc hạch toán và lập báo cáo bộ phận.
Qua thực tế nhiều đối tượng còn than phiền quy trình thanh toán công tác phí tương đối phức tạp, nhiều giấy tờ hành chính. Điều này dẫn đến hiện tượng cho nợ chứng từ hoặc bỏ qua chứng từ. Thời gian luân chuyển chứng từ
đôi khi còn mất nhiều thời gian dẫn đến việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chưa kịp thời.
* Tồn tại trong tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên, kế toán đã mở những tài khoản cấp 2, cấp 3 tại đơn vị để hạch toán và theo dõi các khoản thu, chi nhưng chưa đủ để phản ánh và tách bạch các khoản thu phục vụ công tác quản lý và báo cáo cấp trên.
Không thực hiện mở tài khoản chi tiết cho đối tượng TK1121: trên thực tế hoạt động, Nhà trường phát sinh các nghiệp vụ về tiền gửi ở các tài khoản ngân hàng (Agribank, BIDV, Viettinkank) và Kho bạc. Việc không mở chi tiết tài khoản cấp 3 cho TK1121 đã làm cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu dẫn đến nhầm lẫn số liệu giữa tài khoản ngân hàng với kho bạc và ngược lại.
Ví dụ:
Rút tiền gửi ngân hàng đầu tư về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 112 (1121)
Có TK 111(1111)
Đối với tài sản chủ yếu là vốn bằng tiền và TSCĐ, kế toán đã sử dụng tài khoản theo dõi và hạch toán phù hợp tuy nhiên thực tế tại đơn vị xuất phát từ những nguyên nhân không thể tách biệt TSCĐ dùng chung cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ nên giá trị hao mòn của TSCĐ cũng không được theo dõi trên các tài khoản chi tiết, từ đó TK 214-Hao mòn TSCĐ hiện tại chưa được thiết kế tài khoản chi tiết theo dõi phù hợp
Ví dụ : tính khấu hao thiết bị dùng cho bộ phận quản lý hành chính, bộ phận giảng dạy
Nợ TK 611
Có TK 214
đó, xảy ra tình trạng nhiều học sinh sinh viên không nộp học phí kéo dài trong nhiều kỳ sau đó rồi bỏ học nên số học phí nợ từ những kỳ trước không thu được gây thất thu cho đơn vị. Hiện nay Trường chưa có hướng dẫn cụ thể nội dung này, đơn vị theo dõi thực thu học phí trên TK531, do vậy, số thất thu học phí không được thể hiện trên hệ thống tài khoản, sổ kế toán, chính vậy khó theo dỗi, kiểm soát đối với đối tượng này.
Thu học phí chính quy, văn bằng 2, liên thông, liên kết, thu tiền giữ xe, thu tiền thuê hội trường, phí tuyển sinh, Trường đều hạch toán về cùng một tài khoản. Cụ thể là TK 531-Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, mà đơn vị không mở tài khoản chi tiết cấp 2 để theo dõi riêng loại học phí, hoạt động SXKD và dịch vụ, đều này dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi hiệu quả hoạt động đơn vị.
Ví dụ:
Thu tiền học phí chính quy, lên thông liên kết, văn bằng 2, phí tuyển sinh, giữ xe, thuê hội trường.
Nợ TK 111 (1111) Có TK 531
Việc sử dụng không đúng nội dung tài khoản điều ảnh hưởng đến tính trung thực của báo cáo tài chính, các nhà quản lý không thể có những đánh giá đúng đắn về tình hình tài chính hiện tại đơn vị.
* Tồn tại trong tổ chức sổ trong đơn vị
Nhà trường chưa mở sổ theo dõi các khoản đóng góp theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Điều này làm cho đơn vị không thể thực hiện đối chiếu với cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh dẫn đến hiện tượng chuyển thừa tiền với bảo hiểm xã hội tỉnh gây mất kinh phí không đáng có trong năm hoặc bị xử phạt hành chính, tính lãi chuyển chậm do chuyển thiếu bảo hiểm.
Hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị chủ yếu tập tung báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo quy định của chế độ kế toán HCSN để phục vụ cho các cơ quan thẩm quyền trong quá trình quản lý, kiểm tra tình hình chấp hành dự toán NSNN và xét duyệt các khoản chi từ nguồn kinh phí trong năm báo cáo nên chỉ mang tính chất tuân thủ về pháp lý. Công tác lập báo cáo tại đơn vị chỉ phục vụ được cho việc thống kê số liệu, chưa tiến hành phân tích, đánh giá được toàn bộ tình hình hoạt động tài chính của Trường, cũng như phân tích chi tiết các quá trình hoạt động sử dụng các nguồn kinh phí.
* Tồn tại trong tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra còn buông lỏng, không mang tính thường xuyên và đồng bộ chưa xây dựng kế hoạch kiểm tra và không tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng mà do nhân viên kế toán tự kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán. Kế toán trưởng thường đảm nhiệm kiểm tra chung định kỳ trước khi lập BCTC. 2.3.3. Những nguyên nhân của các tồn tại ở đơn vị
*Nguyên nhân khách quan
Nhận thức, quan điểm đến môi trường pháp lý, chủ trương, chính sách về tổ chức thực hiện của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính và Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên có những bước theo xu hướng hội nhập, chế độ kế toán đơn vị HCSN vẫn còn nhiều điểm chưa đáp ứng yêu cầu phát triển của thực tiễn.
Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc tuân thủ theo chế độ quy định, chưa hướng đến việc cung cấp thông tin để tăng cường quản lý nội bộ đơn vị. Các tài khoản (TK1121, TK214, TK531) chưa được mở chi tiết nên việc theo dõi không được thuận tiện, các sổ (theo dõi các khoản trích theo lương, sổ theo dõi thanh toán giờ giảng).
Tuy Trường đã có phần mềm kế toán nhưng chỉ mới có phần mềm kế toán tài chính chứ chưa có phần mềm thu học phí HSSV. Phần mềm kế toán
chưa tự động kết chuyển số chênh lệch thu chi để lập báo cáo tài chính, do đó nhân viên kế toán tổng hợp phải mất nhiều thời gian để thực hiện công việc đó bằng thủ công. Trường không có nhân viên quản trị mạng nội bộ hệ thống kế toán do đó có nhiều nguy cơ sảy ra sai sót.
*Nguyên nhân chủ quan
Năng lực trình độ chuyên môn nhân viên kế toán còn hạn chế, ngại đọc thông tư nghị định mới, chưa đầu tư thời gian nghiên cứu, tìm hiểu chính sách mới để nâng cao nhận thức phù hợp tình hình mới.
Bộ Tài chính thường xuyên ban hành thông tư, nghị định mới nhưng việc tổ chức các buổi tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ nhân viên kế toán thường không kịp thời.
Chưa có sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo Nhà trường về lĩnh vực tài chính kế toán.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Nội dung chương 2 đã đưa ra khái quát về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, đặc điểm tổ chức hoạt động quản lý tài chính của một đơn vị sự nghiệp cụ thể mà tác giả đã lựa chọn nghiên cứu đó là Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên.
Trên cơ sở quan sát trong quá trình công tác thực tế của bản thân tại đơn vị, tác giả đã nêu thực trạng, thu thập thông tin, số liệu, nghiên cứu quá trình thực hiện tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo kế toán ở chương 2.
Tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên về cơ bản là phù hợp với đặc điểm hoạt động của Trường, đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông và quản lý tài chính. Tuy nhiên vẫn tồn tại những nhược điểm tác động tiêu cực đến công tác quản lý. Đây là cơ sở để tác giả đề xuất, kiến nghị, giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên trong thời gian tới sao cho thật sự hiệu quả.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN